Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook

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Guide de planification Polycom
pour Microsoft® Outlook®
5.0 | Mars 2010 | 3725-18004-004D – FR
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de modifications sans préavis.
ii
Table des matières
1
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour
Microsoft® Outlook® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Installer le plugin de planification pour Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Configurer un calendrier de visioconférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Entrer les paramètres de connexion du plugin de planification Polycom . 4
Configurer le suivi des réponses des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Afficher la version du plugin de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Désinstaller le plugin de planification pour Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2
Programmer des visioconférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Planifier une visioconférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Modifier une réunion planifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3
Opérations de planification avancées . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Modifier les paramètres de la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Sélectionner un pont pour une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Polycom, Inc.
iii
iv
Polycom, Inc.
1
Configuration de Polycom® Scheduling
Plugin pour Microsoft® Outlook®
Ce chapitre décrit comment installer et configurer Polycom® Scheduling
Plugin pour Microsoft® Outlook®. Il traite des sujets suivants :
•
Installer le plugin de planification pour Outlook
•
Configurer un calendrier de visioconférences
•
Configurer le suivi des réponses des participants
•
Entrer les paramètres de connexion du plugin de planification Polycom
•
Afficher la version du plugin de planification
•
Installer le plugin de planification pour Outlook
Pour installer le plugin de planification pour Outlook, vous avez besoin de :
•
Microsoft Outlook 2003 SP2 ou Outlook 2007
Les procédures figurant dans ce document décrivent comment effectuer ces
opérations avec Microsoft Outlook 2007. Pour toute question relative à l’exécution
de ces opérations dans d’autres versions d’Outlook, veuillez vous reporter à l’aide
en ligne de Microsoft Outlook.
Polycom, Inc.
•
Un navigateur Internet
•
Adobe® Flash® Player 9.x ou 10.0.x (disponible à l’adresse www.adobe.com)
•
L’adresse IP d’un système Polycom® Converged Management
Application™ (CMA) et vos nom d’utilisateur, mot de passe et domaine
pour ce système. Si le système Polycom CMA est intégré à l’annuaire
d’entreprise de votre société, il peut s’agir de vos identifiants réseau.
Contactez votre administrateur système pour obtenir ces informations.
•
Les droits d’administration sur le système client
1
Pour installer le plugin de planification pour Outlook
1
Assurez-vous que Microsoft Outlook est fermé.
2
Ouvrez une fenêtre du navigateur et, dans le champ Adresse, saisissez
l’adresse IP du système Polycom CMA.
3
Lorsque l’écran de connexion apparaît, saisissez votre Nom d’utilisateur
et votre Mot de passe.
4
Si nécessaire, sélectionnez une autre Langue ou un autre Domaine.
5
Cliquez sur Connexion.
6
Dans la barre d’outils, cliquez sur Téléchargements.
7
Cliquez sur Plugin de planification Polycom pour Microsoft Outlook.
8
Enregistrez le fichier d’installation sur votre ordinateur local.
9
Fermez l’écran Téléchargements et cliquez sur Déconnexion.
10 Exécutez le fichier d’installation en double-cliquant sur le fichier
téléchargé et suivez les instructions d’installation. À l’invite, lisez le
contrat de licence et cliquez sur Accepter pour indiquer que vous
approuvez les conditions et continuer.
Pour planifier des réunions de visioconférence, vous devez d’abord configurer
un calendrier de visioconférence. Vous pouvez associer celui-ci au calendrier
Microsoft Outlook existant ou conserver deux calendriers séparés.
Microsoft Outlook suit uniquement les réponses des participants pour les réunions
planifiées dans le calendrier Outlook. Si vous conservez deux calendriers séparés,
Microsoft Outlook ne peut pas suivre les réponses des réunions planifiées dans le
calendrier du système de visioconférence.
Pour associer un calendrier de visioconférences à votre calendrier existant
1
Ouvrez Microsoft Outlook.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre Calendrier et
sélectionnez Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre dans l’onglet Général.
3
Dans la liste déroulante Lors de la publication dans ce dossier, utiliser...,
sélectionnez Formulaires.
La boîte de dialogue Formulaire apparaît.
2
Polycom, Inc.
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour Microsoft® Outlook®
4
Sélectionnez Bibliothèque des formulaires personnels dans la liste
Rechercher dans.
5
Sélectionnez Polycom Video/Audio Meeting (Conférence vidéo/audio
Polycom) et cliquez sur Ouvrir.
6
Vérifiez que Polycom Video/Audio Meeting est bien sélectionné dans le
champ Lors de la publication dans ce dossier, puis cliquez sur OK.
Pour créer un calendrier de visioconférences séparé
1
Ouvrez Microsoft Outlook.
2
Si vous utilisez Microsoft Outlook 2007 :
a
Cliquez sur Outils > Options.
