Le guide des bonnes pratiques et l`éligibilité des

Fonds européen pour les réfugiés
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
Fonds Européen pour les Réfugiés
( FER ) 2008-2013
Réunion d’information
Paris, le 16 avril 2013
Fonds européen pour les réfugiés
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
Le guide des bonnes pratiques
et l’éligibilité des dépenses
Fonds européen
pour les réfugiés
Présentation générale du guide
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
Objectif général du guide des bonnes pratiques :
Informations nécessaires relatives au cycle de vie d’un projet FER;
Les règles d’éligibilité des dépenses et des ressources;
La préparation des contrôles comptables.
Différentes sources :
Les références réglementaires;
Les échanges avec la Commission européenne;
Les échanges avec les bénéficiaires;
Les questionnaires adressés en 2012.
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pour les réfugiés
Du programme annuel
au conventionnement
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
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Fonds européen
pour les réfugiés
Le cycle de vie d’un projet FER
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
Un projet cofinancé par le FER passe par plusieurs étapes depuis le dépôt de la demande de
subvention jusqu’au paiement de la totalité du financement dû (solde) :
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Les acteurs de la gestion du FER
et leur rôle
Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
• L'autorité responsable : La section FER du service de l'asile;
• La cellule de gestion mutualisée des fonds européens;
• Le prestataire chargé du contrôle comptable;
• Le prestataire chargé de l'évaluation;
• L'autorité d'audit;
• L'autorité de certification.
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Construire un projet,
établir une demande de subvention
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à l’immigration et à l’intégration
• Les dimensions stratégique, temporelle et physique
Définition de l’action, du calendrier (durée du projet), du lieu, du public cible, etc.
• La dimension financière
La trésorerie
L’élaboration du budget prévisionnel :
- les dépenses prévisionnelles (directes, indirectes);
- les taux d’affectation des dépenses directes;
- les ressources du projet (50% ou 25% du projet au minimum).
Une comptabilité séparée
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•
Construire un projet,
établir une demande de subvention
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à l’immigration et à l’intégration
Les dépenses prévisionnelles sont soit directes ou indirectes.
Les dépenses directes sont les dépenses dédiées à l’action et qui sont essentielles à sa mise en œuvre.
Les dépenses indirectes sont les dépenses à la charge de la structure mais ne pouvant être rattachées au seul projet cofinancé.
Les dépenses indirectes sont plafonnées à un forfait de 7% des dépenses directes.
•
Les taux d’affectation
Ils sont utiles lorsque des dépenses directes ne sont pas entièrement dédiées à l’action. Ils peuvent être de plusieurs natures :
- nombre de bénéficiaires prévus dans l’action FER / autres publics
accueillis par l’organisme pendant la même période;
- heures de formation dans l’action FER / heures totales
de formation dispensées par l’organisme pendant la même période;
- temps consacré par le personnel à l’opération FER / temps total
travaillé dans l’organisme pendant la même période;
- surface dédiée au projet / surface totale du site de l’organisme;
- nombre d’ETP dédiés au projet FER / nombre d’ETP total.
Attention, les clefs financières ne peuvent être retenues.
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Construire un projet,
établir une demande de subvention
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• Les ressources du projet
FER = cofinancement 50% (ou 75% dans le cadre des projets relevant des catégories spécifiques).
Le budget doit être équilibré et provenir de :
- contreparties nationales, régionales, locales ou privées;
- contributions propres du bénéficiaire final;
- recettes générées par le projet.
☺
Bonne pratique : dans le cas où la subvention d’un cofinanceur n’est pas exclusivement dédiée au
projet FER, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la
subvention affectée au projet FER.
