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Le Chirurgien Dentiste de France no 1405-1406 du 24 septembre - 1er octobre 2009
Chapitre 3
CAHIER DU PRATICIEN
V. YAKOBCHUK/FOTOLIA
Informatique et internet
L’informatisation et la connexion à internet d’un cabinet dentaire
représentent un plus pour l’exercice et la gestion quotidienne.
Au-delà de la télétransmission, obligation conventionnelle, elles
permettent d’archiver les dossiers patients, suivre la comptabilité
et offrent bien d’autres possibilités encore... Définir ses besoins,
choisir les logiciels et son matériel ne sont pas choses aisées.
Tour d’horizon des indispensables à savoir !
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1. L’OUTIL INFORMATIQUE
2. LE CHOIX DU LOGICIEL MÉTIER
Les fonctions les plus courantes des logiciels
dentaires permettent :
En fonction des besoins assignés à l’outil informatique, il est possible de déterminer le ou les
logiciels les mieux appropriés en respectant un
certain nombres de règles.
– la tenue du fichier patients
Identité et renseignements individualisés (médicaux, administratifs, soins, schéma dentaire,
ordonnance, établissement des feuilles de SS,
etc.) ;
– la transmission électronique des feuilles de
sécurité sociale
La télétransmission est une obligation conventionnelle. Il faut utiliser un réseau d’accès internet sécurisé. Or, tous les réseaux ne sont pas
sécurisés, ni compatibles avec tous les logiciels
dentaires ;
– l’imagerie
La radiographie numérique, mais aussi la photo
numérique, la vidéo ;
– la comptabilité
G saisie des recettes-dépenses (livre-journal),
tableau des investissements avec mise à
jour des amortissements,
G suivi bancaire,
G déclaration 2035,
G statistiques, établissement de ratios, outils
de gestion,
G fiches de paye des salariés,
G calcul du taux Urssaf ;
– la gestion du carnet de rendez-vous
– la gestion de la traçabilité de la stérilisation et
des dispositifs médicaux sur mesure
– l’information du patient
Séquences graphiques expliquant une intervention, la forme et la fonction d’une prothèse,
conseils d’hygiène, réalisation de devis et de
notes d’honoraires, etc. ;
– le secrétariat
Courriers aux correspondants, impayés et lettres de relance, tenue des fiches de stock, commandes aux fournisseurs ;
– la pharmacovigilance
Utilisation de bases de données par Internet ou
sur CD-Rom ;
– la navigation sur Internet
Accès aux sites syndicaux, professionnels, commerciaux.
– la conception et fabrication assistée par ordinateur (CFAO)
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2.1 Le cahier des charges
Avant de faire des choix technologiques, il faut
établir un cahier des charges précis qui tienne
compte de votre façon de travailler et les
besoins qui en découlent.
Il convient de tenir compte des intervenants (le
praticien ou l’assistante dentaire), du lieu d’implantation du matériel (à l’accueil, dans la salle
de soins, au bureau, la salle de stérilisation),
de la fréquence d’utilisation (à chaque fois, de
temps en temps, jamais), de l’acte (soins, paiement, rendez-vous, stérilisation, courrier,
relance, facturation).
Cette description précise permet aux commerciaux de vous proposer la configuration matérielle la mieux adaptée à votre activité.
Vous pouvez également vous informer auprès
de confrères sur les logiciels qu’ils utilisent, leur
appréciation du service après-vente du revendeur et de la qualité de la hotline si vous y souscrivez.
Mais, c’est à vous de vérifier l’adéquation du logiciel vers lequel vous vous orientez avec votre
cahier des charges : essayez les logiciels, testez
les actes courants sur un lieu d’exposition, faites
les manipulations afin de vous rendre compte de
l’ergonomie et de la simplicité d’utilisation.
