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inf Appel d’offres ouvert pour la désignation de Sourcing ITserivces pour le compte du Bureau de Normalisation (NBN) Cahier spécial des charges n° 2016/08/OO/IT outsourcing Date limite d’introduction des candidatures: Le 17 mai 2016 à 11h APPROUVE: le 1000 Bruxelles Monsieur Johan Haelterman Président du Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN) 2016/08/OO/IT Outsourcing INHOUDSTAFEL 1 2 3 4 Objet et nature du marché ............................................................................................................... 3 Durée du contrat............................................................................................................................... 3 Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires .................................................................... 3 Droit d’introduction et ouverture des offres ...................................................................................... 3 4.1 Introduction sur papier ................................................................................................................... 4 4.2 Introduction électronique................................................................................................................ 4 4.3 Modification ou retrait d’une offre déjà introduite........................................................................... 5 5 Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant ....................................................................................... 5 6 Session d’information ....................................................................................................................... 6 7 Description des tâches à pourvoir.................................................................................................... 6 8 Documents régissant le marché....................................................................................................... 7 8.1 Législation ...................................................................................................................................... 7 8.2 Documents du marché................................................................................................................... 7 9 Offres................................................................................................................................................ 7 9.1 Les données à mentionner dans l’offre.......................................................................................... 7 9.2 Annexes à l’offre ............................................................................................................................ 8 9.3 Durée de validité de l’offre ............................................................................................................. 8 10 Prix ................................................................................................................................................... 8 10.1 Prix ............................................................................................................................................... 8 10.2 Prijsherziening ............................................................................................................................ 8 11 Responsabilité du prestataire de services ....................................................................................... 8 12 Sélection........................................................................................................................................... 9 12.1 Le droit d’accès............................................................................................................................ 9 12.2 Critères d’attribution..................................................................................................................... 9 12.3 Cotation finale .............................................................................................................................. 9 12.4 Exécution des services .............................................................................................................. 10 13 Cautionnement ............................................................................................................................... 10 14 L’évaluation des services prestés .................................................................................................. 10 15 Facturation et paiement des services ............................................................................................ 10 16 Engagements particuliers pour le prestataire de services ............................................................. 10 17 Droits intellectuels et droit d’auteur ................................................................................................ 11 18 Litiges ............................................................................................................................................. 11 19 Amendes pour l’exécution tardive des services............................................................................. 11 20 Annexes ......................................................................................................................................... 13 Page 2 2016/08/OO/IT Outsourcing En application de l’article 9 de l’AR du 14 janvier 2013, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que ce cahier spécial des charges déroge à l’article 154 de l’AR du 14 janvier 2013 en ce qui concerne les amendes sur l’exécution tardive, et plus particulièrement en ce qui concerne les amendes par jour calendrier et le pourcentage maximal de l’amende calculé sur la valeur des services. 