F7582 - Multilateral Fund for the Implementation of the Montreal

NATIONS
UNIES
EP
Programme des
Nations Unies pour
l’environnement
Distr.
GÉNÉRALE
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82
26 octobre 2015
FRANÇAIS
ORIGINAL: ANGLAIS
COMITÉ EXÉCUTIF
DU FONDS MULTILATÉRAL AUX FINS
D’APPLICATION DU PROTOCOLE DE MONTRÉAL
Soixante-quinzième réunion
Montréal, 16 – 20 novembre 2015
BUDGETS DU SECRÉTARIAT DU FONDS APPROUVÉS POUR 2015, 2016 ET 2017
ET BUDGET PROPOSÉ POUR 2018
1.
Le présent document contient les budgets du Secrétariat du Fonds approuvés pour les années
2015, 2016 et 2017, et le budget proposé pour 2018, présentés à la 75e réunion aux fins d’examen par le
Comité exécutif.
2.
Le document se compose des sections suivantes:





Virements de fonds prévus entre postes budgétaires du budget approuvé pour 20151
Budget proposé pour 2018
Budget des réunions du Comité exécutif
Recommandations
Annexe I, budgets du Secrétariat du Fonds
Virements de fonds prévus entre postes budgétaires du budget approuvé pour 2015
3.
Le Comité exécutif est invité à noter que les coûts ci-après, engagés en 2015, n’ont pas été pris en
compte dans le budget approuvé pour 2015: coûts liés à l’introduction au PNUE du nouveau système de
gestion des ressources organisationnelle de l’ONU, Umoja, ainsi qu’à la traduction d’un plus grand
nombre de documents soumis à la 75e réunion, comme il est expliqué dans les paragraphes qui suivent.
1
Le budget du Secrétariat du Fonds approuvé pour 2015 est présenté dans ce document tel qu’il a été approuvé par
le Comité exécutif à sa 73e réunion (décision 73/69).
Les documents de présession du Comité exécutif du Fonds multilatéral aux fins d’application du Protocole de
Montréal sont présentés sous réserve des décisions pouvant être prises par le Comité exécutif après leur publication.
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82
4.
L’introduction d’Umoja en juin 20152 a forcé le PNUE à externaliser au Bureau des Nations
Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) un certain nombre de tâches administratives pour la
préparation des 74e et 75e réunions du Comité exécutif, telles que les paiements du personnel de services
de conférence, résultant en des coûts supplémentaires évalués à 50 000 $US pour les deux réunions. Par
ailleurs, le Bureau des Nations Unies à Nairobi (UNON) a indiqué au Secrétariat que l’UNON et un agent
de voyage de l’ONU à Genève s’occuperont respectivement des contrats pour le personnel de services de
conférence et des déplacements, activités dont se chargeait habituellement le Secrétariat, entraînant en
conséquence des coûts supplémentaires de 15 000 $US. Toutes ces dépenses supplémentaires non prévues
se sont traduites par une hausse générale de 65 000 $US dans le budget approuvé pour les réunions du
Comité exécutif en 2015.
5.
À sa 75e réunion, le Comité exécutif sera saisi de 88 documents préparés par le Secrétariat, un
nombre plus élevé que le nombre estimatif indiqué dans le budget du Secrétariat soumis à la 73e réunion.
Il pourrait en résulter une augmentation de 45 000 $US (soit 15 000 $US pour chacune des trois langues
de l’ONU) dans le budget approuvé pour la traduction des documents de la 75e réunion.
6.
Le Secrétariat s’efforcera d’absorber les coûts supplémentaires mentionnés ci-dessus en
transférant des fonds des économies réalisées dans certains postes budgétaires à la rubrique des réunions
du Comité exécutif. Au cas où ces virements entre postes budgétaires dépassaient le plafond de 20 %
autorisé par le Comité exécutif au Chef du Secrétariat, le Secrétariat en aviserait le Comité exécutif à sa
77e réunion.
