inf Appel d`offres ouvert pour la désignation de Sourcing IT

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Appel d’offres ouvert pour la désignation de Sourcing ITserivces pour le compte du Bureau de Normalisation (NBN)
Cahier spécial des charges n° 2016/08/OO/IT outsourcing
Date limite d’introduction des candidatures:
Le 17 mai 2016 à 11h
APPROUVE:
le 1000 Bruxelles
Monsieur Johan Haelterman
Président du Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN)
2016/08/OO/IT Outsourcing
INHOUDSTAFEL
1
2
3
4
Objet et nature du marché ............................................................................................................... 3
Durée du contrat............................................................................................................................... 3
Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires .................................................................... 3
Droit d’introduction et ouverture des offres ...................................................................................... 3
4.1 Introduction sur papier ................................................................................................................... 4
4.2 Introduction électronique................................................................................................................ 4
4.3 Modification ou retrait d’une offre déjà introduite........................................................................... 5
5 Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant ....................................................................................... 5
6 Session d’information ....................................................................................................................... 6
7 Description des tâches à pourvoir.................................................................................................... 6
8 Documents régissant le marché....................................................................................................... 7
8.1 Législation ...................................................................................................................................... 7
8.2 Documents du marché................................................................................................................... 7
9 Offres................................................................................................................................................ 7
9.1 Les données à mentionner dans l’offre.......................................................................................... 7
9.2 Annexes à l’offre ............................................................................................................................ 8
9.3 Durée de validité de l’offre ............................................................................................................. 8
10 Prix ................................................................................................................................................... 8
10.1 Prix ............................................................................................................................................... 8
10.2 Prijsherziening ............................................................................................................................ 8
11 Responsabilité du prestataire de services ....................................................................................... 8
12 Sélection........................................................................................................................................... 9
12.1 Le droit d’accès............................................................................................................................ 9
12.2 Critères d’attribution..................................................................................................................... 9
12.3 Cotation finale .............................................................................................................................. 9
12.4 Exécution des services .............................................................................................................. 10
13 Cautionnement ............................................................................................................................... 10
14 L’évaluation des services prestés .................................................................................................. 10
15 Facturation et paiement des services ............................................................................................ 10
16 Engagements particuliers pour le prestataire de services ............................................................. 10
17 Droits intellectuels et droit d’auteur ................................................................................................ 11
18 Litiges ............................................................................................................................................. 11
19 Amendes pour l’exécution tardive des services............................................................................. 11
20 Annexes ......................................................................................................................................... 13
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En application de l’article 9 de l’AR du 14 janvier 2013, l’attention des soumissionnaires est attirée sur
le fait que ce cahier spécial des charges déroge à l’article 154 de l’AR du 14 janvier 2013 en ce qui
concerne les amendes sur l’exécution tardive, et plus particulièrement en ce qui concerne les
amendes par jour calendrier et le pourcentage maximal de l’amende calculé sur la valeur des
services.
1
Objet et nature du marché
Le soumissionnaire assistera le NBN dans l’exécution de la tâche suivante: IT OUTSOURCING.
Description: le NBN veut sous-traiter son infrastructure IT et les services y adhérents.
Actuellement, le NBN dispose de son propre infrastructure on-premise composée de








2 « fiber data » lignes et 1 ligne VDSL pour la connectivité des données
Périmétre high available security
Infrastructure serveur IBM
CITRIX virtualisationlayer pour le server et l’environnement client
Un nombre de windows et linux Virtual machines avec des tâches spécifiques (liste disponible
sur demande)
WLAN
Imprimantes RICOH
Environnement PABX
Le NBN ne dispose pas des bonnes compétences en interne pour gérer l’infrastructure de façon
optimale ou pour l’adapter aux demandes changeantes.
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Durée du contrat
Le marché débute le 1 juin 2016 et a une durée de 3 ans.
3
Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par Monsieur Johan Haelterman – Président du
Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN), Rue Joseph II 40 / 6 à 1000 Bruxelles
Des informations complémentaires relatives à la procédure peuvent être obtenues auprès de Madame
Christel Fostier, [email protected] – tel: 02 738 00 92.
Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de
Monsieur Peter Brosens, [email protected] – tel: 02 738 01 04.
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Droit d’introduction et ouverture des offres
L’offre peut être introduite de deux façons, électronique et sur papier.
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Le deadline pour l’introduction des offres est le mardi 17 mai 2016 à 11h.
Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’a pas été déclarée
séance ouverte. L’ouverture des offres a lieu en séance close.
4.1 Introduction sur papier
Les offres doivent avant l’ouverture de la séance soit être envoyées par écrit (un recommandé est
conseillé) ou être déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres peuvent
également être envoyées par mail à [email protected].
