Web access

Présentation de Microsoft Outlook Web Access 2003 (OWA)
Page 1 of 3
1. Présentation d'Outlook Web Access
Outlook Web Access va vous permettre de répondre au besoin de communication ainsi qu'aux objectifs de mobilité de vos utilisateurs. Ceux-ci
pourront alors utiliser leurs boites de messagerie professionnelle même en dehors de votre entreprise sans aucun autre logiciel que leur navigateur
web préféré (l'application Web étant optimisé pour Internet Explorer). De cette façon, il leur sera facile de répondre à leurs contacts importants
pendant de leurs déplacement, voyages, vacances et repos ... vous ne leur laisserez aucun répit.
1.1 Avantage:
Zéro config: l'activation et la configuration du service est faite par défaut lors de l'installation du serveur de messagerie Microsoft Exchange Server
2003. Vous y aurez accès via l'URL http://votreserveur/exchange
« Gratuit »: OWA est livré avec Exchange, il ne vous reste plus alors qu'à le configurer pour répondre au mieux à vos besoins (la sécurité par
exemple).
Complet: OWA offre une interface quasi-identique à celle de Microsoft Office Outlook 2003, si ce n'est la fluidité et l'intuitivité qui est caractéristique
des produits Microsoft. Mais les utilisateurs d'Office Outlook 2003 ne seront pas perdus: en effet, on peut retrouver les planning partagés, la gestion
des taches courantes, un calendrier, des tâches ...
Personnalisable: Vous pouvez modifier la méthode d'authentification afin que celle-ci soit plus représentative de votre Entreprise (nom, logo,
couleurs..). La couleur de l'interface peut aussi être paramétrée.
Options diverses et variées: Signature personnalisée, recherche des contacts dans Active Directory, Black List, liaison avec des domaines
approuvés...
Optimisé: Il est possible de configurer le système DNS avec l'équilibrage de charge réseau Windows 2003 pour n'avoir qu'un nom unique pour tous
les serveurs frontaux. De cette façon, les utilisateurs peuvent utiliser la même URL pour configurer l'accès à Outlook Web Access, POP3 et IMAP4.
Sécurisé: Le serveur Exchange 2003 supporte le cryptage de vos connexions entre les clients et les serveurs (SSL), le traitement du chiffrage et
déchiffrage sera exécuté par les serveurs frontaux. Aussi il supporte IPSec pour les communication intra serveur (frontal - dorsaux - contrôleurs de
domaines - pare-feux...)
1.2 Description de l'interface:
Le menu
À partir de ce menu, vos utilisateurs peuvent accéder à leurs mails (lus, non lus, à envoyer...), leurs
calendriers (il est possible de partagé son calendrier aux autres utilisateurs), leurs contacts et tous les
autres éléments. C'est le menu principal d'OWA.
Aussi y a t il des boutons d'accès rapide vers les fonctions de l'application (boite de réception, calendrier,
tâches, option...). Leur utilisation est intuitive et leur action est explicite. Nous vous proposons alors de les
découvrir:
Le boite de réception
À partir de cet onglet, vos utilisateurs seront capable de
consulter leurs emails, de les supprimer, d'envoyer des
messages, de répondre à certain...
Toutes les fonctions de base d'un client de messagerie sont
remplies avec succès et rapidité d'exécution (ex : la
recherche de contact dans Active Directory...)
Cet fenêtre sera l'élément le plus utilisé par vos utilisateurs,
mais c'est à vous de leur montrer pour quoi et comment
utiliser les autres.
Le calendrier
Grâce à la gestion des calendriers, Exchange offre à vos utilisateurs le
moyen de gérer leur rendez-vous en fonctions de la disponibilité de
leurs collègues (si ceux-ci ont partagé leurs calendriers).
De plus, vos utilisateurs ne savent peut-être pas tous comment
http://www.laboratoire-microsoft.org/articles/win/OWA/0/
25/01/2008
Présentation de Microsoft Outlook Web Access 2003 (OWA)
Page 2 of 3
organiser leurs emplois du temps (ils ne doivent pas avoir une
secrétaire chacun... ;)). Mais vous allez remédiez à cela avec OWA.
Après utilisation, vos utilisateurs seront incapables de se souvenir
comment ils faisaient avant! Cet outil leur sera indispensable et leurs
permettra d'être de plus en plus organisés et donc productif.
Les contacts
Vos utilisateurs vont nouer tout au long de leur carrière une somme de
contacts qui peut être tel qu'il ne s'y retrouve plus! Alors Outlook Web Access
vous donne la possibilité de procédé à leur gestion (ex: listes de diffusion ...).
Vous pourrez alors ajouter tous les contacts de votre choix ainsi que des
listes de diffusion pouvant contenir des groupes de diffusion prédéfini par
l'administrateur ainsi que divers contacts.
Aussi, vous pourrez renseigner les champs que vous le souhaitez (Société,
Titre, N° de téléphone, adresse professionnelle ou même personnelle...) en
plus de l'adresse email de votre contact.
