La gestion électronique de documents : Ged

2016/05/28 05:26
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La gestion électronique de documents : Ged
La gestion électronique de documents : Ged
La Ged est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents.
Quelques définitions
Espace de travail (dossiers bleus)
Espace dédié à la création, modification des documents de travail
C’est dans cet espace que vous aller gérer l’évolution de vos documents (notion de versions). Cet
espace est en général restreint aux membres d’un projet.
Espace de publication (dossiers jaunes)
Espace qui permet de consulter des documents validés par des
responsables de publication . Ils sont en général accessibles par l’ensemble des membres connectés
à la Ged.
Document (Type Fichier)
Un document est un conteneur qui dispose d’un titre, d’une description et d’un contenu (un ou
plusieurs fichier(s)).
Version
Un document étant susceptible d’évoluer dans le temps, il faut pouvoir gérer ces évolutions. Cette
gestion passe par la notion de version d’un document.
On gère l’évolution des versions d’un document en archivant celui-ci. Cela consiste en fait à prendre à
un instant t un instantané du document (version 1, par exemple). Cette version archivé ne pourra plus
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évoluer. On partira alors sur une nouvelle version qui deviendra une version 2 à un instant t+1 (lors
du prochain archivage). Il est alors possible de restaurer des versions précédentes en cas de
problème sur une version (la version courante par exemple).
L'interface utilisateur
Créer un document
Méthode 1 : Nouveau document
Se placer sur l’espace de travail où vous souhaitez créer un nouveau document.
Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur “Nouveau Document”
Choisissez « Fichier » en type de document.
Renseignez ensuite : le Titre, la Description et cliquez sur « Parcourir » pour charger votre fichier.
Cliquez enfin sur « Créer »
Méthode 2 : Importation
Se placer sur l’espace de travail où vous souhaitez créer un nouveau document.
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Au niveau de la fenêtre centrale, cliquez sur “Importer un fichier”
Cliquez sur « Ajouter » puis indiquez le fichier que vous souhaitez ajouter et cliquer sur « Ouvrir ».
Le document se charge.
Cliquez enfin sur « Envoyer » pour confirmer l’envoi.
Il n’est pas possible d’ajouter plusieurs fichiers. Seule la méthode 3 (cliquer-déposer) permet de le
faire.
Méthode 3: Glisser-déposer
Cette méthode vous permet, depuis votre poste de travail, de glisser-déposer des documents
directement dans l’espace de travail Nuxeo.
Lancez l'explorateur de documents. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez-glissez jusqu’à la
fenêtre centrale de votre espace de travail Nuxeo.
Vérifiez enfin que le document est bien chargé.
Modifier un document
Modifier la description d'un document
Pour modifier un document (changer le titre, la description ou bien changer le fichier attaché) il est
nécessaire de cliquer dessus pour voir le contenu.
Cliquez alors sur l’onglet “Modifier” pour faire apparaitre les propriétés avancées du document.
Vous pouvez alors modifier un certain nombre de paramètres et, par exemple, charger un nouveau
fichier.
Les informations que vous rentrerez (description, nature…) seront également utiles pour l’indexation
et la recherche. La gestion des versions est détaillée ci-dessous.
Modifier le contenu d'un document
Avant toute modification, si vous désirez conserver l'ancien contenu, n'oubliez pas de l'archiver - lire
ci-dessous le chapître “Gestion de l’évolution du document (versions)”
N'oubliez pas de cliquer sur “Verrouiler” pour empêcher la modification par d'autres.
Lorsque la nouvelle version du fichier sera sauvegardée, n'oubliez pas de le déverrouiller.
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Methode 1 : édition locale
Dans l'onglet “Résumé”, cliquez sur le nom du fichier. Le fichier est téléchargé sur votre poste de
travail. Éditez-le et sauvegarder le localement. Dans l'onglet “Modifier”, modifier le contenu en
téléchargeant le nouveau fichier.
Methode 2 : édition sur le poste de travail : Nuxeo Drive
A venir : Nuxeo Drive permettra d'éditer les fichiers sans avoir besoin de les télécharger à partir de
Nuxeo.
Methode 3 : édition en ligne (usage avancé)
Obsolète : cette fontion est remplacée par Nuxeo Drive
L'édition en ligne n'est pas offerte par défaut. Pour l'utiliser, lire l'aide détaillée Edition en ligne
Gérer l’évolution du document
L’espace collaboratif étant un outil de Gestion Electronique de Documents (GED), il est possible de
gérer le cycle de vie de vos documents. Vous allez ainsi pouvoir gérer leur évolution et conserver un
historique des versions créées. Lorsque vous modifier un document, vous avez la possibilité de
monter en version mineure (vers 0.0 vers 0.1) ou majeure (vers. 0.0 vers 1.0).
