CONSULTATION Expertise gestion de projet

CONSULTATION
Expertise gestion de projet Commission d’Evaluation CIO
Date limite de remise des offres :
Jeudi 03/11/2016 à 11h (heure locale)
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PRESENTATION & CONTEXTE
1- Les Jeux Olympiques et Paralympiques
Les Jeux Olympiques et Paralympiques sont le premier évènement sportif du monde avec un impact
médiatique incomparable. Ils rassemblent plus de 15 000 athlètes provenant de 206 délégations réparties
sur les cinq continents, et sont suivis par plus de 3,7 milliards de téléspectateurs du monde entier à travers
plus de 100 000 heures de diffusion TV. Ils constituent donc, parmi tous les événements mondiaux sportifs,
économiques ou culturels, un événement inégalé, dont la puissance démultiplie les impacts.
Mais au-delà de l’impressionnant retentissement de l’évènement, il s’agit surtout, et avant tout, d’un projet
global qui implique les différents territoires et toute la population du futur pays hôte et ce, pendant une durée
de 9 ans, de la candidature à la cérémonie de clôture des Jeux Paralympiques.
Les Jeux Olympiques et Paralympiques et plus largement l’Olympisme représentent ainsi une véritable
philosophie de vie qui place le sport au service du bien commun. Alliant le sport à la culture et à l’éducation,
l’Olympisme se veut créateur d’un style de vie fondé sur la joie dans l’effort, la valeur éducative du bon
exemple, la responsabilité sociale et le respect des principes éthiques fondamentaux universels. Le but du
Mouvement Olympique est de contribuer à la construction d’un monde meilleur et pacifique.
2- Paris, ville candidate aux Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024
Après une phase d’invitation, les villes ayant décidé de présenter une candidature aux Jeux Olympiques et
Paralympiques de 2024 ont entamé la procédure de candidature. Celle-ci s’étend du 15 septembre 2015 au
13 septembre 2017, date à laquelle la Session du CIO élira la ville hôte des Jeux Olympiques et
Paralympiques de 2024.
Le 12 février 2015, Bernard Lapasset, Président du Comité Français pour le Sport International, remet une
étude d’opportunité aux représentants du mouvement sportif, de l’Etat et des collectivités territoriales
concernées.
Le 23 juin 2015 est annoncée la candidature officielle de la Ville de Paris à l’organisation des Jeux
Olympiques et Paralympiques de 2024.
Le Comité de candidature a été officiellement constitué le 11 décembre 2015 sous la forme d’un
Groupement d’intérêt public (GIP). Il est constitué des cinq membres fondateurs de l’Association « Ambition
Paris 2024 » qui portait le projet au lancement de la candidature : la Ville de Paris, le Comité National
Olympique et Sportif Français (CNOSF), le Comité Paralympique et Sportif Français (CPSF), la Région Ilede-France et l’Etat. Le Comité de candidature Paris 2024 est coprésidé par Bernard Lapasset et Tony
Estanguet.
Le 17 février 2016, le Comité de candidature a remis au CIO le dossier de candidature « Phase 1 » du
processus de candidature présentant la vision, le concept des Jeux et la stratégie globale du projet. Ce
projet pour Paris 2024 a été révélé et présenté au grand public lors d’un évènement à la Philharmonie de
Paris ce même jour.
Le 7 octobre 2016, le dossier de candidature « Phase 2 » détaillant la gouvernance, les aspects juridiques
et le financement des sites a été remis au CIO. Ce deuxième rendu sera suivi en novembre 2016 d’une
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présentation du projet à l’Assemblée Générale de l’Association des Comités Olympiques Nationaux (ANOC)
à Doha.
Le 3 février 2017, le dernier dossier de candidature « Phase 3 » autour de la livraison des Jeux, l’expérience
et l’héritage en termes de sites olympiques, sera remis au CIO. Suivront ensuite une visite de la commission
d’évaluation du CIO dans chacune des villes candidates en avril et mai 2017 (0 paris du 14 au 17/05/2017)
et un briefing technique du CIO à Lausanne en juillet 2017, avant l’élection par le CIO de la ville hôte des
Jeux Olympiques et Paralympiques 2024, le 13 septembre 2017 à Lima, au Pérou.
Le Comité de candidature est notamment chargé de :
 Réaliser le projet qui sera présenté au Comité International Olympique (CIO) ;
 Participer à toutes les actions organisées par le CIO et les organisations sportives internationales
compétentes dans le cadre du processus de candidature ;
 Représenter officiellement la candidature auprès de l’ensemble des acteurs nationaux et
internationaux ;
