Calendrier de conservation des documents

Transcription

llklll
No de délai
101
No de calendrier
01
DESCRIPTION DES DOSSIERS
Titre de la série (ou du dossier ou du document, le cas échéant)
Historique de la commission scolaire et de ses établissements
Nom de l’unité administrative qui détient chaque dossier principal de la série
(ou du dossier ou le document, le cas échéant)
Code de classification
(
1100-01
Secrétariat général
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Description sommaire du contenu de chaque dossier principal et secondaire de la série (ou de chaque dossier ou document, le cas échéant)
Documents portant sur l’historique et les célébrations officielles de l’organisme
Utilisation de chaque dossier principal de la série (ou de chaque dossier ou document) par l’unité administrative qui le détient
DOCUMENTS ESSENTIELS
OUI
NON
PÉRIODE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS MENTIONNÉS AU CALENDRIER DE CONSERVATION
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
PÉRIODE D’UTILISATION DES DOCUMENTS
DISPOSITION
Support de conservation
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* jusqu’à la fin de l’activité de recherche ou de la célébration.
** conserver le programme, les publications, les photos et le rapport final.
888 Jusqu’au dénouement
999 Jusqu’au remplacement
C = Conservation
D = Destruction
E = Échantillonnage
Date d’établissement du calendrier de conservation de cette série
(ou du document, le cas échéant)
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Supports informatiques
= Supports magnétique
= Autres supports
llklll
No de délai
102
No de calendrier
02
Constitution de la commission scolaire et de ses établissements
(
1100-02
Direction générale
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
décret d’incorporation;
charte;
lettres patentes;
décret établissant le nom de la commission scolaire;
décret établissant des changements dans les limites territoriales;
protocole de regroupement;
protocole d’intégration;
décret concernant l’intégration;
actes d’établissement.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
103
No de calendrier
03
Accès aux documents et protection des renseignements personnels : Volet 1
(
1230-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à l’accès à des documents publics et personnels:
- demande d’accès à des documents;
- avis de réception;
- réponse du responsable de l’accès aux documents dans l’organisme public;
- demande de communication, de rectification et de révision;
- avis de réception;
- requête pour permission d’appeler;
- décision rendue en appel;
- enregistrement de consultation de renseignements personnels.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c.A - 2.1, art. 43,
46, 47, 51,94, 100, 102.1, 135, 137 et 147.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver 3 ans après la décision du responsable ou à l’épuisement des recours.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
104
No de calendrier
04
(
1230-05
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Déclaration de fichiers nominatifs à la Commission d’accès à l’information.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A - 2.1, art.
76.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
105
No de calendrier
05
(
1230-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Entente entre organismes pour la transmission de renseignements nominatifs
- Autorisations de la commission d’accès.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c.A - 2.1, art. 68,
70 et 125.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* 3 ans après l’autorisation ou la fin de l’entente
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
106
No de calendrier
06
Structure administrative
(
1120-02
Administration générale
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Organigrammes de la commission scolaire, des établissements et des services.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
107
No de calendrier
07
Règlements et politiques
(
1120-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Règlements et politiques de la commission scolaire
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c- I -13.3, art. 396
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
108
No de calendrier
08
Directives, normes et procédures
(
1120-05
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Directives, normes et procédures de la commission scolaire
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
7
E*
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver les documents qui témoignent des activités de l’organisme.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
109
No de calendrier
09
Contrats de service et documents connexes
(
1160-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
devis (autre que construction);
documents d’appel d’offres;
soumissions acceptées;
soumissions refusées;
contrats d’assurance (portefeuille)
contrats d’entretien et de réparation;
contrats de transport;
contrats de services bancaires;
contrats et ententes de prêt de services.
C.C.Q., art. 2925; 3 ans (depuis janv.1994)
C.C.B.C., art. (2495, 2261, 2262) et 2260 (4) (6); 5 ans (avant janv. 1994)
Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., c. M-31, art. 35.1, 6 ans
Loi de l’impôt sur le revenu, S.C. 1970-71-72, c. 63, art. 231
Loi sur l’assurance-chômage, S.R.C. 1985, c. U-1, art. 58, 6 ans
Règlement de l’impôt sur le revenu, partie LVIII, art. 5800
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6**
E***
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du contrat, de l’entente, de la convention ou jusqu’au choix du soumissionnaire.
** Les soumissions refusées sont éliminées 3 ans après le choix du soumissionnaire.
*** Conserver les contrats qui ont une incidence sur l’histoire de l’organisme.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
110
No de calendrier
010
Avis de convocation, ordre du jour et documentation relative aux séances et aux réunions
(
1130-00
Les services concernés
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
Avis de convocation
Ordre du jour
Calendrier des réunions
Extrait de résolution
Demande d’appui à une résolution
Documentation relative aux séances et aux réunions :
- Conseil des commissaires et du Comité exécutif;
- Conseil d’établissement;
- tout autre comité statutaire;
- comités externes et conjoints.
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 163
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
111
No de calendrier
011
Procès-verbaux et documents déposés aux séances : Volet 1
(
1130-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Conseil des commissaires;
- Comité exécutif;
- Conseil d’établissement
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 170, 172 et 179.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
112
No de calendrier
012
Procès-verbaux et documents déposés aux séances : Volet 2
(
1130-00
Unités responsables / Établissements
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
comité de parents;
assemblée générale des parents;
comité consultatif des services aux élèves handicapés et en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage ( EHDAA);
comité de parents du service de garde
comité consultatif de transport scolaire;
comité consultatif de gestion;
organisme de participation des élèves;
conseil des enseignants
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
8
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les procès-verbaux aux années 1 et 6 de chaque décennie.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
113
No de calendrier
013
Procès-verbaux et documents relatifs aux séances : Volet 3
(
1130-00
Unités, directions responsables
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
équipes de gestion;
tables de gestion et de coordination
comité sur la santé et sécurité au travail
comité de révision de décision
comités spéciaux (pour étudier des sujets particuliers)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
114
No de calendrier
014
Procès-verbaux et documents relatifs aux réunions des comités externes et conjoints auxquelles participe la CS
(
1130-00
Unités, directions responsables
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Tout comité formé avec d’autres intervenants extérieurs à la commission scolaire
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les documents ayant une incidence sur l’histoire de la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
115
No de calendrier
015
Liste électorale
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Liste électorale.
