Gestion Electronique des documents

MEDIANE, la Gestion Electronique
des Factures
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Transformer la contrainte du PES V2 en avantage.
Comment concilier les contraintes de dématérialisation imposées par la DGFIP
avec les exigences économiques de la DGOS ?
Certifiée PES V2 depuis 2012, Médiane s’appuie sur une longue expérience en matière de
dématérialisation des bordereaux, factures et pièces justificatives comprises, pour proposer une
solution complète de gestion des factures, de la réception au mandatement en incluant tout le
circuit de validation et de signature électronique.
Finis les copies en plusieurs exemplaires, le classement des papiers ! Les factures dématérialisées
passent de bannette en bannette pour être validées et stockées.
Le rapprochement et le contrôle des factures au regard des commandes sont facilités grâce à des
automates qui identifient les commandes pertinentes, vérifient que les montants TTC et HT soient
identiques et proposent les écritures pertinentes.
20
de
logiciels intégrés
MEDIANE, la Gestion Electronique
des Factures
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LECTURE AUTOMATISEE DES FACTURES
Reconnaissance automatique (RAD,LAD)
• Fournisseur,
• Numéro de commande,
• Montants (Total TTC et Total HT),
• Date de Facture,
• N° de facture,
• N° Siret,
• N° de TVA,
• Iban/Bic.
Constitution d’un dossier de validation
• Facture
• Bon de livraison / Réception
Indexation et classement à la source
• Plus de classement papier nécessaire
• Accès par tous (selon leurs droits)
• Recherche multicritères (Fournisseur,
Commande, Liquidation, Mandat,etc.).
CIRCUIT DE VALIDATION DES FACTURES
Simple et Intuitif
Un processus de validation qui s’inspire du
processus papier :
• Bannettes,
• Tampons,
• Annotations,
• Signatures.
Efficace
• Délai de traitements des factures réduit,
• Retrouver instantanément une facture à
n’importe quelle étape du flux,
• Une traçabilité intégrale des opérations
sur les factures fournisseurs,
• Des rappels automatisés.
Et facilite l’adoption de la dématérialisation.
ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Toutes les factures et les pièces justificatives dématérialisées sont archivées et peuvent être
facilement retrouvées grâce à une recherche multicritères :
• Fournisseur,
• Date de réception,
• Numéro de commande,
• Budget,
• Numéro de compte,
• Liquidation (n° et date),
• Mandat (n° et date),
• Signataire.
MEDIANE, la Gestion Electronique
des Factures
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LIQUIDATION
Rapprochement automatique de la facture
avec les commandes
A la sélection de la facture, Médiane la met en
relation avec les commandes passées pour
ce fournisseur.
Un contrôle automatique est réalisé pour
s’assurer que le total des commandes
sélectionnées est égal au total de la facture.
Automate d’écriture
Selon le fournisseur, les écritures de
liquidations sont proposées à l’utilisateur.
Liquidation Pré-remplie
Après sélection des commandes associées à
la facture, la fenêtre de liquidation s’affiche.
Elle est pré-remplie avec les informations
lues par Médiane sur la facture (Dates, N°
Commande, Type de dépense, Montant TTC,
Montant HT, etc.).
PES V2
Les pièces justificatives des bordereaux sont
incorporées au flux PES V2.
MEDIANE, la Gestion Electronique
des Factures
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LA TECHNIQUE RAD/LAD
Ne pas confondre Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou de type de documents, et
Lecture Automatique de Documents (LAD). En effet, si la reconnaissance de caractères ou de
formes et autres cases à cocher permet de distinguer un document d’un autre, ainsi que certains
mots contenus de manière à alimenter une bases d’index destinée à une Gestion Électronique de
Documents, l’appellation LAD (Lecture Automatique de Documents), concerne les processus
évolués de capture de données sur des documents structurés et non structurés.
La Lecture Automatique de Documents (LAD) est un ensemble de technologies qui permet de
segmenter et d'extraire, par Reconnaissance Optique de Caractères (OCR/ROC), des informations
textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structurés ou semi-structurés. Les
informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme données dans M-GEF.
La LAD intègre également la reconnaissance de cases à cocher. Par exemple, un formulaire qui
comporte plusieurs cases à cocher ou un questionnaire à choix multiples (QCM) pourra être traité
par un mécanisme de LAD.
La richesse des solutions de LAD réside dans la capacité de compenser les erreurs de lecture ou de
saisie par des contextes. Ainsi, la base de fournisseurs et de commandes va être interrogée pour
fiabiliser la lecture des factures.
Si un code alphanumérique possède une règle de validation (IBAN, BIC, SIRET, etc.), la solution de
LAD va savoir la recalculer et ainsi certifier la bonne valeur. Si un document comporte des calculs
comme le total d'une facture, la LAD va savoir recalculer le montant total.
La LAD permet également de renseigner une GED avec une indexation multicritères des documents
entrants.
+ 33 (0) 494 862 862
[email protected]
580 Rue des lauriers – ZA Nicopolis – CS 80317 - 83175 Brignoles Cedex
www.mediane.tm.fr