L `a c c u e il d u p u b lic F IC H E P R A T IQ U E n °1 L `a c c u e il

L’accueildudupublic
L’accueil
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FICHEPRATIQUE
PRATIQUEn°1
n°1
L’accueil
L’accueil du
du public
public FICHE
FICHE PRATIQUE
PRATIQUE n°1
n°1
1/ L’âge minimum à respecter
Lors des réservations et lors de l’arrivée du public, veillez au respect des âges des enfants. Il ne sera pas intéressant pour l’enfant
d’assister à un spectacle pour lequel il est trop jeune, et parfois gênant pour le conteur. Des initiatives simples peuvent être mises en
place le jour du spectacle afin d’accueillir les plus jeunes (ex : garderies, jeux, films…).
Pour les enfants présents dans la salle, il est nécessaire de préciser aux parents de garder leurs enfants auprès d’eux.
2/ La billetterie
Une billetterie est mise en place pour chaque séance (tout public)
ceci afin de favoriser un comptage plus fidèle du public et afin de
créer l’évènement autour du spectacle qui se déroule souvent dans
un lieu familier. La billetterie et les réservations sont assurées par
la bibliothèque qui accueille le conteur. C’est aussi le moyen de
faire passer des conseils aux spectateurs, un petit programme peut
être réalisé et distribué à cette occasion. Voir la fiche 5.
3/ La sécurité dans la salle
Prenez soin d’avertir votre assurance de la tenue du spectacle
Quelques personnes sont à prévoir aux lieux suivants :
Parmi le public afin d’intervenir en cas de bruit trop gênant
A l’entrée de la salle pour contrôler les déplacements et les arrivées tardives (entrée discrète des retardataires !)
A chaque sortie de secours
Avoir et lire avec soin les instructions concernant l’utilisation de la
salle (Voir avec votre Mairie)
4/ Un petit verre ou un goûter pour finir dans la convivialité
A la fin du spectacle il est toujours agréable pour chacun, public et
organisateurs de la structure, de se retrouver autour d’un verre
pour discuter du spectacle vu !
Merci de respecter les jauges des salles et les demandes
des conteurs en terme de nombre de spectateurs.
Il est souhaitable de limiter les entrées et sorties de la salle
dès le début du spectacle
L’accueil d’un spectacle FICHE PRATIQUE n°2
L’accueil d’un spectacle FICHE PRATIQUE n°2
Accueillir un spectacle requiert un minimum de préparation et bien
que les spectacles de conte présentés soient souvent simples techniquement, il ne faut pas pour autant en négliger l’accueil :
1/ Visite du lieu :
Une visite du lieu est effectuée au préalable afin de vérifier qu’il n’y a
pas d’impossibilités techniques à accueillir le spectacle et également
afin de noter les conditions techniques à apporter (présence de
scène, éclairage, sonorisation, fond noir). Voir s’il est possible d’améliorer le site (fauteuils, moquette, bancs, gradins). Voir Fiche 1 pour la
sécurité.
2/ Enrichir l’accueil d’une séance :
Le spectacle peut s’incorporer dans un projet plus large sur cette période. Du fait de la diversité du répertoire des artistes programmés,
vous pouvez essayer de coordonner le spectacle de conte avec un
thème, une fête, un projet qui se déroule sur la même période.
3/ Savoir communiquer à propos du spectacle:
La bibliothèque peut et doit développer sa propre communication
autour de l’évènement (tracts polycopiés, plaquette, correspondants
locaux des quotidiens régionaux…)
Le bouche à oreille reste le moyen le plus sûr pour attirer des auditeurs…
Il convient de penser à préparer un mot d’accueil en citant les partenaires (Conseil général, BDF, ADAO, autres partenaires) et en présentant le spectacle. Il est aussi tout à fait nécessaire d’expliquer la
démarche itinérante du Festival et de citer vos partenaires de proximité.
4/ Rappel pour le jour même :
Un accompagnateur (BDF ou ADAO) sera présent deux heures avant
le spectacle et installera le matériel technique. Il convient de prévoir
des bénévoles (5 personnes) pour aider à préparer le spectacle et
organiser la promotion de la bibliothèque.
L’accueil de l’artiste FICHE PRATIQUE n°3
L’accueil de l’artiste FICHE PRATIQUE n°3
Certains éléments sont à prévoir avant l’arrivée de l’artiste :
Un lieu qui fasse office de loge afin que le conteur se prépare
avec une table, une chaise et un miroir.
♦
Une bouteille d’eau, de quoi faire chauffer de l’eau, du thé…
♦
Diverses attentions seront appréciées (gâteaux, boisson chaude,
fleurs …)
Cette préparation favorisera largement le contact avec le conteur lors
de son arrivée. A nous de faire en sorte qu’il garde un excellent souvenir de son séjour !