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 39, 40, 42, 47 à 57.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999*
0
D
Secondaire
P
999*
0
D
Remarques
* Conserver à l’actif la liste électorale et les doc. afférents jusqu’à la production d’une
nouvelle liste; détruire après cette échéance.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
116
No de calendrier
016
Processus électoral
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- demandes d’inscription et de radiation sur la liste électorale;
- avis de dépôt de la liste électorale;
- constitution de la Commission de révision de la liste électorale.
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 42 à 46
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver ces documents à l’actif durant 6 mois après l’entrée en vigueur de la
nouvelle liste électorale.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
117
No de calendrier
017
Équipe électorale
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
constitution de l’équipe;
demande de reconnaissance d’équipe;
reconnaissance d’équipe;
modification du nom d’équipe.
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 65, 66 et 67.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* jusqu’à la prochaine élection générale.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
118
No de calendrier
018
Avis, candidature, élection, nomination, résultat, assermentation
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
avis public de la tenue de l’élection;
déclaration de candidature, d’élection, de retrait de candidature;
proclamation d’élection;
rapport d’élection;
dossier individuel d’un commissaire;
assermentation des commissaires;
décret de nomination d’un commissaire;
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 38, 62, 70, 76, 79, 81, 161, 163, 164, 191 à 198 et 199.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
**
C***
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin de la période de contestation..
** Jusqu’à la prochaine élection générale.
*** Conserver si les documents pré-cités ne sont pas inscrits ou déposés aux
procès-verbaux.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
119
No de calendrier
019
Déroulement du scrutin
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- calendrier les élections, liste du personnel électoral, directives, nomination du scrutateur et du secrétaire du bureau de vote et
tout ce qui touche l’organisation matérielle du scrutin;
- registre du scrutin;
- relevé du scrutin;
- bulletins de vote;
- assermentation du personnel électoral.
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 92,106,111 à 129 et 137
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
**
E***
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin de la période de contestation; ensuite détruire les bulletins de vote.
** Durée du mandat,
*** Conserver les registre du scrutin de l’élection générale.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
120
No de calendrier
020
Contestation d’élection
(
1100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- requête de contestation d’élection;
- requête pour dépouillement judiciaire;
- jugement.
Loi sur les élections scolaires, LRQ. , c. E-2.3, art. 147 et 175
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin des droits d’appel.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
121
No de calendrier
021
Référendum et consultation publique
(
1100-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Référendum:
- avis public de la tenue d’un référendum;
- relevé de votes;
- bulletins de vote;
- déclaration du président.
Consultation publiqur:
- avis public;
- rapport de consultation et documents connexes.
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 346 et 351
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin de la période de contestation; ensuite détruire les
bulletins de vote
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
122
No de calendrier
022
Éthique et déontologie
(
1120-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs aux conflits d’intérêt;
- documents relatifs à l’application du code d’éthique et déontologie.
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 175.4
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du mandat électoral.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
123
No de calendrier
023
Rapports administratifs
(
1120-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
rapport au ministère de l’Éducation;
rapport annuel de la commission scolaire, des établissements et des services;
plan d’action de la commission scolaire;
reddition des comptes.
Loi sur l’ instruction publique, L.R.Q. , c. I-13.3, art. 219 et 220
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
124
No de calendrier
024
Statistiques
(
1120-07
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Statistiques concernant la commission scolaire.
- étude et rapport relatif à un sujet particulier
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les statistiques qui témoignent d’une manière significative des fonctions ou
d’une activité de la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
125
No de calendrier
025
Responsabilité civile
(
1150-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs aux réclamations pour dommages matériels et blessures corporelles;
règlements sans procédures judiciaires;
rapports d’accidents et d’incidents;
avis aux assureurs (déclaration);
C.C.B.Q., art. 2261, 2 ans, art. 2262, 1 an, art. 2495, 3 ans.
C.C.Q. , art, 2925, 3 ans au semi-actif avec une demande de vérification de la Loi sur les assurances pour l’exigence du 5 ans.
Art. 2926, précise le point de départ lorsqu’il s’agit d’un préjudice moral, corporel ou matériel qui se manifeste graduellement.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver actif jusqu’au règlement final.
** 3 ans si pas de réclamation.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
126
No de calendrier
026
Droits d’auteur de la commission scolaire: Volet 1
(
1140-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Cession, licence ou autorisation par le titulaire de droit en lien avec des manuscrits ou logiciels qu’elle a produits ou dont elle
détient les droits d’auteur.
Loi sur le droit d’auteur, S.R.C., c. C - 42, art. 6
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver à l’actif la durée de la cession, de la licence ou de l’autorisation.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
127
No de calendrier
027
Droits d’auteur de la commission scolaire: Volet 2
(
1140-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents attestant des droits d’auteur détenus par la commission scolaire
Loi sur le droit d’auteur, S.R.C., c. C - 42, art. 10
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
50**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver à l’actif la durée de la cession, de la licence ou de l’autorisation.
** Conserver au semi-actif pendant 50 ans après la prise du cliché ou de l’enregistrement
original.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
201
No de calendrier
029
Reproduction des documents (impression et photocopie)
(
1220-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
planification et coordination des services de l’impression et de la photocopie;
planification de la production;
réquisitions;
statistiques
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
202
No de calendrier
030
Gestion des documents - Instruments
(
1230-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
calendrier de conservation des documents et ses modifications;
plan et guide de classification des documents;
liste des documents essentiels;
instruments de recherche, index et thésaurus;
liste des documents inactifs (en vertu de l’article 52 de la loi sur les archives)
procédure d’intervention en cas de sinistre.
Loi sur les archives (L.R.Q., c.A-21.1).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
203
No de calendrier
031
Destruction et versement des documents au centre d’archives
(
1230-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- autorisations et certificats de destruction des documents;
- liste des documents versés au centre d’archives
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les listes de documents inactifs versés au centre d’archives, et les
certificats de destruction.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
204
No de calendrier
032
Transfert de support d’information
(
1230-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs:
- au transfert de support: micrographie, numérisation, etc.;
- à la déclaration de reproduction et de destruction;
- à la désignation des personnes autorisées.
