temoignage-thelem-assurances

Témoignage
THÉLEM ASSURANCES
opte pour Bdoc Suite V5
Thélem assurances en bref :
• Assureur IARD
Santé Prévoyance
Chiffres clés (à fin décembre 2012)
• CA 2012 : 284,6 millions d’euros
• Capitaux propres : 144 millions d’euros
• M arge de solvabilité : 222,7 millions d’euros
et 254,7 millions d’euros avec les provisions
d’égalisation
• 917 263 contrats gérés
• 435 785 sociétaires
• 372 collaborateurs
Bénéfices
• Souplesse économique, technique
et fonctionnelle
• Interactivité
• Agilité, facilité d’intégration
Thélem assurances assure les personnes, les biens et la
responsabilité pour les particuliers et les professionnels (petites
entreprises, artisans commerçants, agriculteurs...). Présente dans
46 départements (Centre et Grand Ouest), l’entreprise a réalisé un
chiffre d’affaires de 284,6 millions d’euros en 2012, correspondant
à un portefeuille de 917 263 contrats et 435 785 sociétaires. Son
siège social est basé à Chécy, dans le Loiret, avec également des
sites à Châteauroux, Nantes et Paris. Créée en 1820, sous le nom
de l’Orléanaise, Thélem assurances est née en 2004 de la fusion
des MRA et des AMI (Assurances Mutuelles de l’Indre).
« La direction des systèmes d’information et des moyens généraux
est constitué de 85 collaborateurs, dont 15 personnes du domaine
administration et moyens généraux pour un total de 100 à
140 personnes en intégrant les prestataires en renforts sur les
nombreux projets. Nous investissons beaucoup dans le Système
d’Information, c’est stratégique pour nous, un grand nombre de
projets sont donc menés » nous indique François Tapin, DSI et MG.
LE PROJET D’ÉDITIQUE : EXIGENCE DE COURRIER
LIBRE, SOUPLESSE, INTERACTIVITÉ ET AGILITÉ
Plus de 435 000 clients, plus de 917 000 contrats, 10 pages
de conditions particulières par contrat, cartes vertes, …
l’assurance est un milieu très exigeant sur l’éditique et
son moteur de composition de documents. « L’éditique
dans l’informatique d’une compagnie d’assurance, c’est vital,
c’est tactiquement fondamental.
Le projet d’éditique est né du schéma directeur et d’une
exigence de courrier libre. Le besoin émanait de notre métier
en constante évolution » précise François Tapin.
Un projet en réponse à trois exigences : souplesse, agilité
et interactivité
Les équipes de Thélem assurances souhaitaient bénéficier
de facilités pour éditer et accéder à plus de souplesse
dans leur éditique. « Nous nous développons beaucoup sur
internet, et nous avions besoin d’un moteur de composition
unifié avec des fonctionnalités de courrier libre permettant la
composition de documents et leur transmission simple à nos
clients, prospects et contacts » indique François Tapin.
L’éditique d’une compagnie d’assurance est complexe,
il y a beaucoup de documents contractuels nécessitant
une souplesse très importante. « Il nous fallait donc
acquérir un moteur de composition facilement ‘pluggable’,
nous souhaitions également pérenniser notre existant
documentaire, un patrimoine documentaire énorme de
plusieurs millions de documents. Une grande souplesse était
absolument nécessaire. ».
Thélem assurances a refondu l’intégralité de son offre
« particuliers » en 3 ans. Dans ce cas, la souplesse et une
vraie maîtrise de tous les documents est nécessaire pour
permettre de conserver un avantage concurrentiel. « Cette
agilité globale de l’entreprise produit de la valeur pour le
client. Les nouvelles offres doivent être mises sur le marché
de plus en plus rapidement (time to market), en repoussant
les limites techniques ».
Le nouveau moteur de composition
offre de l’interactivité à l’utilisateur
pour des saisies dans des zones libres dans le
document plus facilement que dans
les anciennes versions. L’utilisateur qui peut
compléter et mettre en forme, donne plus de
valeur métier au document .
La solution devait également faciliter l’intégrabilité des
fonctions éditiques là où le métier en a besoin : « Nous
sommes très web. Il fallait une capacité à s’interfacer avec
des portails java et avec d’autres solutions (Graphtalk Aia)
via du XML.» précise enfin François Tapin.
UN CHOIX CRUCIAL
Le renouvellement des outils d’éditique est envisagé afin de
bénéficier de plus de souplesse. « Nous avons réalisé un cahier
des charges, évalué trois solutions, et, après avoir étudié
les offres, nous avons opté pour Bdoc Suite V5 de Business
Document » précise François Tapin.
Le choix s’est porté sur Bdoc Suite V5 :
• Pour son adéquation au besoin fonctionnel
• Pour sa facilité d’intégration
• Pour sa souplesse économique, technique, et
fonctionnelle (Time to market)
Thélem assurances utilisait déjà Bdoc Suite V2.2 : « Il faut préciser que nous sommes
capables de changer d’éditeur en 2 mois, c’est une décision énorme mais nous l’avons
déjà prise. Au stade du cahier des charges, nous étions donc tout à fait en mesure de
changer de prestataire s’il avait fallu le faire et nous l’aurions fait. Il s’est avéré que l’offre
Bdoc Suite V5 était supérieure. Nous avons donc changé de solution tout en conservant
le même fournisseur
Déroulement du projet
« Le patrimoine de tous ces modèles de documents est
très important. Il fallait maitriser une technologie, il fallait
que le projet soit mené sérieusement. Il nous a donc fallu
bien anticiper et bien caler les tâches dans un plan projet.
