CAHIER DES CHARGES MARCHES DE NOEL version 24 juillet

Version 24 juillet 2015 CAHIER DES CHARGES ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE MISE EN PLACE ET EXPLOITATION D'UN MARCHE DE NOEL 1 -­‐ CONTEXTE -­‐
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1/9 1.1 Contexte et environnement La commune a décidé de mettre à disposition du candidat retenu des espaces pour la mise en place et l’exploitation d’un marché de Noël. Ces espaces -­‐ le mail piéton (allée des Rêveries) -­‐ parc de stationnement place Jean-­‐Jacques Rousseau -­‐ place des Marettes -­‐ parking public place Charles de Gaulle (partie centrale uniquement) -­‐ Halle Grenette Déterminées dans l’annexe 1 aux présentes. La mise à disposition sera régie par les dispositions d’une convention d’occupation temporaire du domaine public dont le présent cahier des charges est indissociable. Les fêtes de Noël et de fin d’année amènent sur le centre-­‐ville de la commune une affluence exceptionnelle dont il convient de satisfaire les attentes – qu’il s’agisse simplement de promenades ou de faire des achats -­‐. Il faut donc profiter de cette affluence pour accroître l’attractivité du centre ville de la commune. Il est donc nécessaire d’être particulièrement attentif à la qualité des animations proposés, et ce dans tous leurs composantes. Le marché de Noël devra présenter la meilleure qualité esthétique. Il devra être en adéquation avec les attentes des visiteurs et des berjalliens tant pour les installations que pour les animations proposés et les produits vendus. Seront donc valorisés : La qualité des produits proposés, leur originalité, leur lien avec les fêtes de fin d’année, la traçabilité de leur origine, …etc. La présentation soignée et l’aspect festif du périmètre concédé : design des espaces de vente et d’animation, qualité des décorations, cohérence des installations et des décorations avec l’esprit et l’esthétique des fêtes de fin d’année, insertion des installations dans leur environnement urbain, qualité, notamment environnementale (une attention particulière sera apportée aux matériaux « développement durable » ainsi qu’aux efforts en matière d’économie d’énergie, des matériaux employés…etc. Les activités proposées pour animer le marché de Noël Le respect des règles de sécurité, de santé, d’hygiène…etc. Version 24 juillet 2015 1.2 Objet du présent cahier des charges Le présent cahier des charges a pour objet de préciser les termes de l’occupation temporaire du domaine public pour l’exploitation d’un marché de Noël. L’exploitant proposera chaque année une liste d’exposant et d’animation ainsi qu’un schéma d’organisation et d’exploitation de la manifestation. 2 -­‐ CONDITIONS GENERALES DE L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC 2.1 Définition des espaces mis à disposition du futur occupant Le droit d’occuper le domaine public à titre privatif, exclusif, temporaire et précaire portera sur un espace déterminé selon les termes de l’annexe 1. Dans tous les cas, l’occupant disposera du droit d’occuper l’espace mis à disposition exclusivement pour l’exploitation de son activité commerciale. 2.1.1 Sites -­‐ un pôle fort d’exposants avec 30 chalets sur le mail piéton (allée des Rêveries) -­‐ parc de stationnement place Jean-­‐Jacques Rousseau -­‐ place des Marettes -­‐ parking public place Charles de Gaulle (partie centrale uniquement) -­‐ Halle Grenette L’occupant exploitera le marché selon les modalités qu’il aura lui-­‐même défini dans son mémoire technique de proposition, éventuellement amendé suite aux négociations engagées avec la commune. Ces modalités seront approuvées par la commune et seront annexées au dispositif contractuel. 2.1.2 Prestations assurées par l'exploitant La fourniture des chalets, équipements, installations est à la charge du seul occupant. Les dimensions et caractéristiques des chalets restent à la libre appréciation de l'exploitant. Ils devront toutefois permettre dans de bonnes conditions, notamment de sécurité, l’exercice des activités commerciales envisagées et être adaptés aux conditions météorologiques rencontrées pour la période concernée. 2/9 Version 24 juillet 2015 2.1.2 Choix des exposants-­‐ Animations Le choix des exposants, des animations comme des entreprises susceptibles d'assurer l'exploitation des animations relève de la seule responsabilité de l'exploitant. 2.1.3 Produits proposés à la vente La priorité sera donnée aux produits non manufacturés -­‐ Produits spécifiques de fin d’année -­‐ Stands de produits de décoration -­‐ Stands de produits alimentaires -­‐ Produits de créateurs locaux -­‐ Autres La liste des exposants pourra faire l’objet d’une répartition en pourcentage. Le choix des exposants sera soumis à l’aval de la commune. La vente des produits suivants est interdite : -­‐ sandwiches, frites, animaux, articles de brocante, pétards fusées, boissons de 3ème et 4ème catégories, prêts à porter. 2.1.4 Animations : L’occupant proposera plusieurs animations ponctuelles et/ou permanentes sur la durée du marché (patinoire, piste de ski….etc.). Le choix des animations sera soumis à l’aval de la commune. 