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CONSEIL DE LÉGISLATION 2016 INSCRIPTIONS Du 10 au 15 avril 2016 | Chicago SOMMAIRE Bienvenue...................................................................................................................................................................................................................... 1 Informations d’ordre général............................................................................................................................................................. 2 Dépenses et notes de frais.................................................................................................................................................... 4 Directives et procédures pour les déplacements................................................................................................... 5 Réservation des billets d’avion......................................................................................................................................................... 7 Présentation de l’assurance.................................................................................................................................................................. 9 Carte d’assurance................................................................................................................................................................................................ 10 Liste de contrôle................................................................................................................................................................................................... 11 Formulaire d’inscription et de réservation de chambre d’hôtel pour membres votants et non votants.................................................... 13 Formulaire d’inscription pour observateurs............................................................................................. 17 Ces informations peuvent être modifiées après la mise sous presse. Les montants sont indiqués en dollars US. John HEWKO Secrétaire général Evanston, novembre 2015 À l’attention des délégués au Conseil de législation 2016 Madame, Monsieur, Je vous présente toutes mes félicitations pour votre élection comme délégué des clubs de votre district au Conseil de législation 2016. Selon vos prédécesseurs, votre participation à cette réunion constitue une des expériences les plus gratifiantes à vivre au Rotary. Le Conseil, qui se tiendra à l’hôtel Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile, commencera par une séance d’orientation obligatoire le dimanche 10 avril et se terminera le vendredi 15 avril. Le Conseil de législation est une réunion des plus importantes pour le Rotary. J’insiste donc sur la nécessité d’assister à sa totalité, soit six journées de travail. Pour vous aider à vous préparer, vous avez reçu le classeur des projets qui seront soumis au Conseil et dont la version électronique se trouve sur rotary.org/col. Cette dernière version a été améliorée afin de vous permettre de marquer vos pages et de prendre des notes. Nous vous demandons d’amener ce classeur avec vous et de vous munir d’un appareil portable si vous désirez utiliser la version électronique. Les projets ne vous seront pas distribués sur place. Dans les mois à venir, vous recevrez d’autres documents et des informations provenant du comité de procédure. Vous trouverez ci-joint les informations nécessaires pour vous inscrire et effectuer vos réservations. N’oubliez pas de vous renseigner sur la nécessité d’obtenir un visa le cas échéant (démarche pouvant prendre jusqu’à 4 mois en fonction des consulats), d’effectuer certaines vaccinations requises et de vérifier la date d’expiration de votre passeport avant de prendre votre billet. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question : • Agence de voyages du Rotary (RITS) : [email protected] • Hébergement et inscriptions : [email protected] • Projets : [email protected] • Notes de frais : [email protected] Je vous souhaite un Conseil réussi et fructueux. Sincères salutations, John HEWKO O N E ROTA RY CENT ER, 1 5 6 0 S HERM AN AVENUE, EVANSTON, IL 60201-3698 ÉTATS-UNIS • WWW.ROTARY.ORG 1 INFORMATIONS D’ORDRE GÉNÉRAL Située au bord du Lac Michigan au cœur des plaines du Midwest, Chicago, ville natale du Rotary, est la troisième ville des États-Unis. Les températures en avril varient entre 15ºC et 4ºC. Pour plus d’informations sur la ville, consultez le site de l’office du tourisme à www.choosechicago.com. Le Conseil se déroule à l’hôtel Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile dans le centre-ville. L’enregistrement est possible à partir de 16 h 00 et les chambres doivent être libérées avant midi. Il sera impossible de tirer parti de programmes de fidélisation durant le Conseil de législation. Il est interdit de fumer dans tous les hôtels Marriott aux États-Unis et au Canada. Cette règle s’applique aux chambres, restaurants, salles de réunion, espaces publics et lieux de travail du personnel de l’hôtel. Des espaces fumeurs se trouvent à l’extérieur de l’hôtel. Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile 540 N. Michigan Avenue Chicago, IL 60611, États-Unis +1-312-836-0100 Fax : +1-312-836-6139 ARRIVÉE/DÉPART Le formulaire en ligne Demande de titre de transport – Conseil de législation 2016 sera disponible à partir du lundi 1er février. Le RITS fixera votre date d’arrivée en fonction de votre provenance et des vols. Les délégués arriveront le samedi 9 avril à l’exception de ceux sur des vols intérieurs de moins de trois heures qui arriveront le dimanche 10 avril. Ceux arrivant à l’avance pour un séjour à titre personnel seront considérés comme voyageant sur un vol intérieur de moins de trois heures et auront à leur charge la nuit du 9 avril. Les départs sont prévus le vendredi aprèsmidi ou soir en fonction des vols. Le Rotary prendra en charge la nuit d’hôtel du vendredi soir pour les délégués dont la destination n’est pas desservie par un vol le vendredi après-midi ou en soirée. AÉROPORTS Chicago est desservi par deux aéroports : O’Hare International et Midway. LIAISONS CENTRE-VILLE GO Airport Express propose un service de navettes bon marché entre les aéroports et l’hôtel. Cliquez ici pour faire une réservation : 19 dollars pour un aller-simple à partir de O’Hare ou 15 dollars à partir de Midway. 2 CLASSEUR DES PROJETS Vous devriez recevoir en décembre, en tant que délégué, un classeur contenant les projets. Une version numérique est disponible sur rotary.org/col. Nous vous demandons d’apporter le classeur avec vous ou de télécharger son contenu sur un appareil que vous aurez avec vous. APPAREILS ÉLECTRONIQUES Les délégués sont encouragés à utiliser leurs appareils portables pour suivre le déroulement du Conseil. Les ordinateurs portables peuvent être utilisés en sachant que le nombre de prises électriques dans la salle du Conseil est réduit. Des chargeurs seront disponibles sur place. MODALITÉS D’INSCRIPTION 1. S’enregistrer à la réception de l’hôtel pour obtenir votre chambre. 2. Retirer votre pochette d’inscription au guichet Council Registration Desk (niveau 7). Votre carton porte-nom indiquera le numéro de votre place dans la salle du Conseil. Heures d’ouverture • Samedi 9 avril : de midi à 20 h 00 • Dimanche 10 avril : de 9 h 00 à 16 h 30 • Lundi 11 avril : de 7 h 30 à 10 h 00 Après lundi, se rendre à la salle Illinois au niveau 6. ACCOMPAGNANTS ET ENFANTS Le Conseil est une réunion professionnelle et aucune activité ne sera prévue pour les accompagnants dont les frais ne seront pas couverts par le Rotary. Les accompagnants ayant payé pour assister au Conseil sont considérés comme observateurs. Les enfants ne peuvent pas entrer dans la salle du Conseil tant qu’il est en session. OBSERVATEURS Les observateurs peuvent obtenir une place assise réservée dans la salle du Conseil pour 150 dollars. Cette somme inclut l’équipement d’interprétation et le classeur des projets. Ces places seront vendues en fonction de leur disponibilité. Aucune place d’observateurs ne sera en vente sur place. Le Rotary ne retient pas de chambres pour les observateurs qui devront faire leurs réservations euxmêmes en contactant directement l’hôtel. REPAS Forfait Le forfait inclut les petits-déjeuners et les déjeuners du lundi 11 avril au vendredi 15 avril dans la salle Chicago Ballroom (niveau 5). Les invités et les observateurs peuvent y participer à leur frais en indiquant ce choix sur le formulaire d’inscription. Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place. Autres repas Les repas suivants seront remboursés sur présentation d’une note de frais accompagnée de reçus : • Petit-déjeuner du dimanche 10 avril ( jusqu’à 15 dollars par délégué) • Déjeuner du dimanche 10 avril ( jusqu’à 25 dollars par délégué) • Dîner durant le Conseil ( jusqu’à 50 dollars par délégué) • Repas autorisés durant le voyage Réceptions Trois réceptions sont prévues : une réception de bienvenue à l’issue de la séance d’orientation le dimanche 10 avril, une réception de l’amitié le mardi 12 avril et une dernière réception le jeudi 14 avril. Les invités peuvent acheter des coupons-boissons au guichet des inscriptions. ORIENTATION Les délégués doivent obligatoirement assister à la séance d’orientation qui aura lieu le dimanche 10 avril à 15 h 00 dans la salle du Conseil (Grand Ballroom, niveau 7). TENUE VESTIMENTAIRE En raison de l’aspect professionnel de cette réunion, les délégués devront s’habiller pour la circonstance et en fonction des coutumes de leur pays. CONTACTS Services au Conseil (projets) +1-847-424-5267 [email protected] Hébergement et inscription +1-847-866-3495 Fax : +1-847-556-2194 [email protected] Notes de frais Fax : +1-847-556-2193 [email protected] Assurance +1-847-424-5245 Fax : +1-847-566-2147 [email protected] RITS +1-847-291-5437 (vous pouvez appeler en PCV si vous vous trouvez en dehors des États-Unis) Numéro vert (États-Unis uniquement) : +1-866-206-6269 [email protected] QUESTIONS/RÉPONSES Vous pourrez poser des questions de procédure à l’issue de la séance d’orientation du 10 avril. VISITE DU SIÈGE DU ROTARY Une visite facultative est prévue le mercredi 13 avril. Les bus quitteront l’hôtel Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile après le déjeuner. Le coût de la visite est 25 dollars par personne. Consultez le formulaire d’inscription pour plus de détails. INTERPRÉTARIAT Un service d’interprétariat sera fourni en anglais, français, japonais, coréen, mandarin, portugais et espagnol durant l’orientation et les séances. ASSURANCE VOYAGE Le Rotary fournit une assurance voyage à tous les membres du Conseil voyageant aux frais du Rotary. Les termes sont précisés en page 9. 3 DÉPENSES ET NOTES DE FRAIS Le Rotary remboursera uniquement les délégués qui auront suivi la formation en ligne et assisté aux séances de formation dispensées aux institutes. Dans le cas contraire, et à moins d’une dispense du président du Conseil, les délégués devront prendre en charge leurs frais de déplacement. Les informations suivantes s’appliquent aux délégués dont les frais seront pris en charge par le Rotary. Pour être remboursé, envoyez le formulaire officiel de note de frais du Rotary dûment rempli et accompagné des justificatifs requis. N’oubliez pas également d’adresser le Formulaire de renseignements sur le destinataire rotarien des fonds. Consultez les Lignes de conduite relatives à l’envoi de notes de frais si vous avez des questions. Des informations supplémentaires sont également disponibles sur Mon Rotary. 1. Dépenses remboursées : –– Escales de nuit, approuvées préalablement par le RITS et frais afférents –– Chambre d’hôtel ( jusqu’à 80 dollars) pour les vols internationaux avec une correspondance de plus de sept heures (en journée) pourvu qu’elle ait été réservée par le RITS et que des reçus sont fournis –– Trajet le plus économique entre votre domicile et l’aéroport –– Repas pendant le voyage vers le lieu du Conseil –– Frais de visa et frais de déplacement pour son obtention (le cas échéant) –– Pressing (dans la limite du raisonnable) –– Dîners pris durant la durée du Conseil ( jusqu’à 50 dollars/dîner) –– Repas pendant le Conseil à l’exception de ceux fournis par le Rotary (petit-déjeuner : jusqu’à 15 dollars ; déjeuner : jusqu’à 25 dollars) –– Deux bagages en soute par personne sur présentation d’un justificatif N.B. : Les frais d’avion (ainsi que les frais de train ou kilométriques de plus de 350 dollars) doivent être approuvés préalablement par le RITS, faute de quoi leur remboursement peut être rejeté ou réduit. Aucune avance sur frais ne sera faite ; les dépenses occasionnées seront remboursées sur présentation des reçus. 2. Le Rotary règle les chambres et les repas directement à l’hôtel (pourboires et taxes inclus). Vous devrez vous acquitter à votre départ de l’hôtel de toutes dépenses personnelles supplémentaires. Tous les faux-frais apparaissant sur la note d’hôtel doivent être réglés au moment du départ. L’hôtel accepte les paiements par carte Visa, MasterCard, American Express, Diners Club, Carte Blanche, JCB, chèques de voyage ou en espèces (dollars uniquement). 