Politique en matière de cadeaux et d`invitations

Politique en matière de cadeaux et d'invitations
1
Introduction
1.1
Objet
L'objet de la présente Politique est de s'assurer qu'Ebiquity et ses collaborateurs respectent la
Politique et les lois anti-corruption, ainsi que les meilleures pratiques visant à lutter contre la
corruption dans tous les pays et secteurs d'activités au sein desquels Ebiquity opère. La présente
Politique fait partie de l'engagement d'Ebiquity en faveur de l’établissement de solides normes
juridiques et morales dans l'ensemble de ses activités commerciales.
La corruption est une offre, une promesse, l'octroi d'une rétribution financière ou d'un autre
avantage à une personne ayant des responsabilités publiques ou privées, à titre d’incitation ou de
récompense pour avoir exécuté une fonction ou une activité (ou non, selon le cas) de manière
abusive, c'est-à-dire de mauvaise foi ou par abus de confiance.
Il est possible de verser ou de recevoir des pots-de-vin via des cadeaux ou des invitations. La
présente politique présente les procédures d'autorisation des cadeaux et invitations offerts ou reçus.
1.2
Autres politiques
La présente Politique doit être lue en parallèle avec les autres politiques d'Ebiquity, en particulier :



la Politique anti-corruption ;
le formulaire et la procédure de signalement ;
la Politique en matière d'éthique commerciale.
2
Champ d'application
La présente Politique s'applique à :
(a)
(b)
(c)
toutes les entreprises Ebiquity où qu'elles soient implantées dans le monde ;
toutes les filiales et autres entités consolidées, notamment les joint-ventures (JV) consolidées
(celles dans lesquelles Ebiquity détient une participation d'au moins 50 % et/ou elle exerce un
contrôle sur la gestion et de façon systématique de ces entités à la chaîne de propriété de la
filiale/JV) ;
tous les collaborateurs et travailleurs d'Ebiquity, y compris le personnel de toute filiale dans
laquelle Ebiquity détient une participation majoritaire, ainsi que les travailleurs intérimaires,
les consultants et les sous-traitants, quels que soient le lieu où ils se trouvent, leur fonction,
échelon ou réputation.
3
Pots-de-vin
Les personnes ayant le pouvoir de décision ne doivent pas recevoir de pot-de-vin. Le pot-de-vin
peut prendre la forme d'un cadeau ou d'un divertissement offert à l'épouse du décideur ou à d'autres
membres de sa famille.
L’invitation est une étape admise dans la conduite des affaires et, tant qu'elle est raisonnable et
proportionnée, il est fort peu probable qu'elle soit contraire au Bribery Act 2010 [loi anti-corruption
de 2010]. Toutefois, les invitations considérées comme somptueuses ou l'hospitalité offerte à
quelqu'un d’autre qu'un client d'Ebiquity, par ex. un membre de sa famille, pourraient être
contraires à cette loi.
Un cadeau ou une invitation ne doivent pas être offerts ou donnés dans l'intention d'influencer une
autre personne afin qu'elle remplisse ses fonctions de manière abusive.
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Offrir ou recevoir des cadeaux et des invitations
Il est admis que les invitations et les cadeaux font partie des relations d'affaires quotidiennes dans le
secteur commercial. Offrir ou recevoir une invitation ou des frais promotionnels est acceptable s'ils
sont : (a) liés à des évènements professionnels ; (b) donnés et reçus de bonne foi ; (c) autorisés en
vertu des lois et coutumes locales ; et (d) donnés et reçus conformément à la présente Politique.
Toutefois, les invitations somptueuses peuvent également être utilisées pour masquer la corruption.
