La CAF de la Haute-Garonne numérise l`intégralité des courriers

CAS D’APPLICATION
La CAF de la Haute-Garonne numérise l’intégralité
des courriers entrants de cinq CAF départementales
et accélère le traitement des demandes allocataires
grâce au scanner Kodak i5600.
La satisfaction et « l’expérience allocataire » sont améliorées grâce à la numérisation
quotidienne et au traitement rapide de 30 000 documents de formats variés.
Situation
Le service GED -Editique de la CAF, en charge de la
centralisation et de la numérisation des courriers reçus, doit
faire face à une importante volumétrie en augmentation
constante de documents à traiter quotidiennement (actes
de naissances, titres de séjour, quittances de loyers…).
Objectif
Le délai imparti au traitement des courriers est très
limité car le service GED-Editique doit numériser tous les
documents reçus le jour même de la réception et ce, avant
17h30.
Solution
La CAF de la Haute Garonne a donc choisi de s’équiper de
scanners robustes, à haut rendement, et surtout capables
de traiter divers documents, aux formats variés et le tout en
très peu de temps. Elle opte pour le scanner de production
Kodak i5600.
Résultats
Aujourd’hui, ce sont près de 30 000 courriers, pièces
administratives qui sont traités chaque jour. La rapidité de
numérisation a permis de mutualiser la gestion électronique
des documents de plusieurs CAF, tout en respectant les
objectifs de numérisation dès réception.
Kodak Alaris annonce que la Caisse d’Allocations Familiales
de la Haute-Garonne renforce la gestion de ses flux de
courriers entrants et choisit de numériser l’ensemble de ses
documents. Pour cela, elle s’est récemment équipée du scanner
de production i5600 dans le but d’accroître la rapidité de
traitement des courriers et autres pièces administratives telles
que les déclarations de situation et titres de séjour.
Ayant fait le choix d’opter pour une numérisation centralisée
de son courrier entrant, le site de Toulouse mutualise
désormais la gestion électronique de documents de cinq CAF
départementales (Haute-Garonne, Ariège, Tarn, Lot et Gers).
Avec près de 6,5 millions de pièces dématérialisées en 2014, le
service GED -Editique de la CAF en charge de la centralisation
et de la numérisation des courriers reçus, fait face à une
importante volumétrie, en augmentation constante, de
documents à traiter quotidiennement.
Pour répondre à cette contrainte et à la nécessité de remplacer
d’anciens matériaux vieillissants, la CAF de la Haute-Garonne
devait s’équiper de scanners robustes, à haut rendement, et
surtout capables de traiter divers documents, aux formats variés
et le tout en très peu de temps. Suite à une étude comparative,
l’acquisition du scanner Kodak i5600, l’un des plus rapide
du marché, a donc permis à l’organisme de service public de
renforcer son efficacité opérationnelle de dématérialisation de
documents.
« Le délai imparti au traitement des courriers est très limité car
nous avons l’obligation de numériser tous les documents reçus le
jour même de la réception et ce, avant 17h30. Nous souhaitions
donc acquérir un scanner fiable, robuste et le plus rapide possible »
Rapidité, polyvalence et rendement
accru optimisent l’organisation interne
et la satisfaction des allocataires.
devraient à leur tour bénéficier de ce
service de numérisation mutualisé
entre octobre 2015 et fin 2017.
« Le délai imparti au traitement des
courriers est très limité car nous
avons l’obligation de numériser tous
les documents reçus le jour même
de la réception et ce, avant 17h30.
Nous souhaitions donc acquérir un
scanner fiable, robuste et le plus
rapide possible », commente Sandrine
Fuster, Responsable de service PGDES
GED – Editique de la CAF de HauteGaronne. Pouvoir numériser 170 pages
par minutes, a été l’un des critères de
sélection essentiel dans notre choix.
Mutualisation des documents
Le scanner Kodak i5600 se devait
également de répondre en totalité à
un autre impératif : être capable de
numériser différents types et formats
de documents. Formulaire standard
A4 recto-verso complété et renvoyé
par les allocataires, lettres, justificatifs
administratifs divers tels que des
actes de naissances, titres de séjour,
quittances de loyers et déclarations
de situation familiale, sont dorénavant
parfaitement pris en compte et traités
rapidement.
Une fois transféré au service
GED-Editique, le courrier reçu
quotidiennement par les cinq
caisses d’allocations familiales
départementales de la région Midi
Pyrénées est désormais numérisé par le
scanner Kodak i5600. Aujourd’hui, ce
sont près de 30 000 courriers, pièces
administratives qui sont traités chaque
jour, puis archivés dans un espace de
stockage virtuel. Après l’attribution
d’un code pièce unique, les documents
sont transférés sur l’application
institutionnelle NIMS puis classés
dans les dossiers correspondant aux
divers services en charge de traiter
les demandes des allocataires. Les 3
autres CAF de la région Midi-Pyrénées
La CAF de La Haute-Garonne disposait
déjà de plusieurs scanners Kodak i660
et i780, ce qui a simplifié l’installation
et la prise en main par les équipes des
derniers modèles choisis. L’opérateur
en charge de la numérisation via le
scanner i5600 gère facilement ses
opérations au travers d’un écran tactile
affichant la progression du travail en
cours et récapitulant les opérations
effectuées. Les tâches sont simplifiées,
ce qui améliore considérablement la
précision et le temps de traitement des
documents. Tout est conçu pour réduire
les interventions humaines et gagner
en productivité, de l’alimentation à
l’empilage en sortie.
Les fonctions de traitement de l’image
renforcent également la qualité des
documents numérisés et procurent un
rendu très fiable. La technologie Perfect
Page de Kodak Alaris, disponible
sur tous les modèles de scanners,
permet l’orientation automatique des
documents dans le sens de lecture, le
détourage, l’ajustement de la luminosité
et du contraste, de la couleur de fond,
etc… et ce afin d’optimiser au maximum
la qualité de l’image numérisée et
faciliter ainsi la reconnaissance
optique de caractère (OCR), la
lecture automatique des documents
réalisée grâce à l’application IRIS, et le
traitement de l’information.
« La rapidité de numérisation nous
permet de mutualiser la gestion
électronique des documents de
plusieurs CAF, tout en respectant
nos objectifs de numérisation dès
réception. Une priorité pour la CAF,
qui accorde une grande importance à
la satisfaction de ses allocataires et à
la rapidité des réponses qui leur sont
apportés. » commente Sandrine Fuster,
avant de poursuivre : « Nous sommes
également satisfaits du suivi assuré par
Kodak Alaris qui, depuis l’installation
du scanner i5600 effectue une visite
de maintenance préventive une fois par
trimestre, et qui s’engage à intervenir
dans un délai de 8 heures maximum en
cas de panne. »
Aline Saponara, Responsable des
ventes pour l’activité « Information
Management » de Kodak Alaris
en France, déclare : « Le scanner
i5600 de Kodak Alaris a été
spécifiquement conçu pour
accompagner les entreprises et
entités gouvernementales qui traitent
quotidiennement d’énormes volumes
de documents contenant toutes sortes
d’informations. Sa conception robuste
et ses avantages technologiques
permettent une utilisation intensive et
offrent la possibilité de rentabiliser cet
investissement rapidement. »
Pour plus d’informations, contactez-nous :
http://www.kodakalaris.com/go/dicontact
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