PROCEDURE MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES

PROCEDURE
MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES
ENREGISTREMENTS REMPLIS
Version 7
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1. OBJET
Cette procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents requis pour le
système de management de la qualité (documents internes et externes).
Cette procédure définit aussi les règles pour assurer la maîtrise de tous les enregistrements remplis.
2. DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à tous les documents et enregistrements définis précédemment.
3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE
Norme ISO 9001 : 2000
4. MAITRISE DES DOCUMENTS
4.1. Identification des documents du Système Qualité
Notre système qualité est composé de différents types de documents:
- manuel qualité
- procédures
- notes d’information (liste, mémento …)
- formulaires d’enregistrements
Les documents de notre système qualité sont identifiés par : type de document, intitulé et version.
C’est le RQ qui attribue l’identification des documents du système qualité.
4.2. Création et modification
4.2.1. Responsabilités :
Manuel Qualité
Procédure
Notes d’information
Formulaires d’enregistrements
Rédaction
Responsable qualité
Toute personne
Toute personne
Toute personne
Approbation
Responsable qualité
Responsable qualité
Responsable qualité
Responsable qualité
L’approbateur vérifie la cohérence du document (ainsi que des notes d’information et formulaires
d’enregistrements associés) avec l’ensemble du système documentaire et vise le document.
4.2.2. Architecture type d’une procédure
Respecter le modèle de la présente procédure (cartouches, objet, domaine d’application, documents
de référence, contenu).
4.2.3. Architecture type d’une note d’information et d’un formulaire d’enregistrement
Les notes d’information et les formulaires d’enregistrement doivent contenir le type de document,
l’intitulé, le numéro de version et le cartouche.
4.2.4. Modifications
Toute modification de document suit le même cheminement que sa création. L’attention du lecteur
est attirée par un trait vertical dans la marge en face du texte modifié. Le RQ met à jour la « Note
information liste des documents en vigueur ». L’ensemble des documents est revu tous les 2 ans (y
compris les dispositifs de mesure que sont les questionnaires d’évaluation).
Date d’application
Visa Approbation
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4.3 Diffusion des documents du système qualité:
Le RQ assure la diffusion de tous les documents par intranet. Seule la version sur intranet est à jour.
Les documents peuvent aussi être diffusés en version non contrôlée. Dans ce cas, la diffusion est
sous la responsabilité du Responsable Qualité .qui apporte la mention « Diffusion Non Contrôlée »
sur la 1ère page Le destinataire ne recevra pas forcément les mises à jour des différentes versions des
documents.
4.4 Archivage:
Le RQ conserve pendant 3 ans un exemplaire des documents périmés qui portent la mention
« PERIME » sur la première page.
4.5.Documents d’origine externe
Les normes relatives à la qualité sont gérées par le RQ. Au moins une fois par an, il s’assure auprès
des organismes éditeurs de la pertinence des éditions en sa possession.
Les documents officiels (Journal Officiel, Bulletin Officiel, Code du travail, réglementation en
matière de sécurité …) sont gérés par le responsable administratif de l’IUT ou du CFA, qui les
reçoit, les examine et transmet au CMFC&A les textes qui le concernent.
5. MAITRISE DES ENREGISTREMENTS REMPLIS
La «Note information liste de gestion des enregistrements» définit le mode de gestion (règles
d'identification, d’indexage, de classement, d’archivage), les responsabilités associées et les lieux et
durée de conservation de tous les enregistrements remplis mentionnés dans les procédures. Dès que
la date d’archivage est dépassée, les enregistrements sont éliminés.
6. SAUVEGARDE, CONFIDENTIALITE ET ACCES DES DOCUMENTS ET DES
ENREGISTREMENTS
Tous les documents et enregistrements installés sur un poste informatique sont protégés par la mise
en place d’un mot de passe et sauvegardés sur support informatique conservé dans un autre
bâtiment que celui dans lequel se trouve le poste informatique qualité.