 Coordonner l’information, la participation et la consultation de la population, des organisations ou
institutions représentatives, du mouvement sportif ou des acteurs économiques sur le projet ;
 Susciter l’adhésion et la mobilisation nationale autour de la candidature ;
 Promouvoir la candidature de Paris 2024 au plan international ;
 Maximiser l’impact et l’héritage du projet olympique et paralympique pour les territoires et les
populations, ainsi que pour le développement du sport et la promotion des valeurs de l’olympisme
;
 Assurer la soutenabilité, la durabilité, l’éthique et la transparence de la candidature.
3- Contexte juridique de la présente consultation
Par arrêté du 11 décembre 2015, l’association ambition olympique et paralympique a été transformée en
Groupement d’intérêt public (GIP) PARIS 2024.
Pour la satisfaction des besoins nécessaires à l’accomplissement de sa mission, le GIP PARIS 2024 est
soumis à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et à son décret
d’application n°2016-360 du 25 mars 2016.
Pour ce faire, le GIP entend s’entourer d’un prestataire expérimenté dans la gestion d’un projet tel que la
commission d’évaluation et organise ainsi une procédure adaptée de mise en concurrence lui permettant
de choisir son/ses prestataires et conseils, dans le respect des règles de la commande publique qui lui sont
applicables.
Dans ce contexte, le GIP organise une procédure de mise en concurrence pour s’entourer d’un prestataire.
4- Contexte opérationnel de la présente consultation
Afin d'examiner les candidatures des villes désireuses d'organiser les Jeux Olympiques et Paralympiques
2024, le président du CIO a établi une Commission d'évaluation (CEV) pour les villes candidates. Cette
commission d'évaluation a pour mission de conseiller la Session, la commission exécutive et le président
du CIO s'agissant de toutes les questions liées à l'analyse des projets des villes candidates.
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Cette mission s’étend sur toute la durée du processus de candidature et comprend en particulier :
la remise de deux rapports intermédiaires à la commission exécutive suite à la phase 1 et à la
phase 2 de la procédure de candidature,
- une évaluation des risques et opportunités pour tous les membres du CIO à l’issue de la phase
3.
L’évaluation des risques phase 3 est le document final rendu par la CEV. Elle est basée sur l’analyse du
dossier de candidature final « phase 3 » qui sera rendu le 3 février 2017, ainsi que sur les conclusions de
la visite de la Commission d’évaluation dans chacune des villes candidates. Cette visite est l’occasion pour
la CEV d’interagir avec chaque Comité de Candidature et d’analyser en détail les projets de chaque
candidat, à travers différentes sessions de travail : présentation du Comité de candidature, séances de
Questions/Réponses, visites des principaux sites olympiques.
-
La commission comprend des membres du CIO et des représentants des Fédérations Internationales, des
CNO, de la commission des athlètes, du Comité International Paralympique et des experts (cf. Annexe 1 :
Membres de la Commission d’évaluation des Jeux 2024).
La visite de la Commission d’évaluation
Dans le cadre de la candidature de Paris aux Jeux Olympiques et Paralympiques 2024, la
Commission d’évaluation du CIO se tiendra du 14 au 17 mai 2017.
Au préalable, et ce afin de préparer cette visite, un photographe du CIO visitera chaque ville pour fournir
des photos de chaque lieu/site de compétition ou autre site. De la même façon, des experts techniques du
CIO seront missionnés pour venir expertiser les sites et/ou le dossier de candidature sur les sujets suivants :
sites, transport, développement durable et sécurité.
Ces visites techniques, prévues en février-mars 2017, permettront à la CEV de disposer de premiers retours
sur leurs éventuels questionnements et de rédiger les questions préalables à la visite.
La visite effective de la CEV sera de 3 jours de travail effectif sur site et sera organisée de la manière
suivante :
Samedi 13/05/2017
Dimanche
14/05/2017
Lundi 15/05/2017
Mardi 16/05/2017
Après-midi
Fin d’après-midi
Journée
Soirée
Journée
Soirée
Matin
Après-midi
Arrivée des membres de la CEV
« Meet & greet » à l’hôtel de la CEV
Journée de travail : présentation, questions/réponses sur
l’ensemble des thèmes de la candidature
Diner officiel
Visite des différents sites
Participation à un événement sportif (optionnel)
Débriefing / follow-up de la visite
Réunion interne de la Commission d’évaluation
