conditions d`accès

CONDITIONS D’ACCÈS
ET D’UTILISATION DES SERVICES THETIS
À CONSERVER PAR LE DÉCLARANT
Préambule
Afin de faciliter la gestion des contrats d’assurances collectives souscrits
par vos soins pour l’appel des cotisations, leur règlement ainsi que leur
mise à jour, votre assureur, en sa qualité de membre de la Fédération
Française des sociétés d’assurance, a participé à la mise en œuvre des
moyens techniques permettant l’échange d’informations entre ses gestionnaires et vous-même ainsi que l’utilisation d’une messagerie sécurisée, désignés sous le nom de “services THETIS” (1).
A titre liminaire, il est précisé que :
• Le déclarant désigne le souscripteur du ou des contrats d’assurances
collectives qui a adhéré aux présentes conditions d’accès et d’utilisation afin de bénéficier des services THETIS pour effectuer ses déclarations auprès de l’assureur.
• Les présentes conditions d’accès et d’utilisation désignent la convention à laquelle adhère le déclarant.
Il est également précisé que conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier
1978, les données nominatives relatives au déclarant sont transmises et
traitées par l’assureur aux seules fins de gérer les appels de cotisations, les
règlements et les mises à jour afférentes aux contrats d’assurances collectives souscrits et que celui-ci bénéficie d’un droit d’accès et de rectification sur les données le concernant en adressant sa demande au siège social
de l’assureur.
(1) Le fournisseur d’accès aux services THETIS et le gestionnaire technique est le GIE
SINTIA qui regroupe la FFSA et les entreprises d’assurance membres de la FFSA.
Article 1 Objet
Les présentes conditions ont pour objet de décrire le contenu des services THETIS, leur modalité d’accès et d’utilisation ainsi que les obligations qui en
découlent tant pour l’assureur que pour le déclarant.
Article 2 Les services THETIS
2.1 - La description des services
- l’accès en consultation aux données en instance de traitement ou
déjà archivées.
• Les services THETIS permettent au déclarant de procéder à :
- La télédéclaration périodique des assiettes globales ou nominatives
de cotisations,
- La validation du montant calculé des cotisations valant accord pour
exécution par l’assureur de l’ordre de prélèvement bancaire correspondant,
- La télédéclaration dès sa survenance, de tout événement (entrée,
sortie, changement de collège) concernant un membre de l’effectif assurable.
Nota : Les services se substituent à l’utilisation actuelle des bordereaux
papiers pour la déclaration et au paiement par chèque des cotisations
correspondantes.
• Les services THETIS permettent également au déclarant d’accéder à :
- la mise à disposition d’écrans de saisie pré-renseignés pour compléter les informations nécessaires,
- à l’actualisation des effectifs assurables (salariés) et des événements
survenant sur ces effectifs, conformément aux exigences du contrat
d’assurance.
Dans ce cas, le déclarant est tenu de déclarer les éléments de cotisations propres à chacun de ses contrats, collèges et périodes prérenseignés, y compris lorsque les montants correspondant sont
égaux à zéro.
A
2.2 - L’accès aux services
L’accès confidentialisé
Après retour du document d’adhésion aux présentes conditions dûment
complété et signé par le déclarant, l’assureur ouvre un compte THETIS
au nom du déclarant contenant une ou plusieurs boîtes aux lettres électroniques et lui communique dans les meilleurs délais :
- l’identifiant propre à chaque boîte,
- le code confidentiel d’accès aux services concernés par le déclarant,
sous sa pleine et entière responsabilité.
Pour sécuriser cet accès, il est important de modifier ce code dès sa première utilisation, de choisir un nom de code original, de le renouveler
régulièrement et de ne le communiquer à quiconque sauf dans le cas spécifique d’habilitation ci-après décrit.
A
L’habilitation d’un tiers
Le déclarant peut habiliter un tiers sous sa seule et entière responsabilité afin d’accéder au service THETIS en lui communiquant son code.