1 Objet et nature du marché Le soumissionnaire assistera le NBN dans l’exécution de la tâche suivante: IT OUTSOURCING. Description: le NBN veut sous-traiter son infrastructure IT et les services y adhérents. Actuellement, le NBN dispose de son propre infrastructure on-premise composée de 2 « fiber data » lignes et 1 ligne VDSL pour la connectivité des données Périmétre high available security Infrastructure serveur IBM CITRIX virtualisationlayer pour le server et l’environnement client Un nombre de windows et linux Virtual machines avec des tâches spécifiques (liste disponible sur demande) WLAN Imprimantes RICOH Environnement PABX Le NBN ne dispose pas des bonnes compétences en interne pour gérer l’infrastructure de façon optimale ou pour l’adapter aux demandes changeantes. 2 Durée du contrat Le marché débute le 1 juin 2016 et a une durée de 3 ans. 3 Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par Monsieur Johan Haelterman – Président du Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN), Rue Joseph II 40 / 6 à 1000 Bruxelles Des informations complémentaires relatives à la procédure peuvent être obtenues auprès de Madame Christel Fostier, [email protected] – tel: 02 738 00 92. Des informations complémentaires relatives au contenu du marché peuvent être obtenues auprès de Monsieur Peter Brosens, [email protected] – tel: 02 738 01 04. 4 Droit d’introduction et ouverture des offres L’offre peut être introduite de deux façons, électronique et sur papier. Page 3 2016/08/OO/IT Outsourcing Le deadline pour l’introduction des offres est le mardi 17 mai 2016 à 11h. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’a pas été déclarée séance ouverte. L’ouverture des offres a lieu en séance close. 4.1 Introduction sur papier Les offres doivent avant l’ouverture de la séance soit être envoyées par écrit (un recommandé est conseillé) ou être déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres peuvent également être envoyées par mail à [email protected]. Dans les deux premiers cas, les offres doivent être glissées dans une enveloppe fermée sur laquelle est indiquée le numéro du cahier spécial des charges et la date et l’heure de la séance d’ouverture des offres. L’offre envoyé par la poste (en uniquement celle-ci) doit être glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes : Première enveloppe: - Numéro du cahier spécial des charges; Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes: - Le mot «offre» dans le coin supérieur gauche; L’adresse du destinataire comme indiqué ci-dessous Bureau voor Normalisatie (NBN) Ter attentie van Johan Haelterman Voorzitter van het Directiecomité Jozef II straat 40 / 6 1000 Brussel. Dans le cadre du contrôle des offres par le pouvoir adjudicateur, l’attention des soumissionnaires est portée sur le faite qu’ils doivent autoriser la visite de leurs installations par des représentants du pouvoir adjudicateur. 4.2 Introduction électronique Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l’introduction de l’offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d’un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d’un dispositif sécurisé de création de signature (Article 52, § 1, 1° de l’AR du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be qui garantit le respect des conditions de l’article 52 de l’AR du 15 juillet 2011. Vu que l’envoi d’une offre par e-mail ne correspond pas aux conditions de l’article 52 de l’AR du 15 juillet 2011, il n’est pas admis d’introduire une offre de cette manière. Page 4 2016/08/OO/IT Outsourcing Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l’offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : http://www.publicprocurement.be. 4.3 Modification ou retrait d’une offre déjà introduite Lorsqu’un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l’article 91 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011. La modification ou le retrait d’une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l’article 52, §1 de l’AR du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite est exigée, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L’objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n’est pas conforme à l’article 52, § 1 de l’AR du 15 juillet 2011, pour autant que: 1° ce retrait parvienne au président de la séance d’ouverture des offres avant qu’il ouvre la séance, 2° et qu’il soit confirmé par envoi recommandé déposée à la poste au plus tard le jour avant la séance d’ouverture. Remarque: Pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n’aura d’influence sur l’analyse et l’évaluation de l’offre. 5 Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant Le service dirigeant est le Bureau de Normalisation, conformément à l’article 2, 1° paragraphe de la loi du 15 juin 2006. Le fonctionnaire dirigeant de ce marché est Monsieur Johan Haelterman, Président du Comité de Direction. Coordonnées: [email protected] – tel 02/738 00 90 Page 5 2016/08/OO/IT Outsourcing 6 Session d’information Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une session d’information à l’intention des soumissionnaires potentiels. Cette session aura lieu le jeudi 14 avril 2016 de 13 à 15h à l’adresse suivante: Bureau de Normalisation, rue Joseph II 40 / 6, 1000 Bruxelles. Il est demandé aux soumissionnaires potentiels d’informer par mail [email protected] s’ils comptent participer à la session d’information et ceci au plus tard le lundi 11 avril 2016. Le soumissionnaire mentionne dans son mail le nom et la fonction des personnes (max. 2 personnes) qui seront présentes pendant la session d’information. Dans l’intitulé du mail est mentionné « Cahier spécial de charges 2016/08/OO ». Un court aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information. Afin de permettre un déroulement correct de la session d’information, les soumissionnaires potentiels qui souhaitent y assister sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par e-mail avant le mercredi 13 avril 2016 à l’adresse suivante : [email protected]. Les questions doivent référer explicitement aux références du cahier spécial des charges (par exemple partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). A l’entrée de la salle de réunion, il sera demandé aux présents de démontrer l’identité de l’entreprise qu’ils représentent à l’aide d’une carte de visite. Que deux personnes par entreprise auront l’autorisation de participer à la session d’information. 