Edito Silence, on tourne ! La parole est aux ARM
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Edito Silence, on tourne ! La parole est aux ARM
e r t t e l La e-Santé GCS B R E TA G N E du #1 - juillet 2014 Edito L e mois de Juin a vu l’aboutissement de plusieurs mois de travail sur le projet SI SAMU, avec le déploiement du Noyau Centaure 15 sur deux sites. Quelle belle occasion de vous faire partager ce moment à travers la lettre SAMU ! Celle-ci a pour ambition de vous donner de la visibilité sur le projet, d’y faire partager les retours d’expérience, mais également de vous donner la parole : tous les acteurs du projet sont invités à y participer. Au programme de ce numéro : l’avancement des différents déploiements locaux, le mot de l’éditeur de Centaure 15, une brève sur ANTARES et le point de vue de quelques acteurs du projet. Pour nous faire part de vos idées d’articles, contactez le chef de projet régional : [email protected] 15 U M SA Silence, on tourne ! La parole est aux ARM Les Assistants de régulation médicale (ARM) font partie du groupe de travail régional composé de tous les profils utilisateurs du logiciel. Les objectifs de ce groupe : élaborer un référentiel régional commun, mais aussi échanger sur les pratiques de chacun. Nous avons choisi de donner la parole aux ARM des 4 SAMU, qui expriment ici leur vécu de ce travail: Personne n’a cherché à s’octroyer le premier rôle, on a su s’écouter sans animosité, fusionner nos idées, travailler en intelligence afin d’adapter un outil à nos besoins réciproques. Chaque acteur a pu trouver sa place, exposer ses idées tout en prenant connaissance des besoins de chacun. Nous avons tous été acteurs et producteurs à notre manière. Hélas, le temps imparti n’a pas permis aux Finistériens ni aux Morbihannais une sélection au Festival de Cannes. Il reste encore la possibilité aux A la réalisation, Coralie avec deux Costarmoricains de concourir à la metteurs en scène, Françoise et Mostra de Venise en septembre ou Bruno, puis un aux Bretilliens casting recruté au de présenter la sein de chaque « Nous avons tous été acteurs et projection à la Centre 15. Nous producteurs à notre manière. » Berlinale de Berlin avions la trame en février. mais le scénario était à écrire. Cependant, pas de clap de fin : revenons à la réalité, on Entre chaque séance de tournage, ne cherche pas la Palme, le Lion ou chacun retravaillait son texte et son l’Ours d’or d’autant qu’en prémices, la rôle en petit groupe : ça cogitait !!! montée des marches peut se révéler dangereuse ! (bien que l’équipe Peu de place à l’improvisation car il saurait gérer ce dernier élément). fallait que chacun se retrouve dans les scènes avec une logique d’enchaîne- Un bon film, comme un bon livre, ne ment des faits. se fige pas, il vit au travers de chacun, l’accueil du jury (nos collègues) et les Parfois, nous pensions qu’une prise critiques contribueront à l’évolution était la bonne, et finalement, on la re- du script et du grain de pellicule. faisait à la rencontre suivante. Centaure 15, c’est la création d’un film extrait d’un livre. SAMU 21, place Duguesclin 22000 Saint Brieuc - 02 96 33 59 07 - www.esante-bretagne.fr Bascule sur Centaure 15 : ma nuit au SAMU 29 C’est dans la nuit du 2 au 3 juin que s’est déroulée la bascule sur Centaure 15 au Samu 29. Pourquoi la nuit ? Parce qu’elle correspond à un creux de charge dans l’activité du Centre 15. Retour sur une nuit décisive pour le SAMU 29. 21h30 à minuit : Arrivée en salle de régulation de l’équipe informatique et de SIS. L’équipe de la DSI effectue minutieusement les dernières vérifications de chacun des postes de la salle de régulation, des imprimantes, des comptes utilisateurs. Les ARM référentes du SAMU (Vanessa MAZE et Claire TANGUY) ont également préparé une pochette pour chacun des utilisateurs, afin de faciliter au maximum leurs premières manipulations de l’outil. Elle contient les identifiants de connexion, le manuel utilisateur élaboré par les groupes de travail régionaux qui détaille et explique le référentiel régional commun, et des copies d’écran du manuel de SIS qui présentent de façon simplifiée la saisie d’un dossier dans C15. De son coté, l’équipe SIS effectue des vérifications fonctionnelles, et des tests d’appels via MediQ sur C15. 