1 vademecum d`information faculte de philosophie, lettres et

VADEMECUM D’INFORMATION
FACULTE DE PHILOSOPHIE, LETTRES ET
SCIENCES HUMAINES
SEJOURS ERASMUS, ERASMUS-BELGICA ET HORS EUROPE
ANNEE ACADEMIQUE 2013-2014 – DEPART EN 2014-2015
1. Pourquoi des programmes d’échanges ?
A Saint-Louis, dans la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, les étudiants ont la
possibilité de partir au cours de la troisième année du programme de bachelier et d’étudier dans une
institution partenaire en Belgique, en Europe ou Hors Europe. Cette décision s’inscrit dans la
politique internationale de l’Université dans le cadre du programme Erasmus+.
Ces séjours à l’étranger constituent un enrichissement indéniable pour l’étudiant : apprentissage
actif ou amélioration des connaissances de la langue du pays d’accueil, élargissement de son horizon
scientifique, culturel et humain, pose de jalons pour l’avenir, enrichissement social par les contacts
avec des étudiants et des professeurs d’autres horizons …
L’étudiant intéressé peut introduire un dossier de candidature au cours de sa 2ème année !
2. Critères d’éligibilité
Tout étudiant de la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, inscrit en 2è Bac, peut
introduire une demande pour participer à un programme d’échanges en Belgique, en Europe ou hors
Europe au cours de la 3è BAC, pour autant qu’il se conforme aux instructions indiquées dans ce
vademecum et qu’il réponde aux conditions suivantes :
* il doit être inscrit régulièrement à Saint-Louis pendant l’année académique de réalisation du séjour
à l’étranger et partir vers une des destinations reprises dans les listes des destinations;
* le séjour Erasmus doit avoir une durée de min 3 mois et max 12 mois ;
* la période d’études à l’étranger doit faire partie intégrante du programme d’études à Saint-Louis
et faire l’objet d’une reconnaissance académique complète ; le transfert des crédits obtenus se fera
conformément aux normes ECTS, ce qui implique notamment qu’une « Convention d’études »
(« Learning agreement ») en bonne et due forme soit établie avant le départ de l’étudiant. La
« convention d’études » est la liste des cours que l’étudiant choisit de suivre dans le cadre de son
programme d’échanges conformément à l’harmonisation et de commun accord avec le professeur
titulaire de son orientation;
* le départ de l’étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques ; à ce titre,
de bons résultats en 1ère et 2ème année sont indispensables.
L’étudiant doit présenter toute la session de janvier (BAC2) et obtenir 60% avec
maximum 1 échec (pas plus d’une seule note en-dessous de 10/20) ou 1 désistement.
Pour pouvoir partir en Erasmus en 3è année, l’étudiant devra avoir été délibéré comme
ayant réussi l’ensemble de l’épreuve en juin (BAC2) (pas de désistement possible).
* Il doit avoir un bon niveau de connaissance de la langue dans laquelle les cours seront donnés.
(Voir la rubrique « préparation linguistique » au point 17) !!
3. Dossiers
Le dossier à rentrer pour le 28 février au plus tard est composé
• d’un formulaire d’inscription dûment complété
• d’une lettre de motivation (dans laquelle l’étudiant doit mentionner les trois choix de destination
ainsi que la motivation pour ces trois choix)
• un document (spécifique à chacune des orientations) qui reprend une simulation des cours que
l’étudiant pourrait suivre dans les trois universités sélectionnées ainsi que les cours qui seront suivis
à Saint-Louis
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• un CV détaillé
• une copie des notes de BAC1 (juin) et BAC2 (janvier)
• une copie des certificats de langue pour les étudiants d’historie et de philosophie
L’ensemble des documents (vademecum d’information, formulaire de candidature, document de
simulation de cours, liste des destinations possibles à ce jour, tableau des exigences linguistiques
des partenaires) sont disponibles sur votre intranet ou sur le site web de Saint-Louis.
4. Documentation
Pour compléter le dossier, sept sources de documentation sont possibles :
- les sites internet des universités partenaires ;
- les documents reçus des universités partenaires ;
- les rapports d’évaluation des anciens Erasmus Out ;
- les contacts par e-mail avec les anciens Erasmus Out ;
- les contacts avec les étudiants Erasmus In présents à Saint-Louis pendant la période de
candidature ;
- la journée internationale organisée à la mi-février : la documentation récente reçue des différentes
universités partenaires pourra y être consultée ;
- le site internet de l’agence AEF (www.aef-europe.be).
5. Programmation des départs
Les étudiants en histoire, philosophie et langues germaniques partent au premier quadri de la 3è
Bac. Les étudiants en romanes partent au second quadri de la 3è Bac.