La boîte de dialogue Options s’ouvre au niveau de l’onglet Préférences.
b
Sélectionnez l’onglet Autre.
c
Dans la section Général de l’onglet Autre, cliquez sur Options avancées.
d
Dans la boîte de dialogue Options avancées, activez Afficher l’onglet
Développeur dans le ruban et cliquez sur OK.
e
Fermez la boîte de dialogue Options.
3
Sélectionnez Fichier > Nouveau > Dossier.
4
Dans le champ Nom de la boîte de dialogue Créer un dossier, entrez un
nouveau nom de calendrier (par exemple, Calendrier de visioconférences).
5
Dans la liste déroulante Contenu du dossier, sélectionnez Éléments de
calendrier et cliquez sur OK.
6
Dans la barre d’outils Microsoft Outlook, sélectionnez Outils >
Formulaires > Choisir des Formulaires.
7
Dans la liste déroulante Rechercher dans de la boîte de dialogue Formulaire,
sélectionnez Modèles dans le fichier système et cliquez sur Parcourir.
8
Naviguez jusqu’à Program Files > Polycom > Polycom Scheduler
Outlook Plug-in et cliquez sur OK.
9
Sélectionnez CMAMeeting.oft et cliquez sur Ouvrir.
10 Publiez le formulaire comme suit :
Polycom, Inc.
a
Dans la liste déroulante Rechercher dans, sélectionnez Bibliothèque
des formulaires personnels.
b
Dans le champ Nom complet, saisissez un nouveau nom de
formulaire et cliquez sur Publier.
c
Fermez l’élément de calendrier sans l’enregistrer.
3
d
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la nouvelle icône
Calendrier et sélectionnez Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre au niveau de
l’onglet Général.
e
Dans la liste déroulante Lors de la publication dans ce dossier,
sélectionnez Formulaires.
La boîte de dialogue Formulaire apparaît.
f
Sélectionnez Bibliothèque des formulaires personnels dans la liste
Rechercher dans.
g
Sélectionnez le formulaire que vous avez créé à l’étape b, puis cliquez
sur Ouvrir.
h
Vérifiez que le formulaire que vous avez créé est bien sélectionné dans
le champ Lors de la publication dans ce dossier, puis cliquez sur OK.
Entrer les paramètres de connexion du plugin de
planification Polycom
Avant de pouvoir planifier une réunion vidéo, vous devez saisir ces
paramètres de connexion dans le plugin.
Pour entrer vos paramètres de connexion
1
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, sélectionnez Vidéo >
Paramètres d’ouverture de session.
La boîte de dialogue Polycom Paramètres de connexion du Plugin de
planification s’ouvre.
2
Si nécessaire, sélectionnez une autre Langue.
3
Entrez la même Adresse IP de serveur que celle entrée pour télécharger
le plugin de planification.
4
Entrez les mêmes Nom d’utilisateur et Mot de passe que ceux utilisés
pour vous connecter au système Polycom CMA ou bien sélectionnez
l’option Ouvrir une session à l’aide des informations d’identification
de connexion au réseau.
5
Si nécessaire, sélectionnez un autre Domaine.
6
Si le système de gestion de visioconférence fonctionne en mode sécurisé,
sélectionnez l’option Https.
7
Cliquez sur OK.
Vous pouvez afficher et modifier ces paramètres à tout moment, en sélectionnant
Vidéo > Paramètres de connexion.
4
Polycom, Inc.
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour Microsoft® Outlook®
Configurer le suivi des réponses des participants
Microsoft Outlook suit automatiquement les réponses des participants aux
demandes de réunion du système de visioconférence en affichant les e-mails
de réponse, comme il le fait pour les autres demandes de réunion.
Par défaut, le système de gestion de visioconférence suit aussi automatiquement
les réponses des participants quand Microsoft Outlook affiche les e-mails de
réponse. Ce suivi automatique des réponses nécessite toutefois une interaction
avec le système de gestion de visioconférence et peut modifier les informations
de la réunion.
Deux paramètres de configuration contrôlent le suivi des participants :
•
Accepter/Refuser le suivi automatique. Utilisez ce paramètre pour
désactiver le suivi de réponse automatique du système de gestion de
visioconférence. Microsoft Outlook continue à suivre automatiquement
les réponses mais pas le système de gestion de visioconférence.
•
Envoyer la mise à jour lors du traitement de l’acceptation/du refus. Si vous
sélectionnez l’option Accepter/Refuser le suivi automatique, ce paramètre
vous permet de déterminer si le traitement des acceptations/refus entraîne
ou non la modification des informations de numérotation entrantes de la
réunion. Si ces informations sont modifiées, le système de gestion de
visioconférence les communique aux participants.
Pour configurer le suivi automatique
1
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, cliquez sur Vidéo.
2
Cochez (pour accepter) ou décochez (pour refuser) Accepter/Refuser le
suivi automatique.
