Approvisionnement/Ressources humaines/Diversité Procédure d

Approvisionnement/Ressources humaines/Diversité
Procédure d'IBM Canada en conformité avec la Loi sur l'accessibilité pour les personnes
handicapées de l'Ontario (LAPHO) - Formats accessibles et aides à la communication
-------------------------------------------------------------------------------Objet
Le présent document énonce la procédure d'IBM en matière de formats accessibles et
d'aides à la communication, qui est conforme à la Loi sur l'accessibilité pour les
personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO).
1.0 But
IBM Canada informera le public et les employés de la disponibilité des formats
accessibles et des aides à la communication.
2.0 Portée de la procédure
Cette procédure s'applique à toutes les personnes handicapées qui demandent des formats
accessibles et des aides à la communication.
3.0 Références
Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO) et
Règlement de l'Ontario 191/11
http://www.e-laws.gov.on.ca/html/statutes/french/elaws_statutes_05a11_f.htm
4.0 Définitions
LAPHO : Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario
RESO : Services immobiliers et exploitation des installations
IHS - Services de santé intégrés
5.0 Rôles responsabilités
Équipe d'approvisionnement
Michael Bourne, directeur de l'approvisionnement, et son équipe fourniront des conseils,
des ressources et les services de fournisseurs, au besoin. Voici quelques exemples :
 Rechercher un fournisseur dans le réseau actuel de fournisseurs pour répondre à
un besoin.

Demander un fournisseur spécialisé si aucun fournisseur du réseau actuel ne peut
répondre au besoin ciblé.
Équipe de diversité





Assurer la liaison avec le demandeur et l'informer de la réception de la demande.
Consulter le demandeur pour déterminer ses besoins en matière d'accessibilité.
Communiquer avec l'équipe d'approvisionnement pour obtenir les ressources et
les fournisseurs requis.
Fournir ou prendre les mesures pour fournir au besoin les formats accessibles et
les aides à la communication aux personnes handicapées, à un coût qui n’est pas
supérieur au coût ordinaire demandé aux autres personnes.
Communiquer l'état de la demande avec le ou les demandeurs.
6.0 Énoncé de la procédure
L'équipe de diversité acceptera toutes les demandes effectuées par téléphone ou par
courriel envoyé à son ID. L'équipe reçoit la demande et en informe l'auteur dès qu'il la
reçoit. Elle travaillera avec le demandeur pour déterminer ses besoins en matière
d'accessibilité et établira, par exemple, s'il s'agit d'une demande :
1. Récurrente : Le demandeur doit constamment communiquer avec le fournisseur,
ou
2. Ponctuelle : Le demandeur doit communiquer une fois avec le fournisseur.
L'équipe de diversité travaillera avec le groupe d'approvisionnement pour fournir les
ressources et/ou les fournisseurs nécessaires. Le groupe d'approvisionnement cherchera
des fournisseurs qui peuvent répondre au besoin et partagera cette information avec
l'équipe de diversité. S'il s'agit d'une demande récurrente, l'équipe de diversité fera appel
à un fournisseur local pour qu'il puisse travailler de concert avec l'employé, au besoin.
Dans le cas d'une demande ponctuelle, l'équipe fournira les ressources ou le fournisseur
requis au demandeur.
L'équipe de diversité tient le demandeur au courant de l'état de sa demande. Dès qu'elle
lui confirme que la demande est réglée, le dossier est considéré comme fermé ou un
besoin continu.
7.0 Communications
L'avis concernant les formats accessibles et les aides à la communication sera transmis
aux employés et au public par l'intermédiaire de nos pages Web internes et externes.
8.0 Formation et financement
Le financement sera fourni par l'entremise des RH et du Bureau de la diversité.
9.0 Évaluation
L'équipe de projet concernant la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de
l'Ontario (LAPHO) se réunira pour étudier les questions soulevées et modifier la
procédure s'il y a lieu. Les commentaires des clients et du personnel IBM serviront à
évaluer le degré d'efficacité de la procédure.
10.0
Améliorations
S'il y a lieu, des améliorations seront apportées à la procédure pour s'assurer qu'elle
demeure efficace.
11.0
Historique des mises à jour
12.0
Rétroaction
IBM invite ses employés, clients, visiteurs et fournisseurs à transmettre leurs
commentaires par courriel à l'adresse [email protected]
L'ID de rétroaction est sous la responsabilité de l'équipe de diversité. Grâce à des
améliorations automatisées, les commentaires sont acheminés vers les équipes concernées
pour les mesures à prendre et les solutions à apporter. L'équipe de diversité répondra aux
personnes qui soumettent des commentaires dans les 48 heures pour accuser réception.
Le Bureau de la diversité travaillera avec l'équipe concernée pour traiter la demande et
prendre les mesures nécessaires, s'il y a lieu. Le temps de traitement sera déterminé au
cas par cas et au terme de ce délai, un suivi sera fait s'il y a lieu.
Les améliorations touchant la boîte de courriel comprennent notamment l'acheminement
automatique des courriels selon la ligne objet ou la raison principale de la demande, par
exemple : diversité et conformité, installations/RESO, rétroaction générale, soutien des
services de santé intégrés, demandes juridiques, recrutement, sécurité, formation,
contenu de site Web. Tous les courriels font l'objet d'un suivi selon la date de réception, le
responsable de la réponse et l'historique du temps écoulé.