Il est de la responsabilité de chaque employé de comprendre quand une autorisation préalable est
nécessaire pour offrir ou accepter un cadeau ou une invitation et, si tel est le cas, d'obtenir cette
autorisation. Les exigences sont les suivantes :
(a) pour les frais concernant les cadeaux et invitations, ou pour ce qui est d'accepter des
cadeaux ou invitations, dont la valeur ne dépasse pas 65 £ (ou l'équivalent dans la devise
locale au taux de change au comptant à la date de la dépense), il n'est pas nécessaire de
demander une autorisation préalable ;
(b) pour les frais concernant les cadeaux et invitations, ou pour ce qui est d'accepter des
cadeaux ou invitations, dont la valeur est comprise entre 65 £ et 120 £ (ou l'équivalent dans
la devise locale au taux de change au comptant à la date de la dépense), il est nécessaire
d'obtenir l'autorisation du Responsable de Territoire/Division concerné conformément à la
matrice de responsabilités ; et
(c) pour les frais concernant les cadeaux et invitations, ou pour ce qui est d'accepter des
cadeaux ou invitations, dont la valeur dépasse 120 £ (ou l'équivalent dans la devise locale
au taux de change au comptant à la date de la dépense), il est nécessaire d'obtenir
l'autorisation de votre Responsable de Territoire/Division et du Conseiller juridique
d'Ebiquity conformément à la matrice de responsabilités.
Il est entendu qu'il n'est pas toujours facile d'évaluer la valeur d'un cadeau ou d'une invitation
reçu(e). Dans ce cas, le destinataire doit décrire le cadeau ou l'invitation et faire une estimation
fondée sur les faits de sa valeur probable, c'est-à-dire de son prix à l'achat.
Si vous offrez l'invitation, vous devez uniquement évaluer la valeur de l'invitation que vous offrez,
par ex. si vous invitez un client à déjeuner et que l'addition s'élève à 140 £, la valeur de l'invitation
que vous avez offerte est de 70 £.
Il incombe à chaque Responsable de Territoire/Division de tenir le registre local des cadeaux et
invitations et de s'assurer que toutes les dépenses liées aux cadeaux et invitations, et leur
acceptation, pour lesquelles une autorisation est nécessaire (comme stipulé dans les paragraphes (b)
et (c) ci-dessus) sont inscrites dans le registre.
Chaque Responsable de Territoire/Division doit fournir tous les trimestres au Conseiller juridique
d'Ebiquity un exemplaire à jour du registre local des cadeaux et invitations, en même temps qu'il
remet aux Finances les nouvelles prévisions trimestrielles du budget annuel pour son Territoire/sa
Division.
Les dépenses maximum par Territoire/Division pour ce qui est du développement des affaires pour
chaque client (qu'il s'agisse d'une personne morale ou physique) ne doivent pas dépasser 500 £ par
exercice fiscal sans l'autorisation préalable du Conseiller juridique d'Ebiquity.
Il est important que la valeur monétaire totale des cadeaux et/ou invitations reçus par l'ensemble du
groupe Ebiquity d'un tiers en particulier soit raisonnable. Le Conseiller juridique d'Ebiquity peut le
cas échéant émettre des avis exigeant que les cadeaux ou invitations provenant d'un tiers désigné ne
soient plus acceptés (et ils devront donc être refusés) jusqu'à nouvel ordre.
Il peut arriver que la valeur de l'invitation que vous recevez soit bien supérieure à ce que vous
pensiez avant de la recevoir, par ex. vous avez demandé l'autorisation préalable de votre
Responsable de Territoire/Division alors que vous avez finalement reçu une invitation dont la
valeur dépasse 120 £. Bien que vous deviez toujours essayer de prévoir précisément la valeur d’une
invitation, il est admis qu'une évaluation puisse être inexacte. Si cela se produit, vous devez obtenir
le consentement rétrospectif de l’autorité concernée et vous assurer que l'estimation révisée de la
valeur de l'invitation a été enregistrée.
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Soupçons de pot-de-vin
Si l'on vous demande de verser un pot-de-vin, ou si vous pensez qu'un cadeau ou qu'une invitation a
été offert(e) en guise de pot-de-vin, vous devez vous référer à la procédure de signalement et en
informer le Conseiller juridique d'Ebiquity.