6. Délibération après la réalisation du séjour
Les dates des séjours peuvent varier en fonction des destinations. Il se peut donc que les
étudiants ne soient délibérés chez nous qu’à la session de septembre au vu de la date de
retour en Belgique.
7. Sélection
La procédure de sélection des candidats devrait idéalement être la suivante :
- Entretien, avant l’introduction de son dossier, avec la personne de la Commission
responsable de son programme et discussion sur le choix de la destination et des cours
- Introduction du dossier complet (formulaire + annexes) auprès de la Cellule des
Relations Internationales pour le vendredi 28 février 2014 au plus tard !
- Sélection des candidats sur base des dossiers par la Commission Erasmus de la Faculté et peutêtre sur base d’entretiens (à confirmer). Cette Commission est composée du/de la président(e) de la
commission Erasmus de la faculté, du/de la président(e) de section et éventuellement d’une
troisième personne (responsable « langue »). Leur décision est souveraine. C’est le ou la
président(e) de la commission Erasmus de la faculté qui communique la décision de la Commission
aux étudiants qui ont introduit un dossier et ce, avant Pâques.
- Après les délibérations de juin, le ou la président(e) de la commission Erasmus de la faculté
envoie
o un message de confirmation aux étudiants sélectionnés qui ont réussi
o un message aux étudiants sélectionnés qui ont échoué en juin pour les informer qu’ils ne
pourront pas partir en Erasmus.
- Formalités d’inscription dans les différentes universités partenaires en fonction des délais imposés
(cf. liste des destinations) et des formalités requises (elles varient d’une Université à l’autre !). Il se
peut qu’une inscription doive se faire avant la décision définitive de la Commission en fonction des
résultats de juin.
- Choix des cours avec les responsables de section et le/la responsable de la langue du pays de
destination. Une fois choisis, ces cours devront être transcrits sur un document officiel intitulé
« Learning agreement ».
Il est ensuite transmis au secrétariat de Faculté (vérification du nombre d’ECTS, des règles de
l’harmonisation).
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8. Montant et octroi de la bourse
Les bourses de mobilité étudiants octroyées dans le cadre des programmes d’échanges sont
destinées à couvrir les frais de mobilité additionnels, c’est-à-dire le déplacement, la préparation
linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de
couvrir l’intégralité des frais afférents aux séjours à l’étranger ! L’octroi de la bourse se
fait automatiquement (nouveauté par rapport aux années précédentes).
Dans la mesure du possible, elles seront payées en grande partie (80%) peu avant le départ de
l’étudiant ; la dernière tranche (20%) étant payée au retour après remise des deux rapports
d’activités et des deux autres documents exigés par la Commission Européenne : l’attestation de
séjour et le Learning Agreement original.
8.1. La Commission Européenne, via l’Agence nationale francophone belge ERASMUS octroie des
bourses de mobilité étudiants « cours » dans le cadre des programmes d’échanges « Erasmus »
(Europe).
Les bourses seront réparties entre les étudiants sur base de forfaits pour frais de séjour et de
voyage en fonction du coût de la vie dans le pays de destination. Voir pour plus de détails la
rubrique « l’aide financière » sur le site internet.
8.2. Les compléments :
a.
les étudiants boursiers en 2013-2014 peuvent obtenir un complément de bourse de la
Communautés Française de Belgique.
b. Un montant complémentaire pourrait être attribué par le Service des Affaires Sociales et
Etudiantes de Saint-Louis aux étudiants boursiers ou ayant obtenu une réduction de
minerval.
c. D’autres petits montants (« complément Erasmus ») provenant de la
Française de Belgique peuvent aussi venir compléter la bourse Erasmus.
Communauté
8.3. Pour les échanges en Belgique, c’est le Fonds Prince Philippe via l’Agence AEF qui octroie
les bourses des échanges Erasmus-Belgica.
9. Inscription dans l’institution d’accueil
Après avoir été annoncés officiellement dans l’Institution d’accueil par la Cellule des relations
internationales, les candidats doivent, outre l’introduction du dossier à Saint-Louis, s’inscrire
eux-mêmes, dans l’institution dans laquelle ils séjourneront après avoir été retenus
officiellement. Ils devront donc s’inscrire en ligne ou envoyer, par mail d’abord et par courrier
ensuite, le formulaire d’inscription, le contrat d’études approuvé par le responsable de section et la
demande de logement et entamer les démarches au plus vite si un visa ou permis de séjour est
nécessaire afin de respecter les délais imposés par les Institutions partenaires. IL EST IMPERATIF
DE RESPECTER LES DATES COMMUNIQUEES PAR LES INSTITUTIONS PARTENAIRES !!