Code civil du Québec, art. 2840 à 2842
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.Q. , 2001, c. 32).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
C
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
205
No de calendrier
033
Documentation d’origine externe
(
1240-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Documents d’information d’origine externe pouvant servir de référence à un dossier administratif.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
206
No de calendrier
034
Documents de liaison et de civilité
(
1170-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Invitations, condoléances, voeux, remerciements, félicitations, communiqués, lettres de transmission , accusés de réception,
demandes de renseignements.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
E*
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
* Les documents qui ont une incidence sur l’histoire de la commission scolaire
doivent être conservés en vertu de la règle 101.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
207
No de calendrier
035
Documents relatifs aux évènements spéciaux
(
1170-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
journées portes ouvertes;
exposition;
célébrations d’anniversaires;
soirées reconnaissance;
concours
prix d’excellence
activité social
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
E*
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
* Les documents qui ont une incidence sur l’histoire de la commission scolaire
doivent être conservés en vertu de la règle 101.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
208
No de calendrier
036
Publications de l’organisme
(
1170-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Publications de la commission scolaire telles que:
- communiqué de presse;
- agenda, annuaire administratif;
- journal interne
- dépliant promotionnel;
- guide d’information (calendrier d’information);
- bulletin d’information publié sous l’autorité de la commission scolaire
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
C
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
209
No de calendrier
037
Plaintes et suggestions
(
1170-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux plaintes et suggestions produites ou reçues dans le cadre des activités de la commission scolaire.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’au règlement final.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
210
No de calendrier
038
Logiciels
(
1210-01
Secteur de l’informatique
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Logiciels et documentation relative à leur utilisation
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée d’utilisation des logiciels.
** Conserver les logiciels développés par l’organisme et la documentation afférente.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
211
No de calendrier
039
Documentation de système
(
1210-02
Secteur de l’informatique
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Documents relatifs à l’utilisation des banques de données.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant qu’utile à l’utilisation des données.
** Conserver la documentation des systèmes développés par l’organisme.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
212
No de calendrier
040
Traitement des données
(
1210-03
Service de l’informatique
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Bordereaux de saisie de données.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin de l’opération de vérification des données saisies.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
213
No de calendrier
041
Sécurité et sauvegarde des systèmes informatiques
(
1210-04
Service de l’informatique
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Sauvegarde des documents informatisés:
- plan de relève des systèmes informatiques;
- procédure de prise de copie
- autorisation d’accès (mots de passe )
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
*
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver les deux dernières versions.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
300
No de calendrier
042
DOCUMENTS LÉGAUX ET AFFAIRES JURIDIQUES
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
LISTE DES SÉRIES
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
P
Secondaire
P
Actif
Remarques
DISPOSITION
Semi-actif
Inactif
0
D
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
301
No de calendrier
043
Législations et réglementations québécoises et canadiennes
(
1110-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Lois, décrets, règlements concernant ou intéressant la commission scolaire :
- municipaux;
- provinciaux;
- fédéraux;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver à l’actif tant que la commission scolaire peut s’y référé.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
302
No de calendrier
044
Avis publics émanant de la commission scolaire
(
1170-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Avis publics émis en vertu de la Loi sur l’instruction publique et de la Loi sur les élections scolaires.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée de l’application de l’avis
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
303
No de calendrier
045
Interprétation des lois et règlements
(
1140-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Avis juridiques demandés par la commission scolaire.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’avis répond à l’état actuel du droit.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
304
No de calendrier
046
Contentieux
(
1140-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
jugement
règlement
transaction
quittance
Code civil du Québec, art. 2924, 10 ans
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
10**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à l’exécution du jugement, du règlement ou de la transaction, ou jusqu’à la
signature de la quittance.
** Pour tous les documents antérieurs à 1994, conserver jusqu’en 2004.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
305
No de calendrier
047
Procédures et poursuites : documents connexes
(
1140-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
mises en demeure;
copies de bref;
listes des pièces;
citations à comparaître (subpoenas);
échange de courrier;
avis publics pour vente par huissier.
C.C.Q., art. 2925, 3 ans
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I -13.3, art. 329 et 330
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Conserver à l’actif 3 ans après l’exécution du jugement ou du règlement.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
400
No de calendrier
048
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
LISTE DES SÉRIES
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
P
Secondaire
P
Actif
Remarques
DISPOSITION
Semi-actif
Inactif
0
D
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
401
No de calendrier
049
Dotation - Volet 1
(
3110-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs à la dotation;
- analyse de besoins et plan d’effectifs;
- listes de suppléance
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
402
No de calendrier
050
Dotation - Volet 2
(
3100-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- liste de rappel;
- liste de priorité d’embauche;
- liste de mise en disponibilité.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
12
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
403
No de calendrier
051
Offres de services
(
3110-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Demandes d’emploi faites à l’extérieur d’un processus de recrutement officiel.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
0,5
0
D
Secondaire
P
0,5
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
404
No de calendrier
052
Recrutement - Volet 1
(
3110-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
avis de concours (affichage de postes);
offre de service relatif à un concours;
composition du comité de sélection;
rapport du comité de sélection;
réponse aux candidats;
tests de sélection;
tests de français
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
405
No de calendrier
053
Recrutement - Volet 2
(
3110-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
modèles de test;
protocole d’administration;
protocole de correction;
critères d’embauche
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
406
No de calendrier
054
Classification du personnel
(
3120-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- Plan de classification du personnel
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
407
No de calendrier
056
Mouvement du personnel
(
3130-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs aux mouvements de personnel
liste des mutations, des promotions, des rétrogradations et des cessations d’emploi;
liste du personnel par corps d’emploi, par établissements;
mise à pied temporaire.
Note : Les documents relatifs à un employé sont classés dans son dossier personnel.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
3
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
408
No de calendrier
057
Rapport sur le personnel des commissions scolaires
(
3140-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Rapport sur les fonctions et autres informations ayant trait aux employés de la commision scolaire au 30 septembre (PERCOS).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
409
No de calendrier
058
Dossier de l’employé - Volet 1
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
adhésion au syndicat;
description de tâche;
horaire de travail;
probation;
assermentation ou déclaration solennelle;
correspondance;
autorisation provisoire d’enseigner.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
7
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée de l’emploi.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
410
No de calendrier
059
(
Ressources humaines (paye)
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- déclaration de l’employé pour déductions à la source TD1 et TPD1;
- déductions à la source autre que l’impôt;
- attestation d’absence à la pièce (en présence d’un sommaire, rapport,
historique, fiche d’absence);
- assurances;
- déclaration pour supplément à payer (chef de groupe, élèves excédentaires,
responsable d’école);
- saisie de salaire;
- choix et autorisation de vacances.
Art. 2925, C.C.Q. , 3 ans.
Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., c. M-31, art. 35.1, 6 ans.
Loi de l’impôt sur le revenu, L.R.C., (1985), ch. I, art. 230.
Loi sur l’assurance-emploi, 1996, ch. 23 art. 87, 6 ans.