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Des éléments complémentaires sont joints en annexe du présent cahier des charge (cf. Annexe 2 : Eléments
complémentaires pour la visite de la Commission d’Evaluation 2024 »)
Il est important de noter que cette visite se tiendra dans un contexte politique particulier du fait des élections
présidentielles françaises qui se seront tenues le dimanche précédent la visite de la commission
d’évaluation. Le nouveau gouvernement ne sera donc pas formé au moment de la visite.
De la même façon, la mobilisation des cabinets ministériels sera plus délicate pendante toute la période de
préparation de l’événement.
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Ceci étant rappelé, les Parties ont convenu ce qui suit :
1. POUVOIR ADJUDICATEUR, TYPE DE PROCEDURE ET FORME DU MARCHE
GROUPEMENT D’INTERET PUBLIC PARIS 2024
96, BOULEVARD HAUSSMANN
75 008 PARIS
Dûment représentée aux fins des présentes par M. Guillaume CUSSAC, Directeur administratif et
financier.
Contact : Lydie EMERAUD
Adresse email : [email protected]
Téléphone : 01 81 20 24 72
Le présent marché est passé selon une procédure adaptée en application des dispositions de l’article 27
du décret n°2016-360 du 25 mars 2016.
Il s’agit d’un accord-cadre mono-attributaire passé selon les articles 78 et 79 du décret n°2016-360 précité.
2. OBJET DE LA CONSULTATION
La mission demandée consistera à apporter au comité de candidature une assistance technique de
gestion de projet, de coordination et de conseils spécifiques aux grands évènements afin de contribuer à
la définition, la préparation et la livraison de la visite de la commission d’évaluation du CIO.
En cas de besoin, le pouvoir adjudicateur sollicitera le prestataire retenu pour satisfaire ces prestations
supplémentaires par la passation d’un marché subséquent.
3. DUREE
Le présent marché prendra effet à partir du jour d’attribution du marché jusqu’à la fin de la CEV. Le contrat
pourra être renouvelé à l’initiative du GIP Paris 2024 pour une durée de maximum 3 mois.
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4. PRESTATIONS A REALISER
Le Prestataire en charge du projet Commission d’Evaluation (CEV) est responsable, au sein du Comité
de candidature et en liaison avec la Direction Générale et avec les parties prenantes (membres fondateurs
et partenaires officiels du GIP, collectivités parties prenantes, prestataires extérieurs) et d'autres
organisations compétentes, de tous les aspects liés à l’organisation de la commission d’évaluation, de la
conception à la livraison sur site.
Les missions principales sont l’organisation et la coordination évènementielle de la commission
d’évaluation du CIO :
- Organiser la Commission d’évaluation du CIO : créer le concept de l’évènement en mesure d’accueillir
la délégation du CIO, le choix d’un lieu en accord avec le Pouvoir Adjudicateur
- Coordonner la Commission d’évaluation du CIO : planifier la logistique, organisation humaine avant
et pendant l’évènement.
Pour remplir ces missions, le Prestataire fait office de coordinateur entre les différentes directions
fonctionnelles du Comité concernées par le projet CEV. Une attention particulière sera donnée à la liaison
avec la direction de la communication (relations médias en particulier) et la direction des relations
internationales.
Il supervise les missions des équipes dédiées au projet et fait office de coordinateur avec les différentes
parties prenantes dans l’organisation de la CEV :
 Membres fondateurs du GIP (Etat, Région Ile-de-France, Ville de Paris, CNOSF, CPSF)
 Partenaires privés du GIP
 Prestataires extérieurs du GIP
 Autres partenaires publics, en particulier les collectivités sites hôtes de sites proposés dans le
dossier de candidature
 Prestataires communs au GIP et au CIO (hôteliers et prestataires retenus par le CIO)
 Organes de sécurité et de sûreté / Institutions
En collaboration avec la Direction Générale du GIP, il assure la coordination avec les services
opérationnels et événementiels du CIO.
Les prestations principales du Prestataire sont :
 Le développement du concept général de la Commission d’évaluation en lien avec le comité de
direction de la candidature et les experts internationaux désignés par Paris 2024. Ce concept
général devra intégrer les services aux différentes populations (membres du CIO, Comité de
candidature, experts techniques et internationaux, membres fondateurs, partenaires du GIP, élus
des collectivités partenaires, médias, bénévoles, etc.) ;

