cahier des charges grands stades 2003

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CAHIER DES CHARGES GRANDS STADES 2013 – Pour les jeunes handballeurs (6/12 ans)
CAHIER DES CHARGES
Opération « Grands Stades 2013 »
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SOMMAIRE
Préambule – Être organisateur labellisé « Grands Stades »
1- Le site
2- Référents fédéraux
3- Constitution d’un COLO
4- Les volets sportifs et découvertes
5- Fidélisation – Passerelle
6- Respect des textes réglementaires
7- Marketing et communication
8- Presse
9- Attribution du Label
10- Principe de l’aide fédérale
11- Echéancier
12- Annexes
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PREAMBULE
Être organisateur labellisé « Grands Stades »
Les organisateurs disposeront d’un volume financier (entre 5 000€ et 6 000€) pour contribuer à
l’achat des objets imposés par le cahier des charges. Les visuels des différents supports seront fournis
par la FFHB. Les partenaires locaux participant à cette opération, ne doivent en aucun cas être dans le
domaine concurrentiel des partenaires fédéraux (cf : article 5 : Marketing/Communication).
1) Accompagnement en nature fourni par la FFHB
Cristaline
Adidas
Oriflammes « Grands stades »
Mise à disposition (chez le distributeur le plus
proche de votre Grand Stade) de bouteilles 50cl
 1 bouteille par enfant
Mise à disposition de tee-shirt pour les bénévoles
 100 tee-shirts
Mise à disposition d’oriflammes « Grands Stades »
pour habiller le stade
 5 oriflammes
2) Objets promotionnels à faire fabriquer par vos soins (visuel fourni par la FFHB ; 1 article par
enfant)
Tee-shirt pour les participants
Gymbag
Passeport du mini handballeur
Autocollant




1 tee-shirt par enfant
1 gymbag par enfant
1 passeport par enfant
1 autocollant par enfant
DECLINAISON DU CAHIER DES CHARGES
1- Le site:
L’organisateur doit disposer d’un lieu convivial pouvant accueillir les participants à la
manifestation dans d’excellentes conditions.
Ce lieu pourra être :
-
Symbolique et mythique du sport ou du patrimoine (obligation pour les Grands Stades 2016)
-
Si impossibilité locale d’utiliser un grand stade, un lieu intermédiaire « utile » au développement
de notre discipline situé en zone ZUS, ZRR, ou tout autre lieu choisi par le Comité et ou la
Ligue.
L’organisateur, fera parvenir à la FFHB un double de l’attestation du propriétaire faisant apparaître la
date de l’événement et les locaux mis à disposition avant le 29 mars 2013.
1-1 L’espace de jeu
Les dimensions de l’aire de jeu doivent permettre le tracé d’un maximum de terrains de mini-hand. La
dimension d’un terrain de mini-hand devant être comprise entre 18 et 25 mètres de longueur et entre 15
et 18 mètres de largeur. Il faut laisser un espace d’au minimum 1 mètre autour des terrains pour faciliter
la circulation des joueurs et limiter les risques de blessures.
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1-2 Les tribunes
Elles serviront :
- Aux enfants pour se reposer et se restaurer entre les matchs tout en regardant les autres
équipes jouer ;
- A l’accueil des parents, des enseignants, des partenaires, des représentants des collectivités…
1-3 Le village « partenaires »
L’opération Grands Stades doit dépasser l’aspect sportif du handball pour démontrer sa
dimension socio-culturelle à travers des activités autres que la pratique sportive. D’accès facile pour les
enfants, les dirigeants, les enseignants, et les parents, cet espace doit être dédié à des activités annexes
dans des domaines culturel, de prévention, de sensibilisation, d'information sur des thèmes comme la
santé, le développement durable, la citoyenneté, la solidarité etc...
