MEMO pour ORGANISATEURS soirée

MEMO pour ORGANISATEURS soirée Spécificités Année 2014­2015: Tableau xcel du budget soirées de l’année: demander à Carole. Tableaux d ‘organisation/ repartition taches de la soirée: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rUsczsUJ­Ao7cWMfSon­NRGjOTSfzHKsKGzmdW0
CIw4/edit?usp=sharing Google calendrier d’organisateurs: demander accès à Carole ( tous profs, tous organisateurs, tous membres du CA + autres à la demande) MC en cour de formation: vincent lebrouc. Autre MC: vincent devin Mailing liste de DJ: demander à carole Mailing liste de helper régulier ( en 2 eme intention après planning en ligne): demander à carole ou audrey ou solenn Pub: ­ faire la pub sur facebook ( grenobleswing et soirée swing à grenoble, + autre si blues) ­ sur le site: création d’un article +/­ affiche si soirée spéciale ( possibilité de demander à muriel) ­ petit bulletin grenoble , si très grosse soirée ou si initiation ( à faire le mardi­9 jours avant la parution dans le pti bulletin qui sort tous les mercredi) ­agenda grenobleswing ­site DotheDance si grosse soirée / initiation Administratif: ­ reserver la salle ­ Paiement par chèque ( si possible chèque GS, à récupérer auprès du trésorier, sinon chèque perso et remboursement après par le trésorier) ou au mieux par virement (demander l’IBAN) ­pour soanne, systématiquement en virement. Pour stendhal, à partir de janvier 2015, retour au chèque uniquement, plus de virement. ­Si salle Stendhal, recuperer les clés à la MJC allobroges, 2 eme etage, aupres de corinne. attention voir horaire d’ouvertures,vendredi, ou jeudi en prévenant. ­les ramener en debut de semaine suivante ( lundi, mardi max, en prevenant en avance) ­reserver orchestre ­paiement orchestre: si en espece , paiement sur place et prévoir au préalable ( 10­15 jours avant) une facture à fournir au trésorier pour le retrait d’argent à la banque. ou paiement chèque/ virement. Si guso: faire une prédeclaration ( avec les numéro de sécu, et numéro d’insription au guso) , puis après la soirée, sous 15 jours, al déclaration definitive. Voir avec musiciens concernant les paramètres ( congés payés, frais déduits, statuts précis, etc…) ­declaration sacem ( déclaration Spra se fait automatiquement après declaration sacem via la sacem) Inter­orga: ­prévoir planning helper accueil ( cf.mailing liste) + fiche “mode d’emploi”, en pratique souvent peu lue, mais utile pour que les données de comptes de caisses soient valables. ­planning helper soirée : en ligne, et si insuffisant, faire appel à mailing liste de helpers réguliers. Mentionner ds la newsletter, avec l’annonce soirée, le planning helper. ­planning DJs ( cf. mailing liste) ­prévoir des animations si possibles: jeux, show, etc... ­ si pas de boissons aux box, possibilité d’en acheter ( environ 15­20 euros pr une petite soirée , 50 euros une grosse soirée, env 80 euros une très grosse soirée) ­ remboursement auprès du trésorier sur facture. ­ si qqn va au box: prendre boite a flyers: les déposer sur une table à l’entrée ( promotion des évenements GS et hors GS) Les sous: ­tarif soirée: attention, le tarif sacem augmente ++ ( de 100 euros environ) entre 6 euro l’entrée et 7 euros, puis prochain pallier vers 11 ou 12 de souvenir… donc attention avant de fixer tarif // rentabilité ­ récupérer les caisses avec les carnets souches auprès du trésorier ­ vérifier qu il y a de la monnaie dans les caisses, sinon, en faire ou demander au trésorier. ­vérifier qu’il y a un thrombi à jour, sinon, le demander par mail au trésorier­ l’imprimer. ­noter le nb d’ entrées, selon tarifs adhérents ou non adhérents, et préciser si paiement en chèque ou espèce: noter ces infos directement sur les carnets souche ( la partie souche), un carnet adhérent un non adhérent. Faire débuter le carnet au debut, ou si entamé, noter le point de départ, la date. ­ faire distribuer un ticket , lors des entrées, c est obligatoire legalement en cas de controle pdt la soirée ­ si adhésions lors de la soirée: noter le nom+ mode de paiement + faire replir la fiche + noter “ payé “ sur la fiche. ­tarif adhérent, uniquement pour… les adhérents: voir thrombi, leur faire chercher et pointer leur photo. ­ compter les caisses après la soirée ( les comptes avant soirée sont fait par le trésorier, un relevé est mis dans la caisse) : compter le montant après soirée des especes, calculer le bénéfice en especes, + bénéfice en chéque, attention de ne pas inclure les recettes dues aux adhésions/ les déduire. Transmettre les valeurs de “total especes après soirée” “ bénéfice especes” “ recettes chèques”, le tout hors adhésion, et d’autre part“ recette adhésion especes “, “ recette adhésions en chéque” + nb d’entrée adhérent, + nd d’entrée non adhérent + nd d’adhésion. ­rendre les caisses au trésorier Sono: ­