Au regard du concept ainsi développé, l’analyse des compétences et besoins complémentaires
nécessaires.

La coordination et la gestion au jour le jour des différents prestataires nécessaires à la livraison
du projet ;

La supervision de l’ensemble des études nécessaires à la livraison de l’événement ;
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
La coordination et la gestion des relations avec les autorités locales concernées ;

L’obtention de toutes les autorisations réglementaires nécessaires à l’organisation de
l’événement (sécurité, transport, etc.).

La supervision de la préparation et de la mise en place opérationnelle sur les différents sites de
visite de commission d’évaluation (hôtels, sites visités, etc.).

L’interaction avec le CIO sur les sujets opérationnels et techniques, accueil des éventuelles
délégations d’experts techniques que le CIO pourrait envoyer au préalable de la Commission
d’évaluation (y compris visite d’un photographe) ;

La conduite d’éventuels projets « symboles » liés à la Commission d’évaluation.
Le GIP souhaite pouvoir disposer d’une équipe réduite autour d’un directeur de Projet dédié.
4. COMPETENCES DEMANDEES
Le prestataire retenu désignera un interlocuteur unique, le « Directeur de Projet », qui apportera une
information régulière et saura mobiliser les expertises nécessaires. Cet interlocuteur

Expertise et expérience de candidatures et d’organisations olympiques et de grands évènements
sportifs internationaux ;
Expertise et expérience du Directeur de projet sur la préparation et l’organisation opérationnelle
d’événements similaires à forte valeur ajoutée.
Excellence des qualités rédactionnelles en langue française et anglaise voire une autre langue.


5. CONTENU DES REPONSES
Les réponses des candidats à la présente consultation devront être composées des éléments suivants :
•
Un dossier de candidature, comprenant :
- une présentation du candidat (nom ou raison sociale ; forme juridique, domicile ou siège social,
numéro de téléphone et de télécopie, adresse de courrier électronique) ;
- une présentation des effectifs et ressources humaines globales du candidat ;
- son expérience et ses références dans la réalisation de prestations d’objet comparable, au cours
des 3 dernières années ou sur des évènements similaires (nom des destinataires, contenu et
étendue des missions, implication effective des consultants, date de réalisation) ;
- une déclaration du chiffre d’affaires global et du chiffre d’affaires concernant les services objet
du présent appel d’offres, réalisés au cours des 3 derniers exercices disponibles ;
- un extrait K-bis de moins de 3 mois ;
- une attestation d’assurance relative aux activités exercées en cours de validité ;
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-

