Un projet Web Conferencing dans le cadre d`ALFA

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et leurs partenaires vous proposent…
Un projet Web Conferencing dans le cadre d’ALFA
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Qu’est-ce que le Web Conferencing ?
Pourquoi faut-il utiliser le Web Conferencing ?
Combien ça coûte ?
Qu’est-ce que ça rapporte ?
En quoi consistera un projet pilote Web Conferencing dans le cadre d’ALFA ?
1- Qu’est-ce que le Web Conferencing ?
Le Web Conferencing est un système de réunion et de collaboration à distance en temps réel. Il existe
différentes solutions sur le marché qui permettent de réunir vos interlocuteurs par téléphone tout en partageant
des documents en direct, via Internet.
Vous disposez d'une véritable salle de réunion à distance, disponible 24h/24, 7j/7, à partir d'un simple
téléphone et d'un ordinateur équipé d'une connexion Internet.
Il permet de planifier, gérer et animer des Web conférences (réunions de travail, formations, séminaires...) entre
des utilisateurs répartis sur différents sites géographiques.
La plupart des solutions présentes sur le marché proposent différentes fonctionnalités de base :
• Convocation aux réunions Web via lancement d'invitations depuis Outlook ou Lotus Notes.
• Suivi et contrôle de la réunion en direct depuis votre ordinateur.
• Présentation de documents en ligne (Word, Excel, PowerPoint…) avec des outils de communication
interactifs (annotations permettant de mettre en avant les idées clés d’un document).
• Partage d'applications et de documents en temps réel : travaillez (approuver, éditer ou modifier) à
distance sur n'importe quel document ou application disponible sur votre PC.
• Partage de navigateurs Internet.
• Chat et messagerie instantanée.
• Branchez votre Web Cam et augmentez la convivialité de vos réunions grâce à l'image.
• Tableau blanc virtuel.
Certaines solutions de Web Conferencing offrent des fonctionnalités plus avancées, notamment pour la
visualisation et le partage de données ingénierie (édition et modification de fichiers CAO).
Le confort d'utilisation et l'interactivité des outils de Web Conferencing assureront le succès et l'efficacité de vos
réunions à distance.
2- Pourquoi faut-il utiliser le Web Conferencing ?
Vous avez souvent besoin de réunir des collaborateurs, clients ou partenaires, dans le cadre de suivi d'activités,
présentation de résultats, gestion de projets, formation à distance. Or les déplacements coûtent chers et font
perdre un temps précieux.
Si en plus, du fait de la mondialisation, vous êtes obligés de créer des sites à l’étranger ou de développer des
partenariats à l’étranger, vous devrez y consacrer du temps et vous aurez à supporter des frais de déplacements
coûteux.
Pour toutes ces raisons, l’utilisation du Web Conferencing permet de faire des économies conséquentes de
temps et d’argent.
3- Combien ça coûte ?
Les tarifs sont fonction :
• Du type d’abonnement auquel l’entreprise va souscrire (connexion nationale ou internationale).
• Et du volume d’utilisation moyenne annuelle qu’elle va faire.
Pour fixer un ordre de grandeur, les tarifs actuels proposés sont compris entre 0,20€ et 0,40€ par minute et par
participant à la Web Conférence. Les coûts sont en général à la charge de l’organisateur de la réunion (partie
invitante).
Prenons un exemple concret : Pour une réunion d’une durée de 3h, ayant lieu à Paris et comprenant 10
personnes venant de différentes régions françaises (pour des étrangers l’économie serait encore plus grande !).
Coût estimé pour une réunion physique :
• En temps : 10 fois une journée homme à 500 €
• En frais de déplacement : 10 fois 150 €
• Total : 6500 €
Coût pour la même réunion en Web Conférence :
• Accès au service de Web Conférence : 0,30 (tarif moyen) fois 10 fois 3 fois 60 = 540 €
• Plus les frais de téléphone pour les 10 participants = 110 €
• Total : 650 € soit 10 fois moins cher que pour une réunion physique !
4- Combien ça rapporte ?
Le Web Conferencing est une alternative aux voyages d’affaires traditionnels efficace et économique. Il permet
une réduction importante des coûts de déplacements et un gain de temps indéniable.
Deux heures de Web conférence remplacent parfois deux jours de déplacement et les économies réalisées sont
supérieures à 90% du coût antérieur.
Ce système permet par ailleurs de renforcer les partenariats de l’entreprise.
5- En quoi consistera un projet pilote Web Conferencing dans le cadre d’ALFA ?
Le programme ALFA, mis au point par GALIA et ses treize partenaires, bénéficie de l’assistance humaine et
financière des entreprises de la filière automobile, des organisations et associations professionnelles du secteur
et des pouvoirs publics, nationaux et régionaux. Ces ressources sont mises à la disposition des entreprises dans
le cadre d’actions générales de communication et de formation, et dans un nombre limité de projets pilotes.
Les ressources nécessaires à la mise en œuvre du Web Conferencing dans une entreprise de rang 2 sont
estimées à 5 jours homme (maximum), non compris l’achat de matériel et de logiciel informatiques.
L’entreprise volontaire pour un projet Web Conferencing supportera une charge de 500 euros et 0,5 jour
homme, représentant au total 20% de la charge du projet, et bénéficiera d’une assistance extérieure représentant
80% de la charge totale du projet.
Le conseil portera sur :
• La caractérisation du besoin de l’entreprise (demandes clients, volume et types d’échanges, etc.).
• La recherche de la solution la plus appropriée.
• La mise en œuvre de celle-ci.
• La prise en main de l’outil (formation).
• L’accompagnement au changement culturel : en effet, passer des réunions physiques à des réunions
Internet n’est pas naturel et demande un apprentissage pour habituer les personnes à changer
progressivement de mode de communication.
En participant à un projet pilote, l’entreprise accepte qu’il en soit tiré une « étude de cas » faisant l’objet d’une
large communication ultérieure dans le cadre du programme ALFA.