Dans les deux premiers cas, les offres doivent être glissées dans une enveloppe fermée sur laquelle
est indiquée le numéro du cahier spécial des charges et la date et l’heure de la séance d’ouverture
des offres. L’offre envoyé par la poste (en uniquement celle-ci) doit être glissée dans une deuxième
enveloppe portant les mentions suivantes :
Première enveloppe:
-
Numéro du cahier spécial des charges;
Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes:
-
Le mot «offre» dans le coin supérieur gauche;
L’adresse du destinataire comme indiqué ci-dessous
Bureau voor Normalisatie (NBN)
Ter attentie van Johan Haelterman
Voorzitter van het Directiecomité
Jozef II straat 40 / 6
1000 Brussel.
Dans le cadre du contrôle des offres par le pouvoir adjudicateur, l’attention des soumissionnaires est
portée sur le faite qu’ils doivent autoriser la visite de leurs installations par des représentants du
pouvoir adjudicateur.
4.2 Introduction électronique
Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l’introduction de l’offre, la signature électronique
doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la
signature électronique avancée accompagnée d’un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen
d’un dispositif sécurisé de création de signature (Article 52, § 1, 1° de l’AR du 15 juillet 2011).
Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site
internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be qui garantit le respect des conditions de l’article
52 de l’AR du 15 juillet 2011.
Vu que l’envoi d’une offre par e-mail ne correspond pas aux conditions de l’article 52 de l’AR du 15
juillet 2011, il n’est pas admis d’introduire une offre de cette manière.
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Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en
PDF, afin de les joindre à l’offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui
peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier
avant la date limite de réception.
En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le
soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception
de son offre, soient enregistrées.
Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : http://www.publicprocurement.be.
4.3 Modification ou retrait d’une offre déjà introduite
Lorsqu’un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit
se dérouler conformément aux dispositions de l’article 91 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. La
modification ou le retrait d’une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui
satisfont au prescrit de l’article 52, §1 de l’AR du 15 juillet 2011 ou sur papier.
Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite est exigée,
correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L’objet et la portée des
modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel.
Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n’est pas
conforme à l’article 52, § 1 de l’AR du 15 juillet 2011, pour autant que:
1° ce retrait parvienne au président de la séance d’ouverture des offres avant qu’il ouvre la séance,
2° et qu’il soit confirmé par envoi recommandé déposée à la poste au plus tard le jour avant la séance
d’ouverture.
Remarque: Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les
offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en
aucune façon ce choix n’aura d’influence sur l’analyse et l’évaluation de l’offre.
5
Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant
Le service dirigeant est le Bureau de Normalisation, conformément à l’article 2, 1° paragraphe de la loi
du 15 juin 2006.
Le fonctionnaire dirigeant de ce marché est Monsieur Johan Haelterman, Président du Comité de
Direction. Coordonnées: [email protected] – tel 02/738 00 90
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Session d’information
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une session d’information à
l’intention des soumissionnaires potentiels. Cette session aura lieu le jeudi 14 avril 2016 de 13 à 15h
à l’adresse suivante: Bureau de Normalisation, rue Joseph II 40 / 6, 1000 Bruxelles.
Il est demandé aux soumissionnaires potentiels d’informer par mail [email protected] s’ils
comptent participer à la session d’information et ceci au plus tard le lundi 11 avril 2016. Le
soumissionnaire mentionne dans son mail le nom et la fonction des personnes (max. 2 personnes) qui
seront présentes pendant la session d’information. Dans l’intitulé du mail est mentionné « Cahier
spécial de charges 2016/08/OO ».
Un court aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information.
Afin de permettre un déroulement correct de la session d’information, les soumissionnaires potentiels
qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par e-mail
avant le mercredi 13 avril 2016 à l’adresse suivante : [email protected].
Les questions doivent référer explicitement aux références du cahier spécial des charges (par
exemple partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1).
A l’entrée de la salle de réunion, il sera demandé aux présents de démontrer l’identité de l’entreprise
qu’ils représentent à l’aide d’une carte de visite. Que deux personnes par entreprise auront
l’autorisation de participer à la session d’information.