De cette façon, il sera facile à vos utilisateurs de classer leurs contacts et de
les retrouver! En effet combien de personnes utilisent pour cela les cartes
qu'on leur à donner (enfin si elles ne sont pas perdue... ;))
OWA inclut la recherche d'objets dans Active Directory. Celle-ci peut être facilité pour les utilisateurs en expliquant la convention de nommage, en
tous cas celle des noms des compte de groupe Active Directory.
Ex: dist_nom_de_votre_groupe, dl_nom_du_groupe ... En faisant une recherche sur dist_ , Active directory vous fournira la liste de
tous les groupes de diffusion prédéfinit sur le domaine. Aussi en tapant le nom et le prénom (ou alors le surnom) du contact que vous
chercher, vous pourrez le trouvez.
Les taches
Les tâches peuvent être définies comme la somme des objectifs personnels d'un utilisateur, en fait elles lui sont propres. Ces tâches peuvent être
de divers types et n'ont pas obligatoirement de lien entre elles mais vos utilisateurs auront peut-être à travailler sur deux projets en parallèle et cette
fonction leur permettra de savoir où ils en sont à tous moment.
L'idée est de se dire que de cette façon un utilisateur
ambitieux sera alors capable de se fixer de plus en
plus de tâche en moins en en moins de temps. Il
pourra alors améliorer sa productivité. Il lui faudra
quand même conserver la réalité du temps: certaine
tâches ne nécessite pas autant de temps que
certaines autres.
Vous devrez alors sensibiliser vos utilisateurs sur l'utilisation de cette fonction. Les services qu'elle va leur rendre sera digne d'un vrai coach
(entendez par là entraîneur). En effet, il risque d'être facilement dépassez par les événements et de cette façon ils auront la possibilité de mieux
organiser l'enchaînement de leurs actions aussi ils seront capable de savoir ce qu'il n'arrive pas à gérer... De cette façon ils pourront demander
de l'aide et pourquoi pas déléguer certaines tâches à des personnes mieux qualifiées.
Les dossiers publics
http://www.laboratoire-microsoft.org/articles/win/OWA/0/
25/01/2008
Présentation de Microsoft Outlook Web Access 2003 (OWA)
Page 3 of 3
L'intérêt des dossiers publics est de donner les moyens aux
personnes, qui possèdent des documents permettant de faire avancé
un projet, de les partagés à une communauté de personnes auquel il
appartient.
Par ailleurs, des contrôles d'accès doivent être définis sur chacun
des dossiers afin d'administrer les accès des utilisateurs en lecture et
en écriture. Pour cela, il vous faudra regarder dans les propriétés des
dossiers sous l'onglet "autorisation", dans les autorisations du client.
En outre, vous pourrez activer la recherche de texte intégral sur le
contenu des dossiers publics afin d'améliorer les recherches de vos
utilisateurs.
Enfin il est possible mettre en cascade les dossiers afin d'améliorer leur gestion. De cette façon aussi, vous améliorerez la gestion des droits
d'accès car une fonction d'hérédité existe au sein de l'arbre des dossiers publics. L’héritage des autorisations a lieu de la manière suivante :
- pour les dossiers publics de 1er niveau, les autorisations sont héritées des autorisations présentes sur le groupe administratif
contenant le dossier
- pour les dossiers publics enfants, les autorisations sont héritées du dossier parent (dossier de 1er niveau)"
Les règles
Les règles sont des actions que vous allez définir en filtrant différents
paramètres. Le screenshot parle de lui même.
Il s'agit d'un exemple mais vous pouvez parfaitement faire les règles de
votre choix avec des critères qui vous paraîtront plus judicieux. Le but
étant de vous aidez à organiser vos mails de façon automatisée pour
peut qui vous vous définissiez une convention de nommage que vos
collègues et vous utiliseront.
C'est à chaque utilisateur de configurer ses règles mais un tutorial
pourrait leur être proposé.
Les options
La listes des options est considérable et vous pourrez depuis cet onglet, définir toute la personnalisation de votre client. Nous allons les décrire afin de savoir
comment les utilisées:
Gestionnaire d'absence du bureau: localisation de l'utilisateur, réponse automatique type répondeur.
Options de messagerie: nombre de messages par page, action lors de réception d'emails, signature, police par défaut...
Options du volet de lecture: caractéristique de l'état des message (lus, non lus...)
Options du vérificateur d'orthographe
Sécurité de la messagerie: téléchargement de contrôles S/MIME
Confidentialité et protection contre le courrier indésirable
Apparence: la couleur de l'interface d'OWA
Format de date et d'heure
Option du calendrier
Option de rappel
Options de contact
Récupérer les éléments supprimés
1.3 Inconvénient:
Moins rapide et fluide que Microsoft Office Outlook 2003: Ces caractéristiques vont dépendre de votre connexion à Internet mais parfois pour les
bas débit de type RTC (56 Kb/s), il semble plus rapide d'utiliser Microsoft Office Outlook 2003 car simplement les entêtes sont téléchargée et vous
pouvez alors sélectionner les messages que vous souhaiter absolument consulter. De plus, certaines petites options ne sont pas disponibles avec
l'interface web comme les couleurs pour les rendez-vous par exemple...
http://www.laboratoire-microsoft.org/articles/win/OWA/0/
25/01/2008