ULYSSE-D.T. (Déplacements Temporaires) Outil de gestion des

ULYSSE-D.T.
(Déplacements Temporaires)
Outil de gestion des frais
de déplacement
Guide d’aide à la saisie de vos
déplacements
Etape 1/6
LA FICHE PROFIL
v7 juillet 2011
1
ATTENTION
LES FRAIS DE DEPLACEMENTS POUR LA FORMATION
CONTINUE ET CEUX LIES AUX EXAMENS ET CONCOURS
NE DOIVENT PAS ETRE PRESENTS CAR ILS SONT
TRAITES DANS D’AUTRES APPLICATIONS.
v7 juillet 2011
2
L e c ir c u it d e s a is ie E T D E V A L ID A T IO N d e v o s d é p la c e m e n ts …
ORDRES DE MISSION ET ETATS DE FRAIS doivent être créés par vous
même, puis validés par votre supérieur hiérarchique et votre service
gestionnaire.
LA SAISIE ET LA VALIDATION DE L’OM EST OBLIGATOIRE POUR
DEMANDER UN REMBOURSEMENT PAR ETAT DE FRAIS
Créer l’OM
Vous
Valider l’OM
Votre valideur
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Valider l’OM
Votre service
gestionnaire
Déplacement
Transformer
l’OM en EF et le
compléter
Vous
Valider l’EF
(Constater le
service fait)
Votre valideur
Valider l’EF
(Certifier le
service fait)
Votre service
gestionnaire
3
remboursement
Trésorerie Générale
Petit g los s aire
Agents concernés
Fiche profil = vos données personnelles, l’équivalent du cartouche à remplir sur les
états de frais papiers, à vérifier lors de la première saisie, à compléter ultérieurement
si besoin.
Ordre de mission : votre demande de déplacement
Etat de frais : votre demande de remboursement
Tous utilisateurs
Reporting : présentation des restitutions et recherche de vos OM et EF
Matricule : numéro d’identification DT
Numéro de tiers chorus : numéro nécessaire à l’application CHORUS pour traiter
vos EF
Code structure : numéro Répertoire National des Établissements de votre
établissement d’affectation
Catégorie d’utilisateur : permet de différencier les agents pour gérer la politique de
voyage
Enveloppe et centre de coût chorus : définition des imputations comptables de vos
OM et EF
Axe analytique 1 : à compléter si déplacement sur convocation ministérielle (liste)
Domaine fonctionnel : programme action sous action (données comptables)
Agence de voyage, passeport, préférences e-booking, abonnement cartes de fidélité :
à renseigner en cas de commande de billet de train
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4
S y n th è s e d e la p r o g r e s s io n d e v o s s a is ie s
1.Se connecter
Le site est accessible directement via internet
http://www.ac-nancy-metz.fr/
Dans la rubrique « OUTIL », sélectionner « DÉPLACEMENTS TEMPORAIRES » : accès à l’application DT-Ulysse ainsi qu‘aux différents guides de saisie
2. Vérifier / compléter sa fiche profil = vos données personnelles (identité, adresse, véhicule,
assurance…)
lors de la première connexion, vous devez vérifier votre fiche profil, notamment les informations relatives à la (aux) voiture(s) et
la (les) puissance(s) fiscale(s).
3. Préparer un ordre de mission
La saisie du bloc Ordre de Mission va vous permettre de renseigner tous les éléments constitutifs de votre déplacement,
lorsqu’il sera correctement renseigné, il faudra l’envoyer dans la chaine de validation
4. Partir en mission
avant de partir en mission, il est nécessaire que l’OM correspondant soit validé par votre valideur et votre service gestionnaire
DEPART EN MISSION ………………..
5. Demander le remboursement de ses frais de mission
au retour de votre mission,
1. soit votre mission est identique à l’OM et vous pouvez directement créer votre état de frais et l’envoyer dans la chaine
de validation
2. soit des modifications ayant un impact sur le budget prévisionnel sont intervenues et il faut alors modifier votre OM ,
le renvoyer dans le circuit ; seulement au retour de l’OM validé vous pourrez créer l’état de frais correspondant.