Budget proposé pour 2018
7.
Le budget proposé pour 2018 introduit des coûts de personnel qui permettent de proroger des
contrats en se fondant sur les coûts de personnel approuvés pour 2017 et en appliquant un taux d’inflation
de 3 %, en application de la décision 68/45(e)3. Il introduit également des coûts de fonctionnement au
même niveau que celui de 2017, sur la base de la tenue de deux réunions par année.
Budget pour les réunions du Comité exécutif
8.
Si le Comité exécutif décide de revenir au scénario de trois réunions par an en 2016 et les années
suivantes, les budgets approuvés pour 2016 et 20174 et le budget proposé pour 2018 devront être révisés
afin de tenir compte de l’allocation supplémentaire de 428 400 $US pour la troisième réunion ou de
148 400 $US pour une réunion intersessions au lieu d’une troisième réunion, selon la ventilation indiquée
au tableau 15.
Tableau 1. Coûts estimatifs d’une réunion supplémentaire du Comité exécutif
Poste de
budget
1336
3302
5401
Total
Description
Coûts du Comité exécutif
Coûts des déplacements des délégués/participants
commandités
Frais de représentation
2
Troisième
345 000
75 000
8 400
428 400
Coût des réunions ($US)
Intersessions
90 000
50 000
8 400
148 400
Depuis l’introduction d’Umoja, il y a eu deux périodes d’occultation durant lesquelles aucune transaction n’a pu
être traitée (juin et octobre 2015).
3
De prendre note du feedback du Secrétariat sur le taux pertinent d’augmentation pour les coûts relatifs au personnel
et sur le maintien du taux de 3 pour cent appliqué aux budgets de 2013, 2014 et également de 2015.
4
De réviser le scénario de deux réunions du Comité exécutif par année à la première réunion du Comité exécutif de
l’année 2016 (décision 73/70 (h)).
5
Cette ventilation des coûts a été présentée dans le document UNEP/OzL.Pro/ExCom/73/58.
2
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82
Recommandation
9.
Le Comité exécutif est invité:
(a)
À prendre note des budgets du Secrétariat du Fonds approuvés pour les années 2015,
2016 et 2017 et du budget proposé pour 2018, contenus dans le document
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82;
(b)
À autoriser le Secrétariat à réaffecter des fonds entre des postes du budget approuvé de
2015 afin d’absorber les coûts supplémentaires découlant de l’introduction d’Umoja en
juin 2015 et d’un nombre de documents plus élevé que prévu initialement, étant entendu
que si les transferts de fonds dépassaient le plafond de 20 % accordé au Chef du
Secrétariat, le Secrétariat en aviserait le Comité exécutif à sa 77e réunion; et
(c)
À approuver les coûts proposés de personnel et de fonctionnement du budget de 2018,
présenté à l’Annexe I au document UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82, d’une valeur totale de
7 268 801 $US, fondée sur la tenue de deux réunions par année.