Ainsi toutes les initiatives telles que les concours de dessins, poèmes, musiques, expression
autour du handball que vous aurez mises en place avec les écoles et les clubs complèteront
harmonieusement ces journées. Cet espace doit être un véritable espace d’animation sur un thème
précis. L’organisation et l’animation de cet espace dédié, doivent permettre aux enfants de participer aux
activités mises en place pendant les périodes où ils ne sont pas concernés par l’activité handball. La
FFHB vous mettra à disposition 2 tentes télescopiques pour habiller ce village.
1.4 Le village « VIP »
L’aménagement d’un espace pour les partenaires privés, les partenaires institutionnels et pour la
presse avec accès direct aux tribunes lors de cette journée est indispensable. Une personne prendra en
charge l’accueil de ces invités.
A ce titre, la mobilisation de nouveaux partenaires liés à ces différentes thématiques (CAF ; Mutuelles de
santé ; Partenaires de prévention ; Agence De l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie ; Agence
Régionale de Santé...) peut permettre à votre territoire de dynamiser l’attractivité de ceux-ci pour le
handball.
1.5 Le village « 1er pas »
er
Un espace pour une présentation du matériel et des modalités de pratique « Handball 1 pas » sera
organisé et animé par un animateur. Cet espace sera habillé avec des barrières légères (pour une adaptation
de l’espace de jeu)
et d’une tente télescopique.
Un animateur dédié sur le stand renseignera les enseignants, dirigeants et accompagnateurs sur
cette offre de pratique. Un tarif spécifique sera proposé aux enseignants durant l’Opération « Grands
Stades ».
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1.6 L’aire de stationnement
L’organisateur s’attachera à prévoir des aires de stationnement pour les cars qui effectuent le
transport des enfants.
1.7 La buvette
L’organisateur peut mettre en place une buvette dans le respect des dispositions réglementaires.
1.8 L’infirmerie
L’organisateur est responsable de la couverture médicale sur le site. Il devra prévoir un local pour
l’infirmerie et s’attacher les services d’un médecin et/ou d’une antenne mobile (Croix Rouge, Pompiers,
Association de secouristes…).
1.9 La sonorisation
Une sonorisation de qualité est obligatoire sur l’installation pour la diffusion des messages parlés
et de musique.
Les musiques permettront de rythmer le déroulement de la journée (début des matches, fin des
matches, rotations). Elles pourront être fournies éventuellement par la FFHB.
Deux personnes sont nécessaires, une en cabine pour lancer les jingles et une sur le terrain ou
dans les tribunes avec un micro HF pour assurer l’animation des matches.
1.10 La signalétique
Une signalétique claire et efficace devra être mise en place pour favoriser le flux des équipes
dans leur accès aux terrains et aux tribunes à chaque fin de match.
1.11 La sécurité
Elle devra être prévue pour surveiller les parkings, les accès aux stades, les flux des joueurs. Si
une personnalité est invitée, il faudra prévoir un espace protégé pour éviter tout débordement.
2 - Référents fédéraux :
Un référent fédéral « Grands Stades » sera identifié pour chaque site retenu, son rôle et ses
missions sont d’accompagner et de renseigner les organisateurs sur des problématiques globales et
spécifiques dans la gestion de l’évènement. Il assure également un suivi avant, pendant et après
l’évènement. Il effectuera une évaluation de la manifestation qu’il communiquera aux organisateurs dans
les mois qui suivent la manifestation.
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3 - Constitution d’un COLO (Comité d’Organisation Local) :
La FFHB souhaite la mise en place d’un COLO, identifiant :
 Le coordonnateur de l’opération
 Les responsables de secteur
 1 représentant de l’USEP, UGSEL, UNSS régional ou départemental
 1 représentant par partenaires mobilisés pour l’opération
Le coordonnateur (un élu et/ou salarié de l’instance organisatrice) sera l’interlocuteur direct avec
la FFHB.
Les membres de ce COLO doivent siéger impérativement aux réunions décisionnelles de votre
opération.
4 – Les volets sportifs et découvertes :
4.1 Matériel spécifique
Des ballons*, ainsi que des buts spécifiques au Mini Handball et au « Handball 1ers pas »
(répondant aux normes de sécurité sur les installations provisoires) doivent être utilisés.
