invivo - DSI Diffusion

INVIVO
Mise en œuvre d’une GED complète avec un accès pour
l’ensemble des coopératives
InVivo est le premier
groupe
coopératif
Français et l’un des
plus important en Europe. La société poursuit deux grandes missions : favoriser l'expression des potentialités de l'agriculture pour produire plus et mieux & créer de la valeur pour
ses coopératives adhérentes et ses clients, pour le monde
agricole
et
pour
la
société
toute
entière.
Contexte
Il faut traiter les factures fournisseurs de différentes natures,
certaines sont même manuelles. Les commandes d’achat
sont émises par les coopératives la plupart du temps.
Les factures fournisseurs reçues chez Union Invivo doivent
faire l'objet d'un contrôle avec l'application métier. Ce contrôle permet de valider la facture fournisseur et/ou de modifier des enregistrements dans l'application métier
Les métadonnées sont envoyés à l'application comptable
SAP pour une part et d'autres sont envoyées à une autre
application Comptable sous Unix.
Après traitement ces factures sont à archiver afin d'être disponible pour les différentes institutions (Commissaires aux
comptes, Fisc, …) et pour les comptables ou gestionnaires
internes.
Mise en œuvre
1. Dématérialisation des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs sont numérisées, reconnues,
les métadonnées sont extraites automatiquement et
validées. Lors des phases de reconnaissance et de validation un lien est fait avec l'application comptable via
des accès Base de données afin de vérifier automatiquement des métadonnées et d'en déduire d'autres
informations.
Les métadonnées, l'image de la facture ainsi qu'un lien
afin que l'utilisateur puisse voir la facture depuis son
application métier sont transmises à la GED
A chaque modification dans l'application Comptable les
métadonnées de la GED sont mises à jour
2. Dématérialisation factures clients
L’application métier GLX sous Unix génère des flux en
mode texte avec des codes de dispatching et société
Ces flux sont composés, triés, regroupés et signés électroniquement via un certificat
La diffusion des factures par mail, impression ou EDI
dépend de règles de gestion
Problématique
Bénéfices et projets futur
Les factures représentent un volume annuel de plus de 800
000 pages en augmentation suite aux nombreuses fusions du
monde agricole.
Le temps d’accès aux documents et la recherche d’informations ont été amplement réduits
Il est nécessaire de mettre en œuvre une solution de dématérialisation des factures fournisseurs :
- Gagner en productivité
- Augmenter la satisfaction Fournisseurs & Coopérative
- Satisfaire les organismes de contrôles et de tutelle
- Traçabilité pour les risques sanitaires
Produits installés
- IBM Content Manager (GED) & IBM TSM (Sauvegarde)
- Logiciel Kofax Capture et Kofax Transformation Module
Applications
- DSIPilot (Gestion des documents dans la GED et des
échanges de données entre les différents produits et l'application Comptable)
- DOCSet (Accès aux documents depuis l'application Comptable stockés dans la GED)
- Bottomline TransForm
Le lien est directement fait entre l’application métier SAP et
la GED
Traçabilité pour les risques sanitaires et satisfactions des
différents partenaire
 Archivage des documents SAP, des mails Exchange, des
documents SharePoint et des fichiers Windows est en projet.
A propos de DS Informatique
DS Informatique Diffusion est un IBM Softwar e
Advanced Business Partner spécialiste de la Gestion Electronique des Documents et de l'éditique.
Intégrateur de solutions notre objectif est de mettre
en œuvre des matériels et des logiciels standards du
marché afin de répondre aux besoins de nos clients
grands comptes ou PME/PMI.
DS INFORMATIQUE DIFFUSION - www.dsidiff.fr - Paris et Aix-en-Provence - 04 42 53 01 81 - [email protected]