Convention d`Optimisation des contrats de - ALPEA

CONVENTION D’OPTIMISATION DES COUTS
PREVOYANCE - MUTUELLE
ENTRE LES PARTIES CI-DESSOUS DESIGNEES :
La Société ALPEA- Conseil – 2O rue de Varize 75016 PARIS
SARL immatriculée au RCS de Paris
Représentée par Philippe TERRIER
qui se déclare habilité à la signature des présentes,
ci-après dénommée ALPEA Conseil,
ET
Nom : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adresse :
Code Postal : . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ville : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Forme juridique : . . . . . . . . . . . . . . . .
au Capital de : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .
Immatriculée au RCS sous les références : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .
Représentée par . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . , Fonctions : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .
ayant pouvoir pour engager la société . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
ci-dessous dénommée le Client,
Il a été à titre de préambule, exposé ce qui suit.
Article 1 – OBJET DE LA MISSION :
Le Client confie à ALPEA Conseil la mission d’examiner et d’analyser ses dépenses de charges sociales « Prévoyance
& Mutuelle » dans le seul but de réaliser des économies et/ou d’obtenir des restitutions.
Si le Client a déjà identifié des pistes d’économies dans les domaines sus-visés, il lui appartient de les signaler, par écrit,
à ALPEA- Conseil dans les huit jours suivant la signature du présent contrat. A défaut, le Client ne pourra en aucun cas
se prévaloir de connaître ou d’avoir connu les possibilités d’économies décrites dans le ou les rapport (s) ; toute
recommandation préconisée sera ainsi présumée, de façon irréfragable, résulter de la seule intervention de ALPEAConseil.
Le Client reconnaît avoir été informé par ALPEA Conseil que ses préconisations et recommandations reposent sur une
documentation légale, réglementaire, administrative et jurisprudentielle actualisée et que toute évolution du droit,
postérieure à la remise du ou des rapport(s), ne saurait engager la responsabilité de ALPEA Conseil.
Article 2 - EXECUTION DE LA MISSION
Le Prestataire peut être amené à faire intervenir dans le cadre de ses différentes activités un ensemble d’opérateurs.
Au cours de sa mission, le Prestataire peut être également amené à faire appel, à sa charge, à différents experts (avocats,
juristes, auditeurs …).
Article 3 – PERIMETRE DE LA MISSION :
La mission portera sur le périmètre client suivant (nom et adresse de chaque société, établissement, agence): : . . . . . . . .
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Article 4 – CONTENU DE LA MISSION :
En cinq phases, ALPEA Conseil s’engage à :
PHASE 1 : IDENTIFICATION ET EVALUATION DES ENJEUX
La mission débutera dans les deux mois qui suivent la signature de la convention dans la mesure où, suivant la liste
fournie par ALPEA Conseil, le Client met à disposition les documents nécessaires à la mission de l’expert ainsi que
leurs copies.
L’expert peut être conduit à compléter les informations reçues par des demandes de pièces complémentaires.
L’expert prend contact avec son interlocuteur désigné par le Client pour valider une date d’intervention.
La collecte des données sociales s’accompagne d’un échange entre l’expert et l’interlocuteur désigné par le Client.
A ce stade, ALPEA Conseil déterminera s’il existe de réelles pistes d’économies et d’optimisation.
Si aucune piste sérieuse n’est décelée, la mission s’arrêtera sur décision d’ ALPEA Conseil qui en informera le Client
par courrier recommandé avec accusé réception ; dans le cas contraire, la mission se poursuivra sans autre formalité.
PHASE 2 : CARTOGRAPHIE DES CONTRATS EN COURS
L’expertise a lieu dans les locaux du Client, ou chez ALPEA Conseil, à partir des documents et indications fournis par
le Client.
L’expert analyse les documents et informations collectés et notamment l’état récapitulatif des contrats d’assurance,
assorti des primes et de la masse salariale assujetties aux cotisations « Prévoyance et Mutuelle », ces documents
permettant de constituer « le barème de référence ».
L’expert établit une cartographie des contrats en cours. Il est expressément convenu entre les parties que la recherche en
économie de cotisations sociales est le seul but recherché dans le cadre de la mise en œuvre de la présente convention.
De ce fait, la cartographie reflète les garanties actuellement en place chez le client. Le comparatif ne peut en effet être
efficient que sur la base d’un comparatif à garanties strictement similaires.