* de marque SEA, fournisseur des ballons du Mini-handball.
4.2 La constitution des équipes
Les équipes sont composées d’au plus 10 joueurs. Cinq joueurs maximum de la même équipe
sont en même temps sur le terrain, en fonction de la taille des terrains.
Il est préconisé de valoriser l’arbitrage de Jeunes Arbitres (JA) ou Jeunes Officiels (JO) ainsi que la
fonction de Jeunes Dirigeants (JD) dans l’encadrement de la manifestation.
4.3 Déroulement de la journée
L’opération se déroule sur une journée selon le schéma suivant : (les horaires sont à titre indicatif
mais les phases de la journée doivent être respectées)
-
9h00 à 10h00 : accueil des enfants, des enseignants, des accompagnateurs ;
-
10h00-10h30 : cérémonie d’ouverture ;
-
10h30-15h30 : rencontres avec pause repas ;
-
15h30-16h00 : cérémonie de clôture ;
-
16h : départ des enfants.
Les équipes présentes devront avoir en amont le maximum de renseignements sur le
déroulement de la journée (couleurs de leur équipe, ordre des rencontres, terrain où ils joueront…).
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4.4 Durée des rencontres
La durée des rencontres sera comprise entre 6 et 10 minutes en fonction du nombre d’équipes et
du nombre de terrains dont vous disposez. D’une manière générale, il est souhaitable de compter 15
minutes par rotation (entrée des équipes sur le terrain, déroulement des matches, sortie des équipes du
terrain et entrée des équipes pour la rotation suivante).
Tout sera fait pour que chaque joueur puisse effectuer un maximum de rencontres. Il n’y a pas de
classements ni d’enregistrement des résultats.
4.5 Choix de la date
Le choix de la journée est laissé libre à chaque organisateur en fonction du type de projet qu’il
er
souhaite mettre en œuvre et des disponibilités du stade entre le 1 mai et le 5 juillet 2013. Un jour de la
semaine permet de mobiliser plus facilement les acteurs du milieu scolaire.
Un week-end offre quant à lui la possibilité de mobiliser les parents des enfants sans être pour
autant un frein insurmontable à la présence des enseignants très motivés par ces journées.
5 - Fidélisation - Passerelle
L’Opération « Grands Stades » doit être un moment fort dans la découverte de l’activité, susciter
l’envie de continuer ou l’envie de commencer le Handball.
Dans ce cadre, l'organisateur devra évoquer précisément les stratégies et les outils mis en œuvre, en
amont ou en aval de l’évènement, pour amener cette fidélisation ou cette entrée dans la pratique. Il devra
également estimer le nombre de licences événementielles à créer pour cet événement. Par ailleurs, la
FFHB mettra à disposition de l'organisateur le visuel des "passeports du mini handballeur" facilitant
l'accès des enfants vers les clubs. L’organisateur fournira à la FFHB la liste des clubs du territoire pour
les insérer dans le passeport avant le 05 avril 2013.
6 - Respect des textes réglementaires :
La configuration de l’installation sportive doit être adaptée aux exigences de la sécurité publique
et conforme à la réglementation en vigueur de même que les moyens mis en œuvre par l’organisateur luimême.
La réglementation de la sécurité pour l’organisation des manifestations sportives dépend de
nombreux textes en vigueur concernant notamment :
 Les dispositions générales relatives aux risques contre l’incendie et la panique dans les
Etablissements Recevant du Public (ERP) et les arrêts modificatifs et complémentaires.
 Code des débits de boissons – article L 49 – Mesures contre l’alcoolisme
 Décrets, arrêtés et circulaires relatifs à l’accessibilité des ERP pour les handicapés physiques
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 « Loi Pasqua » du 21 janvier 1995 d’orientation et de programmation relative à la sécurité et son
décret d’application n°97646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de services d’ordre pour
les organisations de manifestations sportives.