2.2 Les licences
L’utilisation d’un logiciel impose l’achat d’une
licence soit :
– OEM, utilisée uniquement avec l’achat d’un
nouveau matériel informatique. Son prix de vente
est réduit, mais aucune assistance n’est prévue par l’éditeur et la documentation est limitée
ou inexistante.
– standard, vendue en conditionnement boîte avec
les documentations. Son prix de vente est plus
élevé, mais elle inclut l’assistance de l’éditeur.
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Chapitre 3
CAHIER DU PRATICIEN
LOGICIEL DE GESTION
Les questions clefs
G
Votre logiciel de télétransmisson a-t-il
l’agrément CNDA?
Les logiciels agréés par le CNDA (Centre
National de Dépôt et d’Agrément) www.cnda-vitale.org, organisme officiel
dépendant de l’Assurance maladie, doivent
être conformes au cahier des charges SésamVitale 1.31 au minimum.
G
Le logiciel est-il adapté aux besoins ?
Privilégiez la facilité de saisir les soins, les
règlements et réaliser la télétransmission des
feuilles qui constituent l’immense majorité de
vos besoins informatiques. Évitez de vous
faire éblouir par un grand nombre de fonctions
que très rapidement vous n’utiliserez plus.
G
Est-il compatible avec le logiciel
de radio numérique ?
Les logiciels de gestion sont parfois exclusifs
d’une marque de radio numérique et induisent
de ce fait des dépenses supplémentaires si
une évolution ou un changement sont
nécessaires ou souhaités. La possibilité de
liaison automatique entre le logiciel de gestion
des fiches patients et le logiciel d’imagerie
médicale en cas de marques différentes
apporte un plus.
G
Gère-t-il la traçabilité, les fiches
prothèses ?
La traçabilité des procédures (de stérilisation
en particulier) et des dispositifs médicaux font
partie des exigences à atteindre en vue d’un
exercice de qualité et de sécurité.
La tenue et l’archivage des fiches-prothèses
doivent aussi être possibles et performantes.
Le soutien de l’informatique est indispensable
pour ces exigences réglementaires qui
s’imposent peu à peu.
G
Est-ce un logiciel répandu ?
Un logiciel vendu à peu d’exemplaires risque
de disparaître du jour au lendemain, vous
laissant avec vos problèmes (qui seront
moindres s’il est « DSIO » (Données Standard
en Informatique Odontologique), norme qui
permet la portabilité d’une partie des données
d’un logiciel à un autre).
praticiens qui télétransmettent sont tenus de
souscrire une maintenance.
G
G
Quel est le contenu de la licence
d’exploitation ?
Le contenu de la licence d’exploitation varie
d’un éditeur à l’autre ainsi que sa
transmissibilité. Privilégiez la souplesse pour
tenir compte de votre exercice futur.
G
La licence est-elle liée au poste
informatique, au praticien ou aux deux ?
La réponse du revendeur vous permettra de savoir
si les remplaçants, les praticiens salariés, les
associés, peuvent utilisés votre matériel et ce qui
se passera en cas de changement de statut
(comme par exemple le passage de SCP en SEL).
Vous devez également demander si en cas de
cessation d’activité, le droit d’utilisation du logiciel
est cessible au successeur. N’oubliez pas non
plus de demander si en cas de réseaux
multipostes, le prix de vente de la licence
d’exploitation est le même pour le poste principal
et pour les postes clients.
G
Que recouvre le contrat
de maintenance ?
Il peut couvrir différents niveaux de prestations :
le matériel, le système d’exploitation (Windows,
Linux, Mac OS), le logiciel de gestion, le logiciel
de radiologie. Il est très important d’avoir une
maintenance téléphonique (hotline) efficace
et des mises à jour, au moins annuelles. Les
délais et mode d’intervention, la hotline, avec
prise de contrôle à distance de votre ordinateur,
par déplacement, sont à étudier.
Il est indispensable de connaître les limites
de couverture du contrat de maintenance, de
savoir si les mises à jour sont comprises et
surtout, en cas de dysfonctionnement non
couvert par le contrat maintenance, quels
sont les modalités et les tarifs appliqués pour
une attaque virale par exemple, ou l’installation
d’un programme défectueux.
