2012-2013 Notice extranet FFE

La gestion des affiliations
et des licences
Fiches de procédures à l’usage des clubs pour les ligues
suivantes :
AQUITAINE / BOURGOGNE / CENTRE / CORSE / FRANCHE-COMTE / HAUTE-NORMANDIE /
LANGUEDOC-ROUSSILLON / LA REUNION / LIMOUSIN / LORRAINE / MIDI-PYRENNEES /
PARIS / PAYS DE LA LOIRE / POITOU-CHARENTES / PROVENCE / VERSAILLES
Sommaire :
Thème : je veux me connecter et accéder aux outils
2
Thème : je veux saisir les données administratives de mon club et imprimer mon affiliation
4
Thème : je veux commander des licences après la validation de mon affiliation à la FFE
7
Thème : je veux saisir les blasons de mes licenciés
8
Thème : je veux modifier les données administratives de mon club
9
Thème : je veux modifier mon mot de passe
10
Thème : je veux consulter l’état de mes commandes
11
Thème : la hotline du système
12
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°1
Thème : je veux me connecter et accéder aux outils.
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Connectez votre ordinateur à Internet
Le navigateur minimum requis est Internet Explorer 7 ou Firefox version 2 : Il arrive que des
problèmes d’affichage apparaissent avec certains navigateurs : dans ce cas faites remonter
l’information via la hotline.
Connectez-vous à l’adresse du serveur extranet de la fédération : www.extranet.escrimeffe.fr
Vous accédez à une page vous demandant votre identifiant (numéro de ligue + numéro de
club, comme les saisons passées par exemple 28110) et votre mot de passe (transmis par
votre ligue).
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A votre 1ère connexion, pour des raisons de sécurité, le système vous demandera de changer
votre mot de passe : ne le perdez pas !!
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Vous accédez alors au service des affiliations et des licences.
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N.B : plusieurs accès différents existent, à savoir :
 Le président du club ou son délégué avec un identifiant de type LLCCC. Il a tous les droits par
défaut dont ceux pour l’affiliation/licences et les engagements en ligne)
 Un accès pour la consultation des licences et les engagements en ligne de type LLCCCE
Ouverture de votre compte : Si votre écran ressemble à une des deux images suivantes, contactez
votre ligue afin qu’elle ouvre votre compte. Vous pourrez ensuite passer à la fiche N°2.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°2
Thème : je veux saisir les données administratives de mon club et imprimer
mon bulletin d’affiliation
Rappel : à la première connexion, le système affichera une page avec des demandes de saisies
obligatoires sur des données administratives.
1/ L’accès à la fonctionnalité.
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Cliquez sur : « Gestion », « Gestion des clubs »
Lisez et approuvez le texte (cochez la case « Lu et approuvé » puis cliquez sur « Soumettre la
requête »)
2/ Le fonctionnement.
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Modifiez les champs nécessaires de vos données administratives. Ignorez les informations
« Moyen de paiement » et « RIB ».
Ne complétez pas les noms des membres du bureau (il faut demander leurs licences avant),
mais mettez à jour la liste de vos enseignants.
Cliquez sur « Enregistrer »
Commandez en priorité les licences des membres du bureau de votre club et celle de votre
enseignant si ce dernier est licencié dans votre club. Sinon assurez-vous que son club
d’attache a bien fait une demande pour lui.
o Renouvelez les licences des personnes dans la liste à gauche de l’écran
o Créez de nouvelles licences avec le bouton « Nouvelle licence »
o Accueillez une personne qui vient d’un autre club avec le bouton « Changement de
club »
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Dans tous les cas n’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter au panier »
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Valider la commande »
Complétez les données administratives de votre club avec les membres du bureau


