Modalités de paiement des documents d`état civil et des

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Circulaire du 20 octobre 1994
de l'Office fédéral de l'état civil aux Offices de
l'état civil, pour eux, et aux Autorités cantonales
de surveillance, pour information
94-10-01
Modalités de paiement des documents d'état civil et des
confirmations du droit de cité transmis à l'OFEC 1
La procédure décrite ci-dessous doit être suivie pour éviter toute difficulté dans le
paiement des documents d'état civil et des confirmations du droit de cité transmis,
contre frais, à l'Office fédéral de l'état civil (OFEC) à l'intention des Représentations
suisses à l'étranger:
1.
Transmission de documents d'état civil et de confirmations du
droit de cité pour lesquels il est perçu un émolument
1.1
Documents d'état civil (extraits, certificats de capacité matrimoniale, entre autres)
Le montant dû (émolument et frais éventuels) doit être indiqué sur l'original de la commande de l'OFEC (formule rose 20.CH ou, cas échéant,
dans la lettre de commande).
L'original de la commande de l'OFEC doit toujours être retourné, avec le
document commandé, à l'OFEC.
Faute d'indication du montant dû à l'Office de l'état civil, aucune facture
ne peut être établie au commettant à l'étranger lors de la transmission du
document!
Même si le document n'est pas transmis directement à l'OFEC mais via
l'Autorité cantonale de surveillance, la date de la commande et le numéro
de référence de l'OFEC doivent être indiqués expressément.
Le montant peut être réclamé à l'OFEC au début de l'année suivante,
dans le cadre de la facture globale annuelle chiffre 2 ci-après.
1.11
1.12
1.13
1.14
1.2
1.21
1.22
1.23
1Cette
Confirmations du droit de cité (cddc)
Lorsque le droit de cité peut être confirmé, seul l'original de la formule de
cddc (blanc) doit être renvoyé; la copie bleue reste à l'Office de l'état
civil.
Les émoluments et les frais ne doivent pas être indiqués par l'Office de
l'état civil.
Pour les cddc délivrées contre remboursement des frais, les Offices de
l'état civil reçoivent une indemnité forfaitaire fixée par la Confédération et
comprenant le port et d'éventuels autres frais (l'indemnité pour une cddc
s'élève, dès le 1er juin 1993 à Fr. 15.--).
Toutes les cddc délivrées contre remboursement des frais durant l'année
seront facturées au début de l'année suivante chiffre 2 ci-après.
circulaire complète les circulaires 92-06-01 et 93-02-01 (note du 1er juillet 1995).
94-10-01
Circulaire du 20 octobre 1994
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de surveillance, pour information
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2.
Facturation par l'Office de l'état civil
2.1
2.11
Période de facturation
Principe: La période de facturation correspond à l'année civile.
Une facture globale doit être établie au début de chaque année pour les
documents d'état civil et les confirmations du droit de cité transmis du 1er
janvier au 31 décembre de l'année précédente.
Exceptions au principe de la facturation unique par année civile:
Lors du passage à la nouvelle réglementation faisant l'objet de la présente circulaire, les documents et cddc délivrés entre le 15 novembre
1993 et le 31 décembre 1993 seront payés avec ceux qui ont été
transmis durant l'année 1994. La facture globale doit être envoyée à
l'OFEC entre le 2 et le 20 janvier 1995.
Lorsque le paiement est effectué par virement sur un CCP personnel
de l'Officier de l'état civil et que le titulaire de la fonction change au
cours de l'année civile, une facture peut être établie de suite, c'est-àdire dans le courant de l'année civile déjà pour les documents et les
cddc délivrés jusqu'à la remise de l'Office.
Lorsqu'aucun décompte n'est dressé lors de la reprise de l'Office, le
nouvel Officier de l'état civil établit la facture au début de l'année suivante et, cas échéant, restitue lui-même les montants dus directement
à son prédécesseur.
