Guide de saisie initiale

Guide de saisie initiale
Système Secureholiday.net V5
Connectez-vous à : www.secureholiday.net/admin
Entrez votre login et password.
Vous êtes connecté(e) à votre interface de pilotage.
Cliquez sur le bouton orange « Démarrer la saisie ».
Vous pourrez à tout instant interrompre la saisie pour la reprendre plus tard.
Etape 1 – Informations générales
>> LOCALISATION
Indiquez le nom, le pays, la région, le département et le positionnement GPS de votre
établissement.
Si vous ne connaissez pas la latitude / longitude (coordonnées décimales), placez
directement votre camping sur la carte, à l’aide du curseur.
Tous les champs sont obligatoires. Cliquez sur « Sauver » en bas de page.
>> COORDONNEES DE L’ETABLISSSEMENT
Saisissez toutes les coordonnées de l’établissement.
Les informations suivantes sont obligatoires pour pouvoir sauver : langue d’administration
de l’interface, type d’établissement et son classement, nom du propriétaire, e-mail de
l’établissement, téléphone de l’établissement, code postal, ville, pays, site web, monnaie.
Cliquez ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
>> COORDONNEES FACTURATION
Ces champs ne sont pas obligatoires mais importants dans 2 cas :
Si l’établissement est géré par une société différente (compléter la raison
sociale et l’adresse de la société)
Si vous avez souscrit au Pack Touring Club (compléter le n° TVA
intracommunautaire).
Cliquez ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y reviendrai ».
Puis cliquez sur « Etape suivante ».
Etape 2 – Compléter un descriptif de votre établissement
Ce menu permet de créer une fiche descriptive de votre établissement. Ce descriptif est
actuellement utilisé par certains groupements de campings, et dans le cadre de tous les
Packs, sauf le Pack Individuel.
>> DESCRPTIF ETABLISSEMENT
Renseignez un texte de présentation synthétique (une phrase d’accroche) et un texte de
présentation (un paragraphe), dans autant de langues que possible. Puis, cliquez sur
« Terminé, je valide » en bas de page.
>> SERVICES, LOISIRS, ANIMATIONS
Renseignez un texte présentant vos services, loisirs et animations (étape conseillée mais
non obligatoire).
Cliquez ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y reviendrai ».
Les 3 étapes suivantes sont facultatives.
Renseignez un texte, puis cliquez ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y reviendrai ».
>> ATOUTS BASSE SAISON
>> REGION
>> CONSEILS ITINERAIRE
Il est conseillé de remplir les 5 étapes suivantes.
Renseignez les items et champs pour décrire en détail votre établissement. Puis cliquez
ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y reviendrai ».
>> DETAILS, SERVICES / Général
>> DETAILS, SERVICES / Situation
>> DETAILS, SERVICES / Infrastructures
>> DETAILS, SERVICES / Activités
>> DETAILS, SERVICES / Services
>> PHOTOS / Etablissement
Insérer au moins une photo de votre établissement
Pour ajouter une photo qui se trouve dans un fichier de votre ordinateur, cliquez sur
« Ajouter des nouvelles photos » puis sur « Parcourir ». Sélectionnez la photo désirée et
cliquez sur le bouton « Ouvrir ». Puis, cliquez sur « Sauver ». La photo s’affiche.
Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Les 7 étapes suivantes sont conseillées mais non obligatoires. Insérer une ou plusieurs
photos, puis cliquez ensuite sur « Terminé, je valide » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y reviendrai ».
>> PHOTOS / Services
>> PHOTOS / Baignade
>> PHOTOS / Plage
>> PHOTOS / Animations
>> PHOTOS / Région proche
>> PHOTOS / Activités
>> PHOTOS / Sports
Vous venez de saisir la partie descriptive. Vous avez deux possibilités :
- Je continue la saisie (hébergements, périodes et tarifs, conditions de
vente…). Dans ce cas, cliquez sur « Je valide cette étape, je continue la
saisie ».
- Je ne continue pas la saisie (si vous allez utiliser Secureholiday dans un
cadre de recherche simple, sans recherche de disponibilités et de prix).
Dans ce cas, cliquez sur « Je valide cette étape, je ne continue pas la
saisie).
Etape 3 - Vos hébergements
>> CREATION HEBERGEMENTS
 Indiquez avec la liste déroulante le type d’hébergement : Emplacements / Locations /
Chambres.
Si c’est une location, indiquez le type de location : Appartement / Bungalow / Bungalow toilé /
Caravane / Chalet / Gîte / Maison / Mobilhome / Roulotte / Tente / Villa.
 Laissez la case « Actif » cochée pour que cet hébergement soit activé.
 Indiquez le nombre de personnes dans le nom de l’hébergement (exemples : 4 pers. ou
4/6 pers.).
 Remplissez le nom de votre hébergement, dans les langues que vous avez.
 Remplissez éventuellement un texte personnalisé de cet hébergement.
 Sauvez en bas de page.