2.1.5 Prestations de la Commune Afin de faciliter l’accès au marché de Noël, des parcs de stationnement seront aménagés par la commune à proximité des sites. La signalétique, le balisage du marché de Noël sera assuré par la commune 2.1.6 Décoration La décoration des sites et chalets devra être déterminée par l’occupant, les exposants devront respecter les termes de la décoration générale ainsi arrêtée. 2.2 Régime de l’occupation du domaine public L’occupant signe avec la commune une convention d’occupation du domaine public dont le présent cahier des charges ainsi que la proposition du candidat font partie intégrante. 3/9 Version 24 juillet 2015 Les espaces concédés relèvent du domaine public de la commune ; la convention est de plein droit un contrat administratif. Le droit d’occupation est accordé à titre personnel à l’occupant ; de ce fait, il ne peut faire l’objet d’aucune cession ou transmission à quelque titre que ce soit sans l’autorisation expresse de la commune. Compte tenu des modalités d’exploitation du domaine, et notamment de l’absence de clientèle propre de l’occupant, aucun fonds de commerce et donc aucun droit de propriété commercial ne peut être concédé au titre du présent contrat. Aucun droit à un bail commercial ne peut être reconnu tant à l'exploitant qu'aux exposants et à tout occupant du domaine autorisé. L’occupant dispose du droit de procéder à la location d’emplacements commerciaux conforme à l’objet du présent cahier des charges. La liste des commerces et animations appelés à s’installer fera l’objet d’une communication à la commune qui se réserve le droit de faire opposition. 2.3 Obligations générales liées à l’occupation du domaine public 2.3.1 Entretien L’occupant prendra l’espace concédé dans l’état où il se trouve, sans aucun recours contre la commune et sans que celle-­‐ci puisse être astreinte, pendant la durée de la convention, à exécuter des réparations ou travaux. L’occupant s’engagera à maintenir et à rendre l’espace concédé dans un parfait état d’entretien et de propreté. Des états des lieux entrant et sortant seront réalisés chaque année en présence des services municipaux. Tout dommage éventuel causé par l’exploitation de l’emplacement du domaine public, qui serait constaté au regard de ces états des lieux fera l’objet d’une remise en état au frais de l’occupant. La collecte des déchets peut /est assurée par les services de la commune sous réserve de présentation de conteneurs aux points et horaires de collecte des déchets. 2.3.2 Développement durable L’occupant veillera à inscrire les activités sur le domaine public dans une perspective de développement durable, notamment en privilégiant l’utilisation de matériaux biodégradables dans les différentes activités commerciales menées sur le marché de Noël et en veillant à ce que la collecte des déchets favorise le recyclage. 4/9 Version 24 juillet 2015 3 -­‐ CONTRAINTES SPECIFIQUES 3.1 Niveau sonore L’occupant devra veiller à ce que le niveau sonore généré par l’exploitation du marché ne contrevienne pas aux réglementations sur les nuisances sonores et les bruits de voisinages. 3.2 Publicité Le règlement de publicité applicable sur le territoire de la commune devra être respecté y compris sur l’ensemble des mobiliers, installation et accessoires divers liés aux diverses activités La signalétique devra être compatible avec la règlementation en matière de publicité, d’enseigne et pré enseignes. 4-­‐ MODALITES TECHNIQUE D’EXPLOITATION 4.1 Branchement aux réseaux Il appartiendra à l’occupant de faire son affaire de tous les raccordements aux réseaux (électricité, eau, téléphone, assainissement….) rendus nécessaires par les activités du marché de Noël. Tous les raccordements, branchements ainsi que les consommations sont à la charge exclusive de l’occupant et seront réalisés sous sa responsabilité. La responsabilité de la commune ne pourra être recherchée sur ce point. Le branchement de chaque distributeur sera effectué en présence de représentants des services de la commune. Il est précisé que les réseaux sont situés : Les arrivées électriques, eau et poteaux incendie sont situés sur le plan des différents sites. L’alimentation en électricité est la suivante : • Place Jean-­‐Jacques Rousseau : 1 coffret 30 A (380V) • Mail Piéton (allées des Rêveries) : 4 bornes de 125A avec tarif jaune à demander auprès d’ERDF • Place des Marettes : 1 coffret 10/60A (380V), réglé sur 30A • Place Charles de Gaulle : 1 coffret 40A (380V) 5/9 Version 24 juillet 2015 4.2 Dysfonctionnements L’occupant fait son affaire de tous les dysfonctionnements susceptibles d’affecter la distribution des fluides. La responsabilité de la commune ne pourra être recherchée pour quelque motif que ce soit et notamment en cas de rupture de la chaine du froid. 4.3 Surcharge -­‐ contraintes techniques particulières Il ne pourra être placé, ni entreposé, aucun objet dont le poids excèderait la limite de charge suivante : -­‐ Tonnage maximal autorisé sur le mail piéton est de 2 tonnes sur la partie avec revêtement résine et 3 tonnes 500 sur la partie stabilisée. -­‐ Tonnage maximal autorisé place des Marettes est de 7 tonnes. 