7
Description des tâches à pourvoir
Le marché consiste en
Une partie projet




Une migration en plusieurs étapes de l’infrastructure vers un environnement private cloud
tenant compte de la rationalisation du serveur et de son optimalisation en fonction des
besoins
Une simplification de de la connectivité on-premise
L’implementation d’un plan back-up
L’implementation d’un disaster recovery plan
Une partie opérationnelle


Offrir un IT support service on/offsite de façon régulière
Offrir un service de monitoring et rapportage
Les cinq postes suivants font partis du marché:
1. Hardware
 # private servers :
o Coût de l’implementation
o Prix par mois et par unité de storage
 Virtualisationlayer choisi :
o Coût de l’implementation
o Coût licence par mois par unité de machine
2. Connectivité
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
setup private cloud :
 Coût de l’implementation
 Coût licence par mois par unité large bande
 setup on premise :
 coût démontage infrastructure actuelle
3. Security
 setup private cloud :
 Coût de l’implementation
1. Prix par mois
 setup on premise :
 coût démontage infrastructure actuelle
4. Supporting services
 On-site support : prix par mois
 Off-site support : prix par mois
 MS Office 365 support : prix par mois
5. Backup, DRP & monitoring services
 Backup service : prix par mois
 DRP service : prix par mois
 Monitoring service : prix par mois
Site internet du NBN: http://www.nbn.be
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Documents régissant le marché
8.1 Législation





La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de
fournitures et de services
Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière
de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services
L’arrêté royal du 15 juillet 2011 - arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans
les secteurs classiques
L’arrêté royal du 14 janvier 2013 - arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des
marchés publics et des concessions de travaux publics
Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication de
l’avis de marché au Bulletin des Adjudications.
8.2 Documents du marché


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Le présent cahier spécial des charges n° 2016/08/OO/IT Outsourcing
Le formulaire d’offre et annexes
Offres
9.1 Les données à mentionner dans l’offre
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l’article 64 de
l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités.
L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais ou en
anglais.
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En soumettant sont offre, le soumissionnaire rejette automatiquement ces conditions de vente
générales ou particulières, même si celles-ci sont mentionnées dans une annexe jointe à l’offre.
Le formulaire d’offre est complété et joint à l’offre.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre:
- le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (hors TVA);
- le montant de la TVA;
- le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (TVA incluse);
- la signature de la personne ayant mandat pour signer l’offre;
- la qualité de la personne qui signe l’offre;
- la date à laquelle la personne a signé l’offre;
- le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des
Entreprises (pour les soumissionnaires belges);
9.2 Annexes à l’offre
-
-
Références de projets similaires (max. 5 références)
CV’s des profils des personnes désignées (avec mention de leur nom) qui démontrent leurs
compétence. Le soumissionnaire garantie que ces personnes travailleront effectivement sur le
projet.
Une description de la méthode de travail qui sera utilisée pour mener à bien les tâches
9.3 Durée de validité de l’offre
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, à compter du
jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
10 Prix
10.1 Prix
Tous les prix mentionnés dans le formulaire d’offre doivent être obligatoirement libellés en EURO.
L’adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix global tous les frais possibles grevant les services,
à l’exception de la TVA.
Un prix est donné pour la partie projet et pour la partie opérationnelle.
10.2 Prijsherziening
Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est possible.
11 Responsabilité du prestataire de services
Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés
dans les services fournis, particulièrement dans les études, calculs, plans et autres documents qu’il
soumet lors de l’exécution du marché.
Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont
celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du
prestataire de services.
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12 Sélection
Les offres introduites sont d’abord contrôlées au niveau de lors régularité administrative. Les offres
irrégulières ne seront pas considérées. Les offres jugées régulières seront ensuite contrôlées au
niveau du contenu par une commission d’évaluation.
12.1 Le droit d’accès
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas
d’exclusion comme mentionnés dans l’article 20 §1/1 de la loi du 15 juin 2006 et des articles 61 §§ 1
et 2 ainsi que des articles 62 et 63 de l’AR du 15 juillet 2011. Le pouvoir adjudicateur vérifiera
l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire Belge dont
l’offre ‘best and final offer’ est considérée pour l’attribution du marché.
En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage pendant la durée du marché à
respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail
(OIT) et, en particulier:
1.
L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire,
1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957);
2.
Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit
syndical, 1948);
3.
Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation
et de négociation collective, 1949);
4.
L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n°
100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession),
1958);
5.
L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973),
ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes
du travail des enfants, 1999).
Le non-respect de cet engagement peut, conformément aux articles 45 et 155 de l’AR du 14 janvier
2013, donner suite à des mesures d’office et en particulier la terminaison du marché.
12.2 Critères d’attribution
La sélection de l’offre la plus intéressante est faite sur base d’un nombre de critères d’attribution. Ces
critères seront pondérés afin d’aboutir à un classement des soumissionnaires les plus avantageux.
Les critères sont les suivants :
1. Prix global (35%)
2. Références de projets similaires (15%)
3. Expérience de l’équipe (CV - profil) (15%)
4. Méthode de travail (35%)
12.3 Cotation finale
Les cotations pour les critères d’attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au
soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le pouvoir adjudicateur aura
vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration implicite sur l’honneur et à
condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l’honneur correspond à la réalité.
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12.4 Exécution des services
L’exécution des services sera monitorée strictement pour le représentant du pouvoir adjudicateur.
L’identité du représentant sera communiquée au prestataire de services au moment du début des
services.
13 Cautionnement
Pour ce marché, un cautionnement n’est pas exigé.