Cette date est reprise à titre indicatif dans la liste des destinations dans la colonne
« deadlines Q.1 et Q.2 »
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10. ECTS
Pour les séjours Erasmus, les étudiants doivent choisir les cours dans l’Institution d’accueil pour un
total d’ ECTS équivalant à celui du quadrimestre correspondant à Saint-Louis, soit ± 30 ECTS.
En début d’année, une vérification du nombre d’ECTS atteints sur les trois années du programme de
bachelier (min. 180 ECTS au total) sera effectuée par le secrétariat de Faculté.
11. Les notes
Selon les destinations, les notes obtenues à l’étranger seront pondérées afin d’être aussi
proches que possible de celles qui auraient été obtenues à Saint-Louis si l’étudiant n’était pas parti à
l’étranger au cours de la 3è année !
12. Signature de nouveaux partenariats
Pour des raisons administratives, si de nouvelles destinations s’ouvrent une fois la sélection
terminée, les étudiants sélectionnés ne pourront pas changer de destination.
13. Formalités administratives
Avant son départ, l’étudiant est tenu d’avertir Mme F. Paulus de la date exacte de son départ. Une
réunion est généralement organisée fin août pour les départs du 1er Q. et mi décembre pour les
départs du 2e Q. par la Cellule des relations internationales afin de remettre les derniers documents
indispensables au séjour.
Pendant le séjour à l’étranger, l’étudiant est tenu de communiquer à Mme F. Paulus et au
responsable de section le programme définitif des cours choisis (intitulé local, code local des cours,
nombre d’heures (théorie et pratique). En cas de changement de cours, après approbation par le
responsable de section, il est tenu d’envoyer par mail la seconde page de la convention d’études
(« Learning Agreement ») avec les changements apportés au programme de cours initialement
choisis.
A la fin de son séjour, l’étudiant est tenu de communiquer sa date de retour à Mme F. Paulus et
les examens qu’il compte présenter à Saint-Louis en fonction du quadrimestre effectué à l’étranger.
A son retour à Bruxelles, l’étudiant est tenu de remettre à Mme F. Paulus l’attestation de séjour
dûment complétée, cachetée et signée, et de montrer la convention d’études originale (ou Learning
Agreement) complétée, cachetée et signée. Il devra lui envoyer par mail le rapport de séjour de
Saint-Louis. Le rapport de séjour pour l’Agence devra être, quant à lui, complété en ligne. Des
instructions à ce sujet seront envoyées par mail aux étudiants.
14. Assurances
Tout étudiant retenu pour un programme d’échange devra lui-même s’occuper
- de l’assurance soins de santé qui le couvrira pendant son séjour à l’étranger. Tout
participant doit être en possession de la carte européenne d’assurance maladie ;
- d’une assurance maladie grave (y compris incapacité temporaire ou permanente)
- d’ une assurance voyage (y compris dégât ou perte de bagages)
Libre à l’étudiant de contracter en outre une assurance spéciale rapatriement en cas d’accident.
Par contre l’étudiant sera couvert, en Europe et hors Europe, par les assurances suivantes
contractées par l’Université Saint-Louis :
- assurance collective de droit commun et responsabilité civile
- accidents corporels (uniquement pendant la vie scolaire ou sur le chemin de l’école !)
- rapatriement du corps en cas de décès ou d’invalidité permanente
A L’EXCLUSION DES AFFECTIONS DE NATURE PATHOLOGIQUE !
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15. Organisation des examens
Pour les départs au 1er quadri :
Les étudiants passeront les examens du 1er quadri suivis à l’étranger dans l’Institution d’accueil aux
dates fixées par celle-ci.
Pour les départs au 2e quadri :
Avant le départ : dans la mesure du possible (selon les dates d’accueil dans les différentes
universités), les étudiants passeront les examens de janvier avant de partir dans leur Institution
d’accueil.
A la fin du séjour : Ils passeront par ailleurs les examens des cours qu’ils ont suivis sur place lors de
la session organisée par l’Institution d’accueil.
En cas d’échec d’un ou plusieurs examens sur place (ce qui n’est pas conseillé), il y a quatre
possibilités :
- soit l’étudiant reste sur place plus longtemps que prévu pour faire un nouveau travail ou passer les
examens de rattrapage s’ils sont organisés par l’Institution partenaire ;
- soit l’étudiant retourne sur place – A SES FRAIS ! – pour repasser l’examen ou les examens ratés,
à la période prévue par l’Institution partenaire ;
- soit, si c’est faisable, si c’est un examen écrit et si le professeur concerné est d’accord (aucune
garantie ne peut vous être donnée à ce stade de la faisabilité de cette solution car il y a 3
conditions à réunir), l’étudiant repasse ces examens une fois de retour en Belgique ;
- l’étudiant réalise un travail conséquent sur la matière du cours si le professeur titulaire est
d’accord. Les instructions lui seront communiquées en temps utile.