Règlement de l’impôt sur le revenu, partie LVIII, art. 5800.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2*
5
D
Secondaire
P
2*
0
D
Remarques
* Conserver la déclaration de l’employé pour retenues à la source jusqu’à son
remplacement. Conserver 2 ans les choix et autorisation de vacances.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
411
No de calendrier
060
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
rétroactivité de paiements divers;
révision du traitement;
sommaire (salaire et autres renseignements);
versement du 4 % de vacances
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
57
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
412
No de calendrier
061
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- renseignements personnels : nom, sexe, domicile, nationalité, offre de service, curriculum vitae;
- contrat d’engagement (transfert de droits), attestation de scolarité et d’études, attestation d’expérience, lettre de démission;
- décision finale concernant un mouvement de personnel : nomination, permanence, mutation, rétrogradation, mise en
disponibilité, prêt de service, avancement d’échelon, promotion, congédiement;
- décision finale concernant un congé : congé avec ou sans solde, congé auto-financé, congé de maternité ou libération syndicale;
- historique du cheminement de l’employé : mémo, avis, fiche de départ, visa d’emploi;
- résultats du test de français.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
7**
E***
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée de l’emploi
** Il est important de garder jusqu’à 75 ans d’âge de l’employé qui participe au
régime de pension, tout ce qui touche les variations et les coupures de salaire.
*** Conserver pour les employés nés aux années 1 de chaque décennie.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
413
No de calendrier
062
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
cumulatif des périodes d’enseignement des formateurs;
arrêt de salaire;
griefs, sentences arbitrales et règlement hors cour;
mesures disciplinaires;
avis de décès;
Art. 2925, C.C.Q. , 3 ans.
Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., c. M-31, art. 35.1, 6 ans.
Loi de l’impôt sur le revenu, L.R.C., (1985), ch. I, art. 230.
Loi sur l’assurance-emploi, 1996, ch. 23 art. 87, 6 ans.
Note : Respecter les clauses des conventions collectives pour les mesures disciplinaires
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
7**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
régime de retraite.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
414
No de calendrier
063
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Fonds de pension (adhésion, rachat, remboursement)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
7**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
régime de pension, tout ce qui touche les variations et les coupures de salaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
415
No de calendrier
064
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
feuilles de temps;
feuilles de suppléance;
feuilles de présence;
avis relatifs à la rénumération;
documents relatifs aux congés et coupures de salaire.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5*
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Jusqu’à 75 ans d’âge en l’absence d’un sommaire d’absence.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
416
No de calendrier
065
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- sommaire d’absence;
- sommaire de temps et de suppléance.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
57
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
417
No de calendrier
066
Dossier santé de l’employé - Volet 9
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à :
- accident de travail;
- maladie professionnelle;
- santé et sécurité au travail;
- examens médicaux;
- maternité.
Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., c. S-2.1.
Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, L.R.Q.,
c. A-3.001.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
57
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
418
No de calendrier
067
Dossier de stagiaire reçu par la commission scolaire
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Dossier de stagiaire reçu par la commission scolaire.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
419
No de calendrier
068
Dossier santé et sécurité au travail (dossier général de la commission scolaire)
(
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Tout document relatif aux relations avec la CSST
- circulaires;
- avis de cotisation;
- modifications de taux;
- correspondance;
Note : Les documents portant spécifiquement sur un employé sont versés à son dossier d’employé (voir la règle 417).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
420
No de calendrier
069
Assurances collectives et régimes de retraite (dossier général de la commission scolaire)
(
3200-03
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux assurances collectives (assurance-maladie, assurance-salaire, assurance-dentaire), au régime de retraite.
Note : Les documents portant spécifiquement sur un employé sont versés à son dossier d’employé (voir les règles 417 et 414).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
3
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que les assurances et le régime sont en vigueur, ou tant qu’il y a
des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu’il est possible de pouvoir
bénéficier du régime).
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
421
No de calendrier
070
Associations accréditées de salariés, association de cadres et hors-cadres, syndicats
(
3300-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Dossiers concernant les associations accréditées, les associations de cadres et hors-cadres et les syndicats;
Code du travail, L.R.Q. , c. C-27, art. 11, 52 à 93 et autres
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999*
5
D
Secondaire
P
999*
0
D
Remarques
* Tant que les associations représentent les membres de la CS.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
422
No de calendrier
071
Accréditations
(
3300-02
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Accréditation d’associations de salariés.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
423
No de calendrier
072
Négociations et conflits de travail
(
3310-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux négociations :
- mandat donné à une ou des commissions scolaires pour négocier une convention collective;
- avis de rencontre en vue de négocier et de conclure une convention collective;
- documents ayant trait aux négociations provinciales et locales.
Documents relatifs aux conflits de travail :
- copie de l’avis au ministre de la déclaration d’un lock-out;
- avis de grève.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
8
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la signature de la convention collective ou jusqu’au règlement des griefs
découlant de la négociation.
** Conserver les documents ayant trait aux négociations locales et aux conflits de
travail.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
424
No de calendrier
073
Conventions collectives
(
3320-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- convention collective conclue avec chaque association de salariés et entente locale;
- décrets et règlements du gouvernement .
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
425
No de calendrier
074
Relations de travail - Volet 1
(
3330-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- appel d’une décision du commissaire du travail;
- relations de travail excluant tout document concernant des arrêts de travail.
Les documents portant spécifiquement sur une personne doivent être versés à son dossier d’employé.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
8
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que les recours ne sont pas écoulés.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
426
No de calendrier
075
Relations de travail - Volet 2
(
3330-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- griefs;
- sentences arbitrales;
- règlement hors-cour.
Les documents portant spécifiquement sur une personne doivent être versés à son dossier d’employé (voir la règle 413).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
35
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’au règlement.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
427
No de calendrier
076
Liste d’ancienneté
(
3330-05
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Liste d’ancienneté du personnel de la commission scolaire.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
8
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
428
No de calendrier
077
Comités de relations de travail ; Procès-verbaux
(
3330-06
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
comités formés selon les conventions collectives;
comité de relation de travail;
comité de grief;
comité de perfectionnement;
comité de négociation.
Code du travail, L.R.Q., c. C-27, art. 11, 52 à 93 et autres
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
8
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
429
No de calendrier
078
Formation et perfectionnement des ressources humaines
(
3334-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- programme;
- demande et autorisation;
- déclaration en vertu de la loi.
