Media Invoice Processing

Case Study 04/2014 Secteur des médias - Traitement des factures
Secteur des médias
Traitement des factures
Opportunités et objectifs
L’un des plus grands groupes de communications du monde
a constaté que ses marques nord-américaines 50+ (sociétés
comptant plus de 50 collaborateurs) recouraient chacune
à des plates-formes et des processus différents pour traiter
leurs factures. Le groupe a dû donc :
– Améliorer son efficience opérationnelle
– Rationaliser ses processus pour l’ensemble de ses marques
nord-américaines 50+
Solution
Le groupe a fait appel à Swiss Post Solutions pour centraliser
les factures papier et sous forme électronique au centre de
traitement des documents de Swiss Post Solutions à New
York.
– Swiss Post Solutions a lancé un projet pilote comprenant
– L’ouverture du courrier
– La numérisation des contenus
– La saisie des éléments de données pertinents contenus
dans les factures
– Les consultations à partir du fichier des ordres clients et du
fichier de maintenance des fournisseurs
– Le téléchargement des informations vers un site FTP sûr
– Le Service Level Agreement stipule que le processus tout
entier doit être terminé dans les 24 heures
– Le projet pilote s’est révélé être un succès et le processus rationalisé a été mis en place. La solution a été mise
en oeuvre dans 34 des marques du groupe, la migration
des marques restantes vers la nouvelle solution de Swiss
Post Solutions étant prévue au cours de la première année.
Lorsque toutes les marques auront été migrées, le volume
annuel des factures oscillera aux alentours de 250.000.
Client
Top Global Communications Group
Résultats et avantages
– Numérisation immédiate des factures
– Possibilité d’indexer, d’archiver et d’extraire rapidement les
informations utiles
– Suppression des charges encourues pour le traitement et le
stockage des documents
– Possibilité de rationaliser l’ensemble du processus pour
toutes les marques afin d’obtenir un meilleur rapport coût /
utilité
– Possibilité pour les bureaux de l’entreprise d’avoir une bonne visibilité sur les comptes fournisseurs
– Réduction des effectifs pour la réception du courrier et
les entrées de données dans l’ensemble des bureaux aux
Etats-Unis et au Canada
Une étude menée par le Hackett Group montre que
les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la
gestion des comptes fournisseurs jusqu’à 90 % simplement en utilisant moins de processus fondés sur le
papier.
Un rapport d’enquête publié par l’Aberdeen Group
révèle que 75 % des sociétés interrogées recourent
à des processus fondés sur le papier pour gérer leurs
comptes fournisseurs, le temps mis pour traiter une
facture étant de 33 jours, pour un coût unitaire de
37 USD.
Cette solution a été mise en place pour une entreprise dans le secteur des médias par Swiss Post Solutions Inc., USA.
Swiss Post Solutions SAS
60-62 rue de Wattignies
75012 Paris
Téléphone +33 1 44 74 35 15
[email protected]
www.swisspostsolutions.fr