Mon CE au quotidien FEVRIER 2016 SEMAPHORES

Votre lettre
MON CE AU QUOTIDIEN
L’essentiel sur la gestion de votre CE
Février 2016
Le trésorier du CE un acteur incontournable renforcé
par les dispositions de la loi du 5 Mars 2014
La loi sur la transparence financière des CE
votée en Mars 2014 donne une dimension
incontournable à la fonction de trésorier du
CE ! Le point sur les nouveautés et
responsabilités induites par la loi du 5 Mars.
La désignation d’un trésorier est obligatoire depuis
le 1er janvier 2015 quelle que soit la taille du CE. Le
trésorier doit être désigné parmi les membres
titulaires, bien qu’à titre provisoire pour 2015, le
membre suppléant déjà trésorier peut poursuivre
ses fonctions jusqu’au terme de son mandat.
Concernant l’élection du trésorier, le président de
l’instance peut prendre part au vote. Les membres
suppléants, les représentants syndicaux ou encore
le président du CE ne peuvent accéder à cette
responsabilité. Le poste de trésorier adjoint reste
en revanche facultatif, bien que vivement conseillé
compte tenu des nouvelles exigences comptables,
ou ne serait-ce que pour remplacer le trésorier en
cas d’absence !
Quelles sont les prérogatives du trésorier ?
Les fonctions du trésorier ne sont pas
explicitement ou exhaustivement précisées par la
loi, et rendent nécessaires un règlement intérieur
pour délimiter les responsabilités du trésorier. En
effet, dans les textes, il n’est fait expressément
référence au trésorier qu’au travers de l’article L.
2325-51 du Code du Travail, qui précise que « le
trésorier du comité d'entreprise ou, le cas échéant,
le commissaire aux comptes présente un rapport
sur les conventions passées, directement,
indirectement ou par personne interposée, entre le
comité d'entreprise et l'un de ses membres ». En
réalisé, c’est l’article L.2325-2 du Code du travail,
en stipulant que «le comité d’entreprise détermine,
dans un règlement intérieur, les modalités de son
fonctionnement et celles de ses rapports avec les
salariés de l’entreprise », qui introduit de fait une
référence au règlement intérieur pour définir les
fonctions du trésorier du CE, et ainsi sécuriser son
mandat et encadrer ses responsabilités.
En pratique, le trésorier est a minima chargé de la
comptabilité du CE, qu’il est le garant de la bonne
gestion financière du CE et de sa transparence, et
qu’il supervise ou assure les opérations de nature
comptable et financière générées par l’activité du
CE.
Parmi les missions traditionnellement
dévolues au trésorier figurent par exemple :
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établissement des budgets prévisionnels
(activités économiques et activités sociales et
culturelles) ;
Le règlement courant des dépenses et
l’encaissement des recettes ;
La gestion de la trésorerie et des comptes
bancaires (comptes courants et comptes
épargne) ;
La tenue de la comptabilité.
L’archivage des pièces comptables désormais
obligatoire sur une période de 10 ans ;
La gestion du patrimoine dont le CE est
propriétaire, des différents contrats conclus
par le CE ;
La gestion administrative et sociale des
salariés du CE en l’absence d’un directeur
dédié à cette fonction au sein du CE.
L’établissement, en général conjointement
avec le secrétaire, en fin d’exercice du rapport
de gestion permettant de rendre compte de
façon détaillée de l’activité du CE et de
l’utilisation du budget de fonctionnement et
de celui des activités sociales et culturelles.
Les échanges sur les données comptables avec
l’expert-comptable et le commissaire aux
comptes.
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Février 2016
Recommandations
● Décrivez dans le règlement intérieur l’organisation et la répartition des différentes
responsabilités au sein du CE, notamment entre le secrétaire et le trésorier (signature des
chèques, engagement de paiements par prélèvement, arrêté des comptes, rédaction du rapport
de gestion, etc.) et entre le trésorier et le trésorier adjoint.
● Précisez explicitement les rôles et responsabilités du trésorier.
● Assurez le trésorier pour toutes les opérations relatives aux mouvements d’argent (dépôts de
chèques, remise d’espèces) notamment en cas de perte, de vol ou d’agression.
● Recourez à un expert-comptable pour décharger le trésorier des opérations comptables
(enregistrement des factures) souvent chronophages et nécessitant une bonne connaissance
financière (principes de séparation budgétaire, clôture et arrêté des comptes, rapport de
gestion).
La première des responsabilités du trésorier est traditionnellement de sécuriser l’ensemble des
opérations financières au sein du CE, pour cela :
● Mettez en place des procédures internes qui permettent de clarifier qui fait quoi au sein du CE
quand il s’agit de négocier avec des fournisseurs, d’engager des commandes, de recouvrer des
créances, de gérer les liquidités de la machine à café, de régler une facture, etc.
● Mettez en place des contrôles inopinés sur les stocks ou sur la billetterie en cours d’exercice.
● Faites tourner les responsabilités notamment pour mener les négociations avec les fournisseurs.
Le trésorier doit également gérer les budgets du CE tout au long de l’année et anticiper les situations
de tensions de trésorerie :
● Contrôlez les subventions versées par l’employeur. Le cas échéant vous pouvez vous faire
accompagner par un expert-comptable.