Cliquez sur « Enregistrer »
Prenez connaissance du texte à l’écran, cliquez sur « Cliquez ici pour imprimer votre
bulletin d’affiliation » et complétez le scrupuleusement. Envoyez le à la FFE – Service
Licences. Vous ne règlerez votre première commande qu’une fois l’affiliation validée.
Les bulletins d’affiliation incomplets seront retournés aux clubs.
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Cliquez ici pour imprimer votre
bulletin d’affiliation et retournez-le
à la FFE sans délai !
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A la réception du bulletin d’affiliation de votre club, la FFE ouvrira votre compte.
Cliquez alors sur « Gestion » puis « Gestion des commandes » et payez votre commande à votre
ligue :
PUIS

N’oubliez pas de valider ensuite votre paiement (case de gauche puis de droite = 2 clics)
3/ Les documents et informations nécessaires
Les tarifs des licences pour votre ligue
4/ Les recommandations.
Soyez très vigilant sur l’exactitude des données saisies.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°3
Thème : je veux commander des licences après la validation de mon
affiliation à la FFE.
1/ L’accès à la fonctionnalité.

Cliquez sur : « gestion » puis « Panier de commande »
2/ Le fonctionnement.
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

Renouvelez les licences des personnes dans la liste à gauche de l’écran
Créez de nouvelles licences avec le bouton « Nouvelle licence »
Accueillez une personne qui vient d’un autre club avec le bouton « Changement de club »



Dans tous les cas n’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter au panier »
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Valider la commande »
Payez votre commande (attention 2 clics)
PUIS
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°4
Thème : je veux saisir les blasons de mes licenciés
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Cliquez sur : « Blasons » puis « Saisie des blasons »
Recherchez un tireur à l’aide du champ de recherche en tapant les premières lettres de son
nom ou le numéro de licence
Attribuez-lui un blason avec une date d’obtention.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°5
Thème : je veux modifier les données administratives de mon club et
imprimer à nouveau mon bulletin d’affiliation
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
Cliquez sur : « Gestion » puis « Gestion des clubs »
Cliquez sur l’icône « Modifier » en bout de ligne.
Modifiez ce qui doit l’être
Cliquez sur « Enregistrer » pour valider les modifications.
Cliquez sur « Gestion », « Mon bulletin d’affiliation », et imprimer le document. Si nécessaire,
envoyez-le à la FFE.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°6
Thème : je veux modifier mon mot de passe
1/ Le fonctionnement.
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La demande de changement de mot de passe doit être faite à votre ligue.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°7
Thème : je veux consulter l’état de mes commandes.
1/ L’accès à la fonctionnalité.
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En passant la souris sur « gestion », des sous-menus apparaissent.
Cliquez sur « Gestion des commandes »
2/ Le fonctionnement.

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La liste des commandes de votre club apparaît.
Pour chaque commande les renseignements sont donnés pour l’état de l’expédition, des
paiements
En cliquant sur le N° de commande, on obtient le détail.
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LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES LICENCES
FICHE PROCEDURE N°8
Thème : la hotline du système
La hotline est le service d’aide mis en place.
Avant de contacter la hotline, le club devra exposer son problème à sa ligue pour une résolution
éventuelle au niveau local.
La ligue recensera les problèmes rencontrés, les besoins exprimés afin de contribuer à l’amélioration
du système.
Ce recensement se fera de manière périodique pour une efficacité maximum. Ces données recensées
seront analysées par la fédération et les programmeurs pour une éventuelle mise en place.
J’accède à la hotline technique (société Sirtem) soit par :
-
Téléphone du lundi au vendredi de 8h à 18h au 03 26 86 76 93
Mail : [email protected]
Dans quel cas accéder à la hotline ?
-
Face à tout problème d’accès au système
Face à tout dysfonctionnement du système d’affiliation et de prise de licences
Besoin d’une aide pour s’affilier ou prendre des licences
Une seconde aide est possible via la personne en charge de la gestion des licences et des
compétitions à la FFE sur les aspects administratifs et réglementaires, Alexandre Rumpli à contacter
au :
-
Mail à utiliser en priorité : [email protected]
Téléphone : 01 43 62 20 85 (lundi – vendredi 9h-12h00 / 14h00-17h00)
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