Le cas des contrats aidés…
Le cas des ressources adoptant un calendrier différent de celui du FER…
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-
S’engager par convention
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Réalisée par la cellule de gestion mutualisée des fonds européens;
Acte contractuel entre le porteur de projet et le service de l’asile;
Une durée de 1 an pour le projet;
Possibilité d’avenant;
La convention expose le contenu du projet et les modalités de mise en œuvre de ce
dernier;
Les annexes sont aussi importantes que la convention elle-même, il s’agit de :
La description de l’action (annexe I)
La description des différents coûts (annexe I)
Les indicateurs prévisionnels de réalisation (annexe I)
Les actions de communication envisagées (annexe I)
Le plan de financement détaillé par poste de dépense (annexe II)
Le modèle de rapport final
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L’éligibilité des dépenses
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Les frais de personnel :
-
Salaires bruts + charges sociales + autres prélèvements obligatoires;
-
Les personnels embauchés doivent être présentés de la manière suivante lors du
conventionnement :
ATTENTION : la politique de rémunération habituelle doit être respectée.
Certains frais de personnel sont inéligibles : primes sur le résultat, indemnités de
départ non prévues, indemnité de départ à la retraite, avantages en natures.
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L’éligibilité des dépenses
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Comment justifier les frais de personnel ?
-
Le contrat de travail, les lettres de mission;
La copie des bulletins de salaire, journal de paie et DADS;
Outil : la feuille de retraitement des frais de personnel.
Comment prouver l’acquittement des dépenses de personnel ?
-
Une attestation du commissaire aux comptes ou de l’expert-comptable;
Les relevés bancaires : solution la moins avantageuse.
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L’éligibilité des dépenses
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Comment prouver l’affectation du personnel au projet ?
• Pour une personne affectée au projet pour la totalité de son temps
de travail : lettre de mission, fiche de poste.
• Pour une personne affectée partiellement à l’action :
feuille de temps. Une feuille de temps type est proposée par
l’autorité responsable, dans le cas où l’organisme dispose déjà d’un
moyen de suivi du temps de travail, celui-ci devra être présenté en
amont des contrôles à l’autorité responsable pour validation.
Le cas de l’indemnisation des stagiaires…
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L’éligibilité des dépenses
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à l’immigration et à l’intégration
Les frais de voyage et de séjour
Ils concernent le personnel en lien avec le projet mais également les bénéficiaires au projet.
Le remboursement des frais de déplacement est basé sur :
•
•
•
Le moyen de transport en commun le moins cher;
Les billets d’avion sont autorisés uniquement pour les voyages de plus de 800km (aller et retour) ou lorsque la
destination géographique justifie réellement le transport aérien;
Lorsqu’il s’agit de l’utilisation d’une voiture privée, le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en
commun, soit d’une indemnité kilométrique en fonction de la puissance du véhicule (à ce titre, une copie de la carte grise
du véhicule utilisé doit être fournie).
Quelles sont les pièces justificatives de ce poste de dépenses ?
•
•
•
Les ordres de mission;
Les tickets, les reçus; les billets et cartes d’embarquement pour les voyages en avion, les frais de transport journalier;
Pour justifier du nombre de kilomètres lorsque le porteur de projet souhaite utiliser une voiture privée, il est possible
d’utiliser la version imprimée d’un site internet permettant le calcul d’itinéraire.
L’acquittement : attestation du commissaire aux comptes ou de l’expert comptable ou relevé bancaire.
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L’éligibilité des dépenses
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Les frais d’équipement
Le porteur de projet peut acheter du matériel pendant la durée de vie du projet, le budget
devra alors préciser s’il comprend une partie de l’amortissement de l’équipement
correspondant à la période d’utilisation réelle de l’équipement pour les besoins du projet.
Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour le projet sont
uniquement éligibles sur la base d’un amortissement.
Quelles sont les pièces justificatives pour les frais d’équipement ?
- factures, bons de commande et bons de livraison, convention de location, etc.
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L’éligibilité des dépenses
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Les biens immobiliers
Il s’agit essentiellement des locations de logement, le coût du loyer est éligible seulement si le bien est utilisé
uniquement pour le projet.