14 L’évaluation des services prestés
Si pendant l’exécution des services sont constatées des anormalités, le prestataire de services sera
directement informé par mail, qui sera ensuite confirmé par courrier recommandé. Le prestataire de
services est obligé de recommencer les services prestés qui ne sont pas conformes.
Au moment où les services seront prestés, aura lieu une évaluation de la qualité et de la conformité
des services exécutés. Un PV sera rédigé de l’évaluation, duquel le prestataire de services recevra un
exemplaire original. Les services qui ne sont pas prestés correctement ou conformément devront être
recommencés.
15 Facturation et paiement des services
L’adjudicataire envoie une facture par trimestre à l’adresse suivante :
Bureau de Normalisation (NBN)
À l’attention de Pascale Speltincx
Comptabilité
Rue Joseph II 40 / 6
1000 Bruxelles
Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés.
Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de
trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur
soit, en même temps, en possession d’autres documents éventuellement exigés.
La facture doit être libellée en EURO.
16 Engagements particuliers pour le prestataire de services
Tous les résultats et rapports que le prestataire de service rédige dans le cadre de ce marché,
appartiennent au pouvoir adjudicateur et ne peuvent être rendus public ou mentionnés à des tiers
qu’avec le consentement écrit du pouvoir adjudicateur.
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Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les
informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent
en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le
prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans
l’offre, sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés
participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir
adjudicateur.
Ce marché public ne permet pas la sous-traitance.
17 Droits intellectuels et droit d’auteur
(voir les articles 47 et 155 de l’AR 14 janvier 2013)
(voir aussi la loi du 30 juin 1994 concernant le droit d’auteur et les droits voisins)
L’introduction d’une offre qui est sélectionnée engage la promesse de transférer à l’adjudicateur les
droits économiques sur tout droit intellectuel qui est créé dans le cadre de ce marché, y compris le
langage codé, le contenu des banques de données et toute documentation. Le transfert est
d’application sur le soumissionnaire, mais également sur toute personne sur laquelle le
soumissionnaire fait appel ou va faire appel dans le cadre de marché et concerne toutes les manières
d’exploitation que l’adjudicateur trouve nécessaire. Tous les productions ou les documents créés dans
le cadre de ce marché et qui sont remis à l’adjudicateur, deviennent la propriété de l’adjudicateur.
Tous les produits sont remis de façon digitale ce qui permet une reproduction.
Le coût de ce transfert est compris dans le prix global de l’offre, qu’il y ait mention ou non.
18 Litiges
Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux
compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le
néerlandais.
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à
des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce
marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts
par des tiers à cet égard.
19 Amendes pour l’exécution tardive des services
En dérogation de l’article 75 de l’annexe de l’AR du 26 septembre 1996, l’amende pour l’exécution
tardive des services est établie à 0,5% par jour calendrier avec un maximum de 10% du moment des
services prestés.
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Il est dérogé aux dispositions de l’article 75 concernant les amendes pour l’exécution tardive des
services à cause des conséquences négatives qu’apporte cette exécution tardive pour l’Etat Belge.
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20 Annexes
1.
2.
3.
4.
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Formulaire d’offre
Références
CV équipe
Méthode de travail
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ANNEXE 1: FORMULAIRE D’OFFRE
L’entreprise
(nom complet)
Située à l’adresse:
(rue)
(code postal + commune)
(pays)
Inscrit dans la Banque
Entreprises sous le numéro
Carrefour
Et pour laquelle Monsieur/Madame (*)
des
(nom)
(fonction)
Domicilié(e) à l’adresse
(rue)
(code postal + commune)
(pays)
Agit entant que soumissionnaire ou mandaté et signe ci-dessous, s’engage à l’exécution,
conformément aux conditions et dispositions du cahier spécial des charges 2016/08/OO/IT
Outsourcing contre le prix mentionné ci-contre:
Unité
Partie projet
Partie
opérationnelle
En chiffres en EURO,
montant sans TVA
En lettres en EURO, montant sans
TVA
1
3 jaar
Total sans TVA
TVA 21%
Total TVA incluse
L’information confidentielle et/ou qui réfère des secrets techniques ou commerciaux et clairement
indiquée dans l’offre.
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L’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur paiera les montants dus par moyen de virement au
N° de compte en banque
IBAN
BIC
Néerlandaise/française (*)
La langue
est choisie pour l’interprétation du contrat.
Toute correspondance concernant l’exécution du contrat doit être envoyée à:
(rue)
(code postal + commune)
(pays)
Fait à:
A
le
Le soumissionnaire ou mandataire
(nom)
(fonction)
(signature)
POUR LE NBN
APPROUVE,
à 1000 Bruxelles
Monsieur Johan Haelterman
Président du Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN )
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ANNEXE 2: REFERENCES
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ANNEXE 3: CV EQUIPE
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ANNEXE 4: METHODE DE TRAVAIL
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