Termes de Référence SECRETAIRE AU BUREAU DES MARCHES

Unité de Coordination des Projets (UCP – MINSANP)
Termes de Référence
SECRETAIRE AU BUREAU DES MARCHES
1. Relève du : Responsable de la Passation des Marchés
2. Mission du poste :
Le secrétaire assure tous les travaux de secrétariat et d’assistance à tous les niveaux
administratifs auprès du Bureau des Marchés.
3. Description des tâches :
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Pour les travaux de secrétariat :
Traiter et suivre la gestion des courriers entrant et sortant (réception, enregistrement,
saisie, expédition, classement, etc.)
Assurer l’archivage et le classement des dossiers du Bureau des Marchés
Effectuer tous travaux d’assistance demandés par les chefs hiérarchiques
Gérer les fournitures de bureau
Saisir les correspondances
Photocopier et dupliquer les documents
Et toutes autres tâches relatives au secrétariat
Pour les travaux relatifs aux marchés :
Classer les dossiers par catégorie de prestation (matériels roulants, matériels
bureautiques, matériels informatiques, équipements et matériels médicaux,
médicaments.)
Gérer les dossiers des marchés
Enregistrer et répertorier les prestataires de services
Etablir les tableaux des prix unitaires de référence (acquisitions et services)
Rédiger les PV (CAO, évaluation, réunions diverses)
Contribuer au suivi de l’exécution de tous les marchés
Saisir et suivre les marchés, convention et protocole
Etablir les bons de commandes
Mettre à jour les tableaux de suivi des factures, marchés et appel d’offres
4. Profil :
Diplôme d’Etudes Supérieures (au moins Bac+2) ou en secrétariat.
5. Connaissances requises :
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Maîtrise de la langue Française (lu, parlé, écrit), la connaissance de l’anglais serait
un atout ;
Au moins deux (02) ans d’expériences professionnelles dans le domaine auprès
de projet de développement serait un atout ;
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Avoir des connaissances sur la Passation des Marchés ;
Maîtrise des outils informatiques : bureautiques : traitement de texte (Word) et
tableur (Excel), Internet, Email, Fax ;
6. Qualité requises :
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Bon communicateur et sociable
Sens aigu de la responsabilité
Ponctuel, Honnête
Méthodique et organisé