Rappelons que conventionnellement, les
Quelle est la garantie du matériel ?
En général d’une durée de trois ans, la garantie
peut différer selon les marques de fabricants
d’ordinateurs. Si votre fournisseur ne vous
propose qu’un an, n’hésitez pas à négocier
l’extension de la garantie à trois ans.
G Existe-t-il une sauvegarde
des données ?
Indispensable ! C’est votre assurance pour
la gestion du cabinet. Elle doit être faite tous
les jours par vos soins ou une personne
qualifiée et doit vous suivre quand vous quittez
le cabinet.
Vous pouvez choisir entre :
– disque dur extractible, ou clé USB grande
contenance,
– disque dur externe en connexion USB ou
firewire,
– gravage de DVD ou Blu-Ray,
– sociétés de télé-sauvegarde qui peuvent
assurer de manière fiable la gestion de vos
sauvegardes transmises par des connexions
haut débit.
Il est préférable de posséder plusieurs
sauvegardes. Des logiciels permettent
l’automatisation de cette procédure à heures
fixes. Vérifiez régulièrement que la sauvegarde
est correctement réalisée.
Ne quittez jamais votre cabinet à la fin de
votre journée de travail sans avoir réalisé votre
sauvegarde !
G Le vendeur vous fournit-il un dossier
pour la déclaration à la CNIL ?
Il convient en effet de déclarer à la CNIL
(Commission nationale informatique et liberté,
21 rue Saint-Guillaume 75007 Paris) vos
fichiers informatiques et de porter à la
connaissance de vos patients l’informatisation
de leur dossier médical et le droit d’en avoir
communication.
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3. LE CHOIX DU MATÉRIEL
Il vous faut bénéficier d’un matériel apte à gérer
les multiples possibilités du logiciel choisi et qui
s’adapte à de futures extensions informatiques.
3.1 Le microprocesseur
Structure
du système
informatique
En fonction de
l’exercice pratiqué, seul
ou en association, sur
un ou plusieurs
fauteuils, avec du
personnel ou non, la
configuration de l’outil
informatique variera :
– monoposte,
– multipostes non
interconnectés,
– réseau.
C’est le cœur de l’ordinateur qui traite et gère
les données. Il doit être suffisamment puissant
pour faire « tourner » vos logiciels métiers.
Actuellement, il existe des processeurs « double - cœur » très performants.
3.2. L’unité centrale
Elle doit permettre des possibilités d’extensions
pour ajouter des cartes, pour de nouvelles fonctions, ou des périphériques complémentaires.
Préférer un nombre de connexions USB important qui facilite le raccordement des périphériques.
3.3. La mémoire vive
2 giga-octets (Go) minimum (ou 4 si vous devez
traiter de la vidéo) : c’est dans cette mémoire
que sont chargés les programmes et les fichiers
en cours d’exécution.
plus rapidement et est plus économique en
consommables. Le prix des imprimantes laser
couleur est en forte baisse.
3.8 Le réseau interne
Pour un usage multipostes, il faut un serveur
(ordinateur principal) très puissant et un réseau
rapide de type Ethernet (100 Mbits/s) pour éviter des attentes trop longues devant l’écran.
Ce type de réseau dit « câblé » est le plus sécurisant et le plus rapide actuellement, mais tous
les locaux ne permettent pas son installation
facile.
Il existe des réseaux « sans fil » de type Wifi
(Wireless Fidelity) qui passent par les ondes radio
mais ont une vitesse (85 Mb/s) et une portée
(200 mètres) limitées ; il faut citer aussi le
BlueTooth de portée et vitesse encore plus
réduites.
Plus récemment, les réseaux de type CPL
(Courants Porteurs de Ligne) par les lignes électriques domestiques en utilisant des techniques
de modulation avancées se sont améliorés.