3
Si vous avez accepté le suivi automatique à l’étape 2, cochez (pour envoyer)
ou décochez (pour ne pas envoyer) Envoyer la mise à jour lors du
traitement de l’acceptation/du refus.
Afficher la version du plugin de planification
Si vous rencontrez des problèmes lors de la planification des réunions avec
votre plugin de planification, vous devrez peut-être communiquer la version
de celui-ci.
Pour afficher la version du plugin de planification
>> Dans Calendrier Outlook, sélectionnez Vidéo > À propos de Polycom
Scheduling Plugin...
La boîte de dialogue affiche le numéro de version du plugin.
Polycom, Inc.
5
Désinstaller le plugin de planification pour Outlook
Si vous désinstallez le plugin, vous devez restaurer le formulaire du calendrier
par défaut et supprimer le calendrier de visioconférence.
Pour désinstaller le plugin de planification
>> Sur votre système local, accédez à Panneau de configuration >
Ajout/Suppression de programmes.
Pour restaurer le formulaire du calendrier par défaut et supprimer le formulaire
du calendrier de visioconférences
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône Calendrier et
sélectionnez Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre.
2
Dans l’onglet Général, sélectionnez Rendez-vous dans la liste déroulante
intitulée Lors de la publication dans ce dossier, utiliser.
3
Dans l’onglet Formulaires :
a
Sélectionnez Video Conferencing Meeting (Réunion de
visioconférence) et cliquez sur Gérer.
La boîte de dialogue Gestionnaire de formulaires s’ouvre.
4
6
b
Sélectionnez le calendrier de visioconférences créé à l’étape 4 , page 3.
c
Cliquez sur Supprimer et cliquez sur Oui pour confirmer la
suppression.
d
Cliquez sur Fermer.
Cliquez sur OK.
Polycom, Inc.
2
Programmer des visioconférences
Ce chapitre décrit comment utiliser Polycom® Scheduling Plugin pour
Microsoft® Outlook.® Il traite des sujets suivants :
•
Planifier une visioconférences
•
Modifier une réunion planifiée
En plus de ces procédures, le système Polycom® Converged Management
Application™ prend également en charge toutes les procédures standard de
replanification et d’annulation de réunions de Microsoft Outlook. Pour plus
d’informations sur ces procédures, consultez l’aide en ligne de Microsoft Outlook.
Planifier une visioconférences
Pour planifier une visioconférence
1
Ouvrez le calendrier Microsoft Outlook ou le calendrier du système de
visioconférence.
Microsoft Outlook suit uniquement les réponses des participants pour les réunions
planifiées dans le calendrier Outlook. Si vous conservez deux calendriers séparés,
Microsoft Outlook ne peut pas suivre les réponses des réunions planifiées dans le
calendrier du système de visioconférence.
2
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, allez à Actions > Nouvelle
réunion vidéo/audio Polycom.
Ne sélectionnez pas Planifier une réunion. Cette fonction n’utilise pas le système
de visioconférence.
Le formulaire Nouvelle réunion vidéo/audio Polycom (Nouvelle réunion
vidéo/audio Polycom) apparaît.
Polycom, Inc.
7
Sélectionnez Inviter les participants et insérez le nom des participants.
3
— Pour ajouter des participants se trouvant dans le domaine de votre
système, cliquez sur À, puis sélectionnez les participants obligatoires
et facultatifs ainsi que les salles dans la boîte de dialogue Sélectionner
les participants et les ressources.
— Pour ajouter des participants (des participants en dehors du domaine
de votre système), saisissez leur adresse e-mail.
Lorsque vous ajoutez des participants et des salles, ils apparaissent
dans l’onglet Ressources vidéo (décrit à l’étape 8).
4
Saisissez le nom de réunion dans Objet et définissez les heures de Début
et de Fin de réunion.
5
Pour que la réunion soit récurrente :
a
Cliquez sur Récurrence et, dans la boîte de dialogue Récurrence de
rendez-vous, définissez :
»
Fréquence de récurrence (Journalière, Hebdomadaire ou
Mensuelle)
•
Lorsque vous avez planifié une réunion, vous ne pouvez plus la transformer
en réunion récurrente ou non ultérieurement.
•
Le système Polycom CMA ne prend pas en charge une fréquence de
récurrence Annuelle, ni une plage de récurrence Sans date de fin.
»
La plage de récurrence (date de Début et occurrences Terminer
après ou Terminer le)
Le nombre maximal d’occurrences est de 364.
b
Cliquez sur OK.
6
Cliquez sur Assistant Planification pour consulter la disponibilité d’un
participant. Microsoft Outlook suit la disponibilité des participants.
7
Cliquez sur Ressources vidéo pour consulter la disponibilité des
périphériques. Le système Polycom CMA assure le suivi de la
disponibilité des terminaux.
8
Sélectionnez Utiliser CMA.
