LEON 1 : METTRE EN FORME UN TABLEAU LOTUS 123

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Mode opératoire : Formules et chiffres dans un tableau Excel
MODE OPERATOIRE : FORMULES ET CHIFFRES DANS UN TABLEAU EXCEL
Référence interne leçon : 0058
Matière : Informatique
Niveau : Débutant
Filière : Tertiaire
FORMULES ET CHIFFRES DANS UN TABLEAU EXCEL .............................................................................. 2
1) Saisir un calcul................................................................................................................................................ 2
2) Recopier en Bas, à Droite, en Haut, à Gauche................................................................................................ 3
3) Les coordonnées relatives............................................................................................................................... 4
4) Désigner une plage de cellules contiguës par un double-point ....................................................................... 4
5) Recopier à droite............................................................................................................................................. 5
6) Les coordonnées absolues............................................................................................................................... 5
7) Formater des nombres
................................................................................................................... 6
8) Nommer une cellule ou un groupe de cellules................................................................................................ 8
9) Le format pourcentage
....................................................................................................................... 10
10) Désigner des cellules non contiguës dans une formule par le point virgule ............................................... 11
Référence interne : 0058 : Mode opératoire : Formules et chiffres dans un tableau Excel
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FORMULES ET CHIFFRES DANS UN TABLEAU EXCEL
Ouvrez le fichier FORMULES ET CHIFFRES que vous avez téléchargé.
Vous obtenez ceci :
1) SAISIR UN CALCUL
Un tableur permet avant tout de saisir des formules de calcul de façon à rendre les calculs automatiques. Les
zones non remplies, du tableau ci-dessus, feront l'objet de formules.
Pour saisir un calcul, il faut d'abord taper le signe = pour signifier que vous commencez un calcul. Vous allez
faire calculer à l'ordinateur le solde de janvier (12000 moins 8000).
1. Allez en D4 puis tapez ceci : =
2. Cliquez sur B4
3. Tapez le signe 4. Cliquez sur C4
5. Validez.
Le résultat de 4000 s'affiche en D4.
NB : Notez bien que la cellule D4 ne contient pas 4000 mais la FORMULE DE CALCUL
(ou le PRINCIPE DE CALCUL), c'est à dire B4 moins C4 qui permet de retourner à
l'affichage, la valeur 4000. Voyez l’image ci-dessous pour bien comprendre cette notion.
La cellule D4 contient la
formule =B4 – C4 mais
affiche le résultat de cette
formule soit 4000.
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2) RECOPIER EN BAS, A DROITE, EN HAUT, A GAUCHE
La commande Recopier en Bas permet de recopier le contenu (c’est à dire la formule et non pas le résultat de
cette formule) d'une ou plusieurs cellules sur les lignes inférieures qui les touchent directement. Vous allez
recopier en bas la formule que vous venez de saisir en D4, en procédant comme dans l'image suivante.
NB : Dans les versions postérieures à Excel 2000 La commande « Recopier » se nomme « Remplissage »
1° Sélectionnez de D4 à D6
2° Choisissez le menu
<Edition>, les
commandes
<Recopier>, <En bas>.
Le calcul des soldes de février et mars doit s'effectuer automatiquement tel que dans l’image ci-dessous.
REMARQUE
Un copier coller (voir leçon : « Mettre en forme un tableau Excel ») permet d'obtenir le même résultat qu'avec
un Recopier. Procédez ainsi :
Essayez de le faire en prenant soin de supprimer d'abord le contenu des cellules D5 et D6. (Pour supprimer le
contenu d’une cellule il suffit de se placer dessus et d’appuyer sur la touche <Suppr> du clavier.)
1.
2.
3.
4.
Assurez-vous d’avoir bien supprimé le contenu des cellules D5 et D6
Allez en D4 ;
Copiez cette cellule dans le presse-papiers (menu <Edition><Copier> ou faites un clic avec le bouton droit
de votre souris et choisissez <Copier>) ;
Sélectionnez les cellules D5 jusque D6 puis cliquez sur coller (soit par le menu <Edition><Copier> ou par
un clic droit de la souris).
