Qualiac Déplacements et Frais Professionnels

DEPLACEMENTS ET FRAIS PROFESSIONNELS
Qualiac Déplacements et Frais Professionnels
Ce produit, totalement intégré à Qualiac ERP, permet de gérer et de contrôler les frais
en temps réel. Il bénéficie, de fait, des données du progiciel pour une gestion
optimisée des dépenses. Disponible en RIA Web 2.0 (Rich Internet Application), ce
nouvel outil bénéficie de la souplesse de personnalisation du noyau Qualiac, pour une
utilisation adaptée en fonction du secteur d’activité et des besoins des clients.
Le pilotage des frais devient simple et aisé grâce à Qualiac Déplacements et Frais
Professionnels. Vos processus de dépenses sont encadrés grâce aux critères fins et
personnalisables de contrôles offerts par l'outil.
Bénéficiez d’une vision centralisée et
en temps réel des frais engagés et à
venir, pour leur optimisation continue
Décentralisez les saisies : donnez la
possibilité à vos collaborateurs de
déclarer eux-mêmes leurs frais, en
situation de mobilité notamment
Ne vous souciez plus des interfaces
traditionnellement nécessaires lors de
l’utilisation de logiciels de gestion des
notes de frais dédiés (best of breed,
c'est-à-dire hors ERP)
Accédez et utilisez les données de
référentiels partagés de Qualiac :
imputations comptables, budgétaires
et analytiques, tiers, gestionnaires et
intervenants, codes projets…
Personnalisez les écrans de saisie à
l'aide des fonctionnalités standards de
Qualiac
Remboursez vos collaborateurs via la
comptabilité
auxiliaire
Qualiac
totalement intégrée
Informez et validez via la messagerie
Paramétrez le contrôle budgétaire
Dématérialisez tous les justificatifs de
dépenses dans la GED Qualiac
REFERENTIELS
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Définition de classes de notes de frais qui
permettent de regrouper les notes de frais
entre elles à des fins statistiques
(déplacement, formation, représentant du
personnel…). Les règles de gestion peuvent
être identiques ou non.
Natures de dépenses pré-paramétrées et
possibilité d'en créer d'autres, de façon
illimitée.
Utilisation du référentiel commun de Qualiac
Temps et Activités : les intervenants.
Définition de lieux (pays, département, ville,
adresse…) afin d'y pointer des frais et de
déterminer un barème de remboursement.
Autorisations entre natures, intervenants et
classe de frais, avec possibilité de propositions
automatiques.
DEMANDE DE VOYAGE
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Définition d'une typologie dédiée à la demande
de voyage.
Workflow
de
validation
totalement
personnalisable.
Engagement
comptable
des
frais
correspondants.
www.qualiac.com
G5_02
35, rue de Rome 75008 Paris • Tél. : +33 (0)1 44 70 13 13 • Fax : +33 (0)1 45 22 63 37
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SAISIE DE LA NOTE DE FRAIS
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Saisie pour soi-même mais aussi pour le
compte d'un autre collaborateur.
Ecran web 2.0 pour une saisie ergonomique et
intuitive.
Bibliothèque de natures de dépenses préparamétrée prêtes à l’emploi et modifiables.
Saisie du nom des invités internes ou externes
pour contrôles.
Gestion des barèmes kilométriques en fonction
de la puissance fiscale du véhicule utilisé par le
collaborateur.
Possibilité de saisie au jour le jour des notes de
frais avec traitement mensuel.
Edition de la note de frais.
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WORKFLOW
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COMPTABILISATION
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Définition de types de ventilation permettant :
l'engagement des dépenses, le paiement des
avances, la comptabilisation de la note de frais
et le règlement aux collaborateurs (virement
SEPA, chèques …).
Comptabilisation au fil de l'eau (temps réel) ou
en fin de période.
Gestion de la TVA intégrée à Qualiac Finances.
Multi-taux : gestion possible de plusieurs taux
pour une ligne.
Paramétrage du pourcentage de récupération
de la TVA .
Multi-devises : saisie dans toute devise
possible.
Association de saisie sur sections analytiques
par collaborateur et par période.
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Différents
workflows
totalement
personnalisables selon la nature de frais, la
hiérarchie etc.
Définition de droits de saisie ou de validation
pour soi-même ou pour un ensemble
d'intervenants.
Validation électronique via la messagerie
(Qualiac WIM).
Saisie de montants de remboursements
supérieurs au plafond. Le superviseur peut
forcer le remboursement total.
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35, rue de Rome 75008 Paris • Tél. : +33 (0)1 44 70 13 13 • Fax : +33 (0)1 45 22 63 37
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