9
Pour une Visioconférence, vous pouvez changer de modèle en cliquant
sur Modèle par défaut et en sélectionnant un modèle différent.
Les modèles de conférence fournissent les paramètres par défaut des conférences.
Si vous sélectionnez un modèle différent, vous modifiez les paramètres par défaut
de votre conférence.
8
Polycom, Inc.
10 Pour une conférence Audio uniquement :
a
Modifiez le Type de conférence en Audio uniquement.
b
Changez de modèle en cliquant sur Modèle audio par défaut et en
sélectionnant un modèle différent.
Lorsque vous créez une conférence Audio uniquement, elle est automatiquement
définie comme conférence de type Appel entrant et un MCU est nécessaire.
11 Adaptez la date et l’heure de la conférence aux disponibilités des
participants et des périphériques, le cas échéant.
a
Paramètre
Description
En personne
Le participant assistera à la conférence en
rejoignant physiquement un autre participant
assistant à la conférence.
Audio uniquement (pont
appel entrant)
Le participant assistera à la conférence en se
connectant à celle-ci par téléphone, au moyen
du numéro de téléphone fourni par le système.
Utiliser la vidéo
Le participant assistera à la conférence à
l’aide d’un système de terminal vidéo.
•
Lorsqu’un participant assiste à la conférence En personne, vous pouvez
demander à un administrateur système de lui associer manuellement un
périphérique. Vous pouvez ensuite revenir à cette procédure et sélectionner
le périphérique de ce participant.
•
Vous pouvez également définir manuellement les informations d’appel pour les
participants En personne.
•
Par défaut, les participants sont indiqués comme des participants En personne.
b
Polycom, Inc.
Vérifiez la colonne Info appel pour vous assurer que les participants
disposent bien des informations appropriées. Sélectionnez
éventuellement Modifier pour le participant et modifiez l’Info appel
pour définir comment le participant se joindra à la conférence.
Définissez le paramètre Type de numérotation sur IP ou RNIS,
suivant le cas, pour les participants disposant d’un terminal audio.
9
c
d
Pour les participants disposant d’un terminal vidéo :
»
Définissez les paramètres Vitesse de transmission, Options
de numérotation et Type de numérotation comme souhaité.
Vous pouvez modifier le débit de connexion maximal pour un
terminal, sans toutefois dépasser la vitesse définie dans le modèle
de conférence.
»
Si vous sélectionnez Appel sortant et un Type de numérotation
IP, saisissez le Numéro de téléphone de l’invité.
»
RNIS et si le système doit utiliser un préfixe d’appel spécifique
pour appeler l’invité, sélectionnez Utiliser le numéro d’appel
modifié et saisissez le numéro de téléphone complet de l’invité y
compris le préfixe, l’indicatif du pays, l’indicatif de la ville et le
numéro de téléphone.
»
RNIS et si le système ne doit pas utiliser un préfixe d’appel
spécifique pour appeler l’invité, sélectionnez le Pays approprié et
saisissez l’Indicatif de ville et le Numéro de téléphone de l’invité.
Cliquez sur OK.
12 Lorsque vous avez ajouté les participants, vous pouvez leur attribuer des
rôles de direction :
a
Pour définir un participant comme présentateur, sélectionnez son
nom dans la liste Présentateur.
b
Pour définir un participant comme organisateur, sélectionnez son
nom dans la liste Organisateur vidéo.
Remarques
•
Si le champ Présentateur ou Organisateur vidéo n’est pas disponible, cela
signifie que vous n’êtes pas autorisé à utiliser cette fonction ou que le modèle
sélectionné ne la prend pas en charge.
•
Pour pouvoir être défini comme Présentateur, un participant doit disposer d’un
périphérique vidéo pris en charge.
13 Si vous disposez de permissions avancées de planificateur, modifiez les
paramètres de la conférence et sélectionnez les ponts. Pour obtenir de
plus amples informations, reportez-vous à la section « Opérations de
planification avancées », page 35.
10
Polycom, Inc.
14 Lorsque vous avez fini de traiter la demande de réunion, cliquez sur
Envoyer.
Si le système vous avertit de problèmes de planification, résolvez-les
maintenant. Les problèmes généralement rencontrés sont des terminaux
indisponibles, des salles indisponibles ou une bande passante insuffisante.
Le système de gestion de visioconférence vérifie que la bande passante
ainsi que les autres ressources vidéo sont disponibles et les réserve.
Microsoft Outlook ajoute la réunion dans le calendrier approprié et envoie
une invitation à tous les participants. L’invitation indique le terminal à
utiliser ainsi que le numéro à appeler et le PIN. Les participants qui
souhaitent utiliser un autre terminal vidéo doivent vous contacter ou
contacter l’opérateur du système de gestion de visioconférence afin de
faire modifier leurs paramètres de réunion.