Loi favorisant le développement de la formation de la main-d’oeuvre, L.R.Q., c. D-7.1
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0*
E**
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* 5 ans pour la déclaration
** Conserver les programmes développés par l’établissement
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
430
No de calendrier
079
Aide aux employés
(
3350-00
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Programme d’aide offert aux employés.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
3
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les programmes développés par l’établissement
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
501
No de calendrier
081
Budget et subventions
(
5100-00
Ressources financières
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents d’analyse dans la préparation des prévisions budgétaires;
répartition budgétaire (critères)
demandes et autorisations d’allocations supplémentaires et lettres de transmission de subventions;
prévisions budgétaires et approbations budgétaires par le ministère;
budget officiel (version présentée au ministre et version détaillée de la commission scolaire)
rapports sur les engagements budgétaires;
paramètres et règles budgétaires;
révision budgétaire présentée au Conseil des commissaires;
certification budgétaire;
transfert de budget.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les approbations budgétaires et le budget officiel.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
502
No de calendrier
082
Registres, livres et listes comptables
(
5200-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
écritures de journal (journal général);
grand livre général;
caisse recettes et caisse déboursés;
registre de chèques;
registre des comptes payables;
registre des comptes à recevoir;
registre chronologique des transactions;
plan d’enregistrement comptable;
balance de vérification.
Loi sur le ministère du revenu, L.R.Q., c. M-31, art. 35.1, 6 ans
Loi de l’impôt sur le revenu, L,R,C. (1985), ch. I, art. 230
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver le grand livre général, les caisses recettes et les écritures du journal .
Si le grand livre contient toutes ces informations, ne conserver que le grand livre
général.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
503
No de calendrier
083
Taxes des gouvernements
(
5300-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux :
- droits de douane et d’accise;
- taxe sur les produits et services (TPS);
- taxe de vente du Québec (TVQ);
- exemption de taxes (petits fournisseurs).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
504
No de calendrier
084
Rapports, états, listes provisoires
(
5500-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
liste des fournisseurs;
listes des engagements;
mise à jour des comptes du grand livre;
état de la situation financière - rapports pétiodiques
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
505
No de calendrier
085
Feuillets d’impôt du personnel
(
5600-01
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- T4 et T4A;
- relevé 1 (TP4)
- tout autre feuillet d’impôt.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
506
No de calendrier
086
Régimes de retraite : rapports
(
5600-02
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- rapport de conciliation ou de validation ayant trait au régime de retraite;
- rapport annuel remis à la Commission administrative des régimes de retraite et
d’assurances (CARRA)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
507
No de calendrier
087
Paie : rapports
(
5600-03
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- journal ou registre des salaire;s
- mises à jour de la paie;
- rapports d’exemptions et de retenues sur le salaire (paie).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5*
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* 57 ans le journal ou le registre des salaires en l’absence d’historique ou de sommaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
508
No de calendrier
088
Paye - historique
(
5600-03
Ressources humaines
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Cumulatifs de la paie au 30 juin et au 31 décembre pour chacun des employés.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
509
No de calendrier
089
Revenus : pièces justificatives
(
5300-01
Ressources financières / Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- factures des droits de scolarité, de location de salles et de vente de biens divers;
- copies de reçus.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
510
No de calendrier
090
Dépenses : pièces justificatives
(
5400-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
demande d’achat et d’approvisionnement;
bon de commande;
facture d’achat;
bon de livraison;
note de crédit;
état de compte;
frais de déplacement et de perfectionnement;
demande de remboursement de petite caisse.
Code civile du Québec, art. 2925, 3 ans.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
511
No de calendrier
091
Opération bancaires : dossiers et pièces justificatives
(
5700-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
carnets de banque (relevé de compte);
sommaire des recettes (ventilation) , bordereaux de dépôts et autres pièces justificatives;
états de banque;
certifications, relevés bancaires;
conciliations bancaires;
chèques (salaires, général) retours de banque (NSF);
mandats, traites.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
512
No de calendrier
092
Rôles d’évaluation et modifications
(
5800-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- rôle d’évaluation ;
- avis de modification;
- certificat de l’évaluateur.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
3
D
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
513
No de calendrier
093
Taxes scolaires - documents connexes
(
5800-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
comptes de taxes scolaires;
copies de reçus de comptes de taxes;
compensation tenant lieu de taxes (taux partagés);
conciliation des comptes de taxes à recevoir / Historique des taxes à recevoir;
rôles de perception;
mandat de saisie de biens meubles;
liste des immeubles à vendre pour non paiement des taxes.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2*
5
D
Secondaire
P
2*
0
D
Remarques
* 2 ans ou jusqu’au règlement du litige.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
514
No de calendrier
094
Emprunt à court terme, moyen et long terme
(
5710-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
billets au fonds de financement (long terme)
contrat d’emprunt (emprunt à court, moyen terme)
contrat de marges de crédit (court terme)
autorisation d’emprunt (court, moyen et long terme)
certificats d’obligations (long terme)
coupons d’intérêt (long terme)
P.S.: Il existe 2 types d’emprunt à long terme: Obligations et fonds de financement.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à échéance.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
515
No de calendrier
095
Emprunt à long terme : registre
(
5710-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Registre d’obligations et de transferts.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
516
No de calendrier
096
Emprunt à long terme : dossier de support
(
5700-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Dossiers de support à l’émission d’obligations.
Loi sur le Curateur public, L.R.Q., c. C-81, art. 24.1 : Obligation de garder pendant 3 ans après échéance avant transmission au
Curateur public d’une déclaration ainsi que des sommes d’argent destinées au remboursement des obligations.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
517
No de calendrier
097
Rapports de vérification
(
5900-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
états financiers et approbation par le ministre
rapport du vérificateur interne;
rapport du vérificateur externe;
documents de support aux états financiers
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver les états financiers, l’approbation du ministre et les rapports des
vérificateurs.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
518
No de calendrier
098
Levée de fonds et campagne de financement
(
1170-05
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Contributions financières, ex.; bourse d’étude, protocole d’entente de partenariat, fondation etc.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
601
No de calendrier
100
Acquisition et disposition de biens meubles
(
4100-01
Ressources matérielles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents d’appel d’offres;
soumissions retenues et non retenues;
contrats et documents connexes;
documents relatifs à l’entretien et la réparation du mobilier;
aliénation de biens meubles.
Code civil du Québec, art. 2925, 3 ans.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
3*
D
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
* 0 pour les soumissions refusées et autres documents connexes
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
602
No de calendrier
101
Prêt et location de biens meubles
(
4100-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Contrats et documents connexes.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du contrat.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
603
No de calendrier
102
Inventaire
(
4100-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Inventaires des biens mobiliers.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
604
No de calendrier
103
Titres de propriété
(
1140-05
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
contrats notariés et documents connexes;
certificats d’arpentage et de localisation;
actes de servitude et toute charge et privilège pouvant grever les immeubles;
avis de transfert de propriété;
aliénation de biens immeubles;
acte de vente.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
C
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Période du droit de propriété .