Il devra alors informer ce tiers sur les droits dont il bénéficie et les obligations auxquelles il est tenu, conformément aux présentes conditions.
Article 3 Les engagements du déclarant
L’accès et l’utilisation des services THETIS sont constitutifs de droits personnels et individualisés pour le déclarant dont la divulgation ou la cession
à tout tiers est susceptible d’engager sa responsabilité.
En cas d’habilitation d’un tiers à l’utilisation des services THETIS, communication et mise à jour régulière des coordonnées de ce tiers doit être
faite à l’assureur afin d’assurer le bon fonctionnement des transmissions
d’informations.
Toute information fausse, ou incomplète transmise intentionnellement ou
non à l’assureur par le déclarant, son tiers habilité ou toute autre personne, engage la responsabilité du déclarant.
Il est de même pour toute utilisation abusive des services THETIS par
quiconque.
Toute cessation temporaire ou définitive d’utilisation des services THETIS par le déclarant ou son tiers habilité doit faire l’objet d’une information immédiate auprès de l’assureur.
Dès son adhésion aux services THETIS, le déclarant s’engage à :
• Disposer préalablement d’un matériel informatique compatible et
correctement dimensionné (1) pour l’utilisation des services, ce dont
il fait son affaire personnelle,
• Renseigner systématiquement les bordereaux dématérialisés trans•
•
•
mis dans sa BAL par l’assureur et dont la réception lui est confirmée
par courrier électronique,
Valider ses saisies pour calculer les cotisations correspondantes,
Valider les informations de paiement pour permettre l’exécution du
prélèvement bancaire correspondant,
Utiliser le message “évènementiel” pour transmettre au correspondant de l’assureur désigné tout changement nécessaire à la gestion
des garanties et relatif à un membre de l’effectif assurable.
Enfin le déclarant s’engage à informer le correspondant THETIS chez
l’assureur, de sa décision, temporaire ou définitive, de cesser l’utilisation
des services THETIS avec pour conséquence de revenir aux échanges
papiers avec l’assureur.
(1) Pour les déclarations via Internet, cet ensemble comporte au minimum un accès
Internet avec un navigateur IE5 ou Netscape 6.1 et une messagerie.
Article 4 Les engagements de GAN
L’assureur s’engage à :
• Ne prélever que les montants issus des déclarations validées par
l’entreprise,
• Exécuter les prélèvements dans les 8 jours après cette
validation pour faciliter la gestion de trésorerie de l’entreprise,
• Traiter les informations “évènementiel” dans les meilleurs délais
•
pour constituer des appels de cotisations à jour des plus récents
changements,
Fournir un interlocuteur pour répondre aux questions THETIS ; cet
interlocuteur lui est précisé en même temps que son identifiant et
son mot de passe.
Article 5 Prise d’effet, durée, résiliation
5.1 - Prise d’effet
Les présentes conditions prennent effet à la date de la signature de l’adhésion par le déclarant.
5.2 - Durée
Elles sont conclues pour un an à partir de cette date et se renouvellent
ensuite par tacite reconduction d’années en années.
5.3 - Résiliation
Le déclarant peut à tout moment et sans justification particulière mettre
un terme aux présentes conditions par lettre recommandée avec AR
adressée à l’assureur afin de ne plus bénéficier des services THETIS.
L’assureur peut mettre un terme aux présentes conditions en cas d’utilisation des services THETIS par le déclarant et/ou son tiers habilité ou
toute autre personne, qui ne serait pas conforme à celles-ci. L’assureur
pourra alors y mettre un terme immédiat en informant le déclarant par
lettre recommandée avec AR.
L’assureur peut mettre un terme par lettre recommandée avec AR aux
présentes conditions, à chaque échéance de 3 mois ou en cas de cessation de l’exploitation des services THETIS par lui ou toute personne qui
met en œuvre ou contribue à la mise en œuvre des moyens techniques
de ces services. L’assureur informe alors le déclarant par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 6 Dispositions diverses
La conception du système garantit la confidentialité et l’intégrité des données ainsi que leur fiabilité. Les enregistrements informatiques font foi
de leur contenu jusqu’à preuve contraire.