Si vous cliquez sur « Je valide cet hébergement et souhaite en saisir un nouveau »,
recommencez l’opération.
Quand vous avez saisi tous vos hébergements, cliquez sur « Terminé, je valide ».
>> TARIFS / PERIODES
Renseignez le ou les tarifs du premier hébergement créé.
Si vous avez créé plusieurs hébergements, renouvelez l’opération.
Grille(s) de tarifs
 Cliquez sur Nouvelle grille.
 Sélectionnez dans la liste déroulante un type de grille :
A la nuitée
A la semaine
Court-séjour et week-end
Durée spéciale
Spécial couple
Spécial seniors
 Indiquez le nombre de personnes incluses, minimum et maximum de cette grille.
 Indiquez le montant de l’acompte (en € ou en %) et le montant des frais de dossier.
 La visibilité de la grille permet de gérer les solutions avec plusieurs grilles pour un même
séjour. Par défaut la visibilité de la grille est en doublon.
En doublon : toutes les solutions seront affichées.
Dominante : cette solution sera affichée, les autres seront écartées.
A concurrence : seule la solution la plus avantageuse sera affichée.
 Le nom de la grille est automatiquement renseigné avec le type de la grille que vous avez
sélectionné.
Vous pouvez modifier le nom de la grille (les traductions ne sont pas automatiques).
Attention : Si vous créez plusieurs grilles pour un même hébergement, veillez à ce que les
grilles portent des noms différents.
 Remplissez éventuellement un texte personnalisé de cette grille.
 Sauvez en bas de page. Votre grille apparaît dans la liste des grilles en haut de page.
Périodes - Tarifs
 Remplissez vos périodes tarifaires : date début, date de fin et prix.
La date de début de la période correspond à la première nuit achetable. La date de fin de la
période correspond à la dernière nuit achetable.
Grille à la semaine : indiquer le prix à la semaine.
Grille à la nuitée : indiquer le prix à la nuitée.
Grille court-séjour et week-end : indiquer les tarifs de 1 à 6 nuits maximum, avec la
possibilité de donner un tarif différent pour les séjours avec ou hors week-end.
Grille durée spéciale : indiquer le prix pour le séjour indiqué.
 Sauvez en bas de page.
Durées de séjour
 Cliquez sur « Durées », si vous voulez imposer des durées, un ou des jour d’arrivée
ou de départ.
By : par module de x nuits
>= : supérieur ou égal à x nuits
<= : inférieur ou égal à x nuits
= : égal à x nuits.
Grille la semaine : Par défaut, le paramétrage est « By 7 nuits », c’est-à-dire séjour par
module de 7 nuits. Vous pouvez modifier les durées imposées (ex : >= 14 nuits).
Grille à la nuitée : Vous pouvez imposer les durées de séjour (ex : >= 2 nuits) et/ou des
jours d’arrivée et de départ
Grille court-séjour et week-end : vous ne pouvez pas imposer de durée pour cette grille
car elle est en fonction de ce que vous avez paramétré dans Périodes et tarifs. Vous
pouvez imposer un ou plusieurs jour(s) d’arrivée et de départ.
Grille Durée spéciale : le menu Durée n’existe pas pour cette grille.
 Sauvez en bas de page.
Options
Pour ajouter des options (suppléments tarifaires), cliquez sur le bouton « Ajouter ».
 Cochez les options que vous voulez proposer. Les options sont classées en deux
catégories : ajout de personnes / autres options.
Ou tapez un mot dans le filtre pour obtenir les options contenant ce mot. Cochez les
options voulues.
 Validez la sélection en bas de page.
 Indiquez le mode de tarification de l’option : à la nuit / à la semaine / au séjour.
Indiquez la quantité maximum, si demandée.
Vous pouvez rendre l’option obligatoire, si proposé.
 Indiquez pour chaque option le prix par période. Si une option n’est pas à la vente, sur
une période, ne remplissez pas de prix. Pour désactiver une option, décochez-la.
 Sauvez en bas de page.
Prix spéciaux
 Renseignez un prix différent sur les premières nuits et/ou sur certaines nuits de la
semaine et/ou sur les frais de dossier, sur certaines ou toutes les périodes.
 Sauvez en bas de page.
Vous pouvez créer une autre grille de tarifs sur cet hébergement.
Sinon cliquez sur « Terminé, je valide ».
Inventaires des hébergements
 Remplissez les rubriques de l’inventaire et sauvez à chaque fois en bas de page.
 Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Vous pouvez importer tout ou en partie l’inventaire d’un hébergement déjà renseigné.
Photos des hébergements
 Cliquez sur « Ajouter de nouvelles photos » et « Parcourir » pour récupérer une photo
d’un fichier sur votre ordinateur, sur votre CD Rom ou sur votre clé USB.
 Sélectionnez une photo, puis cliquez sur Ouvrir.
 Cliquez sur le bouton « Sauver ». La photo s’affiche en dessous.
Vous pouvez insérer jusqu’à 10 photos par hébergement.