sono sur place à stendhal, 138 cours berriat, soanne ( 6 entrées?). ­
si orchestre avec besoin sono avec d’avantages d’entrées, nouvelles tables de mixage grenobleswing à 12 entrées, avec 2 cables XLR. ­
si besoin d’une petite table, ancienne table grenobleswing ­
cable rca­minijack pour brancher son pc ; cable XLR­gros jack pour relier enceintes à la table. Musiciens: ­parfois demandent à etre “ nourris”, donc remboursement repas à hauteur de 15 euros par pers environ ­prévoir installation à partir de 19h souvent, leur demander ­ infos groupes: cf wiki => coordonnées prestataires => musiciens Salle Stendhal: ­[email protected] ­tarif 150 ­reserver plusieurs mois en avance de préférence. souvent indispo le samedi. ­2014­2015: cours de danse jusqu’à 21h30 le vendredi, donc salle dispo à partir 21h45 ­ l ouverture de salle stendhal: ­une clé permet d’allumer la lumiere du couloir extérieur. une autre clé la porte du bas qui donne sur la rue. ­un ascenseur utilisable pr personnes handicapées donne accès à droite de la porte, ds la rue; la clés est dans la boite a chaussure, dans le local régie lumiere. ­ouvrir le placard à sono et régie lumiere (à gauche dans l’entrée) : ­brancher régie lumiere et sono ( sono: interrupteur de multiprise derriere la sono), régler les lumieres au niveau de la régie lumiere, + boitier au fond de salle: derriere le rideaux mais avant les coulisses, à gauche, dans le boitier electrique, une “grosse” poignet d’interrupteur spécial pour la régie lumiere­ pour l’allumer, la poussée vers le haut) , ­brancher un pc à la sono via le cable qui est sur place ( prévoir un autre cable rca­minijack au cas ou) ­ mettre en place une table à proximité de l'entrée pour faire l'accueil ( au mieux, de sorte que les gens ne puissent pas l’éviter. impayés très fréquents ++ ­possibilité d’utiliser le bar entreposé en coulisses. ­pas de ménage sauf gros dégats ­pas de talc Salle Soanne: ­voir avec julien guintrand pour les horaires de dispo; si prévenu en avance, peuvent nous laisser accès aux salles dès 18h. ­paiement par virement ­reserver au mieux plusieurs mois en avance; possibilité pour eux de s’adapter à nos besoin mais avec 3 mois d’avance. sous location de la moitié de leur weekend à l’ancien proprio. ­accompte de 40% un mois avant. Contrat écrit préalable pour chaque soirée. Caution annuelle 1000 euros ­pour rentrer, éteindre l’alarme: passer le badge devant le boitier ­prévoir ménage, aspi + serpillere + nettoyage trace doigts miroir; outillage dans local à sono, et produits dans placards de cuisine. ­fermer les deux “ fenetres de toit” avec les manivelles. ( attention, si pluie, degat plancher +++ ) ­fermer les stores ( dans local à sono, à gauche en entrant) ­éteindre toutes les lumieres et la sono ( sauf contre ordre pour la sono) ­remettre l’alarme: d’abord bien fermer la porte d’entrée, hermétique, puis poser badge contre boitier d’alarme sur le mur, ( cliquer sur le logo de petite maison ?? vérifier avec julien guintrand) ­pas de talc Salle 138: ­ ménage rapide seulement ­possibilité de talc ­tarif 20 euro de l ‘heure ­après la soirée, demander à martine bohrer, par mail, la “ facture”, à transmettre au trésorier, pour virement. ­ouverture et fermeture: propriétaires qui viennent ­sono sur place avec tables mixage ( combien d’entrées? je crois assez pour un petit groupe) Sacem: http://www.sacem.fr/cms/home/utilisateurs/organiser/bal­soiree­dansante/organisation­bal­soi
ree­dansante­intro;jsessionid=7DF12D06AC75F9F91FA7718C6E592F19 si petite soirée ( bugdet depense inf 3000 ) : http://www.sacem.fr/clipo/index.do?id=menu.pmmfo profil: association vous organisez: bal ou soirée dansant mail et telephone du contact: moi je mettais le mien adresse: celle du siege social = gilles thesee, 3 rue henri de moissan tarif le plus fréquent: mettre le tarif adhérent ce qui est pris en compte pour le prix sacem: correlé au tarif entrée et budget depense