Un emploi du temps précis sera défini avec le client compte tenu des dates d’échéances des contrats en cours.
PHASE 3 : VALIDATION DU MODE OPERATOIRE
ALPEA Conseil soumet au Client, pour validation, son mode opératoire et notamment le choix des courtiers et des
compagnies d’assurance, sélectionnées par les courtiers, ainsi que les règles qui leur sont proposées dans le cadre de
l’appel d’offres.
PHASE 4 : APPEL D’OFFRES
Cet appel d’offres donne lieu à une consultation du marché sachant que l’appel d’offres doit donner les moyens à
chaque participant consulté de remettre leurs propositions dans le respect de l’emploi du temps imparti à la consultation,
afin de laisser le temps nécessaire à l ‘expert de ALPEA Conseil de présenter la synthèse de l’Appel d’Offres au client.
PHASE 5 : SYNTHESE
ALPEA Conseil rédige et présente, lors d’un entretien, la synthèse de l’appel d’offres en donnant ainsi au Client les
moyens de faire un choix éclairé et définitif.
Le Client s’engage à communiquer, dès réception, à ALPEA Conseil l’engagement écrit de l’intermédiaire retenu pour
ses propositions, validé par la ou les société(s) d’assurances accréditées par celui-ci.
Article 5 – DEFINITION DES ECONOMIES :
Les économies sont déterminées par la différence, à garanties et capitaux équivalents, entre les prix ou montants HT du
« barème de référence » et les prix ou montants HT de la meilleure proposition tarifaire obtenue par ALPEA Conseil,
qu’elle soit adoptée ou refusée par le Client.
ALPEA Conseil étant révélatrice de situations améliorables, si le Client décide de ne pas conclure les négociations avec
le ou les fournisseurs proposés dans la synthèse, mais décide, grâce aux propositions obtenues par ALPEA Conseil, de
renégocier, avec son fournisseur existant ou avec tout autre prestataire que ceux préconisés par ALPEA Conseil, et
obtient une réduction de prix, les Parties conviennent que cette économie sera considérée comme résultant de
l’exécution de la mission de AEA et des améliorations révélées par son appel d’offres et sa synthèse ; cette économie
sera également déterminée par la différence entre le prix ou montant HT du « barème de référence » et le prix ou
montant HT de la meilleure proposition tarifaire obtenue par ALPEA Conseil.
Article 6 – OBLIGATIONS RECIPROQUES :
ALPEA Conseil s’engage à faire toutes diligences, selon sa propre méthodologie, dans l’analyse des documents et de
toutes les informations transmises par le Client.
ALPEA Conseil a une obligation de moyens dans l’exécution des missions qui lui sont confiées par le client.
ALPEA Conseil s’engage à entourer la mission de toute l’impartialité nécessaire.
L’expert d’ ALPEA Conseil utilisera et maintiendra en place pendant toute la durée de la mission une équipe d'un
niveau de compétence et de professionnalisme propre à assurer au Client la complète et parfaite exécution de la
convention.
Le Client s’engage à une coopération la plus large possible, pour permettre à ALPEA Conseil d'exécuter sa mission et
transmettra à celle-ci tout document ou information qu’elle jugera utile à la mission et à la facturation. Le Client
transmettra à ALPEA Conseil, dès réception, tout courrier ou document qui lui sera adressé par un tiers et intéressant la
mission.
Le Client informera ALPEA Conseil de toute modification, de quelque nature que ce soit, pouvant interférer sur l’audit
et les préconisations.
Jusqu’à la remise de la synthèse, le Client s’abstient, directement ou indirectement, d’initier toute démarche, recherche,
analyse tendant à l’obtention d’économies et de restitutions dans les domaines entrant dans le champ d’application du
présent contrat défini à l’article 1.
Article 7 – MODALITES FINANCIERES :
6.1 – FRAIS DE MISSION
Les frais engagés par ALPEA Conseil et notamment ceux concernant les déplacements des experts pour se rendre sur
les lieux d’exécution, sont à la charge du Client, et remboursés sur facture correspondante.
ALPEA Conseil prendra en charge les frais de secrétariat et de documentations spécifiques, les honoraires et
émoluments des intervenants externes auxquels elle aura fait appel, tels que les experts, praticiens, avocats, avoués.