L’ensemble des textes doit être demandé auprès des services de l’Etat (DDJS, DRJS,
Préfecture).
L’organisateur a la charge d’appliquer les dispositions en matière de sécurité et de secours.
Principales dispositions à prendre :
L’organisateur vérifiera la conformité des installations.
Une attention toute particulière doit être portée aux installations existantes dans l’enceinte sportive pour la
lutte contre l’incendie et aux respects des normes dans ce domaine pour tous les nouveaux matériaux et
autres (banderoles, mobiliers, aménagements spécifiques) installés provisoirement à l’occasion de
l’organisation de cette manifestation.
L’organisateur devra, au moins un mois avant la date de la rencontre, déclarer la manifestation aux
structures qu’il pourrait avoir à solliciter (Préfecture, Police, Hôpitaux).
7 - Marketing et communication :
L’opération « Grands Stades » est une vitrine nationale, initiée par la FFHB. Elle touche à la fois
des cibles régionales (collectivités territoriales, système scolaire, médias régionaux, annonceurs…) et
nationales. L’opération Grands Stades doit permettre à chacun d’exister vis à vis des collectivités, du
milieu scolaire et des 6-12 ans.
A cette fin, une logique de communication homogène et identique sur les sites labellisés « Grands
Stades » sera développée.
Visuel officiel
La FFHB mettra à disposition le visuel officiel Grands Stades 2013 en haute définition (format 40x60)
avec les déclinaisons de format suivantes :
Format print :
-
A4
-
120x176
-
Grand format de type 4x3, 320x240 (format précis à confirmer par l’organisateur)
-
Mini-drapeau 150x210mm
-
Chemises (porte documents pour A4)
-
Diplôme Grands Stades
Format web (jpeg) :
-
Bannière pour site internet (format horizontal)
-
Signature mail
-
Bandeau A4 (personnalisation de courrier officiels ou documents)
Page
8
La FFHB proposera également les fichiers HD pour la production de banderoles Grands Stades (5 m de
large).
La FFHB fournira les fichiers HD concernant les produits suivants:
-
T-shirt participant
-
Gymbag
-
Passeport Mini handballeur
-
Autocollant
Promotion de l’événement sur les supports fédéraux
En termes de promotion de l’opération Grands Stades 2013, toutes les informations relatives à
l’événement seront disponibles sur le portail internet de la FFHB ; une campagne de communication sera
adressée par email à l’ensemble des structures (ligues, comités, clubs) présentant l’opération, le visuel
officiel, le programme 2013, ainsi qu’aux licenciés.
Ces informations seront également relayées sur les réseaux sociaux sur les pages et comptes officiels de
la FFHB.
er
Rappel des informations dans les hand’infos sur la période du 1 mai au 15 juillet 2013
Présentation de l’opération Grands Stades 2013 dans un numéro de la revue officielle de la FFHB,
Handmag.
Ces actions seront accompagnées d’actions de Relations Presse, présentées ultérieurement dans ce
cahier des charges (ch8).
6.1 Promotion de l’opération
L’organisateur s’engage à faire la meilleure promotion de la manifestation. Il fera figurer sur tous
les documents imprimés (affiches, bulletins d’inscription…) les logos de la FFHB, Comité, Ligue et ceux
des partenaires de la FFHB (Adidas, Artisanat, Canal+, Oasis, Renault Rent, Fondation FDJ, SEA, La
Poste et Cristaline). Les fichiers vous seront fournis par la FFHB. De plus l’organisateur soumettra à la
FFHB les affiches et documents de promotion pour bon à tirer.