00h45 : médecins et ARM se regroupent sur 2 des 4 marguerites de la salle de régulation. Sur la première, on coupe le lien MediQ-AppliSAMU et on configure le lien MediQ-C15. Ainsi, au moment de la bascule sur C15, les utilisateurs n’auront pas à se déplacer physiquement : tout sera prêt sur leur propre poste. 02h : Bascule sur C15 d’une première ARM et d’un médecin régulateur : Vanessa se déconnecte d’AppliSAMU, et se reconnecte sur C15. La bascule est immédiate. Le téléphone sonne au SAMU : cet appel est traité sous C15. Chacun se rassemble autour des écrans afin de voir comment se déroule la saisie du dossier. parce que cela permet le compagnonnage et la prise en main progressive. 03h : Le café coule, d’aucuns ont apporté des gâteaux, des bonbons, des desserts maison… L’ambiance en salle de régulation est posée ; certains utilisateurs qui avaient des craintes sur la prise en main de l’outil se débrouillent parfaitement bien. Les consultants SIS passent d’un poste à l’autre en cas de question. 6h : L’équipe du matin arrive un peu plus tôt que d’habitude. Nous leur faisons le récit de la nuit. L’appréhension est naturelle, mais la prise de poste est rapide. En attendant les premiers appels réels, nous appelons nous-mêmes le 15 afin que la nouvelle équipe puisse s’entraîner à traiter des dossiers. Là encore, l’activité très faible à cette heure permet de s’approprier l’outil en minimisant le stress. 07h : le nombre d’appels augmente progressivement ; l’équipe du matin gagne en confiance. Je laisse l’équipe de régulation avec SIS, et quitte la salle après ma première nuit au SAMU. En conclusion, comme pour tout changement, l’arrivée d’un nouvel outil de régulation peut générer de l’anxiété auprès des utilisateurs, du fait même de la criticité du métier. Le bilan de cette nuit de bascule est très positif. On peut saluer l’excellente préparation effectuée par les équipes de la DSI et le personnel du SAMU. La présence de SIS sur site 24h/24 pendant les premières 48h, puis à chaque changement d’équipe pendant toute la première semaine est également un facteur de réussite. Enfin, le choix de l’heure de bascule et les conditions beaucoup plus sereines qu’en journée ou que le week-end ont sans conteste facilité l’appropriation de ce nouvel outil. 02h15 : On connecte un 2e poste sur C15. L’activité à cette heure étant très calme, on effectue de faux appels au 15, et les ARM qui le souhaitent se relayent sur ce poste pour s’entraîner à manipuler l’outil dans des conditions réelles. Peu à peu, ARM et médecins basculent un par un sur Centaure 15. On ne bascule pas tout le monde en même temps d’une part parce que les dossiers initiés sur AppliSAMU sont traités jusqu’au bout sur AppliSAMU ; d’autre part, 2 Il reste maintenant à affiner certains points de paramétrage après retour d’expérience, et à pratiquer pour acquérir la même aisance d’utilisation qu’avec l’ancien outil. Coralie DEBONNE Chef de projet GCS e-Santé Bretagne Interview du Dr Bruno Fontenelle Pascal Abguillerm et Dr Pierre Mazars ainsi qu’un médecin hospitalier Dr Christine Couchouron) a été important pour cette tâche. Dr Bruno FONTENELLE Coordinateur régional Quel est votre rôle dans le projet ? J’ai été responsable de la gestion du Logiciel AppliSAMU et de l’extraction des statistiques au SAMU 22 depuis 2005. Puis j’ai été muté au SAMU 29 l’année dernière. J’y exerce les mêmes missions. Le GCS m’a confié, en association avec Dr Françoise Cellier et Mme Coralie Debonne, la coordination des réunions du groupe de discussion fonctionnelle inter-SAMU pour le déploiement de Centaure 15 sur la région Bretagne. Mon temps de travail a été adapté pour que je puisse consacrer du temps au logiciel à la fois sur le plan local et sur le plan régional. Mes connaissances en informatique m’ont permis d’avoir un rôle de passerelle entre les utilisateurs très orientés sur le fonctionnel, les informaticiens des hôpitaux plus axés sur la technique et enfin, l’éditeur. Par des réunions bimensuelles