La réalisation des échanges se fait notamment via le réseau Internet et
par liaison spécialisée.
Le fonctionnement global repose sur la coopération des opérateurs des
divers réseaux interconnectés sans qu’il existe une obligation de fourniture ou de qualité de fourniture entre les opérateurs.
Ces réseaux peuvent ainsi avoir des capacités de transmission inégales
et des politiques d’utilisation propres, chacun de ces facteurs ayant une
incidence sur la vitesse et la qualité des transmissions et des réceptions
de données sans que nul ne puisse garantir le bon fonctionnement de
l’Internet dans sa globalité.
De ce fait la responsabilité de l’assureur ne peut en aucune manière être
recherchée sur ces fondements.
Le déclarant peut accéder librement aux “guides utilisateurs” des messages depuis le site d’informations THETIS accessible via l’Internet. Ces
guides sont établis en conformité avec les guides de références communs
aux organismes de protection sociale. La responsabilité de l’assureur ne
peut en aucun cas être mise en cause par le déclarant quant au contenu
et à la qualité des informations véhiculées.
Lors de toute difficulté technique rencontrée par le déclarant pour la
connexion aux services ou leur utilisation, ce dernier peut communiquer
toute demande de support technique au correspondant THETIS désigné
par l’assureur. Dès réception, l’assureur s’engage à instruire la demande
de support dans les meilleurs délais et à communiquer au déclarant la
solution envisagée.
En cas de difficulté dans l’exécution des présentes conditions (présent
contrat) et notamment en cas de difficulté technique, après information
de ladite difficulté par le déclarant, les responsables techniques et administratifs de l’assureur (ou toute autre personne désignée par lui à cet
effet) ainsi qu’un représentant du déclarant (ou toute autre personne
désignée par lui à cet effet), se réunissent dans les meilleurs délais et font
leurs meilleurs efforts pour trouver une solution concertée à la difficulté ou au litige éventuel.
GAN EUROCOURTAGE VIE
GESTION ASSURANCES COLLECTIVES - TOUR GAN EUROCOURTAGE - 4-6, AVENUE D’ALSACE - 92033 LA DÉFENSE CEDEX - TÉL. : 01 70 96 60 00
COMPAGNIE FRANÇAISE D’ASSURANCES VIE MIXTE - ENTREPRISE RÉGIE PAR LE CODE DES ASSURANCES
SOCIÉTÉ ANONYME À DIRECTOIRE ET CONSEIL DE SURVEILLANCE AU CAPITAL DE 51 695 640 € (ENTIEREMENT VERSÉ)
SIÈGE SOCIAL : 8-10, RUE D’ASTORG - 75383 PARIS CEDEX 08 - 340 427 525 R.C.S. PARIS - APE : 660 A
Internet : http://www.club-eurocourtage.com - e-mail : [email protected]
Réf. ????? (12-02)
GAN ASSURANCES VIE
COMPAGNIE FRANÇAISE D’ASSURANCES VIE MIXTE - ENTREPRISE RÉGIE PAR LE CODE DES ASSURANCES
SOCIÉTÉ ANONYME À DIRECTOIRE ET CONSEIL DE SURVEILLANCE AU CAPITAL DE 153 000 756 € (ENTIEREMENT VERSÉ)
SIÈGE SOCIAL : 8-10, RUE D’ASTORG - 75383 PARIS CEDEX 08 - TÉL. : 01 44 56 77 77 - 340 427 616 R.C.S. PARIS - APE : 660 A
TOUR GAN - CB 21 - 16, PLACE DE L’IRIS - 92082 PARIS-LA DÉFENSE - TÉL. : 01 70 94 20 00
DIRECTION DES RELATIONS AVEC LES CONSOMMATEURS : 8-10, RUE D’ASTORG - 75383 PARIS CEDEX 08 - TÉL : 01 44 56 30 99
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