● Établissez des budgets prévisionnels pour chacune des activités sociales et culturelles ainsi
qu’un plan de trésorerie (dates prévisionnelles d’encaissement et de décaissement),
● Construisez votre tableau de bord et communiquez régulièrement au CE l’avancement des
activités sociales et culturelles (nombre de participants, subvention engagée par le CE …) ; la
situation de la trésorerie à date ; les différents abonnements (presse, documentation,
abonnement téléphonique et internet…), les contrats avec les fournisseurs, etc.
Le trésorier doit être parfaitement informé des évolutions législatives et de la réglementation sociales et
notamment des règles URSSAF :
● Suivez des formations juridiques (loi du 5 mars 2014) et économiques (comment construire un
budget ?),
● Actualisez vos connaissances en consultant régulièrement les sites internet de l’URSSAF, de la
DIRECCTE.
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Mon CE au quotidien
La responsabilité du trésorier :
Attention, le trésorier ne fait, en principe,
qu’appliquer les décisions du CE. Cela signifie qu’en
dehors des dépenses prévues au budget
prévisionnel ou des délégations spécifiques qui lui
ont été conférées, engager aucune dépense non
prévue et non votée. Pour l’essentiel de son
activité tout au long de l’année, le trésorier est
donc un simple exécutant du CE sur l’ensemble des
activités financières. A ce titre-là, il ne porte pas de
responsabilité
personnelle
concernant
les
éventuelles pertes dégagées par la gestion des
différentes activités du CE, la responsabilité est
collective. Il pourra cependant, en cas de
malversation, fraude ou détournement, être
poursuivi pour abus de confiance. En pratique, au
quotidien, le trésorier dispose d’une certaine
autonomie pour régler toutes les opérations
courantes. A défaut, le fonctionnement du CE
serait vite paralysé.
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Le trésorier est une personne clé au sein du
comité d’entreprise. Il exerce de lourdes
responsabilités sur l’ensemble des budgets.
Pour être efficace, il doit pouvoir s’appuyer
sur une organisation interne du CE
transparente, il doit aussi pouvoir recourir à
des conseils externes notamment sur le plan
comptable et juridique. N’hésitez pas à
contacter
les
experts
Sémaphores
spécialisés dans l’accompagnement des
comités d’entreprise !
Quelques remarques pour sécuriser le
fonctionnement du CE sur le plan financier :
Votre contact
● Lorsque le trésorier est élu, il doit faire un
Arnaud LARGIER
Directeur du département CE Sémaphores
bilan exhaustif de différents moyens de
paiement utilisés par le CE y compris les
prélèvements automatiques. Il doit veiller à
modifier toutes les autorisations bancaires et
les signatures. Il doit également signifier à tous
les organismes financiers en relation avec le CE
qu’il est désormais le nouveau destinataire de
tous les échanges.
● Le trésorier doit également s’assurer que les
séparations de tâches sont suffisantes au sein
du CE ; par exemple, qu’une personne habilitée
à passer une commande ne peut pas également
signer un chèque pour la régler. Cela s’applique
à tous les élus y compris au trésorier.
● Le CE doit définir un seuil au-dessus duquel,
tout règlement quel que soit le moyen utilisé
nécessitera une double signature du secrétaire
et du trésorier, par exemple.
: 06 71 10 04 42
@ : [email protected]
RDV le mois prochain
« Les états financiers de votre
CE : quelles obligations ?
quelle présentation ? »
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SEMAPHORES est la branche du Groupe Alpha
spécialisée sur la gestion et comptabilité des
Comités d’Entreprises.
Au-delà de la mission de présentation des
comptes, Sémaphores peut vous accompagner
dans la mise en conformité de votre comité
notamment au travers des missions suivantes :
● « Diagnostic Flash » de votre comité
● Assistance tout au long de l’année au trésorier
● Détermination des informations financières et
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qualitatives à inclure dans le rapport de gestion
Audit/redéfinition
de
votre
comptabilité
analytique
Audit des conventions existantes entre le CE et
ses membres
Vérification de la conformité des dépenses du CE
à son objet et à la réglementation (séparation
budgétaire, règles URSSAF, règles fiscales, etc.)
Actualisation du règlement intérieur (nomination
du trésorier, contenu du rapport de gestion,
fonctionnement de la commission des marchés,
modalités d’approbation des comptes, etc.)
Préparation, le cas échéant, à l’audit légal du CE
par un commissaire aux comptes en réalisant un
« audit à blanc », en procédant à la redéfinition
des procédures et des règles de contrôle interne,
en préparant la justification des comptes
Audit de fraude
Paris
Lyon
Arnaud LARGIER
: 06 71 10 04 42
@ : [email protected]
Guillaume SAUVAGE
: 06 75 60 08 40
@ : [email protected]
Florence MARGARITA
: 06 30 30 35 92
@ : [email protected]
Aurélien HINARD
: 06 08 37 05 70
@ : [email protected]
Pascale TORRALBA
: 06 81 44 29 45
@ : [email protected]
Lille
Pierre BULTEAU
: 06 63 78 97 34
@ : [email protected]
Metz
Alpha NIANG
: 06 18 13 66 42
@ : [email protected]
Rouen
Sophie GERME
: 07 64 09 38 43
@ : [email protected]
Nantes
Montpellier
Sabine MULLER
: 06 70 79 30 57
@ : [email protected]
Marseille
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: 06 86 63 18 89
@ : [email protected]
Toulouse et Bordeaux
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: 06 81 75 50 02
@ : [email protected]
Ile de La Réunion
Olivier MALIE
: +262 6 92 53 78 46
@ : [email protected]
Manuel FRUCHAUD
: 06 74 29 69 60
@ : [email protected]
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