Vous avez sans doute compris, l’utilisation que vous pourrez faire des autres commandes <Recopier> :
<à Droite>, <en Haut>, <à Gauche>.
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3) LES COORDONNEES RELATIVES
Observez l’image qui suit, puis cliquez sur D5. Constatez bien que la formule contenue n'est plus B4 moins C4
mais B5 moins C5. Le fait d’avoir recopié, une ligne plus bas, la formule (B4-C4) a provoqué un décalage d’une
ligne dans la formule obtenue en D5. Lorsqu’un tel décalage s’opère, on dit que la formule qui a été recopiée (B4
– C4) était en coordonnées relatives.
Retenez : les coordonnées relatives se décalent lorsqu’on les recopie ailleurs.
Recopier des formules en coordonnées relatives est particulièrement utile, parce que, lorsque vous avez saisi une
telle formule, il n’est pas nécessaire de la ressaisir dans toutes les autres cellules où le même principe de calcul
s’applique. Il suffit de recopier la formule saisie au départ.
En D5 la formule
contenue est B5 moins
C5
4) DESIGNER UNE PLAGE DE CELLULES CONTIGUËS PAR UN DOUBLEPOINT
Une plage de cellules contiguës, se désigne en donnant les coordonnées de la première cellule puis celles de la
dernière, en les séparant par un double-point. Par exemple, si vous désigniez toutes les recettes et dépenses de
votre tableau vous écririez B4 : C6. Ce qui signifie de B4 JUSQUE C6
Concrètement on peut utiliser le double-point pour faire apparaître en B7, la somme de la plage de cellules
contenant les recettes (c'est à dire de B4 jusque B6). Observez l'image suivante pour comprendre ce que vous
allez faire. Puis exécutez les quatre étapes qui suivent.
1. Allez en B7 et tapez =somme
2. Tapez une (
3. Sélectionnez la plage de cellules de B4 jusque B6. Vous constaterez, que le tableur inscrit automatiquement
le double-point entre B4 et B6;
4. Fermez-la )
5. Validez. Le total de 33.000 s'affiche.
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5) RECOPIER A DROITE
La formule que vous venez de saisir en B7 est en coordonnées relatives. Cela signifie que si on recopie cette
formule dans les deux cellules qui se trouvent à droite (C7 et C8), les coordonnées de la formule de B7 se
décaleront.
Pour copier à droite, procédez comme dans l'image suivante.
1° Sélectionnez de B7 à D7
2° Choissiez le menu
<Edition> puis les
commandes <Recopier>,
<A droite>
Remarque :
Comme tout à l'heure, le RECOPIER A DROITE peut être remplacé par un COPIER COLLER.
6) LES COORDONNEES ABSOLUES
Les coordonnées d'une formule sont dites absolues si, lorsqu'on recopie cette formule ailleurs, les coordonnées
ne subissent pas de décalage (contrairement aux coordonnées relatives). Pour rendre une coordonnée absolue, il
suffit de mettre le symbole $ devant la lettre de la colonne et devant le N° de ligne.
Par exemple B7 est une coordonnée relative et $B$7 est une coordonnée absolue.
Vous allez calculer en E4, le pourcentage que représente le solde de janvier par rapport au total des soldes
contenu en D7. Vous allez faire faire à la machine, le calcul suivant : 4000*100/14000 en saisissant, bien sûr, le
principe de calcul D4*100/D7.
Vous recopierez la formule, saisie en E4, dans les cellules E5, E6 et E7. Mais quelle que soit la cellule où sera
recopiée la formule de E4, il faudra qu'elle fasse toujours référence au total des soldes de D7 (les 14000). C’est
pourquoi les coordonnées de la cellule D7 (qui contient le total des soldes, les 14000) seront absolues.