(exemple : appartement destiné à l’hébergement de réfugiés).
Les consommables, fournitures et services généraux
Les consommables et fournitures achetés seront-ils uniquement utilisés pour le projet cofinancé par le FER ?
•
Les consommables, exemples : des produits, notamment alimentaires, des vêtements, du carburant…
•
Les fournitures, exemples : logiciels, petit matériel informatique…
•
Les services généraux sont des services applicables à l’ensemble de l’organisation (par ex : la sécurité, les
services de nettoyage, l’entretien, etc.).
ATTENTION : l’autorité responsable du FER considère que, dans la majorité des cas,
ces services relèvent des coûts indirects et non des coûts directs (forfait de 7%).
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L’éligibilité des dépenses
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La sous-traitance
Un sous-traitant est un tiers qui n’est ni le bénéficiaire final de la subvention, ni un partenaire.
Il apporte son aide à un projet en réalisant des travaux ou services particuliers qui ne peuvent pas être
menés seul par le bénéficiaire final (ex: services de traduction et d’interprétation, formation…).
La sous-traitance a les caractéristiques suivantes :
Un accord contractualisé;
Le sous-traitant facture un prix qui comprend généralement une marge de bénéfice;
Le sous-traitant travaille sans contrôle direct du bénéficiaire final et ne lui est pas subordonné;
La responsabilité vis-à-vis de l’UE pour la mission sous-traitée incombe entièrement au porteur de projet.
La mise en concurrence : l’optimisation des moyens (demande de 3 devis).
Expertise juridique en cours pour préciser si les porteurs de projets sont soumis à l'ordonnance n°2005
649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non
soumises au code des marchés publics.
Attention, certaines sous-traitances sont inéligibles : sous-traitance liée à la gestion globale du projet, la soustraitance avec des intermédiaires ou des consultants dont les frais sont définis en pourcentage du coût du projet.
BONNE PRATIQUE : stipuler dans le contrat avec le sous-traitant que celui-ci doit être en mesure de fournir aux organismes
d’audit et de contrôle du FER toutes les informations nécessaires : liste des bénéficiaires, factures, émargements, planning de
travail.
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L’éligibilité des dépenses
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Les coûts résultant directement des obligations liées aux
cofinancements communautaire
Il s’agit par exemple :
Des actions en faveur de la visibilité du cofinancement FER pour le projet ;
Des garanties bancaires ;
Les frais d’experts
Les frais d’experts peuvent prendre différents formes :
Des missions de l’expert comptable ou du commissaire aux comptes pour l’attestation
d’acquittement des dépenses demandée lors du contrôle de service fait,
honoraires en conseil juridique,
les frais de notaire et les coûts des experts techniques et financiers directement
rattachables au projet.
Attention aux cas où un taux d’affectation doit être affecté pour ce poste de dépense
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L’éligibilité des dépenses
Secrétariat général
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Les dépenses spécifiques en lien avec les groupes cibles
Le porteur de projet peut faire des achats pour le public cible concerné par le projet cofinancé et peut
rembourser des frais encourus par ce même public cible. (ex : pécules, jetons de laverie, photos, etc.)
Attention : la justification de ce type de dépenses est relativement lourde : liste des personnes
bénéficiaires, date de paiement.
Les coûts indirects
Les coûts indirects au projet concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent
être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet (ex : frais de siège, électricité, téléphone,
Internet).
Ils sont éligibles à un montant forfaitaire de 7% du montant total des coûts directs éligibles.
Application d’un taux forfaitaire de 7%.
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Suivre l’opération, anticiper les
obligations, maximiser la réalisation
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Assurer une exécution conforme de l’opération conventionnée
-
Utilisation d’outils pertinents renseignés au fil de l’eau (sur les bénéficiaires, les dépenses) ;
Faire des points réguliers sur l’état d’avancement et la mesure des écarts avec le prévisionnel
inscrit dans la convention ;
Anticiper les contrôles mais également des sur-réalisations éventuelles qui pourraient faire
l’objet d’avenants aux conventions.