2.12
2.121
2.122
2.2
2.21
2.22
2.221
2.222
2.23
2.24
Compte de l'Office de l'état civil
Les montants facturés sont acquittés par virement sur le CCP communiqué à l'OFEC. Il ne sera exécuté aucun mandat de paiement à une
adresse privée, ni accepté aucun envoi contre remboursement.
Les conditions suivantes sont réservées s'agissant du CCP:
Seul un CCP peut être indiqué par arrondissement de l'état civil.
Lorsque le remplaçant a un droit propre au paiement des documents et
des cddc, un décompte interne doit intervenir directement dans le cadre
de l'Office de l'état civil concerné.
Il y a lieu d'utiliser exclusivement des bulletins de versement verts. En
effet, il n'est pas possible de traiter des bulletins de versement bleus,
avec numéros de référence (comptes à nos).
Remarque: Dans les unités administratives d'une certaine importance, le
paiement ne parvient au service ou à la personne légitimés que si le
bulletin de versement contient les indications nécessaires (par ex. numéro de référence de l'Office de l'état civil).
Lors de changement de CCP, le nouveau numéro doit également être
communiqué à l'OFEC. (Le paiement s'effectue toujours au dernier
compte annoncé à l'OFEC).
3
2.3
2.31
2.32
2.4
2.41
2.42
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Objet de la facturation
Seuls peuvent être facturés les documents d'état civil et les cddc transmis par l'Office de l'état civil qui n'ont pas été commandés avec la mention "sans frais" / "gratis" ou à des fins officielles et qui n'ont pas déjà été
acquittés d'une autre manière.
Il n'est pas permis de porter en compte ultérieurement, dans la facture
annuelle, des émoluments pour des documents et cddc commandés
sans frais.
Des documents et cddc, transmis et facturés aux Autorités cantonales de
surveillance ne doivent pas être encore portés dans la facture annuelle
envoyée à l'OFEC ( chiffre 4 ci-après).
Annexes à la facture
Il y a lieu de joindre à la facture globale annuelle à l'OFEC:
les doubles des commandes passées pour tous les documents d'état
civil délivrés par l'Office de l'état civil durant l'année (ils contiendront le
numéro de référence de l'OFEC).
les doubles (formules bleues) ou photocopies des confirmations du
droit de cité délivrées durant l'année (sans indication des émoluments
et des frais, fixés selon tarif forfaitaire).
2.5
Adresse
La facture doit être envoyée jusqu'au 20 janvier de l'année suivante à:
Office fédéral de l'état civil
Comptabilité
3003 Berne
3.
Contrôle de la facturation et paiement par virement
3.1
3.11
Contrôle de la facturation
L'OFEC contrôle les factures reçues par sondages et, cas échéant, rectifie les montants.
Si l'Office de l'état civil constate une divergence entre l'avis de virement
et sa facture, un renseignement téléphonique peut être demandé à ce
sujet aux numéros suivants:
031 - 322 47 64 (M. H. P. Huwiler) ou
031 - 322 47 23 (Mme L. Saska; le matin seulement).
En raison du manque de personnel, il n'est malheureusement pas possible à l'OFEC d'entretenir une correspondance relative aux factures
envoyées.
3.12
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3.2
Paiement par virement
Les Services fédéraux de caisse et de comptabilité effectuent le paiement par virement sur le dernier compte annoncé à l'OFEC.
4.
Accords particuliers avec les Autorités cantonales de surveillance
Les Autorités de surveillance de certains Cantons et l'OFEC ont conclu
des accords selon lesquels les émoluments des confirmations du droit de
cité et de certains documents établis par les Offices de l'état civil ne sont
pas acquittés directement aux Offices de l'état civil mais aux Autorités
cantonales de surveillance de l'état civil; celles-ci établissent de leur côté
un décompte avec les Offices de l'état civil.
La présente circulaire ne change rien au mode de paiement précité.
Ainsi, les Offices de l'état civil de ces Cantons doivent continuer à ne pas
prendre en considération, dans leur facture globale annuelle à l'OFEC,
les émoluments relatifs aux documents facturés selon le mode de
paiement particulier.
Office fédéral de l'état civil