16. Les deux Rapports d’activités (des exemplaires de ces rapports peuvent être consultés
auprès de Mme F. Paulus – cellule « Relations internationales » - Marais – 3è étage)
Premier rapport : tout étudiant qui bénéficiera d’une bourse de mobilité devra remplir EN LIGNE
un rapport à l’intention de l’Agence Nationale Francophone Belge.
Deuxième rapport : un autre rapport pré-formaté (document word), à compléter par l’étudiant à
l’intention de Saint-Louis, doit comprendre une description détaillée des activités figurant au
programme d’échange (cours suivis, activités socioculturelles), les dates exactes du séjour, une
appréciation de l’information avant le départ, une appréciation des conditions de séjour
(organisation des cours, accueil des étudiants étrangers sur place, logement, nourriture, trajets,
coût de la vie, etc). Il doit être rédigé en Français. L’ETUDIANT OUT DEVRA L’ENVOYER en
annexe d’un e-mail à Mme Paulus AU PLUS TARD UN MOIS APRES SON RETOUR !!!!!
Pour rappel, le solde de la bourse ne sera payé qu’après réception et acceptation
- des deux rapports d’activités,
- de l’attestation de séjour datée, complétée, signée et cachetée à l’arrivée et au départ
- et du Learning agreement original daté, signé et cacheté (les deux pages en cas de
changements !!!).
17. La préparation linguistique
Dans le nouveau programme Erasmus+, chaque institution fixe son niveau d’exigence en matière de
connaissance linguistique sur base des catégories de niveaux européens (B1, B2, C1…). Certaines
institutions exigent en outre de fournir la preuve du niveau de connaissance via les certificats
officiels (TOEFL …). Lire impérativement la rubrique « préparation linguistique » sur le site internet
et le tableau des exigences linguistiques par partenaire sur l’Intranet !!.
NOUVEAUTE :
En vue d’améliorer la qualité du séjour et d’évaluer l’impact du séjour sur l’amélioration
des connaissances linguistiques, la Commission Européenne exige que tout étudiant dont
la langue de destination est l’anglais, l’allemand, le français, l’espagnol ou l’italien évalue
en ligne ses connaissances. Si son niveau est plus bas que les exigences de l’Institution
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d’accueil, il pourra suivre des cours en ligne. Si le niveau requis n’est pas atteint au
moment de l’inscription, il peut être une cause de refus d’inscription dans l’institution
d’accueil !
A son retour, il devra à nouveau évaluer ses connaissances !!!
Des informations complémentaires à ce sujet seront communiquées plus tard.
Il est en outre conseillé aux étudiants qui ne se débrouillent pas bien dans la langue de destination
de suivre au préalable des cours préparatoires.
Quelques pistes pour suivre des cours de langues :
- cours à Saint-Louis
- cours à l’ILMH (tarifs préférentiels), à l’ISTI, …
- cours de soir (cours de promotion sociale)
- cours privés
- cours EILC (Erasmus Intensive Language Courses)
- cours de vacances
Deux interventions financières possibles :
Pour rappel, Saint-Louis distribue chaque année des bourses pour les étudiants qui partent étudier
une langue étrangère pendant les grandes vacances (= bourses séjours linguistiques). Ces bourses
sont distribuées par l’Université via les secrétariats de Faculté.
Sur base de l’inscription (facture ou mail de confirmation) et d’une preuve de paiement (extrait de
compte), les étudiants peuvent se faire rembourser la moitié de leur frais d’inscription auprès de la
Cellule des Relations internationales avec un plafond de 300€.
18. Informations et renseignements
Toute information concernant l’administration des échanges peut être obtenue auprès de Mme
F. Paulus, Responsable administrative des échanges.
Rencontre durant les heures de permanences ou sur rendez-vous.
Toute information relative au volet académique de l’échange peut être obtenue auprès de Mme
Sylvie De Cock ou des responsables de section.
Contact
Mme F. Paulus
Mme S. Sadeghzadeh
Cellule des Relations Internationales - Erasmus office
Adresse postale :
Université Saint-Louis - Bruxelles
43 Boulevard du Jardin Botanique
1000 Bruxelles
Bureau :
109, Rue du Marais
Palier 3e étage (entre le secrétariat de Droit et le secrétariat ESPO – HD et jour)
[email protected] et [email protected]
Tél. : 02/211 79 13
Fax : 02/211 78 54
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