7 Description des tâches à pourvoir Le marché consiste en Une partie projet Une migration en plusieurs étapes de l’infrastructure vers un environnement private cloud tenant compte de la rationalisation du serveur et de son optimalisation en fonction des besoins Une simplification de de la connectivité on-premise L’implementation d’un plan back-up L’implementation d’un disaster recovery plan Une partie opérationnelle Offrir un IT support service on/offsite de façon régulière Offrir un service de monitoring et rapportage Les cinq postes suivants font partis du marché: 1. Hardware # private servers : o Coût de l’implementation o Prix par mois et par unité de storage Virtualisationlayer choisi : o Coût de l’implementation o Coût licence par mois par unité de machine 2. Connectivité Page 6 2016/08/OO/IT Outsourcing setup private cloud : Coût de l’implementation Coût licence par mois par unité large bande setup on premise : coût démontage infrastructure actuelle 3. Security setup private cloud : Coût de l’implementation 1. Prix par mois setup on premise : coût démontage infrastructure actuelle 4. Supporting services On-site support : prix par mois Off-site support : prix par mois MS Office 365 support : prix par mois 5. Backup, DRP & monitoring services Backup service : prix par mois DRP service : prix par mois Monitoring service : prix par mois Site internet du NBN: http://www.nbn.be 8 Documents régissant le marché 8.1 Législation La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services L’arrêté royal du 15 juillet 2011 - arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques L’arrêté royal du 14 janvier 2013 - arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication de l’avis de marché au Bulletin des Adjudications. 8.2 Documents du marché 9 Le présent cahier spécial des charges n° 2016/08/OO/IT Outsourcing Le formulaire d’offre et annexes Offres 9.1 Les données à mentionner dans l’offre L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l’article 64 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. L’offre et les annexes jointes au formulaire d’offre sont rédigées en français ou en néerlandais ou en anglais. Page 7 2016/08/OO/IT Outsourcing En soumettant sont offre, le soumissionnaire rejette automatiquement ces conditions de vente générales ou particulières, même si celles-ci sont mentionnées dans une annexe jointe à l’offre. Le formulaire d’offre est complété et joint à l’offre. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre: - le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (hors TVA); - le montant de la TVA; - le montant total de l’offre en lettres et en chiffres (TVA incluse); - la signature de la personne ayant mandat pour signer l’offre; - la qualité de la personne qui signe l’offre; - la date à laquelle la personne a signé l’offre; - le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges); 9.2 Annexes à l’offre - - Références de projets similaires (max. 5 références) CV’s des profils des personnes désignées (avec mention de leur nom) qui démontrent leurs compétence. Le soumissionnaire garantie que ces personnes travailleront effectivement sur le projet. Une description de la méthode de travail qui sera utilisée pour mener à bien les tâches 9.3 Durée de validité de l’offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 90 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres. 10 Prix 10.1 Prix Tous les prix mentionnés dans le formulaire d’offre doivent être obligatoirement libellés en EURO. L’adjudicataire est censé avoir inclus dans son prix global tous les frais possibles grevant les services, à l’exception de la TVA. Un prix est donné pour la partie projet et pour la partie opérationnelle. 10.2 Prijsherziening Pour le présent marché, aucune révision des prix n’est possible. 11 Responsabilité du prestataire de services Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis, particulièrement dans les études, calculs, plans et autres documents qu’il soumet lors de l’exécution du marché. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services. Page 8 2016/08/OO/IT Outsourcing 12 Sélection Les offres introduites sont d’abord contrôlées au niveau de lors régularité administrative. Les offres irrégulières ne seront pas considérées. Les offres jugées régulières seront ensuite contrôlées au niveau du contenu par une commission d’évaluation. 12.1 Le droit d’accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion comme mentionnés dans l’article 20 §1/1 de la loi du 15 juin 2006 et des articles 61 §§ 1 et 2 ainsi que des articles 62 et 63 de l’AR du 15 juillet 2011. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire Belge dont l’offre ‘best and final offer’ est considérée pour l’attribution du marché. En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage pendant la durée du marché à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier: 1. L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957); 2. Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948); 3. Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949); 4. L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958); 5. L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). Le non-respect de cet engagement peut, conformément aux articles 45 et 155 de l’AR du 14 janvier 2013, donner suite à des mesures d’office et en particulier la terminaison du marché. 