Modifier une réunion planifiée
Vous pouvez modifier une réunion planifiée à venir. Vous ne pouvez pas
modifier une conférence en cours ou passée. De plus, vous ne pouvez pas
convertir une réunion non récurrente en réunion récurrente ou vice versa.
Si vous modifiez une réunion récurrente, les modifications s’appliquent à toutes
les instances à venir de la réunion mais pas aux instances passées ou en cours.
Avertissement
Si vous modifiez une instance d’une réunion récurrente, puis modifiez ensuite toute la
série de réunions, les modifications effectuées sur l’instance peuvent être perdues.
Informations
Lorsqu’une réunion est planifiée, ses paramètres ne sont pas modifiés si vous
sélectionnez un autre modèle ou si vous la modifiez. Le système de gestion de
visioconférence n’enregistre pas le modèle parmi les informations associées à la
réunion, mais uniquement les paramètres sélectionnés à la création de celle-ci. Pour
utiliser un modèle différent, vous devez supprimer la réunion, puis la créer à nouveau.
Polycom, Inc.
11
Pour modifier une réunion à venir
1
Ouvrez le calendrier Microsoft Outlook ou le calendrier du système de
visioconférence.
2
Double-cliquez sur la réunion souhaitée.
Le formulaire New Polycom Video/Audio Meeting (Nouvelle réunion
vidéo/audio Polycom) apparaît.
3
Si vous avez utilisé un modèle différent du modèle par défaut lors de
la création de la réunion, appliquez de nouveau le modèle.
4
Apportez les modifications nécessaires aux dates de la réunion, aux
participants, aux salles ou aux autres paramètres. Pour obtenir des
informations sur la manière de procéder, consultez la section « Planifier
une visioconférences », page 7.
5
Cliquez sur Enregistrer et Fermer ou Envoyer la mise à jour.
Le système de gestion de visioconférence modifie les ressources selon
les besoins.
12
Polycom, Inc.
3
Opérations de planification avancées
Ce chapitre décrit comment les utilisateurs possédant des permissions de
planificateur avancées peuvent utiliser davantage d’options pour planifier
les conférences à l’aide du système Polycom® Converged Management
Application™ (CMA™).
Lors de la planification des conférences, les utilisateurs ayant des permissions
de planificateur avancées peuvent :
•
Modifier les paramètres de la conférence
•
Sélectionner un pont pour une conférence
•
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
Modifier les paramètres de la conférence
Si vous disposez d’Autorisations de planificateur et d’un Niveau de
planification avancé, vous pouvez remplacer certains paramètres du modèle
de conférence, comme décrit ci-dessous. Soyez cependant très prudent. Si votre
environnement comporte des ponts de conférence de différents types (avec des
systèmes Polycom MGC et Polycom RMX, par exemple) et que la conférence
que vous planifiez est hébergée sur un système Polycom RMX 2000, certains
paramètres que vous définissez ici peuvent être écrasés par le profil RMX.
•
Un profil est un groupe de paramètres avancés de la conférence qui est
enregistré sur le pont de conférence (système Polycom MGC ou RMX). Seul un
profil RMX peut écraser les paramètres du modèle de la conférence. Pour plus
d’informations sur les modèles de conférence, les profils et la configuration de
votre système de conférence, contactez l’administrateur de votre système
Polycom CMA.
•
Deux conférences planifiées avec le même modèle peuvent avoir des
paramètres et des comportements différents si elles arrivent sur des types
de pont de conférence différents.
Vous ne pouvez modifier les paramètres de la conférence que pour les
conférences planifiées. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres de la
conférence pour les conférences en cours.
Polycom, Inc.
13
Pour modifier les paramètres de la conférence
1
Sur la page de planification des conférences, lors de l’ajout ou de la
modification d’une conférence, cliquez sur Modifier les paramètres de
la conférence.
2
Le cas échéant, configurez ces paramètres dans la boîte de dialogue
Paramètres de la conférence. Les paramètres que vous pouvez modifier
dépendent du modèle sélectionné.
Paramètre
Description
Mot de passe de la
conférence
Par défaut, le système attribue un Mot de passe de
la conférence à huit chiffres et le communique aux
participants dans l’e-mail de notification de la conférence.
Vous pouvez remplacer ce mot de passe par un autre
nombre composé de quatre à huit chiffres.
Activer
l’organisateur
Vous pouvez choisir un organisateur vidéo qui pourra
contrôler la conférence à partir de son terminal vidéo.
L’organisateur vidéo doit disposer d’un terminal vidéo ;
de plus, un MCU est nécessaire pour les conférences
avec organisateur.
Remarques
Mot de passe de
l’organisateur
•
Si le paramètre La conférence a besoin d’un
organisateur est activé dans le modèle de
conférence, la commande Activer l’organisateur
est automatiquement sélectionnée et ne peut pas
être modifiée.