Différents outils permettent de suivre au mieux le projet FER :
-
Tableau de suivi du temps de travail;
Tableau de suivi des bénéficiaires avec émargements;
Bases de données concernant les bénéficiaires ;
Documents types : compte-rendu de réunion, attestation, invitation à des réunions...
Un des documents obligatoires dans le suivi du projet est la matrice Excel des dépenses.
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Suivre l’opération, anticiper les
obligations, maximiser la réalisation
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La constitution d’un dossier unique
Le dossier unique retrace toute la vie du projet sur le caractère administratif,
financier mais aussi qualitatif.
Il est notamment constitué des pièces suivantes :
La demande de subvention;
La notification de sélection;
Les attestations de cofinancement;
La convention;
Les pièces justificatives;
Une pochette/dossier par poste de dépenses avec les pièces comptables
correspondantes;
Les livrables non-comptables.
Attention : le bénéficiaire est tenu de converser l’ensemble des informations et des
pièces relatives à la mise en œuvre de la subvention annuelle jusqu’au 31 mars 2021.
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Suivre l’opération, anticiper les
obligations, maximiser la réalisation
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La passation d’avenant à la convention
Le « reflexe avenant » :
Notification par écrit
Autorisation écrite de la part de l’autorité responsable
Plusieurs modifications sont susceptibles de générer la passation d’un avenant :
Les dates de réalisation et notamment le report des dates prévues de début et de fin
de projet;
Des changements de fond du projet : une modification importante du nombre ou
des principales caractéristiques des bénéficiaires pouvant conduire à transformer la
nature du projet;
La structure du plan de financement : l’introduction de dépenses non identifiées
dans l’annexe financière jointe à la convention initiale;
L’introduction de ressources non identifiées dans l’annexe financière de la
convention ou le désistement et/ou introduction de nouveaux cofinanceurs.
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Suivre l’opération, anticiper les
obligations, maximiser la réalisation
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L’identification du public cible
La liste des bénéficiaires
Demande des listes de bénéficiaires afin de vérifier l’éligibilité du public cible pour
certaines dépenses (le nom, le prénom et le statut du bénéficiaire).
La proratisation des publics cibles : le cas des mineurs isolés
Les projets financés par le FER relatifs aux mineurs isolés concernent parfois des mineurs
isolés qui ne sont pas demandeurs d’asile ni bénéficiaires d’une protection internationale.
Le FER ne couvre pas les autres publics, il convient d’appliquer
un taux d’affectation aux dépenses.
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Suivre l’opération, anticiper les
obligations, maximiser la réalisation
Secrétariat général
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Assurer la visibilité du FER
Lorsqu’un projet bénéficie d’un cofinancement FER, le bénéficiaire est tenu de s’assurer que les
bénéficiaires du projet ont été informés de ce financement.
Les porteurs de projet doivent donc afficher le logo du FER sur tous les documents utilisés dans le
cadre du projet de même que dans les locaux.
Fonds européen pour les réfugiés
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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Le rapport final
Le porteur de projet rend compte du projet à travers le rapport final.
Il doit être transmis 5 mois (pour les projets 2012) et 6 mois (pour les projets 2013)
après la fin du projet.
Le modèle de rapport final est envoyé avec la convention. Il est aussi disponible :
Par simple demande à l’autorité responsable;
Sur le site internet du SGII.
La complétude du rapport final :
les résultats escomptés;
la cohérence avec la politique d’immigration de l’Etat membre;
la description des aspects innovants du projet.
la mise en œuvre de la visibilité du cofinancement FER
la mise en œuvre de l’action avec le calendrier de réalisation de l’action, les aspects financiers à
travers le modèle de budget réalisé qui doit être identique au modèle utilisé lors du
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conventionnement.