Procédez comme indiqué dans l'image suivante.
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cliquez en E4
Tapez le signe =
Cliquez en D4
Tapez *100/
Cliquez en D7
Appuyez une
fois sur la
touche <F4> du
clavier pour
mettre les $
7. Validez
Maintenant, recopiez vers le bas (en utilisant vos connaissances acquises) la formule de E4 jusque E7. Regardez
l'image suivante pour constater le résultat obtenu.
Cliquez en E5 pour observer la formule qui s'y trouve et constater que le D7 n'a pas changé, puisqu'il était absolu
mais que, par contre, le D4, qui était relatif, s'est bien transformé en D5.
Retenez :
Les coordonnées absolues sont figées et ne subissent pas de décalage lorsqu’on les recopie ailleurs.
Remarques très importantes :
1. Lorsque vous saisissez une formule il est donc capital de vous demander si vous recopierez cette formule
dans d’autres cellules. Auquel cas, il faut ensuite vous demander si souhaitez que les coordonnées de la
formule recopiée demeurent les mêmes (restent figées). Si tel est le cas, alors il faut rendre absolues ces
coordonnées.
2. Dans notre exemple, $D$7 rendait la colonne et la ligne absolues. Cependant, on peut aussi créer des
coordonnées semi relatives. C'est à dire, mettre un $ seulement devant la ligne 7 (D$7) car on recopie la
formule verticalement (donc il n’y a décalage que pour la ligne et donc il ne faut figer que la ligne).
3. Inversement dans certains cas vous devez recopier une formule horizontalement et si vous ne voulez pas
que le référence à la colonne bouge alors vous placez le $ devant la lettre de la référence de cette colonne
mais pas sur la ligne.
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7) FORMATER DES NOMBRES
Vous remarquez que vos nombres comportent de nombreuses décimales, ce qui n'est pas présentable. Pour y
remédier et ne faire apparaître qu’une décimale, procédez ainsi :
1 Sélectionnez tous les chiffres de la colonne des soldes : de E4 jusque E7 ;
2
3
Choissez le menu <Format> puis la commande <Cellule…> ;
Faites les mêmes choix que dans l'image qui suit.
1° Cliquez sur
l’onglet
<Nombre>
2° Cliquez sur la catégorie <Nombre>
3° Tapez 1 décimale
4° Cliquez sur le bouton <OK>
Vous obtenez un résultat tel que dans l’image qui suit.
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NB : Le menu ci-après concernant le format de cellule présente de nombreuses possibilités.
NB : Vous pouvez accéder directement à toutes ces possibilités par la barre d’outils, comme décrite ici :
Si vous ne voyez pas cette barre d’outils, vous pouvez l’activer
par le menu <Affichage><Barre d’outils><Mise en forme>.
Ces 2 icônes sépare les milliers et affichent le symbole €.
Cette icône sépare les milliers.
Cette icône est illustrée par un exemple dans la suite de la leçon.
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8) NOMMER UNE CELLULE OU UN GROUPE DE CELLULES
Nommer une cellule (car c'est plus souvent une seule qu'un groupe) consiste à donner un nom à une cellule de
façon à ce que les formules qui lui font référence ne donnent pas les coordonnées de cette cellule mais son nom.
Ceci présente l'avantage d'avoir des formules moins compliquées à lire.
On nomme de préférence les cellules qui sont utilisées en coordonnées absolues dans des formules.
Par exemple, toutes les formules de la colonne des soldes (colonne E) font référence à la cellule D7 donc vous
allez nommer la cellule D7 et l’appeler TotalSoldes.
Procédez comme dans les deux images qui suivent.
1° Cliquez sur D7
2° Choisissez le menu
<Insertion> et les
commandes <Nom>,
<Définir…>
1° Ecrivez le nom choisi
2° Cliquez sur <OK>
Cliquez sur E4 et constatez, avec surprise, que votre formule contient toujours D4*100/$D$7 or l’intérêt
d’attribuer un nom à une cellule est de simplifier les formules qui lui font référence. Ainsi, la formule contenue
en E4 serait plus lisible si elle s’écrivait ainsi D4*100/TotalSoldes.