Nos équipes internes se sont mobilisées avec celles de
Business Document. Je souligne d’ailleurs que les délais
de mise en place du projet annoncés par les équipes de
Business Document lors des phases d’avant-vente ont été
totalement respectés. Nous partions sur une bonne solution,
avec un projet qui s’est bien déroulé, sans heurts, ce n’était
pas un projet à problèmes.».
LE CŒUR DE CIBLE : BDOC DESIGN ET BDOC
INTERACTIVE, COMPOSANTES DE BDOC OFFICE
AUTOMATION
Aujourd’hui la solution est installée et fonctionne. L’ensemble
est virtualisé, le Système d’information est disponible sur le
cloud Thélem assurances, les gestionnaires ou clients l’utilisent
depuis internet. « Bdoc suite V5 est interfacée à notre CRM, au
socle de notre système d’information de gestion des sinistres
et des contrats (Graphtalk Aia) et au Webcenter/Oracle (Sites
Web et Portails pour les internautes) ».
Deux fonctionnalités sont « cœur de cible » selon François
Tapin : « Bdoc Design nous permet de concevoir nos modèles
de documents. On s’en sert pour préparer les nouveaux
modèles de documents.
Bdoc interactive est un moteur de composition interactif.
Il nous permet de créer des zones libres dans le document
plus facilement que dans les anciennes versions, si certaines
informations sont pré remplies, Bdoc Interactive propose des
solutions de mise en forme, et produit le PDF. Le système offre
donc plus de libertés à l’utilisateur qui complète, met en forme,
donne plus de valeur métier fait de la souplesse de l’outil.».
Le workflow, est une sécurité. « Nos process sont plutôt
cadrés dans d’autres systèmes que Bdoc Suite. Mais demain, si
cela est nécessaire, on sait qu’une partie du process peut être
opérée dans la partie process de Bdoc interactive» précise
François Tapin.
LES RAISONS DU CHOIX
Après avoir étudié l’offre du marché, le choix de Thélem
assurances se porte sur Bdoc Interactive.
« Quand vous choisissez une solution aussi structurante pour
votre système d’information que le moteur de composition TP
il faut :
• Une implémentation facile,
• Connaître l’histoire de la solution, pour un choix pérenne
• De l’interactivité.
Le « Nice to have » : « La possibilité de réaliser des éditions
batch si nécessaire et la présence d’un workflow que l’on peut
paramétrer. Cela donne de l’agilité à la solution.
Bdoc Interactive facilite le Time to Market, la capacité TP et
l’interactivité » précise François Tapin.
BUSINESS DOCUMENT : UN CHOIX DE RAISON
Un choix se fait sur une offre, un package raisonnable et sur la
confiance acquise avec un prestataire :
« Il faut connaître l’entreprise, savoir où elle va, et que sa
stratégie soit lisible. Puis on rajoute d’autres critères, le prix,
le coût de maintenance. Nous ne sommes pas des analystes
mais nous avons notre expérience. Bien sûr, nous étudions de
près ce qui se fait, nous sommes en veille permanente. Nous
collaborons avec Business Document depuis quelques années.
A un moment, il y a eu une offre par rapport à un besoin,
nous avons eu confiance et nous avons fait notre choix.
Ce sont des choix de raison. C’est tellement crucial comme
type d’infrastructure que notre approche se devait d’être
pragmatique. C’est un vrai mariage de raison.
Avec Business document, nous n’avons pas besoin de nous
rencontrer très souvent, c’est donc que tout se passe bien.
L’éditique, c’est crucial pour le système d’information d’un
assureur. Le document qu’on remet au client va rester des
années » conclut François Tapin.
Les délais de mise en place du projet annoncés par les équipes de
Business Document lors des phases d’avant-vente ont été totalement respectés.
À PROPOS DE THÉLEM ASSURANCES
Activité :
Création : C.A. . Sociétaires : Effectif : Siège social : Internet : Assureur IARD Santé Prévoyance
1820
284 600 000 €
435 785 sociétaires
372
Le Croc - BP 63130 - 45431 CHÉCY Cedex. Tél. 02 38 78 71 00
www.thelem-assurances.fr
Avec Business document, nous n’avons pas besoin de nous rencontrer
très souvent, c’est donc que tout se passe bien. L’éditique, c’est crucial pour le
système d’information d’un assureur. Le document qu’on remet au client va rester des
années » conclut François Tapin.
FRANCE
Siège Business Document
4 rue Danjou - 92517 Boulogne-Billancourt
Téléphone : +33 (0)1 46 10 90 90 - Télécopie : +33 (0)1 46 10 90 99
Business Document à Lyon
Tour Crédit Lyonnais - 129 rue Servient - 69326 Lyon Cedex 03
Téléphone : +33 (0)4 78 14 36 27 - Télécopie : +33 (0)4 78 63 79 96
INTERNATIONAL
Retrouvez toutes nos coordonnées sur notre site web : www.bdoc.com