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
605
No de calendrier
104
Prêt et location de biens immeubles
(
4200-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- contrats et documents connexes;
- Entente sur le partage et l’utilisation de biens et services;
- baux emphytéotiques.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du contrat
** Conserver les baux emphytéotiques.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
606
No de calendrier
105
Acquisition et disposition de biens immeubles
(
4200-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents d’appel d’offres;
- soumissions retenues et non retenues.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
3*
D
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
* 0 pour les soumissions refusées.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
607
No de calendrier
106
Construction, rénovation et réparation de biens immeubles - Volet 1
(
4200-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs au choix des professionnels;
instructions aux soumissionnaires;
soumissions refusées;
garanties de soumission, d’exécution, etc.;
comité de construction et d’analyse des soumissions
procès-verbaux des réunions de chantier;
avis de changements;
dénonciation de contrats;
quittances;
certificats de paiements;
liste des déficiences.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
10**
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin des travaux
** 3 ans pour les soumissions refusées.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
608
No de calendrier
107
Construction, rénovation et réparation de biens immeubles - Volet 2
(
4200-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
études préliminaires (géotechnique, de vétusté, etc.;
autorisation du MÉQ;
documents d’appel d’offres (avis public, plans et devis, etc.);
cahier de charges;
soumissions retenues;
contrats;
acceptation finale des travaux;
dessins techniques et manuels d’entretien.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
10
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin des travaux.
** Conserver tous les documents relatifs aux travaux qui sont assujettis au règlement
sur les contrats de construction des immeubles des commissions scolaires (art. 2).
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
609
No de calendrier
108
Réparation et entretien des bâtiments
(
4200-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- demandes pour réparations;
- feuilles de travail des ouvriers;
- documents relatifs à l’entretien sanitaire des bâtisses
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
610
No de calendrier
109
Études et rapports relatifs aux immeubles
(
4200-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
rapports d’équilibrage d’air;
rapports sur la qualité de l’eau;
rapports de nettoyage de ventilation;
études sur l’environnement;
rapports d’inspection des immeubles;
études valeur marchande;
rapports d’économies d’énergie.
étude sur la disposition des rebus (déchets)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la mise en application ou au rejet des rapports ou études.
** Conserver les études et rapports sur la qualité de l’environnement
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
611
No de calendrier
110
Répartition et destination des immeubles
(
4200-07
Organisation scolaire
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- plan (triennal) de répartition et de destination des immeubles;
- banques des immeubles de la commission scolaire (BICS);
- système d’information des organismes (SIO)
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c.I-13.3, art. 211
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
C
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
612
No de calendrier
111
Sécurité : contrôle
(
4400-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs à la surveillance des immeubles;
rapports des gardiens;
registre des visiteurs;
registre des clés;
documents relatifs aux réservations de salles (locaux)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0*
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
* Garder 3 ans pour les rapports d’incident produits par les gardiens.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
613
No de calendrier
112
Sécurité : mesures
(
4400-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs aux systèmes de sécurité: protection incendie, système d’alarme, surveillance électronique;
plan des mesures d’urgence;
chaîne téléphonique
documents relatifs aux matières dangereuses (SIMDUT).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
614
No de calendrier
113
Stationnement
(
4300-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
documents relatifs à la gestion des espaces de stationnement;
permis;
aménagement des espaces;
contrats de location des usagers.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
701
No de calendrier
115
Dérogation non autorisée
(
2110-08
Ressources éducatives
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Demandes de dérogation non autorisées par le ministre.
Les dérogations autorisées sont classées dans le dossier de l’élèves
(voir règle 802)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à décision finale
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
702
No de calendrier
116
Ententes pour services éducatifs
(
U12
Ressources éducatives / Organisation scolaire
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- entente, protocole et contrat entre commissions scolaires et autres organismes publics ou privés pour prestation de
services éducatifs (entente extraterritoriale, de formation, de scolarisation, de services de santé et de services sociaux;
- toute autre entente pour prestation de services complémentaires particuliers prévus au régime pédagogique.
Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., C. I-13.3, art. 213 et 214
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’à la fin de l’entente
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
703
No de calendrier
117
Effectif scolaire
(
2100-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
déclaration de l’effectif scolaire au 30 septembre de chaque année par la commission scolaire et le ministère de l’Éducation;
déclaration de la clientèle des services de garde au 30 septembre de chaque année par la commission scolaire et le MEQ
bottin de l’effectif scolaire au 30 septembre;
prévision et projection des clientèles scolaires;
plan de répartition des clientèles scolaires;
attestation de groupe de présence et d’absence au 30 septembre.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
3
2
E*
S2 (CD-ROM)
-
-
C
P
3
0
D
Remarques
* Conserver les déclarations officielles des effectifs scolaires, le plan de répartition et
le bottin de l’effectif scolaire au 30 septembre.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
703A
No de calendrier
117
Effectif scolaire (Jusqu’à 1990)
(
2100-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
déclaration de l’effectif scolaire au 30 septembre de chaque année par la commission scolaire et le ministère de l’Éducation;
déclaration de la clientèle des services de garde au 30 septembre de chaque année par la commission scolaire et le MEQ
bottin de l’effectif scolaire au 30 septembre;
prévision et projection des clientèles scolaires;
plan de répartition des clientèles scolaires.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
3
2
E*
S1
-
-
C
P
3
0
D
Remarques
* Conserver les déclarations officielles des effectifs scolaires, le plan de répartition et
le bottin de l’effectif scolaire au 30 septembre.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
704
No de calendrier
118
Calendrier scolaire
(
2120-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Calendrier scolaire adopté par la commission scolaire
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
C
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
705
No de calendrier
119
Organisation pédagogique
(
2120-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- planification et organisation des cours;
- élaboration de la grille-matières;
- répertoire des cours et des services aux élèves (liste des services dispensés dans les établissements).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
0
E*
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
* Conserver le répertoire des cours et la liste des services dispensés dans les
établissements aux années 1 et 6 de chaque décennie.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
706
No de calendrier
120
Modalités de fonctionnement des établissements
(
U13
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
rentrée scolaire et accueil des élèves;
carte d’identité (photographie)
horaire des cours;
règles de conduite et mesures de sécurité;
liste des élèves par cours et par niveau;
documents relatifs aux transferts d’élèves entre établissements. *
* Le document de transfert doit être conservé au dossier de l’élève (règle 801).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
707
No de calendrier
121
Activités éducatives - Mesure d’apprentissage
(
2170-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- programmation annuelle des activités;
- documents relatifs au déroulement des activités;
- voyages et échanges
