Poste d`Emploi Attaché d`Administration de 1ère Classe au Bureau
Transcription
Poste d`Emploi Attaché d`Administration de 1ère Classe au Bureau
Poste d’Emploi Attaché d’Administration de 1ère Classe au Bureau Secrétariat de Direction Emploi Attaché d’Administration de 1ère Classe Code du Poste COSG.03.01.XXXX Supérieur immédiat : Chef de Bureau Secrétariat de Direction Raison d’être de l’emploi Assister le Chef de Bureau dans la prise de décision; apporter son expertise en matière de Secrétariat de Direction; utiliser les processus et procédures de manière efficace et efficiente ; appliquer la législation dans le cadre des attributions du Bureau afin de contribuer aux objectifs définis ; rédiger, analyser le courrier et dépouiller les signataires de la Direction. Principales Activités 1. En tant qu’Expert Etre la personne ressource en matière de rédaction des courriers ; appuyer techniquement le Chef de Bureau et se perfectionner continuellement afin d’avoir les compétences les plus poussées dans le domaine de ses attributions. 2. En tant que Conseiller interne Soutenir la réalisation des activités en formulant des propositions adéquates. Position dans l’organigramme Positionnement hiérarchique : Le Chef de Bureau Secrétariat de Direction Assure la direction de : - Pré requis (Qualification Technique) Niveau de formation et/ou diplôme Diplôme universitaire en Sciences Sociales, en Sciences de spécifique Communication, en Relations Publiques ou tout diplôme reconnu équivalent. Posséder entre 3 et 6 ans d’expérience dans les relations publiques et Expérience requise acquise dans les Services Publics ou dans le secteur privé. Compétences Savoirs (Compétences techniques) - connaissances dans le domaine de secrétariat de direction; maîtrise de l’outil informatique. Savoir-faire - concevoir et proposer des solutions techniques permettant de résoudre les difficultés rencontrées dans l’exécution des tâches de secrétaire en tenant compte des moyens disponibles ; proposer des améliorations ayant trait aux dysfonctionnements constatés dans les processus et procédures mis en place de son secteur de travail; fournir des renseignements utiles dans le domaine de sa compétence. - Savoir-être (Attitudes comportementales) Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service. Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un milieu de travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches. - Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux règles d’éthique ; - Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps opportun en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ; - Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement de la structure, anticiper et faire preuve d’initiative ; - Travail en équipe : savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d’atteindre les objectifs . Spécificités liées à l’emploi à l’organisation Dénomination de Dénomination l’emploi spécifique : Attaché d’Administration de 1 ère Classe au Secrétariat de Direction - Domaine d’expertise : secrétariat de direction Activités spécifiques : - Analyser les courriers et rédiger les projets des correspondances ; - assurer la saisie et la collation des documents produits ; - suivre l’agenda du Directeur et organiser ses audiences. Attitudes comportementales spécifiques : - être capable de comprendre l’organisation du Ministère, Institution ou Service Public, sa structure et sa culture ; - rigueur, sens de la méthode et de la probité.