4.4 Sécurité de la manifestation L'exploitant devra veiller à ce que chaque exposant, occupant se conforme à tous les règlements, prescriptions applicables en matière de sécurité incendie et d’établissements recevant du public. L’occupant devra veiller à ce que tous les moyens nécessaires et adaptés soient mis en œuvre afin d’assurer la sécurité de la manifestation. L’occupant demandera à chaque participant de veiller à ce qu’aucun objet suspect ne soit déposé aux abords des chalets et de n’accepter aucun colis. L'exploitant devra sur ce point toute garantie à la commune dont la responsabilité ne pourra en aucune manière être mise en cause. 4.5 Sécurité -­‐ circulation sur les sites L'exploitant devra veiller à ce que la circulation à l’intérieur des périmètres concédés ne présente aucun risque pour les visiteurs. Les allées et espaces de sécurité entre les chalets ne devront pas être encombrés par des appareils ou le stockage de marchandises. Les modalités d’approvisionnement des installations relèvent de la seule responsabilité de l’occupant et devront être communiquées à la commune. Les véhicules des exposants ne pourront accéder au site que durant les opérations d’approvisionnement. 6/9 Version 24 juillet 2015 L’accès des véhicules de secours devra être réservé ainsi que les bouches et poteaux incendie. 4.6 Entretien et propreté des espaces concédés L'exploitant devra veiller en permanence à présenter les lieux et les abords des périmètres concédés dans un parfait état de propreté. Il devra mettre en oeuvre tous les moyens adaptés à cet effet. -­‐ Nettoyage -­‐ Collecte des déchets et tri sélectif 5 -­‐ RESPONSABILITE ET ASSURANCES 5.1 Responsabilité Il est précisé que L'exploitant devra satisfaire à toutes les obligations nécessaires à l’exercice de son commerce. Il devra se conformer aux lois et règlements en vigueur et veiller à ce que les commerces respectent eux-­‐mêmes ces obligations. Notamment, l’occupant devra veiller à ce que la réglementation relative à l’hygiène des produits présentés à la vente, la salubrité, soit respectée. Il en sera de même pour les règles régissant la sécurité incendie. La sécurité des installations, équipements demeure de la responsabilité de l’occupant. 5.2 Assurances L’occupant demeure seul responsable, sans recours auprès de la commune de tous dommages causés aux tiers dans le cadre de la mise en place, en œuvre comme de l’exploitation du marché de noël. Le ou les contrats d’assurance souscrits par l’occupant devront prévoir toute garantie en ce sens à la commune ; qui en outre devra être considérée comme tiers. L’occupant devra souscrire une assurance professionnelle couvrant les dommages aux tiers ; aussi bien corporels, matériels qu’immatériels. La commune devra être considérée comme tiers. 6 -­‐ CONDITIONS FINANCIERES 6.1 Redevance Une redevance annuelle de 1,5 euros le m² et d’un montant maximum de mille cinq cent euros est demandée. Cette redevance ne sera pas mise en recouvrement si l'exploitant 7/9 Version 24 juillet 2015 met effectivement en oeuvre un système de transport (navette régulière) entre le centre ville et la manifestation et ce, pendant la durée de l’exploitation. 7 -­‐ DUREE DE LA CONVENTION 7.1 Durée La convention d’occupation est conclue pour une durée ferme de deux ans. A son terme, elle pourra faire l’objet par la commune d’une décision de reconduction expresse pour une durée d’un an. L’occupation annuelle autorisée est de cinq semaines par an. Pour l’année 2015, l’occupation est autorisée du 1 décembre 2015 au 4 janvier 2016. Le montage et le démontage ne pourront excéder quatre jours. Pour l’année 2015, le montage sera effectué du 27 novembre au 30 novembre 2015 et le démontage du 5 janvier 2016 au 8 janvier 2016. 7.2 Résiliation 7.2.1 Résiliation dans l'intérêt général La commune se réserve le droit de résilier la convention d'occupation pour tous motifs liés à l'intérêt général. Dans ce cas, la résiliation ne pourra donner lieu au versement d'une quelconque indemnité. La décision de résiliation sera notifié par lettre recommandée avec avis de réception au siège de l'exploitant trois mois avant la date de mise en place du marché de noël. 7.2.2 Résiliation pour faute La commune se réserve le droit de résilier la convention d'occupation en cas de manquement de toute nature de l'exploitant à ses obligations contractuelles. Une mise en demeure de présenter ses observations et d'exécuter les termes de la convention sera notifié à l'exploitant. En l'absence de preuve de l'exécution des obligations contractuelles, la commune notifiera sa décision de résilier la convention dans le délai de dix jours à compter de la notification de la mise en demeure initiale. Aucune indemnité ne sera due par la commune en cas de résiliation pour faute. 8/9 Version 24 juillet 2015 8 -­‐ LITIGES 8.1 Litiges Tous les litiges relatifs à l'exécution de la convention d'occupation relèvent de la compétence du tribunal administratif de Grenoble. Le candidat Le ..................................................... Lu et approuvé 9/9