en cas de sous-traitance, le candidat en fait la déclaration, soit sur un formulaire gouvernemental
DC4, soit sur papier libre, en identifiant le sous-traitant (SIRET, forme juridique, représentants
habilités) et en indiquant la nature des prestations sous-traitées et la répartition du paiement ;
une attestation sur l’honneur que ni le candidat ni les éventuels sous-traitants n’entrent dans les
interdictions de soumissionner mentionnées à l’article 45 de l’ordonnance n°2015-899 du 23
juillet 2015.
Un dossier offre, comprenant :
- Un mémoire technique détaillant la méthodologie déployée par le prestataire, les moyens
techniques et les ressources mis en œuvre et le plan de charge prévisionnel de ces ressources,
les principaux livrables, un calendrier incluant les principales étapes 10 pages recto verso
maximum, annexes et photos comprises ;
- Une proposition tarifaire détaillée en € HT en utilisant le DPGF (Décomposition du Prix Global et
Forfaitaire). Les offres reçues pourront donner lieu à des négociations le cas échéant.
La qualité des équipes effectivement impliquées dans la mission constituera un élément clé de notre
évaluation. Merci de décrire précisément l’organisation de l’équipe projet et de fournir les CVs des membres
de l’équipe et des sous-traitants.
L’offre présentée par le candidat sera valable 120 jours à compter de sa remise et ne devra comporter aucune
variante.
6. MODALITES DE RECEPTION DES OFFRES
Les offres devront être adressées, par tout moyen sur support dématérialisé (usb ou lien) et sur papier, seule la
version dématérialisée fera foi en cas de litige. Le candidat devra s’assurer de la bonne réception de son offre par
le pouvoir adjudicateur :
•
•
soit par email à Mme Lydie EMERAUD ([email protected]),
soit sous pli cacheté :
- en recommandé avec accusé de réception ;
- remis en mains propres contre décharge, du lundi au vendredi, de 9h30 à 20h00 local.
A l’adresse suivante :
PARIS 2024 – A l’attention de la Direction Administrative et Financière Consultation – Expertise gestion de projet CEVConfidentiel - Ne pas ouvrir 96, Boulevard Haussmann
75008 PARIS
Les plis qui seraient remis ou dont l’avis de réception serait délivré après la date et/ou l’heure limite précitées
ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus.
La date limite de réception des offres est fixée au jeudi 03 novembre 2016, à 11H00 (heure locale).
7. MODALITES DE SELECTION DES OFFRES
7.1. Analyse des candidatures
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Lors de l’analyse des candidatures, pourront être éliminés les candidats ne présentant pas des capacités
suffisantes pour exercer les prestations susvisées.
L'absence de références relatives à l'exécution de prestations de même nature ne peut justifier, à elle
seule, l'élimination d'un candidat. Les capacités financières, professionnelles et techniques du candidat
seront examinées.
7.2. Analyse des offres
PARIS 2024 choisira l’offre économiquement et techniquement la plus avantageuse compte tenu des
critères suivants :
Critère 1 – Capacités techniques (70%) :
-
Sous-critère 1.a (20% de la note technique): méthodologie, principes d’organisation et répartition des
responsabilités entre le contractant le GIP PARIS 2024 et les partenaires du projet ;
Sous-critère 1.b (20% de la note technique): planification et principaux livrables permettant de
respecter l’échéance de la CEV ;
Sous-critère 1.c (60% de la note technique): expérience pertinente dans la tenue d’événements
qualitatifs et à forte valeur ajoutée et connaissance des processus de candidatures et/ou
d’organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques, et qualité des ressources proposées (CV,
ressources dédiées, expérience individuelle …).
Critère 2 – Prix (30%) : d’après le DPGF qui devra être rempli par le titulaire, en suivant le modèle fourni.
Les offres sont remises en Euro (EUR).
8. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Chaque candidat peut obtenir des renseignements complémentaires qui lui seraient nécessaires en faisant
parvenir sa demande par courrier électronique ([email protected]), au plus tard le 26/10/2016 à 11H.
9. NEGOCIATION
PARIS 2024 se réserve le droit de négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Cette négociation
peut porter sur tous les éléments de l'offre, notamment sur le prix.
10. RESILIATION
10.1.
Résiliation pour manquement
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Dans l'hypothèse où l'une des parties ne respecterait pas les engagements auxquels elle
s'astreint en vertu de la présente consultation, l'autre serait fondée à se désengager de ses
propres obligations après mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de
réception, restée sans effet après un délai de (30) trente jours.
La résiliation de la convention interviendra de plein droit par une nouvelle lettre recommandée
avec demande d'avis de réception adressée à la partie défaillante. Elle a pour effet de mettre un
terme immédiat et de plein droit au présent lien contractuel, sans préjudice de la faculté pour la
partie victime du manquement de demander tous dommages et intérêts, qu'elle estimerait
justifiés, en compensation du préjudice subi.
10.2.
Résiliation pour force majeure
Nonobstant ce qui précède, aucune partie ne sera responsable de la non-exécution totale ou
partielle de ses obligations au titre du présent lien contractuel, si cette non-exécution est
provoquée par un événement constitutif de force majeure. Seront considérés comme cas de force
majeure les événements remplissant les critères fixés par la loi française et la jurisprudence de
la Cour de cassation. La partie invoquant un événement constitutif de force majeure devra en
aviser l'autre partie dans les cinq jours suivant la survenance ou la menace de cet événement.
Les parties conviennent qu’elles devront se concerter dans les meilleurs délais afin de déterminer
ensemble les modalités de la poursuite des obligations de chacune des parties, pendant la durée
du cas de force majeure. Au-delà d’un délai de un mois d’interruption pour cause de force