3
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82
Annex I
Page 1
Annex I
APPROVED 2015, 2016, 2017 AND PROPOSED 2018 BUDGETS OF THE FUND SECRETARIAT
Approved
Approved
Approved
Proposed
Comments 2018
2015
2016
2017
2018
PERSONNEL COMPONENT
Project Personnel (Title & Grade)
01 Chief Officer (D2)
259,184
266,960
274,969
283,218 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
02 Deputy Chief Officer (D1)
255,783
263,456
271,360
279,501 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
03 Programme Management Officer (P3)
169,522
174,608
179,846
185,242 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
04 Deputy Chief Officer on Financial and Economic Affairs (P5)
231,142
238,076
245,218
252,575 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
05 Senior Project Management Officer (P5)
231,142
238,076
245,218
252,575 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
06 Senior Project Management Officer (P5)
231,142
238,076
245,218
252,575 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
07 Senior Project Management Officer (P5)
231,142
238,076
245,218
252,575 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
08 Information Management Officer (P3)
204,379
210,510
216,826
223,331 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
09 Senior Administrative & Fund Management Officer (P5)*
207,383
213,604
220,012
226,613 Difference in cost between P4 and P5 is to be charged to BL 2101
10 Senior Monitoring and Evaluation Officer (P5)
231,142
238,076
245,218
252,575 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
11 Programme Management Officer (P3) / (P2)
169,522
174,608
179,846
135,061 Encumbant is at P2 level
12 Information Network Officer (P3)
142,055
146,316
150,706
155,227 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
14 Programme Management Officer (P3)
169,522
174,608
174,608
179,846 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
15 Associate Administrative Officer (P2)
123,600
127,308
131,127
135,061 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
16 Associate Database Officer (P2)
123,600
127,308
131,127
135,061 All staff costs are based on standard salary cost and adjusted based on actual cost with a 3% annual increase
98 Prior Year
1199
Sub-Total
2,980,259
3,069,667
3,156,518
3,201,033
1200 Consultants
01 Projects and technical reviews etc.
75,000
75,000
75,000
75,000
75,000
75,000
75,000
75,000
1299
Sub-Total
1300 Administrative Support Personnel
02 Meeting Services Assistant (G7)
97,429
100,352
103,362
106,463 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
03 Programme Assistant (G7)
97,429
100,352
103,362
106,463 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase.
04 Programme Assistant (G5)
72,169
74,334
76,565
78,861 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
05 Programme Assistant (G5)
72,169
74,334
76,565
78,861 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
92,189
94,955
97,803
100,738 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
06 Computer Operations Assistant (G6)
07 Programme Assistant (G5)
76,276
78,564
80,921
83,349 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
08 Secretary/Clerk, Administration (G6)
81,825
84,279
86,808
89,412 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
09 Registry Clerk (G4)
62,343
64,213
66,139
68,123 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
72,169
74,334
76,565
78,861 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
11 Programme Assistant, Monitoring & Evaluation (G5)
12 IMIS Assistant (G6)
- Funded from Programme Support Costs
13 Programme Assistant (G5)
72,169
74,334
76,565
78,861 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
14 Programme Assistant (G5)
70,067
72,169
74,334
76,565 Based on actual cost including overtime with a 3% annual increase
- Funded from Programme Support Costs, downgraded from P2 to G7 by decision 72/43 Annex XV
15 Associate Human Resources Officer (G7)
866,235
892,222
918,989
946,558
Sub-Total
1330
Conference Servicing Cost
1333
Meeting Services: ExCom
325,000
325,000
325,000
325,000 Based on two ExCom meetings per year
1334
Meeting Services: ExCom
325,000
325,000
325,000
325,000 Based on two ExCom meetings per year
1336
Meeting Services: ExCom
1335
Temporary Assistance
18,782
18,782
18,782
18,782
668,782
668,782
668,782
668,782
Sub-Total
1399
TOTAL ADMINISTRATIVE SUPPORT
1,535,017
1,561,004
1,587,771
1,615,340
* Difference in cost between P4 and P5 is to be charged to BL 2101.
Note: Personnel costs under BLs 1100 and 1300 will be reduced by US $413,718 based on 2014 actual cost differentials between staff cost in Montreal and staff cost in Nairobi covered by the Government of Canada.