6.2 – HONORAIRES
Les honoraires sont indépendants de la durée de la mission et du degré de difficulté du travail réalisé par ALPEA
Conseil.
Il n’est dû aucun honoraire si ALPEA Conseil ne détecte aucune possibilité d’économie ou de restitution.
ALPEA Conseil percevra 50% des économies telles que définies à l’article 4 du présent contrat et appréciées sur une
période de vingt quatre mois suivant la remise de la synthèse de l’appel d’offres au Client.
En cas de résiliation de la présente convention, ALPEA Conseil conservera son droit à rémunération sur les économies
présentées.
6.3 – FACTURATION & REGLEMENT
Les honoraires seront exigibles au 1er janvier de chacune des deux années suivant la remise de la synthèse de l’appel
d’offres.
La TVA sera appliquée suivant le taux en vigueur.
Le Client s’engage à régler les honoraires d’ ALPEA Conseil par chèque ou virement, à l’ordre de ALPEA Conseil,
sous quinzaine à réception de facture.
Article 8 – DUREE DE LA MISSION :
La présente convention prend effet dès sa signature par chacune des parties.
La mission se poursuivra pendant toute la durée nécessaire à la réalisation de la prestation sans toutefois pouvoir
excéder les dates d’échéances des contrats.
Article 9 – CONFIDENTIALITE :
ALPEA Conseil s'engage pendant et après l’exécution de la présente convention à une totale confidentialité à l’égard
des tiers, concernant les missions qui lui sont confiées, et à ce titre à ne divulguer aucune information ni aucun
document qui lui seront remis. Cet engagement de confidentialité vaut pour l'ensemble du personnel d’ ALPEA Conseil.
Toutefois, ALPEA Conseil ne saurait être tenue responsable de la divulgation de renseignements s'ils sont du domaine
public, s'ils ont été obtenus régulièrement par d'autres sources ou si la Direction, mentionne spécifiquement la
possibilité de les divulguer.
Le client s'engage pendant et après l’exécution de la présente convention à une totale confidentialité concernant les
process, méthodologies et savoir-faire transmis par ALPEA Conseil à l'occasion de ses missions. Cet engagement de
confidentialité vaut pour l'ensemble du personnel du client.
Les Parties pourront mentionner mutuellement leur raison sociale dans leurs références commerciales.
Article 10 – PROPRIETE ET TRANSMISSION DE PLEIN DROIT :
Les travaux effectués par ALPEA Conseil pour le compte du Client sont de nature intellectuelle et le mode de
rémunération est original, de sorte que la présente convention ne confère au Client qu’un droit d’utilisation limité à luimême à l’exclusion de toute autre structure ou organisation et notamment filiale, société mère etc.
L’utilisation du rapport d’audit et des préconisations qu’il comporte pour une structure, entreprise, organisation ou
entité juridique autre que celle du Client précisée à l’article 2 est donc subordonnée à l’accord préalable d’ ALPEA
Conseil.
Si le client souhaite étendre le périmètre de la mission à d’autres entités juridiques, différentes de celles définies à
l'article 2 de la présente convention, les parties s’engagent à formaliser par avenant l’extension de la mission.
En cas de cession, fusion, absorption etc. du fonds de commerce du Client, ce dernier s’engage à informer le repreneur
de l’existence du présent contrat et des obligations qu’il comporte notamment en termes d’engagement de rémunération
vis à vis d’ ALPEA Conseil, les factures étant à la charge du repreneur puisqu’elles correspondent à des prestations dont
il est bénéficiaire. En cas de refus de prise en charge par le repreneur, le Client s’engage à honorer les factures à
réception.
Article 11 – CONVENTION SUR LA PREUVE :
Les Parties conviennent que leurs échanges de correspondance, et plus généralement leurs engagements pourront
s'effectuer sur support papier, ou sur support électronique de toute nature (fax, mails, utilisation éventuelle de sites
Web). Ces écrits électroniques auront donc entre eux, la même valeur probatoire que les écrits papier.
Article 12 – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE :
La présente convention est régie par le droit français.
Tout litige relatif à la conclusion, l’interprétation, l’exécution du présent contrat et de tous les contrats d’intervention
subséquents relève de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, même en cas de pluralité de
défendeurs ou d’appel en garantie.
Fait en deux exemplaires originaux
A : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . le : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature et cachet du Client
Signature et cachet d’ ALPEA Conseil
Philippe TERRIER