Règlement de remboursement Frais de séjour et de déplacement

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Règlement de remboursement
Frais de séjour et de déplacement
25 Avenue de la Promenade - 30840 Meynes – France
( +33(0) 466 574 845 - 7 +33(0) 153 013 182
1er Août 2013
Avant-propos
TDS International rembourse à ses employés des dépenses raisonnables et nécessaires au bon déroulement des missions. Cependant, TDS
International ne fera aucun remboursement pour des dépenses qui ne sont pas conformes aux procédures de voyage ou de dépenses. Les
employés qui ne respectent pas ces règles ne seront pas remboursés ou, dans des circonstances extrêmes, auront des actions disciplinaires
pouvant aller jusqu’au licenciement.
Les originaux des justificatifs de dépenses doivent systématiquement être joint à la note de frais.
Lieu d’Embauche
TDS International ne remboursera aucun frais (Sauf 50% de l’abonnement de transport en commun) si la mission du consultant se trouve
dans le lieu d’embauche stipulé dans son contrat de travail.
Approbation du Responsable Administratif
Dans tous les cas, le Responsable Administratif doit être informé de l’engagement d’une dépense avant qu’elle intervienne. Sans accord
spécifique, ou dérogation, la dépense ne sera pas remboursée. Toute dérogation, au présent règlement, doit avoir fait l’objet d’une demande
et d’un accord écrit de la Direction Générale.
Procédure de soumission des notes de frais.
Les notes de frais doivent être envoyées par email au Responsable Administratif 2 fois par mois. Au plus tard le 20 de chaque mois pour le
prévisionnel et le dernier jour ouvré de chaque mois pour le final
Vous devez faire parvenir au siège social de TDS International, 25 Avenue de la Promenade 30840 Meynes, la version papier signée de
votre note de frais, impérativement accompagnée de tous les justificatifs et les dérogations éventuelles. Cet envoi doit intervenir dans les 2
jours ouvrés après l’envoi email de la note de frais finale, le cachet de la poste faisant foi. Toute note de frais incorrecte ou parvenue par
courrier au siège administratif après le 6 du mois entraîne un décalage de paiement d’un mois. Dans le cadre d’une mission facturable, le
compte-rendu d’activité signé par le client, doit être joint à votre note de frais mensuelle. La version papier de votre note de frais fera l’objet
d’une validation de la part du Responsable Administratif.
Si les dates ne sont pas respectées ou si les éléments ne sont pas au complet, le remboursement de la note de frais s’effectuera sur le
prochain cycle de paiement, soit 1 mois plus tard.
Information sur le remboursement des dépenses
Les employés ont droit au remboursement de leurs dépenses quand:
-
Ils sont dans le cadre d’une mission « facturable »,
Ils sont au forfait
Ils assistent à une conférence ou assurent la formation interne des employés de TDS International
Ils sont dans le cadre d’une affectation « non-facturable » expressément mandatée par la Direction Générale.
Dans le cadre d’une mission facturable, le remboursement des frais, une fois validé, ne se fera qu’au moment où le Responsable Administratif
aura en sa possession l’Ordre de Mission signé du consultant et de la Direction de TDS International. Le remboursement de vos dépenses
sera effectué le 7 ou jour ouvré suivant de chaque mois par virement bancaire sur votre compte. Cela concernera les périodes du 01 au
30/31 du mois précédent. Vos dépenses ne seront plus remboursées et remboursables si l’envoi de votre note de frais par Email et/ou l’envoi
de vos documents papiers dépassent le délai de 30 jours à compter de la date prévue d’envoi (Cf. chapitre « Procédure de Soumission de
Notes de Frais »).
TVA
Pour toutes les dépenses Françaises soumises à TVA, vous devez faire apparaître dans la note de frais le montant Hors Taxes et le montant
de la TVA dans les colonnes appropriées, si celui-ci apparaît sur le justificatif. Dans le cas contraire, la note de frais sera refusée et elle sera
comptabilisée lors du prochain cycle de paiement.
Ordre de Mission
Dans certain cas, il est possible que des négociations avec le client modifient les modalités, les conditions, les processus, et les procédures
du présent règlement. Si il n’est pas fait mention de l'utilisation d’une procédure propre au client à travers un Ordre de Mission, l'employé doit
se conformer à la présente procédure.
S.A.R.L. TDS International au capital de 70.000 € 442 890 422 RCS Nîmes – APE 7022 Z - TVA intracommunautaire FR 04 442 890 422
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Modalités standards
Généralité
La réduction maximum des coûts de transport et d’hébergement est obligatoire, les solutions les plus adéquates et
les moins onéreuses sont adoptées. TDS INTERNATIONAL rembourse les frais réels de séjour et de déplacement
encourus par ses consultants, en dehors du lieu d’embauche stipulé dans son contrat de travail, hors forfait et dans
les limites indiqués par le présent document. Les originaux des justificatifs devront impérativement être joints aux
notes de frais.
Transports
Les classes/catégories de transports applicables sont :
Voiture : Location catégorie A (réservation et paiement par TDS International uniquement)
ème
Train
: Trajet le plus court, 2
classe
ème
Carte fréquence 2
classe ou carte de réduction à utiliser (Remboursée par TDS)
Avion
: Réservation et paiement par TDS International uniquement
Taxi
: Le remboursement des frais de taxi est en général refusé. Par dérogation au principe suivant
TDS International tolère l’utilisation des taxis, quand cette solution est plus économique pour se rendre à
un Aéroport et/ou une gare. Dans tous les autres cas de figure, l’utilisation de taxis est soumise à
l’approbation écrite de la Direction Générale.