•
Si une conférence est planifiée sur un système
Polycom RMX 2000, que l’option La conférence a
besoin d’un organisateur est sélectionnée dans
le profil RMX mais non dans le modèle, et que la
conférence est planifiée sans organisateur, tous les
utilisateurs restent bloqués dans la salle d’attente et
ne peuvent pas rejoindre la conférence.
•
Les systèmes Polycom RMX 1000 ne prennent pas
en charge la fonction Organisateur.
Si l’option Activer l’organisateur est sélectionnée, le
système crée un Mot de passe de l’organisateur à huit
chiffres et le communique à l’organisateur vidéo dans
un e-mail distinct.
Si vous avez sélectionné Activer l’organisateur,
l’organisateur doit entrer ce mot de passe à huit chiffres
sur son terminal vidéo pour prendre le contrôle de la
conférence.
Vous pouvez remplacer ce mot de passe par un autre
nombre composé de quatre à huit chiffres.
14
Polycom, Inc.
Paramètre
Description
Options de
numérotation
Vous disposez de trois options :
•
Pour créer une conférence pour laquelle les mêmes
informations de numérotation et un même code PIN
sont attribués à tous les participants, utilisez le
paramètre Appel entrant. Ce paramètre permet à
tous les participants d’appeler depuis un terminal
audio ou vidéo ou de se connecter à la même
conférence sur le pont de conférence.
•
Pour appeler tous les participants à la conférence,
utilisez le paramètre Appel sortant.
•
Pour laisser le choix aux participants, sélectionnez
Appels entrants et sortants.
Informations
Lorsque vous passez l’option de numérotation d’une
conférence de Appel entrant à Appels entrants et
sortants, les ressources sélectionnées restent définies
sur Appel entrant. Vous devez les modifier manuellement.
Polycom, Inc.
Utiliser toujours
MCU
Ce paramètre force la conférence à utiliser un MCU et
empêche que les terminaux vidéo ne se connectent
directement les uns aux autres. Ce paramètre est
automatiquement sélectionné et ne peut pas être modifié
lorsque le type de conférence est Audio uniquement ou
lorsque l’option Activer l’organisateur est sélectionnée.
Mode vidéo
Détermine la disposition initiale de l’écran d’un terminal
vidéo pour une conférence multipoint qui requiert un
MCU. Les différentes options sont :
•
Commutation.
Indique que l’affichage change
lorsque le conférencier change, et que chacun voie
le conférencier qui parle.
•
Présence continue. Affiche différentes fenêtres à
l’écran, chacune montrant un participant différent, afin
que vous puissiez voir toutes les personnes participant
à la conférence. Vous pouvez sélectionner une
disposition particulière et un certain nombre de
fenêtres ouvertes.
•
La Disposition automatique est une disposition
de présence continue où le nombre de participants
détermine le nombre de fenêtres affichées.
15
Paramètre
Description
Vitesse de
transmission
Indique le débit de connexion maximal des terminaux de
la conférence. Les différents terminaux qui indiquent un
débit de connexion plus faible se connectent avec ce
débit. Les terminaux qui indiquent un débit de connexion
plus élevé se connectent avec le débit défini dans le
modèle de la conférence.
Si vous sélectionnez un débit de connexion trop élevé
pour un terminal, il est alors diminué. La conférence
utilise cependant le débit de connexion par défaut pour
les terminaux qui le prennent en charge. Si vous appelez
au moyen d’un terminal doté d’un MCU intégré, le
comportement dépend des capacités de ce terminal.
Si la vitesse de numérotation est plus élevée que le
nombre de canaux défini dans le service H.320 du
terminal, un avertissement s’affiche. Pour continuer,
diminuer la vitesse de numérotation afin qu’elle devienne
inférieure ou égale à la capacité RNIS du terminal.
Il est important de disposer de débits élevés pour que
la vidéo soit de haute qualité pendant une conférence.
Comme les débits élevés utilisent davantage de bande
passante, il est possible que vous limitiez le nombre de
conférences simultanées possibles si vous planifiez une
conférence consommant beaucoup de bande passante.
Remarque
La vitesse de transmission peut être définie au niveau
du réseau, au niveau du terminal et au niveau de la
conférence. S’il existe une différence entre ces
paramètres de vitesse de transmission, le système prend
en charge le paramètre le plus bas. La seule exception est
que la vitesse de transmission du profil RMX est prioritaire
par rapport à celle des paramètres de la conférence.
16
Polycom, Inc.
Paramètre
Description
Personnes +
Contenu
Contrôle la possibilité d’envoyer deux types de données
sur la même bande passante, un flux de données et un flux
vidéo, à partir d’un terminal afin d’afficher les personnes et
le contenu. Le terminal qui reçoit traite les deux flux vidéo
différemment et peut les afficher sur des écrans séparés ou
à l’aide du mode de commutation vidéo.