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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Le budget réalisé
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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La matrice Excel des dépenses
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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Les indicateurs
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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Le contrôle de service fait
Vérifier la conformité des dépenses déclarées par les porteurs de projets avec la réglementation
communautaire et nationale ;
Vérifier la cohérence avec le projet conventionné ;
Des contrôles sur pièces et sur place (généralisation)
Les points de contrôle:
-
la conformité formelle des documents de dépense présentés : factures, feuilles de
salaires, relevés de temps passés, autres pièces de valeur probante;
l’éligibilité des dépenses au regard de la période fixée par la convention et/ou les
avenants;
l’éligibilité des dépenses au regard de l’objet de l’opération et du budget prévisionnel
fixés par la convention et/ou les avenants;
l’acquittement des pièces de dépenses par le comptable ou l’expert comptable de la
structure ou via la présentation d’extraits de compte bancaire probants;
Le respect du taux d’affectation des dépenses directes le cas échéant;
La vérification du plan de financement réalisé (partie du rapport final);
La vérification des recettes générées par le projet;
La vérification du respect de l’absence de double financement communautaire sur le
projet (attestation);
La vérification des obligations de publicité;
La vérification de l’éligibilité du public cible.
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
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Les étapes du contrôle de service fait
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Rendre compte du projet réalisé
et répondre aux contrôles
Secrétariat général
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Les justificatifs à fournir pour les dépenses
Coût du personnel
affecté au projet
Contrat de travail, lettre de mission, copies des bulletins de salaires,
journal de paye ou DADS (+ versement de ces derniers : bulletins de
salaire ou attestation signée du CAC).
Charges patronales : attestation prouvant que le porteur est bien à jour
dans ses cotisations. Les attestations fournies doivent faire état du
paiement des charges correspondant à la période de réalisation
couverte par le rapport final.
Définition d’un taux d’affectation au projet et feuilles de temps datées et
signées (établies au plus tard en fin de mise en œuvre du projet et
indiquant par jour le nombre d’heures dédiées au projet).
Frais de voyage et de
subsistance
Justificatifs de déplacements et de frais de mission (frais/titre de transport, facture de
restauration…).
Les factures devront être reliées à un évènement bien précis en lien avec le projet
cofinancé par le FER.
Ainsi, des documents de type à justifier l'activité conduisant à un déplacement pourront
être demandés par le contrôleur (compte-rendu de séminaire, feuille d'émargement de
présence, etc.)
Consommables, fournitures
et services généraux
Factures + acquittement
(relevés bancaires ou attestation signée du Commissaire aux comptes).
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Rendre compte du projet réalisé et
répondre aux contrôles
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Les justificatifs à fournir pour les ressources
Ressources (contribution de tiers) :
-
les attestations d'engagement produites par les cofinanceurs du projet (preuve
du versement de celle-ci : relevé bancaire ou attestation signée du
commissaire aux comptes).
-
Lorsqu'il s'agit de recettes, le montant des recettes est justifié par le
bénéficiaire en produisant des relevés de compte bancaire.
- Acquittement : relevés bancaires + attestations du commissaire aux comptes
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Rendre compte du projet réalisé et
répondre aux contrôles
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à l’immigration et à l’intégration
La détermination de la subvention communautaire
Le montant correspond au moins élevé des trois montants suivants :
Le montant FER prévu dans la convention : si toutes les dépenses sont
éligibles et sont égales ou dépassent le coût total du projet
conventionné, le porteur de projet pourra bénéficier de la totalité de la
subvention;
Le montant maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles
par le taux maximum de cofinancement autorisé (50% ou 75% en
fonction des priorités);
Le montant résultant de l’application du principe de non-profit : le coût
total éligible des dépenses du projet moins les ressources générées
par le projet.
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Les outils du FER
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Les outils du FER
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à l’immigration et à l’intégration
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Les outils du FER
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Secrétariat général
à l’immigration et à l’intégration
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Les contacts utiles
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