12.2 Critères d’attribution La sélection de l’offre la plus intéressante est faite sur base d’un nombre de critères d’attribution. Ces critères seront pondérés afin d’aboutir à un classement des soumissionnaires les plus avantageux. Les critères sont les suivants : 1. Prix global (35%) 2. Références de projets similaires (15%) 3. Expérience de l’équipe (CV - profil) (15%) 4. Méthode de travail (35%) 12.3 Cotation finale Les cotations pour les critères d’attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration implicite sur l’honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l’honneur correspond à la réalité. Page 9 2016/08/OO/IT Outsourcing 12.4 Exécution des services L’exécution des services sera monitorée strictement pour le représentant du pouvoir adjudicateur. L’identité du représentant sera communiquée au prestataire de services au moment du début des services. 13 Cautionnement Pour ce marché, un cautionnement n’est pas exigé. 14 L’évaluation des services prestés Si pendant l’exécution des services sont constatées des anormalités, le prestataire de services sera directement informé par mail, qui sera ensuite confirmé par courrier recommandé. Le prestataire de services est obligé de recommencer les services prestés qui ne sont pas conformes. Au moment où les services seront prestés, aura lieu une évaluation de la qualité et de la conformité des services exécutés. Un PV sera rédigé de l’évaluation, duquel le prestataire de services recevra un exemplaire original. Les services qui ne sont pas prestés correctement ou conformément devront être recommencés. 15 Facturation et paiement des services L’adjudicataire envoie une facture par trimestre à l’adresse suivante : Bureau de Normalisation (NBN) À l’attention de Pascale Speltincx Comptabilité Rue Joseph II 40 / 6 1000 Bruxelles Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession d’autres documents éventuellement exigés. La facture doit être libellée en EURO. 16 Engagements particuliers pour le prestataire de services Tous les résultats et rapports que le prestataire de service rédige dans le cadre de ce marché, appartiennent au pouvoir adjudicateur et ne peuvent être rendus public ou mentionnés à des tiers qu’avec le consentement écrit du pouvoir adjudicateur. Page 10 2016/08/OO/IT Outsourcing Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre, sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir adjudicateur. Ce marché public ne permet pas la sous-traitance. 17 Droits intellectuels et droit d’auteur (voir les articles 47 et 155 de l’AR 14 janvier 2013) (voir aussi la loi du 30 juin 1994 concernant le droit d’auteur et les droits voisins) L’introduction d’une offre qui est sélectionnée engage la promesse de transférer à l’adjudicateur les droits économiques sur tout droit intellectuel qui est créé dans le cadre de ce marché, y compris le langage codé, le contenu des banques de données et toute documentation. Le transfert est d’application sur le soumissionnaire, mais également sur toute personne sur laquelle le soumissionnaire fait appel ou va faire appel dans le cadre de marché et concerne toutes les manières d’exploitation que l’adjudicateur trouve nécessaire. Tous les productions ou les documents créés dans le cadre de ce marché et qui sont remis à l’adjudicateur, deviennent la propriété de l’adjudicateur. Tous les produits sont remis de façon digitale ce qui permet une reproduction. Le coût de ce transfert est compris dans le prix global de l’offre, qu’il y ait mention ou non. 18 Litiges Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. L’adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard. 19 Amendes pour l’exécution tardive des services En dérogation de l’article 75 de l’annexe de l’AR du 26 septembre 1996, l’amende pour l’exécution tardive des services est établie à 0,5% par jour calendrier avec un maximum de 10% du moment des services prestés. Page 11 2016/08/OO/IT Outsourcing Il est dérogé aux dispositions de l’article 75 concernant les amendes pour l’exécution tardive des services à cause des conséquences négatives qu’apporte cette exécution tardive pour l’Etat Belge. Page 12 2016/08/OO/IT Outsourcing 20 Annexes 1. 2. 3. 4. Page 13 Formulaire d’offre Références CV équipe Méthode de travail 2016/08/OO/IT Outsourcing ANNEXE 1: FORMULAIRE D’OFFRE L’entreprise (nom complet) Située à l’adresse: (rue) (code postal + commune) (pays) Inscrit dans la Banque Entreprises sous le numéro Carrefour Et pour laquelle Monsieur/Madame (*) des (nom) (fonction) Domicilié(e) à l’adresse (rue) (code postal + commune) (pays) Agit entant que soumissionnaire ou mandaté et signe ci-dessous, s’engage à l’exécution, conformément aux conditions et dispositions du cahier spécial des charges 2016/08/OO/IT Outsourcing contre le prix mentionné ci-contre: Unité Partie projet Partie opérationnelle En chiffres en EURO, montant sans TVA En lettres en EURO, montant sans TVA 1 3 jaar Total sans TVA TVA 21% Total TVA incluse L’information confidentielle et/ou qui réfère des secrets techniques ou commerciaux et clairement indiquée dans l’offre. Page 14 2016/08/OO/IT Outsourcing L’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur paiera les montants dus par moyen de virement au N° de compte en banque IBAN BIC Néerlandaise/française (*) La langue est choisie pour l’interprétation du contrat. Toute correspondance concernant l’exécution du contrat doit être envoyée à: (rue) (code postal + commune) (pays) Fait à: A le Le soumissionnaire ou mandataire (nom) (fonction) (signature) POUR LE NBN APPROUVE, à 1000 Bruxelles Monsieur Johan Haelterman Président du Comité de Direction du Bureau de Normalisation (NBN ) Page 15 _______/________/ ______ 2016/08/OO/IT Outsourcing ANNEXE 2: REFERENCES Page 16 2016/08/OO/IT Outsourcing ANNEXE 3: CV EQUIPE Page 17 2016/08/OO/IT Outsourcing ANNEXE 4: METHODE DE TRAVAIL Page 18