majeure, le présent lien contractuel sera résilié automatiquement, de plein droit.
11. RELATION ENTRE LES PARTIES
Le prestataire retenu ne sera pas le mandataire, ni le préposé, ni l’associé (au sens de l’article 1832 du Code
civil) de PARIS 2024 et il ne pourra, en aucune façon, l’engager par ses actes.
12. NOTIFICATION ET DOCUMENTS CONTRACTUELS
Le choix du prestataire retenu sera notifié par courrier électronique.
La participation à la présente consultation emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions par
chaque candidat. Le prestataire retenu sera lié par le présent document et l’offre qu’il aura présentée à PARIS
2024.
Ultérieurement au choix du prestataire, PARIS 2024 pourra décider de la rédaction d’un document contractuel
entre les parties, venant éventuellement compléter et préciser les modalités pratiques d’exécution de certaines
obligations.
13. SOUS TRAITANCE, OBLIGATIONS LIEES AU DROIT DU TRAVAIL ET ASSURANCES
11
Conformément à l’article 133 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, le Titulaire du Marché pourra soustraiter l’exécution de certaines parties du Marché, sous réserve de le faire dans les conditions prévues par
l’article 62 de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et de recueillir l’acceptation préalable de chaque
sous-traitant par le Pouvoir adjudicateur.
S’agissant des modalités relatives à l’a sous-traitance, les Parties se conforment aux articles 133 à 137 du
décret n°2016-360 précité.
Le prestataire retenu devra employer, encadrer et rémunérer son personnel sous sa responsabilité exclusive
au regard des obligations fiscales, sociales et du droit du travail, et notamment celles relatives à la durée du
travail.
14. LOI APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE JURIDICTION
La présente consultation et ses suites sont soumises à la loi française.
Tout litige relatif à l’interprétation entre les parties qui trouverait son origine dans la présente consultation et
ses suites serait soumis aux tribunaux compétents du ressort de la Cour d’Appel de Paris.
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Annexe 1 : Membres de la Commission d’évaluation des Jeux 2024
Membres de la Commission d’Évaluation
1
Frank FREDERICKS (NAM)
2
Nawal EL MOUTAWAKEL (MAR)
3
Ugur ERDENER (TUR)
4
Gunilla LINDBERG (SUE)
5
Patrick BAUMANN (SUIS)
6
Habu GUMEL (NGR)
7
Marisol CASADO (ESP)
8
Tsunekazu TAKEDA (JAP)
9
Kirsty COVENTRY (ZIM)
10 Bernard RAJZMAN (BRA)
11 Mikaela COJUANGCO JAWORSKI (PHI)
12 Poul-Erik HØYER (DAN)
13 Kereyn SMITH (NZL)
14 Duane KALE (NZL)
Ex Officio Member
15 Andrew RYAN* (GBR)
Conseillers
16 John MCLAUGHLIN (CAN)
17 David STUBBS (GBR)
18 Barry O’NEILL (AUS)
Administration du CIO
19 Christophe DUBI (SUI)
Président, Membre du CIO
Membre du CIO
Membre de la Commission Exécutive du CIO
Membre de la Commission Exécutive du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
Membre du CIO
CEO et Secrétaire général, CNO N-Zélande
Membre associé de l’IPC
Directeur exécutif de l’ASOIF (ne participe
pas à la visite de la CEV)
Finance et Marketing
Durabilité
Transport
Directeur exécutif du CIO pour les Jeux
Olympiques
Directeur associé – Candidatures
olympiques
20
Jacqueline BARRETT (GBR)
21
22
23
24
25
26
+ 6 membres de l’administration du CIO (noms à confirmer)
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ANNEXE 2 : ELEMENTS COMPLEMENTAIRES POUR LA VISITE DE LA COMMISSION D’EVALUATION 2024
Agenda Olympique 2020
En décembre 2014, le CIO a adopté l’Agenda Olympique 2020, sa feuille de route stratégique pour le futur du
Mouvement olympique, incluant un nouveau processus de candidature appliqué pour la première fois aux Jeux de
2024 : ce nouveau processus apporte des changements significatifs au format et au mode de travail de la
Commission d’évaluation, avec notamment une approche basée sur un dialogue constructif plutôt qu’un examen
et un processus simplifié dans le but de réduire les coûts liés à l’organisation de la visite.
Le CIO demande ainsi explicitement aux villes candidates de respecter l’esprit de l’Agenda Olympique 2020 à
l’occasion de l’accueil de la Commission d’évaluation : la visite est une visite de travail destinée à aider le CIO dans
l’évaluation des risques et opportunités liés au projet présenté par la ville et doit être conduite de manière à
promouvoir un échange ouvert d’information dans un environnement propice au dialogue. Dans cet esprit, les
questions de la CEV seront envoyées au Comité de Candidature une semaine avant l’arrivée de la Commission.
Il est en outre demandé aux villes candidates de chercher en toute circonstance à minimiser les coûts liés à
l’organisation de la visite de la CEV.
Programme prévisionnel détaillé
Samedi
13/05/2017
Dimanche
14/05/2017
Lundi 15/05/2017
Mardi 16/05/2016
Après-midi
Arrivée des membres de la CEV
18:00 – 19:00
Soirée
Journée
« Meet & greet » à l’hôtel de la CEV
Libre (diner, préparations réunion du lendemain…)
Journée de travail : 2 sessions de travail (matin, après-midi) comprenant
chacune une présentation de 45mn maximum (y compris
potentiellement un film de 10mn max) suivi d’une séquence de
dialogue :
 08:30-09:00 : discours d’ouverture
 09:00 – 18:00 :
o Vision et concept des Jeux Olympiques et
Paralympiques, Expérience des Jeux et Athlètes,
Engagement, Développement Durable et Héritage
o Déjeuner sur place (1 heure)
o Services aux Jeux (hébergement, transport,
sécurité), Structure de gouvernance, Budget COJO,
Services de l’état, Financement des sites et autres
engagements financies
 20:00 – 22:00 : diner officiel
Soirée
Journée
Soirée
Matin
Après-midi
08:30 – 17:00 : Visite des différents sites1
Participation à un événement sportif (optionnel)
08:30 – 12:00 : Débriefing / follow-up de la visite et du jour 1, discours
de clôture
Réunion interne de la Commission d’évaluation
1
La liste exacte des sites visités sera définie ultérieurement. Idéalement, la Commission devrait rester groupée
pendant ces visites mais, si nécessaire, elle pourrait éventuellement être divisées en plusieurs groupes.
14
Eléments logistiques
Les principaux besoins en terme de logistique (hors média) sont les suivants :

