Organiser un voyage collectif (2)

Gestion des Elèves
Gestion des Personnels
Organiser un voyage collectif
en France ou à l’étranger
Gestion Administrative
(appariement et hors appariement)
Communication
Collège
Lycée
Qu’est-ce que c’est ?
Mettre en place des formalités permettant de demander au Chef d’établissement d’emmener des élèves en voyage
collectif et d’en informer les autorités académiques (Direction départementale des services de l’Education nationale DSDEN).
Qui est concerné ?
L’administration de l’établissement, les autorités académiques (DSDEN), les professeurs accompagnateurs et les
élèves.
Comment procéder ?
1. LE PROJET
. Faire établir par l’enseignant responsable de la sortie, un projet détaillé et chiffré (établir un budget)
er
. Faire passer le projet de sortie à l’approbation du 1 Conseil d’Administration si possible (ou de l’un des suivants)
2. LA DEMANDE D’AUTORISATION DE VOYAGE
Remplir la demande d’autorisation, imprimé :
«DEMANDE D’AUTORISATION DE VOYAGE COLLECTIF D’ELEVES EN France OU A L’ETRANGER HORS APPARIEMENT
(moins de 5 jours)»
DOSS4 de la DSDEN
Envoi pour information à la DSDEN 20 jours avant la date du voyage (en conserver une copie après signature du Chef
d’établissement) – Ajouter en pièce jointe le programme du séjour et la liste des élèves (restants et partants).
Ou
«DEMANDE D’AUTORISATION DE VOYAGE COLLECTIF D’ELEVES EN France OU A L’ETRANGER DANS LE CADRE D’UN
APPARIEMENT»
DOSS4 de la DSDEN
Envoi pour autorisation à la Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale (DSDEN) , en 2 exemplaires,
30 jours avant la date de départ ou, en 3 exemplaires 40 jours avant la date de départ pour les pays dont l’entrée est soumise
à visa – Ajouter en pièce jointe le Projet détaillé du voyage, le budget prévisionnel et la liste des élèves (restants et
partants).
Conserver une copie de ces imprimés après signature du chef d’établissement.
Etablir un ordre de mission individuel aux enseignants participants et solliciter une demande de régie auprès de l’Agence
comptable.
3. SUBVENTION
Pour un échange : Pour les collèges, établir une demande de subvention avant le 15 novembre auprès du Conseil Général.
Pour un échange avec l’Allemagne : Faire une demande de subvention auprès de l’OFAJ (Novembre/décembre).
4. INFORMATIONS AUX FAMILLES
Etablir une autorisation parentale avec coupon-réponse à collecter qui reprendra :
. les modalités du voyage (lieu, date, heure, prix…)
. les dispositions médicales qui seront prises en cas de besoin
. L’accord de la famille pour la participation de l’élève
. la date et signature des parents
Les coupons seront récupérés par l’enseignant avant la date du voyage.
5. LE DEPART
Le professeur doit se munir :
. La copie de l’autorisation de voyage signée du chef d’établissement.
. Les ordres de mission.
. Les cartes européennes de Sécurité Sociale de chaque élève.
. La copie des cartes d’identité de chaque élève, ce dernier étant porteur de l’original..
. Les fiches d’infirmerie des élèves.
. La trousse de première urgence (fournie par l’infirmière).
Le Petit plus :
La demande d’autorisation pour les sorties pédagogiques et sur territoire peut être réalisée sur une feuille A3, ce qui
permettra alors de glisser à l’intérieur les documents nécessaires à l’établissement du projet (l’autorisation parentale, les
ordres de mission…..) et d’y ajouter au verso un « mode d’emploi »à l’attention du professeur.
Liens utiles
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APPARIEMENT (moins de 5 jours)»
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D’UN APPARIEMENT»
3. DOCUMENTS OFAJ (Allemagne).
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