4 3. Les faux-frais suivants sont non remboursables et doivent être réglés à votre départ de l’hôtel : –– Vêtements –– Téléphone –– Minibar –– Films –– Room service et repas autres que les dîners pris durant le Conseil –– Fitness center –– Nettoyage des chambres si l’occupant y a fumé –– Cadeaux et papier à lettre –– Frais d’expédition –– Frais de réception de colis –– Dépenses relatives au prolongement du séjour à titre personnel 4. Le Rotary ne remboursera pas : –– Assurances complémentaires –– Frais de téléphone. Le Rotary fournira des cartes téléphoniques aux délégués en faisant la demande. –– Excédents de bagages 5. En cas de présence obligatoire à une autre activité officielle pendant le Conseil, le Rotary ne rembourse aucun frais supplémentaire de restauration ou boissons. 6. L’accès Internet est gratuit dans les chambres et dans la salle du Conseil pendant le Conseil. 7. Les billets d’avion achetés localement avec l’autorisation du RITS seront remboursés au retour du voyageur. Vous avez jusqu’au 14 juin 2016 pour envoyer les documents requis à meetings.finance@ rotary.org. 8. Les délégués ont jusqu’au mardi 14 juin2016 pour envoyer leur note de frais à meetings.finance@ rotary.org. Après cette date, aucun remboursement ne sera effectué sauf circonstances exceptionnelles. DIRECTIVES ET PROCÉDURES POUR LES DÉPLACEMENTS Le Rotary financera le billet aller-retour des délégués au Conseil de législation 2016 éligibles. Il s’efforcera de fournir l’itinéraire le plus direct et le plus économique tout en respectant les directives décrites ci-dessous. Le RITS se doit de suivre les directives du conseil d’administration sur les déplacements qui visent à faire réaliser des économies au Rotary International. Les personnes désirant bénéficier d’un surclassement doivent le faire à leurs frais et l’indiquer sur leur demande de titre de transport. Avant l’émission des billets d’avion, le RITS indiquera le coût supplémentaire du surclassement qui devra être réglé par carte bancaire. Une surcharge de 15 dollars (vols intérieurs pour les États-Unis) et de 35 dollars (vols internationaux) sera appliquée aux demandes de déplacements personnels avant ou après le Conseil de législation. GÉNÉRALITÉS 1. Votre déplacement étant financé par le Rotary, il vous incombe de respecter les lignes de conduite suivantes conçues dans le but de réduire les frais, tout en garantissant un confort raisonnable. 2. Vous devez soumettre une demande de titre de transport électronique auprès d’une agence agréée par le RITS. 3. Tout voyage financé par le Rotary ou la Fondation Rotary est géré par une agence agréée par le RITS. Les voyageurs peuvent demander l’autorisation d’acheter leur billet eux-mêmes s’ils pensent pouvoir bénéficier d’un meilleur tarif auprès d’une agence non agréée. Dans ce cas, ils doivent fournir au RITS, avant d’acheter un billet, leur itinéraire, le numéro de vol, les heures de départ et d’arrivée, la compagnie et le prix du billet. Ils ne seront autorisés à acheter ce billet que si son prix est inférieur d’au moins 100 dollars à celui proposé par le RITS. Le RITS se réserve dans tous les cas le droit de refuser son autorisation sur la base de l’itinéraire, de la disponibilité des places et de la compagnie sélectionnée par l’agence non agréée. Si le voyageur est autorisé à acheter lui-même son billet, il doit envoyer son itinéraire à rits@rotary. org dès l’émission des titres de transport au risque de ne pas être remboursé. Le billet sera remboursé après le voyage et réception par les services RI Meetings Finance des reçus et pièces justificatifs ([email protected]). 4. Les voyageurs autorisés à acheter leur billet d’avion par l’intermédiaire de leur propre agence de voyages doivent fournir au RITS (rits@rotary. org) une copie de leur itinéraire final avec ligne aérienne, numéro des vols aller et retour, dates et heures au risque de ne pas se voir remboursés. 5. Le Rotary utilise les compagnies aériennes lui accordant des tarifs préférentiels. 6. Les voyageurs doivent accepter une correspondance ou une escale si cela permet de réduire sensiblement le prix du billet. 7. Les aéroports offrant les meilleurs tarifs sont utilisés dans la mesure où le transport terrestre n’augmente substantiellement ni le coût total du voyage, ni la durée des transports vers ou à partir de ces aéroports. 