Les outils de la gestion du temps

Communication
Fiche
Les outils de la gestion du temps
Ressource
& Organisation
1. Les échéanciers : essentiellement utilisés dans les services de comptabilité, ils se présentent sous la forme de tableaux dans
lesquels les factures (à payer ; à encaisser) sont classées chronologiquement suivant leur date d’échéance.
2. Les agendas : ils permettent la saisie, la mise à jour, la consultation et le contrôle des activités à effectuer jour par jour, semaine
par semaine, mois par mois. Ceux-ci se présentent sous la forme d’agendas papier ou électroniques.
3. Les plannings ou planigrammes : outils de visualisation des différentes tâches à effectuer, leurs échéances et souvent aussi les
personnes concernées.
Pour concevoir un planning, il faut :
établir la liste des informations à y faire figurer : identifier la donnée à placer en abscisses et celle à placer en ordonnées (les
données fixes se mettent en ordonnées et l’échelle du temps en abscisses) ;
placer l’information variable : elle se trouve au point de rencontre de ces 2 données, et est matérialisée par des fiches en T, des
bandelettes ou un élément magnétique ;
déterminer le type de planning et le concevoir.
3.1. Les plannings à fiches en T
C’est un tableau composé de colonnes métalliques ou plastiques, placées les unes à côté des autres.
Chaque colonne comporte des fentes horizontales où sont introduites des fiches en T sur lesquelles sont inscrites des informations dont
une partie reste visible sur la tête du T.
Simple, extensible et peu coûteux, ce planning est fréquemment utilisé.
3.2. Les plannings à bandelettes ou à gouttières
Ils sont constitués d’un panneau
comportant des gouttières, dans lesquelles
coulissent des bandelettes en carton, de
couleurs différentes et dont la longueur est
proportionnelle à la durée de la tâche.
Il n’est pas recommandé d’écrire sur la
bandelette ; il faut utiliser des bandelettes
de couleurs différentes et dans ce cas, ne
pas oublier la légende.
L’échelle du temps figure en abscisses
Les tâches
à effectuer,
ou les
exécutants
figurent sur
des fiches
en T
3.3. Les plannings magnétiques
Ils sont constitués d’un panneau métallique sur lequel on
place des éléments aimantés de différentes formes et de
différentes couleurs.
A gauche du panneau métallique, on retrouve les fiches en T.
Aucun texte ne peut être inscrit sur les éléments aimantés.
Lycée professionnel Porte de Normandie - Verneuil sur Avre
Nathalie Gicquiaud