Les terminaux qui ne prennent pas en charge la
méthode sélectionnée se connectent soit avec la vidéo
sur IP soit simplement via RNIS.
Sélectionnez l’une des valeurs suivantes :
Polycom, Inc.
•
Aucun. Sélectionnez cette option lorsque vous
n’avez pas besoin de deux flux de données.
•
Personnes + Contenu. Cela permet d’activer
les doubles flux selon la norme H.239 pour les
terminaux qui la prennent en charge ou les doubles
flux propriétaires Polycom People+Content pour les
terminaux Polycom plus anciens qui ne la prennent
pas en charge. Les conférences People (Personnes)
+ Content (Contenu) utilisant MCU doivent disposer
d’une vitesse minimale de 192 Kb/s.
•
Personnes et contenu VO. Cette technologie
propriétaire de Polycom fonctionne avec les
terminaux PictureTel. Sélectionnez cette option
pour les anciens terminaux.
•
Visual Concert PC.Sélectionnez cette option pour
les terminaux Polycom ViewStation MP/512/SP/323.
•
Visual Concert FX. Sélectionnez cette option pour les
terminaux Polycom ViewStation FX/EX et VS4000.
•
Duo Vidéo. Cette valeur prend en charge IP et RNIS
et est disponible pour les terminaux Tandberg où
une partie de la conférence est définie comme
visioconférence et l’autre comme conférence de
présentation.
17
3
Paramètre
Description
Mode T.120
Pour les conférences hébergées sur des MGC
uniquement, sélectionne les protocoles et les spécifications
de la communication de données multipoints.
Dans le menu T.120, sélectionnez le débit de la
connexion T.120. Consultez votre service informatique
pour déterminer les meilleures combinaisons pour vos
conférences. Pour désactiver le mode T.120,
sélectionnez Aucun.
Si vous sélectionnez T.120, les options suivantes sont
disponibles en fonction du terminal du participant et de
son logiciel :
•
Partage d’application Permet à plusieurs participants
de travailler sur le même document ou sur la même
application, même si un seul participant dispose de
cette dernière. Dans le mode de partage d’application,
un participant lance l’application et elle s’exécute
simultanément sur tous les autres ordinateurs.
•
Transfert de fichier. Permet aux participants de
s’envoyer des fichiers.
•
Discussion ou tableau blanc. Permet aux
participants de communiquer entre eux par écrit.
Dans chacun de ces modes, les participants peuvent se
voir et s’entendre.
Continuez à ajouter ou à modifier la conférence comme décrit dans la
section « Gestion des conférences », page 15.
Sélectionner un pont pour une conférence
Par défaut, lorsque vous ajoutez une conférence, le système Polycom CMA
sélectionne automatiquement un pont pour cette conférence. Cependant,
si vous disposez des permissions avancées de planificateur, vous pouvez
sélectionner un pont spécifique pour vos conférences.
Pour sélectionner un pont unique pour une conférence
1
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une conférence, après avoir fait tous
vos autres choix de configuration de la conférence, cliquez sur Sélection
de pont et sélectionnez Pont unique.
Une liste déroulante de sélection de pont s’affiche. Cette liste peut différer
en fonction du modèle sélectionné et des paramètres de la conférence.
18
2
Dans la liste des MCU, sélectionnez un MCU spécifique pour héberger la
conférence.
3
Continuez à ajouter ou à modifier la conférence comme décrit dans la
section « Gestion des conférences », page 15.
Polycom, Inc.
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
Pour créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
1
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une conférence, après avoir fait tous
vos autres choix de configuration de la conférence, cliquez sur Sélection
de ponts et sélectionnez Multipont.
Le bouton Planifier est remplacé par un bouton Cascade manuelle et le
bouton Récurrence est grisé.
2
Cliquez sur Cascade manuelle.
La boîte de dialogue Personnes à ponts apparaît et affiche les participants
à la conférence sélectionnés et leurs affectations de pont. Par défaut, les
affectations de pont sont définies sur Auto. Ces affectations du système
sont fondées sur la capacité des ponts et/ou sur les principes du routage
au moindre coût.
Dans la section Disponibilité du pont sélectionné, le système indique
un nombre de ports disponibles sur les ponts disponibles pour la période
spécifiée. Si le nombre de ports est équivalent à plus ou moins 5 % au
nombre maximum de ports disponibles, il s’affiche en rouge.
3
Pour modifier une affectation de pont pour un participant sélectionné,
cliquez sur Auto et sélectionnez un pont dans le menu déroulant.
Un système Polycom CMA peut afficher uniquement les nombres de ports pour les
conférences planifiées par le système. Les conférences ad hoc (« à la demande »)
ne sont pas comptées dans les nombres de ports.
4
Lorsque vous avez effectué toutes les affectations de pont, cliquez
sur Suivant.