Pour remplacer, automatiquement, $D$7 par TotalSoldes procédez comme dans les deux images qui suivent.
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Choisissez le
menu
<Insertion>
puis les
commandes
<Nom>,<Appl
iquer…>
1° Ôtez la croix à l’option :
« Utiliser les noms de colonnes
et de lignes » puisque vous avez
défini votre propre nom
(TotalSoldes).
2° Cliquez sur
<OK>
Remarques :
1.
Dans l’image ci-dessus, figure une option « Ignorer relatif/absolu ». Si vous ne cochez pas cette
option, cela signifie que seules les formules, de la feuille de calcul, qui utilisent la référence $D$7 (c’est à dire en
référence absolue) seront changées par le nom « TotalSoldes ». Et celles qui utilisent D7 (c’est à dire en
référence relative) ne seront pas changées par le nom « TotalSoldes ».
2.
Lorsqu’un nom apparaît dans une formule, ce nom représente toujours une référence absolue.
NOM DANS UNE FORMULE = REFERENCE ABSOLUE
Maintenant, cliquez successivement sur E4, E5, E6 et vérifiez, chaque fois, si $D$7 a bien disparu, au profit de
TotalSoldes.
9) LE FORMAT POURCENTAGE
En E4, pour faire le calcul du pourcentage, vous avez, à juste titre, multiplié par 100. On peut se dispenser de
cette multiplication en utilisant le FORMAT POURCENTAGE. Ce format a pour effet de présenter, à
l'affichage, les nombres multipliés par 100. Mais attention ! Le nombre en mémoire, dans la machine, n'est pas
multiplié par 100.
Essayons en E4. Mais il faut auparavant enlever la multiplication par 100 sinon le résultat sera multiplié par
10000 ! .
Suivez les instructions de l'image suivante.
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- 10 –
1° Cliquez en E4
2° Cliquez dans la barre de
formule puis effacez
l’expression *100
3° Appelez l’onglet <Nombre> et
cliquez sur <Pourcentage> et
observez l’aperçu
4° Cliquez sur le bouton <OK>
Mettez aussi en format pourcentage les cellules E5 et E6, en appliquant en une seule fois l’ordre aux deux
cellules.
Vous obtenez le résultat ci-dessous.
10) DESIGNER DES CELLULES NON CONTIGUËS DANS UNE FORMULE PAR
LE POINT VIRGULE
Vous avez appris que pour désigner un plage de cellules, il fallait utiliser le double point (par exemple B4:B6. Ce
qui signifie de B4 JUSQUE B6). L'inconvénient du double-point est que ces cellules doivent être contiguës (se
toucher). Si vous avez besoin de désigner un ensemble de cellules qui ne se touchent pas alors il faut utiliser le
point-virgule. Par exemple B4;B6 signifie B4 et B6. Ce qui exclut B5.
Par exemple, vous allez faire un rappel en B10 des recettes de JANVIER et MARS (on exclut Février).
Observez l'image suivante et suivez en les instructions.
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- 11 –
1° En A9, saisissez
ce texte
2° Saisissez cette
formule en B10
et validez
Remarque :
On peut combiner les double-points et les points-virgule. Par exemple, on pourrait écrire =somme(B4 : B5 ; B6)
Conseil de fin de leçon
Avant de bâtir un tableau de calcul, il est important de bien repérer les zones qui contiendront des titres ou des
formules de calcul en les mettant sous un motif moucheté, par exemple. Car ce sont des zones qui, une fois
remplies, ne seront plus modifiées et protégées.
Les parties non mouchetées représenteront les zones de saisie que l’utilisateur du tableau de calcul identifiera
facilement.
FIN DE LA LECON :
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