♦
1 / Tenir compte des conseils techniques de la BDF,
de l’ADAO et du conteur
Au cours de nos échanges, et ensuite avec le conteur, il convient de
réunir les éléments nécessaires pour mettre les spectateurs et le
conteur dans les meilleures dispositions possibles. Il faut aussi penser
à présenter le conteur et son spectacle (Voir fiche 2)
2/ Les spectacles en soirée
Les conteurs préfèrent en général prendre leur repas après le spectacle. Aussi nous souhaitons que les structures prennent en charge un
petit en-cas avant et surtout après le spectacle (buffet froid, fruits, fromages, gâteaux, restaurant si il n’est pas très loin…). Il s’agit là de préparer au mieux le temps de l’échange et du partage des impressions
des uns et des autres à l’issue du spectacle.
3/ Repas, hébergement
Comme tous les ans les frais de transport, de repas et d’hébergement
sont pris en charge par les organisateurs A.D.A.O et BDF.
La participation forfaitaire à l’A.D.A.O est la seule participation financière demandée aux communes avec la prise en charge du repas du conteur le soir du spectacle dans un souci de convivialité.
La communication et la presse FICHE PRATIQUE n°4
La communication et la presse FICHE PRATIQUE n°4
1/ Les documents de communication
Nous mettons à disposition des bibliothèques les documents
suivants :
♦
affiches 40 x 60 cm
♦
programmes
♦
un pack de communication par courriel (Photos, logos, etc)
Ces documents servent votre représentation aussi il est essentiel
qu’ils soient distribués dans la ou les commune(s) organisatrice(s).
Vous pouvez personnaliser ces documents (ex : bandeau sous l’affiche du festival) mais vous pouvez aussi réaliser votre affiche grâce
à la photo du conteur que nous mettrons à votre disposition.
Les affiches sont envoyées dans les bibliothèques 3 semaines avant
le début du festival. Pensez aux listes de courriels pour toucher un
maximum de monde.
2/ La presse
Nous rappelons que la bibliothèque d’accueil a la charge de contacter les correspondants locaux des communes afin d’annoncer et de
rendre compte du spectacle. Les projets intercommunaux sont à relayer par chacun des partenaires. Essayer de convaincre votre correspondant de passer avant ou à la fin de la séance mais pas pendant si possible!
3/ Les photos
La bibliothèque et les journalistes peuvent être amenés à prendre
des photos durant le spectacle. Les artistes et les organisateurs ne
souhaitent pas que des photos soient prises durant la représentation. L’histoire est fragile et un flash devant le conteur ou devant le
public perturbe le cours du spectacle. Des photos pourront être prises sans problème au début ou à la fin du spectacle avec l’accord
de l’artiste.
LA BILLETTERIE FICHE PRATIQUE n°5
LA BILLETTERIE FICHE PRATIQUE n°5
1 – INTRODUCTION :
La mise en place d’une billetterie fait partie de l’obligation de l’organisation de
spectacle. Une constatation de billetterie permet de vérifier le nombre de personnes accueillies dans le cadre légal posé par les règles de sécurité des établissements recevant du public, mais c’est aussi une façon de fournir des informations
exactes nécessaires, notamment pour le calcul des droits d’auteur.
Voici donc quelques informations qui vous permettront de mettre facilement en
place une billetterie.
2 – TOUT SPECTATEUR DOIT POSSEDER UN BILLET :
Un billet doit obligatoirement être délivré à tout spectateur avant l’entrée dans un
lieu de spectacle. Tout comme dans un train tous les voyageurs doivent être munis d’un titre de transport (payant ou gratuit), tous ceux qui ont accès à une salle
de spectacle doivent posséder un billet : spectateurs payants, invités, journalistes…
Si l’entrée est payante et se décline en plusieurs tarifs, il doit y avoir un carnet
pour chaque tarif ainsi qu’un carnet spécifique pour les invitations et les entrées
gratuites. Les billets doivent être imprimés suivant une série ininterrompue et
distribués dans leur ordre numérique. Une numérotation doit être utilisée pour
chaque catégorie de tarif.
3 – LA BILLETTERIE ou l’acheter ?
Il existe des carnets à souches de billetterie dans toutes les papeteries, ils sont
vierges de toute impression. Les 10 carnets coûtent (environ) entre 7 et 10 euros. Il vous suffit de faire y figurer la date et l’événement que vous souhaitez.
4 – LA SOUCHE ET LES VOLETS :
Les billets doivent provenir d’un carnet à souches et doit comporter 3 parties :
souche, billet et coupon de contrôle. La souche reste à la billetterie, le coupon de
contrôle est détaché à l’entrée de la salle et la 3ème partie reste avec le spectateur. A noter qu’il est conseillé de conserver soigneusement les coupons de
contrôle, car lors d’une éventuelle vérification, ils serviront aux services fiscaux
pour déterminer le nombre de spectateurs effectivement présents.
Vous pouvez également fabriquer vos billets vous-même, les informations qui
doivent OBLIGATOIREMENT y figurer sont (pour les 3 parties du billet):
Le nom de l’établissement organisateur,
Le n° d’ordre du billet,
Le titre de la manifestation,
Le lieu, la date et l’heure.
Le prix global payé par le client ou le cas échéant, la notion de gratuité
Le n° et la catégorie de licence de l’organisateur (ADAO / 3-291109)
6 – QUE FAIRE DE LA BILLETTERIE APRES LE SPECTACLE :
Vous devez conserver les souches et les coupons de contrôle pendant 6 ans.