6. Suivre ses ordres de missions et états de frais
vous pouvez suivre la progression de vos OM et EF à tout moment grâce au statut du document et aux restitutions associées.
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5
Ergonomie générale...
A TTE N TION
: n o u v e lle p r é s e n ta tio n e n o n g le ts
Icone
Bouton
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Libellé
Fonction
ACCUEIL
Retour au menu général de l’application, à tout
moment
ENREGISTRER
Enregistrement des données du document actif
RETOUR
Retour à la page précédente
RECHERCHER
Fenêtre de recherche d’une donnée (ou « popup ») : accès à la liste des valeurs possibles.
DETAIL
Accès à un écran de détail
CALENDRIER
Permet d’accéder au calendrier pour sélectionner
une date.
Il est possible de saisir dans le champ date
manuellement uniquement le jour et le mois,
ULYSSE - T&E affichera alors automatiquement
l’année en-cours (format JJ/MM/AAAA)
CREER
Ajout d’une ligne dans un document (ex. : ajout
d’une prestation dans un OM)
ENREGISTRER
Enregistrement de l’action en cours
SUPPRIMER
Suppression de l’action en cours
AVANCER
Envoi du document dans le circuit de validation :
passage au statut suivant (validation par ex.)
REVENIR
Retour du document dans le circuit de validation :
retour au statut précédent (refus de validation par
ex.)
ALERTE BLOQUANTE
Cet icone en regard d’un document ou d’une ligne
indique qu’il contient une anomalie bloquante. Le
document ne pourra pas être changé de statut tant
que cette alerte ne sera pas corrigée.
Cet icône à côté d’un champ indique que la saisie de
ce champ est obligatoire
ALERTE NON BLOQUANTE
Cet icone en regard d’un document ou d’une ligne
indique qu’il contient une anomalie non bloquante.
Le document pourra néanmoins être changé de
statut mais conservera cette alerte.
6
Dans le MENU :
Accès à la fiche PROFIL :
vérifier ou compléter vos données personnelles
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Fiche profil suite : bloc général
2/7
Vérifier l’ensemble des données non
modifiables en provenance des bases de
paye et RH
Ne pas renseigner
En cas d’ INCOHERENCE ou d’ERREUR :
CONTACTER VOTRE SERVICE
GESTIONNAIRE de paye, le bureau
er
À RENSEIGNER
Ne pas renseigner
Académique des Déplacements du 1
Degré ou la Division des Affaires
Financières
Ne pas renseigner
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8
Fiche profil suite – Coordonnées
3/7
À rens
eigner
en cas
billet de comman
de trai
de de
n
Vérifier les données :résidence
administrative et familiale, mail etc…
En cas d’ INCOHERENCE ou d’ERREUR :
CONTACTER VOTRE SERVICE
GESTIONNAIRE de PAYE, BAD1D ou
DAF
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9
Fiche profil suite : passeport divers préférences e booking :
4/7
À renseigner en cas de commande de
billet de train
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Fiche profil suite :
la déclaration de votre véhicule personnel
5/7
Pour créer votre véhicule
personnel (ou pour créer
un DEUXIEME véhicule):
cliquer sur créer.
Ecran du détail de la création de votre véhicule :
Immatriculation à saisir (avec
tirets pour nouvelles plaques)
Nb : vous ne pouvez pas
modifier la puissance fiscale
ni l’immatriculation, si un
OM y a été associé
La date de fin doit être saisie
SEULEMENT en cas de
vente, de destruction…
ENREGISTRER VOS MODIFICATIONS
Puis
La fenêtre se ferme automatiquement
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Fiche profil : coordonnées bancaires
6/7
Vérifier les données de votre
compte bancaire
En cas d’ INCOHERENCE ou
d’ERREUR : CONTACTER LE
SERVICE PAIE DU RECTORAT
Uniquement consultable, le RIB sera OBLIGATOIREMENT celui lié au compte
bancaire déclaré pour la paye
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Fiche profil : divers
7/7
Vous avez fini de vérifier vos données personnelles, vous n’aurez à
retourner dans votre fiche profil que pour les modifications à
apporter, les informations saisies se reporteront automatiquement sur
vos ordres de missions.
Vous pouvez maintenant saisir un ORDRE de MISSION….
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