Transport : les transferts aéroport-hôtel et hôtel-aéroport pour la délégation de la CEV, le transport pour
les visites de site et pour le diner officiel (bus)
 Hébergement : hébergement en hôtel de toutes les personnes mentionnées dans l’annexe 1
 Salle de réunion : salle de réunion d’environ 300m2 dans l’hôtel ou à proximité immédiate (distance de
marche) ; configuration de la salle (y compris la décoration et l’équipement audio-visuel) définie par le CIO
 Bureau de la CEV : espace de travail avec des bureaux pour 30 personnes maximum (environ 100m2),
idéalement proche de la salle de réunion
 F&B :
o réception « meet&greet » (type cocktail) le 13 mai au soir
o déjeuner sur le lieu de présentation le 14 mai
o diner officiel le 14 mai au soir (le format du diner officiel devra être soumis à l’approbation
préalable du CIO)
o déjeuner sur un des sites ou à proximité des sites lors de la journée de visite le 15 mai
o déjeuner sur le lieu de présentation le 16 mai
Tous les éléments ci-dessus à l’exception du diner officiel seront à la charge du CIO.
Il conviendra par ailleurs de fournir des espaces de travail nécessaire au Comité de Candidature, potentiellement
prévoir un hébergement pour des membres du Comité de Candidature à proximité de l’hôtel du CIO.
Média
La visite de la Commission d’Evaluation est un jalon clé dans la procédure de candidature et génère un intérêt
significatif de la part des média nationaux et internationaux. Un bon équilibre devra être trouvé entre la création
d’opportunités pour les média et la nécessité de permettre à la CEV d’effectuer son travail.
Les villes candidates sont responsables d’organiser un plan média pour la visite de la CEV, en intégrant les
principes de modération liés à la mise en œuvre de l’Agenda Olympique 2020 et tenant compte des règles suivantes
établies par le CIO :



les seules personnes autorisées à s’exprimer au nom de la CEV sont le président de la Commission et le
Directeur Exécutif pour les Jeux Olympiques (aucun autre membre de la Commission ne peut répondre
aux média)
les opportunités suivantes seront offertes aux média par le CIO :
o une brève opportunité photo dans la salle de présentation au matin du jour 1 (14 mai)
o les médias peuvent assister aux discours d’ouverture (14 mai au matin) et de clôture (16 mai)
o des brèves opportunités photo peuvent être organisées à l’occasion des visites de site (à définir
en collaboration avec le CIO)
o les portes paroles de la CEV feront un court point presse à la fin de chaque journée de travail
les villes candidates sont libres d’organiser leurs propres points presses et des visites de sites pour les
média si elles le souhaitent.
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