 Vous pouvez trier les photos avec le bouton « Trier » : déplacez les photos dans
l’ordre souhaité et cliquez sur « Sauver ».
 Vous pouvez supprimer des photos en cliquant sur la croix rouge en bas de la photo.
 Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Puis cliquez sur « Etape suivante ».
Etape 4 – Conditions générales de vente
 Remplissez les conditions de vente de votre établissement (conditions de réservation,
d’annulation d’une réservation, taxe de séjour…), dans les langues dont vous disposez.
Vous pouvez copier-coller de vos conditions de vente avec les raccourcis clavier (Ctrl+C
pour copier et Ctrl+V pour coller).
 Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y
reviendrai ».
Etape 5 – Taxe de séjour
Etape facultative.
 Donnez un nom à ce modèle de taxe de séjour (Important si vous avez plusieurs taxe
de séjour). Sinon, indiquez par défaut : « Taxe de séjour ».
 Indiquez sur quel(s) type(s) d’hébergement s’applique cette taxe de séjour.
Cliquez en bas de page sur « Je continue la création ».
Méthode de calcul
 Paramétrez la période d’application : soit les mêmes dates d’ouverture de
l’établissement ou soit une ou des périodes à déterminer.
 Remplissez une ou plusieurs tranches d’âge avec un montant de taxe de séjour. (Ex :
de 0 à 12 ans = 0€ et de 13 ans à MAX = 0.40€)
 Cliquez sur « Sauver » en bas de page.
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y
reviendrai ».
Etape 6 - Assurance annulation
Etape facultative.
Généralités
 Donnez un nom au modèle d’assurance annulation (Important si vous avez plusieurs
assurances)
 Sélectionnez le type que vous voulez donner à cette assurance annulation (Assurance
/ Garantie ou nom de votre choix).
 Indiquez sur quel(s) type(s) d’hébergement s’applique cette assurance
 Indiquez sur quel montant doit être calculé l’assurance annulation.
 Cliquez en bas de page sur « Je continue la création ».
Méthode de calcul
 Sélectionnez la méthode de calcul voulue
 Paramétrez le montant de l’assurance annulation :
Montant en pourcentage avec possibilité de rajouter une part fixe ou un montant fixe
minimum.
Montant fixe en euros.
Par paquet de nuits : montant en euros par tranche de x nuits.
Pour un nombre de nuit avec un prix par nuit supplémentaire : montant en euros par une
tranche de x nuits, puis montant en euros par nuit supplémentaire.
Montant fixe ou en pourcentage en fonction de la durée et/ou du prix : en fonction du
nombre de nuits et/ou des fourchettes de prix du séjour (contactez la Hot line).
 Cliquez en bas de page sur « Je continue la création ».
Conditions générales de vente
 Renseignez les conditions de vente de cette assurance annulation : soit en utilisant
vos conditions de vente générales, soit en indiquant les conditions générales spécifiques
par langues.
Il n’est pas possible d’insérer une pièce jointe (format PDF ou autre).
 Sauvez en bas de page.
Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Sinon, cliquez sur « Je ne remplis pas ces données, niveau suivant » ou « J’y
reviendrai ».
Etape 7 - Moyens de paiement
Paramétrez le ou les moyens de paiement que vous voulez proposer en ligne. Certains
paiements peuvent être réservés à certaines clientèles (française, néerlandaise…).
Carte bancaire (VAD sur TPE) :
 Cochez Visa et/ou MasterCard et/ou American Express pour activer le paiement par
la carte bancaire
 Cliquez sur « Sauver ».
Paiements différés :
 Virement bancaire national : cliquez sur « Créer » pour paramétrer le paiement par
virement bancaire national. Cliquez sur Sauver en bas de page pour sauvegarder.
 Virement bancaire international : cliquez sur « Créer » pour paramétrer le paiement
par virement bancaire international. Cliquez sur Sauver en bas de page pour
sauvegarder.
 Chèque bancaire : cliquez sur « Créer » pour paramétrer ce moyen de paiement (à
réserver aux clients français).
 A réception du contrat : Cliquez sur « Créer » pour paramétrer ce moyen de
réservation.
 Mandat postal : cliquez sur « Créer » pour paramétrer ce moyen de paiement.
 Chèque vacances : cochez la case « Chèque vacances ANCV » et cliquez sur
Sauver.
Courrier et Fax : ce mode de réservation permet à l’internaute d’imprimer un devis et
cela évite de n’avoir aucun moyen de réservation si vous suspendez tous les autres
moyens de paiement.
Cochez la case « Courrier et Fax » et cliquez sur « Sauver ».
Cliquez sur « Terminé, je valide ».
Une fois votre saisie initiale terminée, cliquez sur Menu Principal
Contactez-nous. Nous vérifierons votre travail et nous mettrons en ligne
votre établissement sur le portail concerné.
L’équipe de la hotline reste à votre disposition du lundi au vendredi de
9h à 18h pour vous aider en cas de questions sur le système
Secureholiday :
05 61 47 23 53 (tapez 2)