inter-SAMU, nous avons fait des propositions de paramétrage régional, qui ont été validées par les chefs de service. Comment s’est déroulé le déploiement ? Le SAMU 29 a été le premier SAMU breton à basculer. J’ai organisé les travaux de test du logiciel localement tout en restant garant du paramétrage choisi par la région. Le travail du groupe que je dirigeais (composé de 2 ARM, Vanessa Maze et Claire Tanguy, de 2 médecins libéraux, Dr Nous avons pu repérer des points pouvant gêner le travail de régulation et j’ai remonté aux 3 autres SAMU des propositions de correction qu’après consensus, nous avons appliquées. Nous avons été épaulés par le service informatique du CHRU Brest, qui s’est montré efficace et très réactif. L’installation du 3e écran nécessaire pour la cartographie, a été réalisée dans la semaine précédant la mise en production et après l’avis d’un ergonome. Grâce à cette mobilisation, nous avons pu respecter les délais qui nous avaient été assignés. Le déploiement s’est bien déroulé malgré une grande appréhension des équipes. La formation étant très théorique et aucun personnel ne connaissant le logiciel, le compagnonnage n’était pas possible. Une grande solidarité des équipes a permis de diminuer l’anxiété en une semaine environ. Des paramétrages à la marge sont toutefois encore nécessaires. Un retour d’expérience, un conseil à donner pour les prochains SAMU ? Quelques mois séparent cette installation de la prochaine. L’un des points mis en évidence est la tension créée par l’adoption d’un nouvel outil. Les équipes craignaient que leur préparation et leur formation par SIS ne soient pas suffisantes car très théoriques. Un compagnonnage par les ARM du SAMU déjà installé avec le paramétrage régional pourrait être un moyen supplémentaire de les former et de les rassurer. Le mot de SIS La société SIS déploie son logiciel de régulation médicale Centaure 15 en Bretagne. Celui-ci est déjà utilisé dans 41 autres Samu de France. La particularité du projet Bretagne était de travailler avec 4 SAMU, dont l’un était déjà utilisateur du logiciel. D’où une gestion de projet et un accompagnement au changement à adapter. Le défi est double : • • Installer un nouvel outil dans la régulation d’un service d’urgence est toujours critique : les utilisateurs doivent être opérationnels rapidement ; L’ensemble des SAMU bretons doivent élaborer un référentiel régional des codifications, et tendre vers une convergence des pratiques. Chaque département ayant ses propres spécificités, contraintes et besoins, ce travail n’est pas anodin. L’objectif de cette uniformisation est de permettre l’échange des dossiers de régulation médicale au sein de la Bretagne en cas de co-régulation ou de délestage, et de sécuriser les SAMU. 3 ANTARES L e GCS e-Santé Bretagne pilote la consultation qui permettra aux 4 SAMU bretons d’intégrer l’INPT (Infrastructure Nationale Partageable des Transmissions). Cette infrastructure normalisée définit le cadre d’interopérabilité entre services de sécurité et de secours dont SAMU et SDIS. Il s’agit donc de se connecter à ANTARES (Adaptation Nationale des Transmissions aux Risques Et aux Secours), réseau numérique des services publics qui participent aux missions de sécurité civile. La consultation a pris fin le 28 mai dernier, le déploiement des infrastructures centrales et des terminaux au sein des SAMU devra s’achever avant la fin de l’année. Bruno BALCON Chef de projet GCS e-Santé Bretagne Pour plus de renseignements sur le projet SAMU Coralie DEBONNE, chef de projet Métier GCS e-Santé Bretagne [email protected] Les dates-clés du projet Travaux régionaux Référentiel commun terminé SAMU 35 Travaux en cours sur : statistiques, partage de fiches, SCR... Planning en construction Bascule prévue mi-mars 2015 SAMU 22 Installation de l’infrastructure matérielle : septembre 2014 Formation référents : septembre 2014 ... Bascule prévue le 3 décembre 2014 SAMU 29 Bascule effectuée le 3 juin 2014 SAMU 56 Bascule effectuée le 24 juin 2014 Intégration du référentiel régional : septembre 2014 4 21, place Duguesclin 22000 Saint Brieuc - 02 96 33 59 07 - www.esante-bretagne.fr