10
1100
UNEP/OzL.Pro/ExCom/75/82
Annex I
Page 2
Approved
2015
1600
1699
1999
20
2100
2200
2999
30
3300
3999
40
4100
4199
4200
4299
4300
4999
50
5100
Travel on official business
01 Mission costs
02 Network meetings (4)
Sub-Total
COMPONENT TOTAL
CONTRACTUAL COMPONENT
Sub-contracts
01 Treasury services (Decision 59/51(b))
02 Corporate consultancies
Subcontracts
01 Various studies
02 Corporate contracts
COMPONENT TOTAL
MEETING PARTICIPATION COMPONENT
Travel and DSA for Art 5 delegates to Exutive Committee meetings
01 Travel of Chairperson and Vice-Chairperson
02 Executive Committee (2 in 2018)
COMPONENT TOTAL
EQUIPMENT COMPONENT
Expendables
01 Office stationery
02 Computer expendable (software, accessories, hubs, switches, memory)
Sub-Total
Non-Expendable Equipment
01 Computers, printers
02 Other expendable equipment (shelves, furnitures)
Sub-Total
Premises
01 Rental of office premises**
Sub-Total
COMPONENT TOTAL
Approved
2016
Approved
2017
Proposed
2018
Comments 2018
208,000
50,000
258,000
4,848,276
208,000
50,000
258,000
4,963,671
208,000
50,000
258,000
5,077,289
208,000 Based on tentative a travel plan schedule
50,000 Allocation for four network meetings a year
258,000
5,149,374
500,000
500,000
500,000
500,000 Fixed fees per the agreement with the Treasurer (Decision 59/51(b))
500,000
500,000
500,000
500,000
15,000
150,000
165,000
15,000
150,000
165,000
15,000
150,000
165,000
15,000 Covers travel other than attendance to Excom
150,000 Two ExCom meetings taking place in Montreal
165,000
12,285
10,530
22,815
12,285
10,530
22,815
12,285
10,530
22,815
12,285 Based on anticipated needs
10,530 Based on anticipated needs
22,815
13,000
5,850
18,850
13,000
5,850
18,850
13,000
5,850
18,850
13,000 Based on anticipated needs
5,850 Based on anticipated needs
18,850
870,282
870,282
911,947
870,282
870,282
911,947
870,282
870,282
911,947
870,282 Allocation to be reduced to US $52,890. Balance to be covered by Government of Canada cost differential
870,282
911,947
MISCELLANEOUS COMPONENT
Operation and Maintenance of Equipment
01 Computers and printers, etc.(toners, colour printer)
8,100
8,100
8,100
8,100 Based on anticipated needs
8,000
8,000
8,000
8,000 Based on anticipated needs
02 Maintenance of office premises
03 Rental of photocopiers (office)
15,000
15,000
15,000
15,000 Based on anticipated needs
04 Telecommunication equipment rental
8,000
8,000
8,000
8,000 Based on anticipated needs
05 Network maintenance
10,000
10,000
10,000
10,000 Based on anticipated needs
49,100
49,100
49,100
49,100
5199
Sub-Total
5200 Reproduction Costs
01 Executive Committee meetings and reports to MOP
10,710
10,710
10,710
10,710
10,710
10,710
10,710
10,710
5299
Sub-Total
5300 Sundries
58,500
58,500
58,500
58,500 Based on anticipated needs
01 Communications
02 Freight charges
9,450
9,450
9,450
9,450 Based on anticipated needs
03 Bank charges
4,500
4,500
4,500
4,500 Based on anticipated needs (DSA delivery)
05 Staff training
20,137
20,137
20,137
20,137 Based on anticipated needs (No changes)
5399
Sub-Total
92,587
92,587
92,587
92,587
5400 Hospitality and Entertainment
01 Hospitality costs
16,800
16,800
16,800
16,800 Amount to cover two Excom meetings
16,800
16,800
16,800
16,800
5499
Sub-Total
5999
COMPONENT TOTAL
169,197
169,197
169,197
169,197
GRAND TOTAL
6,594,420
6,709,815
6,823,433
6,895,518
Programme support costs (9%)
346,184
356,570
366,796
373,283 Applied to staff cost only
7,066,385
7,190,229
7,268,801
COST TO MULTILATERAL FUND
6,940,604
Previous budget schedule
6,940,604
7,066,385
7,190,229
Increase/decrease
7,268,801
**Rental of premises will be offset by US $693,080 (based on 2014) being covered by cost differential with Government of Canada leaving US $52,890 to be charged to the MLF.