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
708
No de calendrier
122
Stage de l’élève
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- planification et coordination des stages des élèves;
- rapports de stage;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
E*
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Conserver au dossier de l’élève en adaptation scolaire le rapport de stage.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
801
No de calendrier
124
Dossier scolaire de l’élève - Volet 1
(
2140-01
Direction d'école / Secrétariat général
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs à l’inscription, l’admission et le transfert des élèves du
préscolaire, du primaire et du secondaire;
- formulaire pour le choix de l’école;
- choix de cours et documents connexes;
- documents relatifs à l’établissement des équivalences;
- rapports et documents relatifs au contrôle des absences;
- preuve de fréquentation scolaire;
- horaire de l’élève;
- fiche de l’élève (en cas d’urgence)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
0
E*
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
* Conserver en permanence, et ce pour les élèves nés aux années 1 de
chaque décennie, les documents où est consignée la situation sociale
et familiale de l’élève.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
802
No de calendrier
125
(
2140-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs à l’inscription et l’admission des élèves à l’éducation des
adultes et en formation professionnelle;
- dérogation autorisée (voir règle 701 pour dérogation non autorisée);
- profil de formation (éducation des adultes et formation professionnelle);
- avis de départ.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
3
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire
** Conserver en permanence, et ce pour les élèves nés aux années 1 de
chaque décennie, les documents où est consignée la situation sociale
et familiale de l’élève.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
803
No de calendrier
126
(
2140-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- certificat de naissance ou autres documents attestant de l’identité de l’élève;
- bulletins émis par les autres commissions scolaires;
- reconnaissance des acquis de formation (évaluation par la commission scolaire
de la formation acquise);
- avis d’inscription ou attestation d’admission d’un élève dans un autre organisme;
- demande de révision de notes;
- autorisation de l’autorité parentale pour le transfert des dossiers;
- dispense de fréquentation scolaire pour une période de plus de dix jours;
- documents relatif aux mesures d’accueil et de francisation.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
3
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
804
No de calendrier
127
Résultats scolaires - Préscolaire
(
2130-06-01
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Bulletin scolaire du préscolaire ou ce qui en tient lieu
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
3
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du cours primaire ou jusqu’au départ de la commission scolaire
si le départ a lieu avant la fin du cours primaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
805
No de calendrier
128
Résultats scolaires - Primaire
(
2130-06-02
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- résultats de fin d’année et de cycle
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
3
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
** Conserver le dernier bulletin des élèves nés aux années 1 de
chaque décennie.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
805A
No de calendrier
129
Résultats scolaires - Primaire/secondaire (jusqu’à 1990)
(
2130-06-02
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- résultats de fin d’année.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Actif
Semi-actif
Inactif
P
888*
**
D
S1
0
0
C
P
888*
0
D
Principal
Secondaire
Remarques
** Transfert de support de conservation.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
805B
No de calendrier
130
Résultats scolaires - Primaire (de1990 jusqu’à 1994)
(
2130-06-02
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- résultats de fin d’année et de cycle
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Actif
Semi-actif
Inactif
P
888*
**
D
S2 (CD ROM)
0
0
C
P
888*
0
D
Principal
Secondaire
Remarques
** Transfert de support de conservation.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
806
No de calendrier
131
Résultats scolaires - Secondaire
(
2130-06-03
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- résultats les plus complets de chaque année.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
888*
**
D
S2 (CD ROM)
0
0
C
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire.
** Transfert de support.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
807
No de calendrier
132
Résultats scolaires - Formation professionnelle
(
2130-06-04
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- derniers résultats qui ne sont pas sanctionnés par le MEQ;
- attestations de formation.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
888*
**
D
S2 (CD ROM)
0
0
C
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire à la formation professionnelle
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
808
No de calendrier
133
Résultats scolaires - Éducation des adultes
(
2130-06-05
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- derniers résultats qui ne sont pas sanctionnés par le MEQ;
- attestations de formation.
Selon la règle d’usage, le service des archives vérifie si le résultat (verdict final) a été enregistré au MEQ dans SAGE avant la
destruction des fiches d’enregistrement
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
888*
**
D
S2 (CD ROM)
0
0
C
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire à l’éducation des adultes.
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
809
No de calendrier
134
Journaux et registres
(
2130-06-06
Écoles
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- journaux d’appel ou formulaires du Département de l’instruction publique;
- registre de classe relatant la vie de l’école (journal de l’école).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
Principal
Secondaire
Actif
Semi-actif
Inactif
P
0
75*
E**
S1
0
75*
E**
P
0
0
D
Remarques
* 75 ans de la date document
** Conserver les journaux d’appel et les registre de classe des années 1 et 6 de chaque
décennie (exemple : 1921, 1926, 1931, 1936, etc. ).
DISPOSITION
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
810
No de calendrier
135
Dossier d’aide particulière
(
2140-02
Direction d'école
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Dossier comprenant des informations sur le comportement de certains élèves (tenu séparément du dossier académique) :
- demande et rapport de l’enseignant ou autre intervenant (psychoéducateur, orthopédagogue, technicien en éducation spécialisé,
etc.) excluant le dossier de consultation professionnelle;
- correspondance aux parents ou des parents concernant l’élève;
- demande de services (pour faire accompagner un élève handicapé, etc.)
- signalement à la Direction de la Protection de la Jeunesse
- plan d’intervention et document connexe.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* 3 ans après la dernière intervention.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
811
No de calendrier
136
Dossier professionnel
(
2140-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Dossiers des élèves recevant des services professionnels (orientation scolaire, psychologie, orthophonie, etc.).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* 5 ans après la dernière intervention.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
812
No de calendrier
137
Dossier disciplinaire
(
2140-04
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- plaintes;
- mesures disciplinaires.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
D
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Jusqu’au règlement de la situation
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
901
No de calendrier
138
Normes et critères
(
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- concernant les programmes d’études locaux;
- concernant le matériel didactique.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
902
No de calendrier
139
Planification des activités éducatives et de développement pédagogiques
(
2120-10
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- plan de réussite consolidé;
- projets éducatifs et pédagogique;
- plan de développement pédagogique.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
3
0
C
Secondaire
P
3
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
903
No de calendrier
140
Programmes d’enseignement et matériel didactique
(
2150-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs :
- aux autorisations d’options d’enseignement (cartes des options en formation professionnelle);
- aux programmes d’études locaux;
- aux plans de cours;
- à l’évaluation;
- au matériel didactique approuvé;
- programme de recherche et de développement en pédagogie.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
2
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que le programme est en vigueur.