8. L’utilisation de tout mode de transport autre que l’avion est remboursée sur autorisation préalable du RITS, à condition que le coût n’excède pas, selon le RITS, celui d’un billet d’avion aller-retour. 9. Si aucune liaison aérienne n’existe, les voyageurs seront remboursés sur la base du mode de transport le plus économique. 10. La location de voitures de taille compacte ou intermédiaire doit être pré-approuvée par le RITS. Le Rotary ne rembourse pas le rachat de franchise ou la souscription d’assurance individuelle supplémentaire. Soumettre la demande en utilisant le formulaire demande de titre de transport du Conseil de législation. 11. Les billets obtenus dans le cadre d’un programme de fidélité sont remboursés sur la base des dépenses réelles (ex. : taxe d’aéroport). 12. Tout déplacement à titre personnel ajouté est à la charge du voyageur. 13. Les miles accumulés dans le cadre de programmes de fidélité pour les déplacements aux frais du Rotary sont crédités au compte du voyageur. 14. Des dérogations peuvent être sollicitées par écrit auprès du secrétaire général. Sont inéligibles : a. Le choix d’une compagnie aérienne spécifique pour bénéficier de son programme de fidélité quand le Rotary peut obtenir des billets à coût réduits ou bénéficier d’autres avantages sur d’autres compagnies b. Le choix d’une autre compagnie alors que le Rotary doit remplir ses obligations contractuelles à l’égard de compagnies partenaires Si vous avez des questions sur votre voyage à destination du Conseil de législation, contactez le RITS à Evanston. RITS Heures d’ouverture : 8 h 30 à 17 h 00 (heure locale) E-mail : [email protected] +1-847-291-5437 (il est possible d’appeler en P.C.V. en dehors des États-Unis) Numéro vert pour les États-Unis : +1-866-206-6269 5 RÉSERVATION DE VOTRE BILLET D’AVION Adressez votre demande de titre de transport d’ici au 11 mars 2016. Les billets doivent être émis le 17 mars au plus tard. Les noms sur les billets d’avion doivent absolument correspondre à ceux figurant sur le passeport. Les formulaires remplis à la main ne seront pas traités. INSTRUCTIONS 1. Ouvrez le formulaire. www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/COL16TravelFormFR.pdf 2. Remplissez tous les champs. Contactez [email protected] si vous avez besoin d’assistance. 3. Sauvegardez le document sur votre ordinateur en utilisant votre nom de famille et votre district comme nom de fichier (ex. : Dupont1760). 4. Adressez un e-mail à l’agence du RITS desservant votre pays (voir liste ci-dessous). Si aucune agence ne dessert votre région, envoyez votre message à l’agence aux États-Unis. 5. Indiquez en objet COL16 suivi de votre nom de famille et de votre district (ex. : COL16 – DUPONT – 1760). 6. Mettez la demande de titre de transport en pièce jointe. 7. Envoyez l’e-mail. Vous recevrez un accusé réception de la part du RITS. AGENCES DE VOYAGES APPROUVÉES PAR LE RITS AMÉRIQUE CENTRALE ET AMÉRIQUE DU SUD (SAUF BRÉSIL) Jeffrey Gonzalez, BCD Travel Ultra Park 2 Building #1 Lagunilla, Heredia Costa Rica 506-2562-7555 [email protected] Hors heures de bureau +506 2562-7555 [email protected] AUSTRALIE & NOUVELLE ZÉLANDE Griselda Quaggin, BCD Travel Level 8, 400 Queen Street, Brisbane, QLD 4000 Australie 07-3229-3511 Fax : 07-3221-6604 [email protected] Hors heures de bureau En dehors d’Australie : 61-2-8080-7477 En Australie : 1800-232-118 BRÉSIL Helena K Vassilnenko, Flytour American Express Business Travel Avenida Juruá, 641 Alphaville, Barueri, SP Brésil 55-11-4502-2613 Fax : 55-11-4502-2625 [email protected] Hors heures de bureau 55-11-4506-7766 Autres régions du Brésil : 4004-0007 São Paulo : 4706-77-66 INDE Bejoy Samuel, RI South Asia Office Thapar House 2nd Floor, Central Wing 124, Janpath New Delhi, 110 001 Inde 91-11-43613838 & 42250156 Fax : 91-11-42250191/92 [email protected] Hors heures de bureau 91-11-43613838 7 JAPON PHILIPPINES CORÉE DU SUD ÉTATS-UNIS Yoshifumi Kamifuji Tonichi Travel Service (TNK) Rotary Section Tsukiji KY Bldg. 4th Flr 4-7-5 Tsukiji, Chuo-ku Tokyo 104-0045 Japon 81-3-5148-1730 Fax : 81-3-5148-1827 [email protected] Hors heures de bureau 81-90-1799-2736 Krissa Yoon, BCD Travel 14F Officia B/D 163, Shinmunro, 1 Ga Jongro-Gu, Séoul Corée du Sud 82-2-3276-2212 Fax : 