"Conseils aux organisateurs de Bourses" de Jack Odot

Delcampe International sprl
Conseils aux organisateurs de Bourses
Auteur : Jack Odot
Conseils aux Organisateurs de Bourses
Dans certaines Bourses, on entend dire qu’il y a une perte de fréquentation tant des exposants que des visiteurs,
que l’on ne trouve plus grand chose de nouveau, que l’on ne fait plus d’affaires. A mon avis c’est faux, car c’est
une question d’organisation où il ne faut pas confondre : Réussite avec Profits.
Voici quelques conseils que j’ai déjà mis à profit après 20 ans d’organisation de plusieurs Bourses.
1.
Tout d’abord choisir une date et qu’elle ne coïncide pas avec une autre manifestation importante dans le
même secteur géographique, ou par ex: Bagnolet, Numicarta etc.. prendre le calendrier de
Numismatique & Change ou autre ouvrage de collectionneurs, pour repérer les manifestations régulières
et au besoin téléphoner aux organisateurs et marchands locaux.
2. Trouver une salle assez grande, accessible et bien située « centre ville » et surtout avec un bon
éclairage.
3. Annoncer cette Bourse dans les revues spécialisées au moins 4 mois à l’avance et contacter en même
temps les exposants et non 15 jours avant. Ne pas se limiter quant au nombre des invitations.
4. Inviter aussi les membres des clubs locaux à exposer leurs doubles, en leur précisant qu’ils sont limités
à deux manifestations maximum par an sinon ils sont priés de s’inscrire au registre du commerce.
5. Etablir un partenariat avec le site de collectionneurs « Delcampe » pour pouvoir faire une pub plus
importante. Delcampe peut sponsoriser votre événement. Vous placez leur logo sur vos tracts et affiches
et ils ajouteront votre bourse dans leur agenda et leur lettre de nouvelles.
6. Faire confectionner ces affiches 3 mois à l’avance (format idéal 40x60 ou plus) car visibles des
automobilistes, de d’en distribuer dans les clubs des alentours et auprès des professionnels qui
annonceront la date et le lieu dans d’autres manifestations. « A savoir que Numismatique et Changes
vous fait cadeau de 100 affichettes si vous les prévenez 3 mois à l’avance ».
7. Poser les affiches 10 à 15 jours avant, car si l’on s’y prend trop tôt, les commerçants les retirent + celles
qui sont recouvertes par d’autres organisateurs peu scrupuleux de votre manifestation, et là c’est ¼ de
visiteurs en moins. (Les membres des clubs sont invités à fournir des bras car c’est long et on risque
d’oublier des endroits intéressants).
8. Faire tirer des tracts format carte-postale et les déposer dans les boulangeries, les cafés-tabac, et autres
lieux très fréquentés, et s’il en reste au dernier moment sur les pare-brise.
9. Contacter les journaux locaux pour présenter la manifestation avec une photo si possible, car une bonne
photo vaut mieux qu’un long discours.
10. Faire passer un message auprès des radios locales et FR.3 le dernier Week-end.
11. La veille préparer la salle au mieux, en vérifiant les prises de courant, et bien flécher aux abords si
nécessaire.
12. Le matin à l’accueil des exposants, leur offrir une boisson chaude en signe de bienvenue et faire le tour
de la salle plusieurs fois dans la journée pour prendre « la Température des affaires », et le soir les
remercier.
Ne pas oublier d’inviter et de renseigner les journalistes qui vous feront une bonne publicité pour la prochaine
Bourse.
Voilà les clés du succès d’une Manifestation réussie.
P.S. : Les exposants paient une somme forfaitaire au mètre linéaire, ce qui permet de limiter les frais et d’offrir «
l’entrée gratuite à tous ». (car l’argent non dépensé pour l’entrée ira automatiquement à un achat).
Jack Odot