Téléphone portable
Aucun remboursement.
Tickets Restaurants
TDS International met à disposition mensuellement des tickets restaurants à ses employés. Ces tickets sont fournis à
mois échu et apparaîtront en avantage en nature sur le bulletin de salaire. Il n’y aura aucun ticket restaurant pour les
consultants en inter contrat.
Remboursement de frais hors mission
A la demande de la Direction Générale, un consultant pourra être amené à se rendre dans les bureaux alors qu’il n’est pas en mission ou à participer à
des formations. Dans ce cas, il lui incombera de se renseigner sur la couverture des frais accordée, car aucune dépense ne saurait être engagée, et
donc remboursée, sans l’accord écrit préalable du demandeur. Sans accord écrit de la Direction Générale ou d’un Ordre de Mission, aucune autre
dépense ne sera remboursée
S.A.R.L. TDS International au capital de 70.000 € 442 890 422 RCS Nîmes – APE 7022 Z - TVA intracommunautaire FR 04 442 890 422
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Remboursement de frais dans le cadre d’une mission facturable (Déplacement Hors Lieu d’Embauche et Hors Forfait)
Frais de déplacement en
France
(Le moyen de transport est
déterminé
par
le
responsable de la mission
en fonction de l’accès du
site client. D’un point de vue
général les règles ci-contre
sont appliquées)
Transport « longue distance » – Choix du train de préférence
Sauf accord préalable, les trajets sont effectués en train et remboursés sur la base du tarif le plus
avantageux (carte 12-25, fréquence, abonnement, etc…).
Transport local - Location de Voiture - Taxis
La location d’une voiture ou l’usage du taxi sont soumis à l’approbation écrite de la Direction Générale.
Transport local - Usage de véhicule personnel
L’utilisation de son véhicule personnel est soumise à l’approbation écrite de la Direction Générale. Sur
accord écrit de la Direction Générale, et après justification du bien fondé, un véhicule personnel pourra être
utilisé. Dans ce cas le tarif appliqué pour le calcul du remboursement des frais kilométriques est celui
correspondant au barème fiscal en vigueur en fonction de la puissance du véhicule (Voir avec la Direction
Générale ou l’Intranet). Il faudra obligatoirement fournir une photocopie de la carte grise du véhicule utilisé au
nom de l’employé, une assurance automobile valide et le document justifiant des frais kilométriques.
Le nombre de kilomètres est calculé sur la base d’un départ du domicile jusqu’au site du client. La distance
retenue est l’itinéraire le plus court décrit sur le site Internet http://www.mappy.fr
Transport local - Frais de Parking
Sur accord écrit de la Direction Générale, et après justification, les frais de parking sont remboursés s’ils sont
occasionnels. Pour les parking (SNCF, Aéroport,…), utiliser un parking à tarif réduit. Pour des missions
supérieures à 1 mois, le remboursement des frais de parking se fera sur la base de l’abonnement le plus
avantageux.
Transport local - Autre frais de Transport
Les employés demeurant ou travaillant à Paris et en région Parisienne auront l’abonnement de transport en
commun remboursé à hauteur de 50% et sur présentation de leur coupon.
Frais de séjour et de
repas en France
(Le lieu d’hébergement est
déterminé
par
le
responsable de la mission.
D’un point de vue général,
en France, les règles cicontre sont appliquées)
Hôtel / Petit Déjeuner
Les nuits d’hôtel sont remboursées selon la lettre circulaire ACOSS. Les autres frais, tels que bar, minibar,
télévision payante, Internet, téléphone, extra, etc. ne seront pas pris en charge par TDS International et
resteront dus par l’employé. Pour des missions supérieures à 3 mois, la location d’un meublé devra être
privilégié en faisant attention que le coût mensuel de cette location (Charges comprises) ne dépasse pas
50% du total des nuitées de l’hôtel de la période.
Déjeuner
Il n’y aura aucun remboursement pour le déjeuner, du fait que l’employé dispose de tickets restaurants
Dîner
Remboursement du dîner selon la lettre circulaire ACOSS, si l’employé n’a aucune possibilité de rejoindre
son domicile familial.
Déplacement nécessitant
un transport aérien
Lorsque l’employé doit se déplacer par voie aérienne, la réservation et le paiement de son voyage seront
exclusivement assurés par TDS International, sauf avis contraire écrit de la Direction Générale.
Frais de séjour et de
repas hors de France
Le lieu d’hébergement est déterminé par le responsable de la mission. Le remboursement des frais se fera
exclusivement en Euro (€). La note de frais devra contenir, pour chaque dépense, le montant dans la devise d’origine,
le taux de change appliqué le jour de la dépense et le montant en Euro. Afin de compenser la perte financière dû aux
frais bancaires liés au taux de change, il faudra rajouter 10% du taux de change au taux de change d’origine :
Ex :
Taux de change Suisse – Euro
à 0,8
Rajout de 10%
à 0,08
Taux de change Suisse – Euro Calculé à 0,88
Les modalités de dépenses seront précisées par la Direction Générale, par un Ordre de Mission. Si vous
n’avez pas reçu l’Ordre de Mission avant le début de votre mission, il est impératif de contacter la Direction
Générale ou le Responsable Administratif rapidement.
A Meynes le ___________________________
Signature obligatoire
Nom et Prénom de l’employé(e) : ____________________________________
S.A.R.L. TDS International au capital de 70.000 € 442 890 422 RCS Nîmes – APE 7022 Z - TVA intracommunautaire FR 04 442 890 422