** Conserver les autorisations d’options d’enseignement et les programmes élaborés par
la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
904
No de calendrier
141
Évaluation des apprentissages - Volet 1
(
2130-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Instruments de mesure et critères servant à l’évaluation des apprentissages :
- examens et tests pédagogiques (originaux);
- tests de classement (originaux);
- bulletins (originaux).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
0
E**
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver un examen-maison et un test de classement par matière et par niveau à
tous les 5 ans.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
905
No de calendrier
142
(
2130-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- tests d’admission;
- test de classement;
- copies d’examens ou travaux des élèves;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
906
No de calendrier
143
(
2130-05
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- planification et coordination des journées des examens du ministère;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
D
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
907
No de calendrier
144
Sanction des études
(
2130-07
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs à la sanction des études;
- liste des diplômés;
- liste des étudiants à qui des certificats de compétence sont émis (éducation des adultes et de la formation professionnelle.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
57*
C
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* Liste des diplômés et des étudiants à qui des certificats de compétence sont émis.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
908
No de calendrier
145
Journées pédagogiques
(
2120-09
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Planification des journées pédagogiques, programmes d’animation et d’atelier, rapports d’évaluation, liste des participants,
communiqués et documents connexes.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
0
E*
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
* Conserver les programmes et les rapports d’évaluation développés par l’organisme.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
909
No de calendrier
146
Services de formation - Éducation des adultes
(
2160-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux services offerts à la clientèle adulte :
- service d’entrée en formation;
- service d’alphabétisation;
- intégration socioprofessionnelle (ISP);
- formation professionnelle dans un métier semi-spécialisé - AFP (volet 2)
- service de formation à distance;
- service d’éducation populaire;
- service de formation des compétences (Emploi-Québec)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
2
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Tant que l’élève n’a pas reçu la sanction correspondant au service rendu.
** Conserver les rapports tel que prévu à la règle 123
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
910
No de calendrier
147
Services de formation - Programmes ou mesures d’aide
(
2160-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux programmes et mesures d’aide du ministère ainsi
que ceux développés par la CS
- mesure de ratrappage scolaire;
- mesure de développement de la main-d’oeuvre;
- programme “préparation à l’emploi”;
- aide à l’employabilité;
- intégration sociale IS;
- initiatives Emploi-Jeunesse;
- Opta - Option travail;
- reconnaissance des acquis (SRA)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
2
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du programme ou de la mesure.
** Conserver les programmes ou mesures développés par la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
911
No de calendrier
148
Services de formation - Services aux entreprises
(
2160-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs aux services sur mesure offerts aux entreprises :
- service de formation : analyse de besoins, offres de service, programme de formation sur mesure;
- qualification et évaluation à l’embauche;
- évaluation et établissement des compétences professionnelles.
- parcours formation (dossier)
- service aux individus (dossier)
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
6
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée du contrat.
** Conserver les programmes de formation spécialisés et spécifiques à la
commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1001
No de calendrier
149
Accueil et francisation
(
2170-01
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à la gestion des mesures d’accueil et de francisation.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
3
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1002
No de calendrier
150
Mesures d’appui pédagogique
(
2170-02
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- cours d’été;
- cours à domicile;
- cours de récupération;
- mesures de soutien linguistique;
- rapport synthèse.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
888*
0
E**
Secondaire
P
888*
0
D
Remarques
* Durée de la mesure.
** Conserver le rapport synthèse.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1003
No de calendrier
151
Gestion des services complémentaires
(
2170-03
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à la gestion des services complémentaires (orientation, psychologie, orthophonie, orthopédagogie,
audiologie, santé et services sociaux etc.).
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
2
E*
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver les statistiques.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1004
No de calendrier
152
Services conseil
(
2180-00
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Service régional de soutien en déficience intellectuelle ou physique EHDAA:
- documents produits ou vendus par la commission scolaire;
- documents relatifs à la formation du personnel scientifique;
- documents nominatifs relativement à la scolarisation des élèves de la région.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
2
E*
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver les documents produits par la commission scolaire.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1005
No de calendrier
153
Activités socioculturelles et sportives
(
2170-04
Direction d'école
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à la planification et à la coordination des activités :
- calendrier;
- programmes;
- rapports.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
2
E*
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
* Conserver les programmes d’activités et les rapports finals aux années 1 de
chaque décennie.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1006
No de calendrier
154
Services de cafétéria scolaire
(
2170-05
Direction d'école
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
- documents relatifs à la cafétériat;
- menus et listes de prix.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
1
02
E*
Secondaire
P
1
0
D
Remarques
* Conserver les études et rapports produits sur les pratiques alimentaires de
l’organisme.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1007
No de calendrier
155
Aide financière aux études
(
2170-06
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
Documents relatifs à l’aide financière :
- à la pension;
- aux déplacement;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1008
No de calendrier
156
Transport des élèves
(
2170-07
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
documents relatifs à la gestion du transport des élèves;
- coûts, plaintes, places disponibles, kilométrage et capacité etc.
documents relatifs au transport spéciaux;
documents relatifs aux circuits et aux horaires;
documents relatifs à la sécurité;
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
0
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1009
No de calendrier
157
Service de garde : Gestion
(
2170-08
Direction d'école
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
déclaration au MEQ des journées pédagogiques;
registre des présences;
liste des noms des parents;
planification des activités;
service de surveillance.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
2
5*
D
Secondaire
P
2
0
D
Remarques
* 0 pour la liste des noms des parents et la planification des activités.
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports
llklll
No de délai
1010
No de calendrier
158
Service de garde : Dossier de l’élève
(
2170-08
Direction d'école
Mode de classement
) Nominatif
(
) Sujet
(
) Autre :
-
registre des présences;
fiche d’inscription;
fiche de présences;
fiche de santé;
autorisations des parents.
OUI
NON
DOSSIER(S) OU
DOCUMENTS
DISPOSITION
Actif
Semi-actif
Inactif
Principal
P
999
3
D
Secondaire
P
999
0
D
Remarques
C = Conservation
D = Destruction
P
S1
S2
S3
S4
= Papier
= Microformes
= Autres supports

Calendrier de conservation des documents

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