82-2-399-5566 [email protected] 8 Celine The Baron Travel Corporation Ground Floor, Cityland 10 (Tower 2) 6817 Ayala Avenue North corner dela Costa Street Salcedo Village, Makati City Philippines 632-817-4926 Fax : 632-819-2993 [email protected] Hors heures de bureau 63-927-8754884 BCD Travel Rotary International 1560 Sherman Ave. 16NW Evanston, IL 60201-3698 États-Unis +1-866-206-6269 ou +1-847-291-5437 [email protected] Hors heures de bureau +1-847-291-5437 (appel en PCV en dehors des États-Unis) PRÉSENTATION DE L’ASSURANCE Les membres du Conseil sont couverts par une assurance voyage lors de leur déplacement au Conseil de législation, et cela pour la durée de la réunion. La couverture inclut le décès et les mutilations accidentelles, l’évacuation sanitaire d’urgence, le rapatriement du corps et l’assistance en voyage. Les frais médicaux et la perte des effets personnels sont remboursés uniquement lorsqu’ils sont encourus en dehors du pays où l’assuré est domicilié. Carte d’assuré. Vous trouverez page 10 une copie de votre carte d’assuré. Veuillez l’avoir sur vous lorsque vous vous rendrez au Conseil. Elle vous sera demandée en cas d’accident ou de maladie. Vous y trouverez également les numéros d’Europ Assistance à appeler en cas d’urgence. Garanties (assujetties aux modalités du contrat) : • Couverture médicale. Jusqu’à 500 000 dollars lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où vous êtes domicilié. Aucune couverture n’est fournie lorsque vous voyagez dans votre pays. • Décès et mutilations accidentelles. Jusqu’à 250 000 dollars. • Rapatriement du corps/Évacuation sanitaire. Cette couverture est disponible lorsque vous vous trouvez à au moins 100 miles (160 kilomètres) de votre domicile. Ne prenez aucune disposition avant d’avoir reçu l’autorisation préalable d’Europ Assistance. • Évacuations en cas de catastrophe naturelle ou pour raison de sécurité. Cette couverture est disponible lorsque vous vous trouvez en dehors du pays où vous êtes domicilié. Aucune couverture n’est fournie lorsque vous voyagez dans votre pays. Ne prenez aucune disposition avant d’avoir reçu l’autorisation préalable d’Europ Assistance. • Perte d’effets personnels. Jusqu’à 10 000 dollars. Les appareils électroniques ne sont pas couverts. • Services d’assistance fournis par Europ Assistance USA 7 jours/7, 24 h/24. Appelez le numéro figurant sur votre carte d’assuré. • Extension pour voyage à titre personnel. Ce contrat vous fournit gratuitement une couverture supplémentaire valable sept (7) jours avant ou après le Conseil. Formulaire de déclaration de sinistre. En cas de maladie, d’accident ou de perte, vous devrez remplir un formulaire de déclaration de sinistre et l’envoyer accompagné de tous les justificatifs à la compagnie d’assurance AXIS Insurance Co. à l’adresse indiquée sur le formulaire. Vous pouvez obtenir ce formulaire sur place auprès du bureau du Conseil ou en contactant le service Risk Management du Rotary ([email protected] ou +1-847-866-5245). Nous vous encourageons à conserver des photocopies de toutes les correspondances et de tous les documents envoyés. Informations complémentaires et questions. Veuillez contacter le service Risk Management du Rotary pour plus de détails sur l’assurance voyage ([email protected] ou +1-847-866-5245). 9 CARTE D’ASSURÉ 10 LISTE DE CONTRÔLE À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU VENDREDI 29 JANVIER 2016 PAR E-MAIL À [email protected] Formulaire d’inscription et de réservation de chambre d’hôtel pour membres votants et non votants...........................................................................................................page 13 OU Formulaire d’inscription pour les observateurs..................................................................................page 17 PAR E-MAIL À [email protected] OU [email protected] OU FAX : +1-312-245-6912 Formulaire d’extension de séjour (le cas échéant) www.highroadsolution.com/file_uploader2/files/ COL16ExtendedStayForm_fr.pdf À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU VENDREDI 11 MARS 2016 PAR E-MAIL À VOTRE AGENCE DU RITS (VOIR PAGES 7 ET 8) Demande de titre de transport – Conseil de législation 2016 À RENVOYER DÛMENT REMPLI D’ICI AU MARDI 14 JUIN 2016 PAR E-MAIL À [email protected] Formulaire de note de frais PAR E-MAIL À [email protected] Formulaire de renseignements