La boîte de dialogue Liens entre ponts affiche une représentation
graphique des ponts sélectionnés.
Si un MCU n’apparaît pas dans la boîte de dialogue Liens entre ponts, cela
signifie que le logiciel du MCU ne prend pas en charge la configuration en cascade.
5
Polycom, Inc.
Pour ajouter un pont à concentrateur (un pont utilisé pour connecter un
pont à un autre), dans la fenêtre Ponts disponibles, sélectionnez un pont
et cliquez sur Ajouter un pont.
19
Précisez les connexions entre les ponts en sélectionnant les ponts qui vous
intéressent et en cliquant sur Ajouter un lien.
6
Le lien est représenté graphiquement par une flèche. Le pont à la base de
la flèche appelle le pont à la pointe de la flèche.
Un système RMX Polycom ne peut pas appeler un MGC Polycom, alors ne créez
pas de lien entre un RMX et un MGC.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un lien, sélectionnez le Type de lien.
7
•
Vous pouvez ajouter des liens entre un MCU MGC Polycom et un MCU RMX
Polycom.
•
Les MCU RMX ne prennent pas en charge les liens RNIS en cascade.
•
Compte tenu du délai requis pour mettre à jour les liens en cascade, il peut
arriver que plusieurs participants entendent le message selon lequel ils sont
la première personne à rejoindre la conférence.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Planifier.
8
Le système vérifie qu’il dispose d’un pont doté des capacités et des
ressources requises pour votre conférence. Si c’est le cas, la page Notification
d’e-mail de conférence apparaît avec un message indiquant Conférence
planifiée avec succès.
Pour sortir sans envoyer d’e-mail à vos participants, cliquez sur Ignorer
l’e-mail.
9
10 Pour envoyer une notification par e-mail à vos participants, sur la page
Notification d’e-mail de conférence :
a
Ajoutez les autres personnes qui recevront la notification et/ou
ajoutez des remarques sur la conférence.
b
Cliquez sur Envoyer.
Remarque : les champs À, Cc, et Cci sont au format ASCII uniquement.
Le système envoie l’e-mail de notification pour la conférence. La vue
Liste de conférences - Planification apparaît. Votre conférence
apparaît dans la Liste de conférences.
20
•
Les conférences en cascade récurrentes ne sont pas autorisées.
•
Vous ne pouvez pas modifier la disposition d’une conférence en cascade.
Polycom, Inc.
Index
A
activer l’organisateur 14
B
bande passante. Reportez-vous à vitesse
de transmission
C
changer une réunion 11
conférence audio uniquement 9
conférence, paramètres.
Reportez-vous à paramètres
conférences
affecter un mot de passe à 14
définir sur audio uniquement 9
envoi d’un e-mail de notification 20
D
date et heure d’une réunion 8
débit de connexion
configuration pour participants internes 16
paramètre pour les invités 10
F
flux de données avec vidéo 17
flux vidéo avec données 17
forcer l’utilisation du pont de conférence 15
H
heure et date d’une réunion 8
I
informations sur la réunion
date et heure 8
objet 8
installation du plugin de planification 1
invités
définir la vitesse de transmission pour 10
définir le type de numérotation pour 9
définir les options de numérotation pour 10
Polycom, Inc.
M
MCU
forcer l’utilisation de 15
mode commutation 15
mode de présence continue 15
mode T.120 18
modes vidéo
mode commutation 15
mode de présence continue 15
paramètre 15
modification
paramètres avancés conférence 13
modifier une réunion 11
mots de passe
d'une conférence 14
de l’organisateur 14
N
notifications par e-mail 20
O
objet de la réunion 8
option appel entrant 15
option appel sortant 15
options de numérotation
paramètre 15
organisateur 10
activer 14
mot de passe 14
P
paramètres
activer l’organisateur 14
connexion 4
débit de connexion 16
forcer l’utilisation du MCU 15
mode T.120 18
mode vidéo 15
mot de passe de l’organisateur 14
21
mot de passe de la conférence 14
options de numérotation 15
paramètres avancés conférence 13
Personnes + Contenu 17
paramètres avancés conférence
modification 13
paramètres de conférence
modification 13
paramètres de connexion 4
Personnes + Contenu 17
planifier une réunion 7–11
plugin de planification
déterminer les versions de 5
installation 1
paramètres de connexion pour 4
plugin. Reportez-vous au plugin de planification
pont (MCU)
forcer l’utilisation de 15
présentateur 10
22
R
réunions
changer les informations de... 11
définition d’une réunion récurrente 8
planification 7–11
réunions récurrentes 8
T
T.120, mode 18
type de numérotation
V
version de la version du logiciel du plugin de
planification 5
vidéo
organisateur 10
visioconférences. Reportez-vous aux réunions
vitesse de transmission
configuration pour participants internes 16
Polycom, Inc.

Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook

Transcription

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