Avant toute modification du système informatique,
il est instamment recommandé de s’assurer :
– de l’existence de plusieurs copies aux fins
d’éviter les risques de pertes de données,
– de la compatibilité des logiciels entre eux.
3.4. Le disque dur
3.9 Le modem
120 Go est un minimum de nos jours, 200 ou
250 si vous devez stocker photos et vidéo en
plus des radios.
3.5. L’écran
Pour visionner correctement vos documents et
travailler confortablement, une taille de 17 pouces
au moins est indispensable. Les écrans plats
TFT sont maintenant devenus la norme.
3.6 Le graveur-lecteur
de DVD-Rom (ou Blu-Ray)
Il existe divers moyens de connecter son ordinateur au reste du monde, comme le câble,
l’ADSL, les lignes Numéris RNIS. Dans tous les
cas un modem, qui est l’intermédiaire entre l’ordinateur et la ligne téléphonique, est indispensable. Il vous permettra d’envoyer et de recevoir
des fax, des fichiers, du courrier électronique
(e-mails) en vous connectant à internet.
Le plus important, c’est son débit, autrement
dit sa capacité de transmission par rapport au
temps écoulé.
Il existe quatre types de modems.
3.7 L’imprimante
Le modem interne
L’imprimante « jet encre » est moins chère à
l’achat, mais plus onéreuse en cartouches d’encre. Une imprimante laser n’est guère plus chère
à l’achat en version monochrome. Elle imprime
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Il s’insère dans l’ordinateur, n’a pas besoin de
se brancher sur une prise électrique et il est
moins cher. Généralement, il est déjà installé si
vous achetez un ordinateur multimédia.
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CAHIER DU PRATICIEN
Le modem externe
Il se branche sur le port série (port Com) ou
USB de la machine, possède une alimentation
électrique séparée et donne une indication
visuelle sur la progression de la connexion.
Le Modem PCMCIA
C’est un mélange des deux modèles précédents. Il a la taille d’une carte de crédit, se place
à l’intérieur de la machine dans des fiches adaptées et peut être retiré à n’importe quel moment
pour être remplacé par d’autres branchements
(lecteur CD-Rom). Il ne nécessite pas une alimentation en énergie externe. Il est surtout utilisé par les ordinateurs portables non pourvus
d’un modem interne en série. Il ne supporte pas
les chocs.
Les Modems ADSL
Deux types de modems sont proposés par les
fournisseurs d’accès :
– les modems USB qui permettent de ne
connecter qu’un seul ordinateur sur le haut débit.
La fiabilité de ces modems est inconstante et
dépend des composants installés sur votre ordinateur.
– les modems-routeurs Ethernet : ces modems
permettent de connecter un seul ordinateur
ou tout un réseau de plusieurs machines. Ils
sont connectés en permanence sur le réseau
d’accès et permettent à n’importe quelle
machine du réseau d’accéder aux services
Internet.
L’accès ADSL est aujourd’hui la règle, mais certains praticiens préfèrent, pour des raisons de
sécurité, conserver sur leur ordinateur de cabinet, la seule connexion RTC bas débit, servant
à la télétransmission.
4. LE LECTEUR DE CARTES À PUCE
(HOMOLOGUÉ SÉSAM-VITALE)
ET PAIEMENT CB
Il existe de nombreux lecteurs de cartes
« bifente » ou « trifente » permettant la lecture
des cartes VITALE, CPS... Certains lecteurs
offrent également la possibilité de paiement par
cartes bancaires.
Reportez-vous à la liste disponible sur le
site internet : http://www.sesam-vitale.fr/ps/user/
equipement_lec_simple_140.as
Infos pratiques
http://www.cnil.fr/
L’agrément délivré par la déclaration simplifiée à la CNIL est soumis à un
certain nombre de règles :
– Information des patients, par voie d’affichage, de l’utilisation d’un système
informatique.