sur le destinataire rotarien des fonds 11 FORMULAIRE D’INSCRIPTION ET DE RÉSERVATION DE CHAMBRE D’HÔTEL POUR MEMBRES VOTANTS ET NON VOTANTS À renvoyer d’ici au vendredi 29 janvier 2016. Contactez [email protected] si vous avez des questions. Méthodes pour s’inscrire : 1. Inscription en ligne avec confirmation immédiate (délégués uniquement) https://www.rotary.org/myrotary/fr/ exchange-ideas/events/council-legislation 2. Envoyer votre formulaire par e-mail à [email protected] ou par fax au +1-847-556-2194. Les formulaires remplis à la main ne seront pas acceptés. Une confirmation sera envoyée par e-mail. Pour votre protection, les formulaires contenant des informations de paiement ne seraont pas accpetés par e-mail. INFORMATIONS ROTARIENNES Veuillez fournir ces informations telles que vous souhaitez les voir apparaître sur votre badge. NOM PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM CLASSIFICATION ROTARY CLUB & PROVINCE (Canada) PRÉNOM POUR LE BADGE DISTRICT PAYS Venez-vous avec un accompagnant ? Oui Non. Si oui, fournissez les informations ci-dessous NOM PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM PRÉNOM POUR LE BADGE CLASSIFICATION/ANCIENNE CLASSIFICATION (ROTARIENS UNIQUEMENT) DISTRICT ROTARY CLUB (ROTARIENS) OU VILLE DE RÉSIDENCE PAYS (NON-ROTARIENS) ET PROVINCE (Canada) COORDONNÉES L’adresse ci-dessous doit être celle où vous recevez votre courrier rotarien, y compris le magazine The Rotarian le cas échéant. Les changements indiqués ci-dessous seront reflétés dans nos dossiers. ADRESSE/BOÎTE POSTALE VILLE, PROVINCE (le cas échéant)/CODE POSTAL PAYS TÉLÉPHONE (bureau) (indiquer tous les indicatifs) FAX (indiquer tous les indicatifs) E-MAIL (obligatoire) PERSONNE À CONTACTER EN CAS D’URGENCE (OBLIGATOIRE) En cas d’urgence, prière de contacter : PRÉNOM ET NOM TÉLÉPHONE (indiquer les indicatifs) LANGUE Indiquer « 1 » à côté de la langue que vous souhaitez utiliser durant le Conseil. Indiquer « 2 » à côté d’une langue que vous parlez également couramment. Anglais Français Japonais Coréen APPAREIL MOBILE Mandarin Apporterez-vous un appareil mobile pour suivre le Conseil ? Oui Portugais Espagnol No CARTES TÉLÉPHONIQUES Ces cartes sont fournies si les délégués en font la demande. Je souhaite obtenir une carte téléphonique 13 HÔTEL Les délégués ont une chambre classique qui leur est réservée. Il sera impossible de tirer parti de programmes de fidélisation/surclassement (ex. : Marriott Rewards) durant le Conseil. Un nombre restreint de chambres sera disponible au Chicago Marriott Downtown Magnificent Mile avant le samedi 9 avril ou après le vendredi 15 avril. Si vous souhaitez réserver une chambre d’hôtel avant ou après le Conseil, veuillez remplir le Formulaire d’extension de séjour. Le RITS ou son agence agréée confirmera vos dates d’arrivée et de départ ainsi que vos dates réservées à l’hôtel lorsque vous effectuez vos réservations d’avion. Veuillez indiquer votre préférence : Chambre à un lit Chambre à deux lits DATE D’ARRIVÉE DATE DE DÉPART DISPOSITIONS PARTICULIÈRES Pour permettre à l’hôtel de respecter les dispositions de l’Americans with Disabilities Act, nous vous demandons, si besoin est, d’indiquer ci-dessous les dispositions à prendre pour votre accueil : Chambre avec douche adaptée Chambre avec baignoire aménagée Documents imprimés en Braille Je viens avec mon fauteuil roulant/scooter personnel Chambre avec baignoire/douche et toilettes aménagées Chambre avec téléphone pour malentendants et quipé d’une alarme visuelle Fauteuil roulant/scooter Autre (veuillez préciser) : REPAS Les conditions pour les repas des délégués sont décrites dans cette brochure. Le Rotary ne fournit pas de repas aux accompagnants qui peuvent néanmoins souscrire au forfait. Indiquez le choix de votre accompagnant ci-dessous. Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place. Le service et les taxes sont inclus dans le prix. Les changements et annulations doivent être communiqués par écrit le vendredi 1er avril au plus tard. Cinquante (50) dollars seront retenus pour frais de dossier pour toute annulation (inscription, classeur, repas). Les inscriptions, classeurs et tickets-repas ne sont pas transférables. Mon accompagnant : Participera au forfait avec petits-déjeuners et déjeuners (340 dollars) Observera le Conseil, ce qui inclut un classeur des projets, une place réservée et l’équipement pour l’interprétation (150 dollars) Régime alimentaire particulier: Délégué Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien Allergies Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien Allergies : Autres dispositions : VISITE DU SIÈGE Je participerai à la visite (25 dollars) Mon accompagnant participera à la visite (25 dollars) 14 PAIEMENT Total : dollars US Visa MasterCard American Express Discover JCB NUMÉRO DE CARTE DATE D’EXPIRATION NOM DU TITULAIRE TEL QU’IL APPARAÎT SUR LA CARTE SIGNATURE DU TITULAIRE CRYPTOGRAMME Les paiements par chèque doivent être tirés sur une banque américaine, libellés en dollars US, joints à ce formulaire et envoyés à Rotary International, 14244 Collections Center Drive, Chicago, IL 60693, États-Unis. SIGNATURE Je m’engage à respecter les règles et les conditions de participation listées dans cette brochure. L’envoi électronique de ce formulaire constitue une signature. SIGNATURE (l’envoi de ce formulaire par e-mail fait office de signature) DATE PRÉNOM ET NOM DISTRICT 15 FORMULAIRE D’INSCRIPTION POUR OBSERVATEURS À renvoyer d’ici au vendredi 29 janvier 2016 par fax au +1-847-556-2194. Contactez ri.registration@ rotary.org si vous avez des questions. Les formulaires remplis à la main ne seront pas pris en compte. Une confirmation vous sera adressée par e-mail. INFORMATIONS ROTARIENNES Veuillez fournir ces informations telles que vous souhaitez les voir apparaître sur votre badge. NOM PRÉNOM ET INITIALE DU 2e PRÉNOM PRÉNOM POUR LE BADGE CLASSIFICATION ROTARY CLUB & PROVINCE (Canada) DISTRICT PAYS COORDONNÉES L’adresse ci-dessous doit être celle où vous recevez votre courrier rotarien, y compris le magazine The Rotarian le cas échéant. Les changements indiqués ci-dessous seront reflétés dans nos dossiers. ADRESSE/BOÎTE POSTALE VILLE, PROVINCE (le cas échéant)/CODE POSTAL PAYS TÉLÉPHONE (bureau) (indiquer tous les indicatifs) FAX (indiquer tous les indicatifs) E-MAIL (obligatoire) PERSONNE À CONTACTER EN CAS D’URGENCE (OBLIGATOIRE) En cas d’urgence, prière de contacter : PRÉNOM ET NOM TÉLÉPHONE (indiquer les indicatifs) LANGUE Indiquer « 1 » à côté de la langue que vous souhaitez utiliser durant le Conseil. Indiquer « 2 » à côté d’une langue que vous parlez également couramment. Anglais Français APPAREIL MOBILE Japonais Coréen Mandarin Apporterez-vous un appareil mobile pour suivre le Conseil ? Oui Portugais Espagnol No DISPOSITIONS PARTICULIÈRES Pour permettre à l’hôtel de respecter les dispositions de l’Americans with Disabilities Act, nous vous demandons, si besoin est, d’indiquer ci-dessous les dispositions à prendre pour votre accueil : Documents imprimés en Braille Fauteuil roulant/scooter. Je viens avec mon fauteuil roulant/scooter personnel. Autre (veuillez préciser) : 17 REPAS Le Rotary ne fournit pas de repas aux observateurs qui peuvent néanmoins souscrire au forfait. Indiquez votre choix ci-dessous. Les tickets-repas ne seront pas vendus sur place. Le service et les taxes sont inclus dans le prix. Les changements et annulations doivent être communiqués par écrit le vendredi 1er avril au plus tard. Cinquante (50) dollars seront retenus pour frais de dossier pour toute annulation (inscription, classeur, repas). Les inscriptions, classeurs et tickets-repas ne sont pas transférables. Je participerai au forfait avec petits-déjeuners et déjeuners (340 dollars) Régime alimentaire particulier: Diabète Sans gluten Halal Sans viande rouge Sans porc Sans crustacés Sans poisson Végétarien Allergies : Autres dispositions : VISITE DU SIÈGE DU ROTARY Je participerai à la visite (25 dollars) PAIEMENT Total : 150 USD (frais d’observateur) + USD (repas/visite du siège optionnels) = USD Visa MasterCard American Express Discover JCB NUMÉRO DE CARTE DATE D’EXPIRATION NOM DU TITULAIRE TEL QU’IL APPARAÎT SUR LA CARTE SIGNATURE DU TITULAIRE CRYPTOGRAMME Les paiements par chèque doivent être tirés sur une banque américaine, libellés en dollars US, joints à ce formulaire et envoyés à Rotary International, 14244 Collections Center Drive, Chicago, IL 60693, États-Unis. SIGNATURE Je m’engage à respecter les règles et les conditions de participation listées dans cette brochure. L’envoi électronique de ce formulaire constitue une signature. SIGNATURE (l’envoi de ce formulaire par e-mail fait office de signature) DATE PRÉNOM ET NOM DISTRICT 18