Le changement de version produira ainsi un archivage du document (un instantané) qui ne bougera
pas.
Si vous produisez une nouvelle version mais que vous souhaitez récupérer une ancienne version, vous
pourrez alors restaurer la version précédemment archivée.
Si vous effectuez des modifications sans faire d’archivage (comme par exemple la modification du
titre ou l’importation d’un nouveau fichier depuis l’interface de modification du document), un « + »
viendra s’ajouter à la version courante pour indiquer que la version courante est différente de la
dernière version. Par exemple si la dernière version archivée est la « 2.1 », après modification de
celle-ci sans procéder à un nouvelle archivage, elle sera notée « 2.1+ » .
Montée en version mineure
Cliquez sur l’onglet “Modifier”, puis choisissez Montée de version mineure. Cliquez ensuite sur «
Enregistrer » La nouvelle version de votre document est passée à 0.1.
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Montée en version majeure
Cliquez sur l’onglet “Modifier”, puis choisissez Montée de version majeure. Cliquez ensuite sur
“Enregistrer”. La nouvelle version de votre document est passée à 1.0.
Consulter / Restaurer une version
Les étapes précédentes ont permis de sauvegarder des versions. Il est alors possible de consulter /
restaurer les versions précédentes.
Pour cela, allez sur l’onglet “Historique” puis cliquez sur « Consulter la version archivée » Vous
pouvez voir par exemple que le fichier contenu dans le document précédent était différent.
Vous avez alors la possibilité de restaurer la version précédent. Le document actuel reviendra alors
dans la même version que la version restaurée.
Publier des documents valides
Publication
La publication permet de mettre en ligne un document dans l’espace de consultation “Documents
validés”. Cela permet ainsi à un ensemble d’utilisateurs de lire vos documents sans pouvoir les
modifier.
On ne publie que des versions archivées. Il faut donc avoir préalablement archivé son document.
Cliquez sur l’onglet “Modifier” Choisissez ensuite la version (par défaut, une version sera crée
automatiquement lors de la publication)
Dans l'onglet “Publication”, ouvrir “Document validés” et à l'endroit choisi, cliquer sur “Publier
ici”. Un document peut-être publié à différents endroits. La liste des publications des différentes
versions du document est affichée.
Il est conseillé de ne publier qu'une seule version du document à la fois
Outils
Notifications
Il est possible d’être notifié par mail des évolutions (création / modification de document) au sein d’un
espace de travail (et de ses sous-espaces / sous-dossiers). Cette fonctionnalité est accessible via
l’onglet “Notifications” . Cliquez ensuite sur “S’abonner” en face de l’événement sur lequel vous
souhaitez être notifié.
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Presse-papier
Le presse-papier permet de copier (ou déplacer) des documents d’un espace de travail vers un
autre. Pour copier les documents, il faut cliquer sur la case à cocher en face du document puis cliquer
sur “Copier”.
Les documents sont alors stockés dans le presse-papier. Si vous voulez sélectionner plusieurs
documents, il faudra le faire avant de cliquer sur « Copier » (le presse-papier sera écrasé).
Cliquez ensuite sur l’espace dans lequel vous souhaitez copier / déplacer les documents puis
choisissez l’action correspondante.
Panier
Le panier (“Sélection”) offre plus d’avantages que le presse-papier. En effet, il permet de copier des
documents provenant d’espaces de travail différents et de les conserver en mémoire (même si vous
vous déconnectez).
Sélectionnez le(s) document(s), puis cliquez sur « Ajouter à la sélection ». Faites de même pour les
autres documents à rajouter. Notez que vous pouvez supprimer des documents sélectionnés.
La panier est utile pour :
gérer une liste de favoris
Cela vous évite de déplier l'arbre complet pour accéder à vos dossiers favoris.
faire une sauvegarde locale
Cliquez sur Export ZIP pour télécharger localement l’ensemble du panier sur votre poste.
Historique
Prévisualisation du contenu
Annotation
Relation
Workflow
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Approbation
Parallèle
Tableau de bord
Le tableau de bord offre une vue unifiée de l'ensemble des actions et des documents qui vous
concernent dans votre contribution au travail collaboratif. Ce sont :
vos tâches à faire : accepter une demande de publication, etc..
les workflows auxquels vous participez : approuver la dernière version d'un document, etc …
la liste de vos espaces de travail,
les derniers documents modifiés,
les derniers document validés
From:
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