– Confidentialité des dossiers médicaux. Le praticien doit utiliser la carte
de professionnel de santé (CPS) pour accéder aux données contenues
dans son logiciel de gestion. Elle permet d’assurer un haut niveau de
confidentialité, notamment dans le cadre de la transmission d’informations
aux caisses de sécurité sociale. Ces données peuvent être transmises à
d’autres professionnels de santé avec l’accord du patient.
– Conservation et archivage : les informations enregistrées ne peuvent
être conservées au-delà d’une durée de cinq ans à compter de la dernière
intervention sur le dossier du patient. À l’issue de cette période, elles sont
archivées sur un support distinct et peuvent être conservées pendant
quinze ans dans des conditions de sécurité équivalentes à celles des
autres données.
Vous pouvez soit :
– acquérir un lecteur et souscrire un contrat de
maintenance,
– louer un lecteur avec maintenance incluse.
La location du lecteur est la formule la plus souple. Elle permet d’intégrer toutes les modifications qui ne manquent pas de survenir. La
maintenance se fait sur site et par échange standard du lecteur de carte.
5. L’INVESTISSEMENT,
LES GARANTIES, L’AMORTISSEMENT
Le matériel informatique évoluant très vite, il
doit donc être choisi parmi les derniers modèles
sortis.
Actuellement, l’investissement pour une unité
centrale, un clavier, un moniteur, un disque dur
amovible et une imprimante, s’élève de 1.000
à 2.000 euros selon ses composants et ses possibilités d’extensions.
La maintenance s’élève entre 10 et 12 % du prix
du matériel.
Le matériel professionnel d’une société connue,
bénéficie d’une garantie constructeur sur le
matériel de 3 ans.
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Pour un ordinateur assemblé, il est bon de négocier une garantie de 2 ans dans le prix d’achat.
Il est préférable de choisir un revendeur près de
chez soi, afin de faciliter une intervention.
Le prix du logiciel est de 1.200 à 4.000 euros
en rapport avec les fonctions qu’il développe et
la notoriété du concepteur.
L’amortissement du logiciel se fait sur 12 mois alors
que celui du matériel s’étend de 2 à 5 ans, en linéaire
ou en dégressif selon son espérance de vie.
6. LES SITES INTERNET
2 sites Internet ont été crées par la CNSD :
http://cnsd.fr
La CNSD possède un site internet dédié aux
chirurgiens-dentistes qui diffuse des informations professionnelles, des documents, et toute
l’actualité syndicale en quelques clics.
Une information plus complète et spécifique est
réservée aux syndiqués CNSD. Pour y accéder,
il faut utiliser comme identifiant votre numéro
d’abonné au CDF et comme mot de passe :
votre date de naissance sous la forme
JJMMAAAA.
http://www.infosoins.fr
Le site Infosoins.fr est un site d’information des
patients concernant la profession, le cabinet
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dentaire, la prévention, des conseils d’hygiène,
les principales pathologies et l’ensemble des
actes pratiqués quotidiennement.
Une partie non médicale du site définit de façon
générale le système de sécurité sociale. Plusieurs
pages expliquent les actes dentaires opposables, les actes avec dépassement, les actes non
remboursables ainsi que leurs différents modes
de prise en charge.
Le désengagement continu de l’Assurance maladie dans la prise en charge dentaire y est abondamment démontré avec des exemples et des
courbes provenant des Comptes nationaux de
la santé.
La CNSD a développé ce site d’information et
de communication afin de renforcer son audience
au niveau des médias et des pouvoirs publics.
Il permet également de répondre aux questions
quotidiennes de nos patients sur les différents
intervenants et la réalité du monde de la chirurgie dentaire en France.
7. LA LETTRE DE LA CNSD
Il s’agit d’une sélection faite sur le Net de l’actualité légale, juridique, scientifique du monde
de la santé et de la chirurgie dentaire en particulier. L’abonnement gratuit est possible depuis
le site cnsd.fr.