6.2 Informations relatives aux partenariats fédéraux
6.2.1 Plusieurs partenaires disposent d’une exclusivité sectorielle sur les évènements fédéraux.
Aucune animation, aucune présence et aucun partenariat n’est possible avec un concurrent d’un
partenaire fédéral possédant une exclusivité sectorielle pour l’opération Grands Stades. Ci-dessous les
partenaires et le secteur d’exclusivité :
-
Adidas sur le secteur « équipements sportifs »
-
Canal+ dans le secteur de la « télédiffusion »
Page
9
-
Renault Rent, construction, vente, réparation, location automobile ou banque ayant à son capital
un loueur
-
Oasis, boisson (soft : gazeuse au fruit, cola, tonic, boisson plate aux fruits)
-
Fondation FDJ, mécénat
-
EMDE/SEA sur le secteur Matériels Sportifs (mini hand)
-
Cristaline sur le secteur de l’eau naturelle plate et gazeuse
Les partenaires suivants disposent d’une présence de leurs logos sur les différents supports de
communication de l’opération : Adidas, l’Artisanat, Canal+, Oasis, Renault Rent, Fondation FDJ, La poste,
SEA et Cristaline.
Ces différents partenaires doivent obligatoirement figurer sur les t-shirts qui seront offerts aux
participants de la manifestation.
6.2.2 Les tee-shirts (de marque blanche) des participants seront achetés par l’organisateur
auprès du prestataire de son choix. L’organisateur recevra après validation de son dossier la maquette
logos qui devra être apparente sur le tee-shirt. Dans le cas où l’organisateur souhaiterait rajouter ses
propres logos, il devra envoyer la maquette à la FFHB pour « bon à tirer ».
Lors des opérations Grands Stades, le logo de LA POSTE est le seul autorisé à être présent sur les teeshirts réservés aux arbitres.
L’Artisanat aura la possibilité d’installer un stand sur les différentes opérations « Grands Stades ».
Certaines dénominations seront à utiliser lorsque les partenaires seront évoqués :
-
Pour l’Artisanat : « L’ARTISANAT, Première entreprise de France, Partenaire Officiel du Mini
Handball » ;
-
er
Pour EMDE/SEA : « Fournisseur Officiel des ballons du Mini Handball et du handball 1 pas »,
er
« Ballons Officiel du Mini Handball et du handball 1 pas».
8- Presse
-
Contact local : Il faut que l’organisateur prévoit un contact presse sur place pour répondre en
amont aux demandes des médias et pendant l’évènement. Celui-ci devra se charger d’accréditer
les médias souhaitant couvrir l’évènement et qui devront donc répondre à l’avance.
-
Informations presse : Un communiqué de presse sera diffusé par le service presse de la FFHB
dès lors que tous les sites auront été connus.
Le service presse transmettra également à l’organisateur un dossier de presse comprenant
l’ensemble des éléments de chaque site. Ce dossier sera un dossier type ; si l’organisateur local
souhaite y ajouter des éléments en local, il devra le faire valider par le service presse fédéral. Ce
dossier de presse sera également transmis en national et en local par le service de presse de la
FFHB (presse régionale, presse nationale, presse enfants, radios, TV, sites internet). Cependant,
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il sera fortement conseillé à l’organisateur local de relayer ce dossier de presse à ses propres
contacts régionaux. Enfin, il sera important de l’imprimer pour le jour J pour les médias présents.
-
Listing médias : Le service presse de la FFHB envoie les informations médias à l’ensemble des
médias nationaux et régionaux. Cependant, afin de ne pas faire d’impair, il sera demandé au
contact presse local de l’organisation de prendre contact avec le service de presse de la FFHB
pour constituer un listing commun par site.
-
Revue de presse : Afin que la FFHB puisse constituer une revue de presse de l’évènement, il
sera conseillé à’ l’organisateur local de transmettre les articles de la presse régionale traitant de
l’évènement et de signaler si des reportages radios ou TV ont été effectués.
-
Photos : La présence d’un photographe de l’organisation serait un plus pour pouvoir transmettre
au service développement une dizaine de photos de la manifestation.
9- Attribution du Label :
Le label « Grands Stades » 2013 sera attribué par la FFHB aux candidats retenus. Pour obtenir
ce label, les candidats devront satisfaire 7 points obligatoires :
1- Respecter strictement le présent cahier des charges de la FFHB
2- Accueillir au minimum 1 000 enfants lors de la journée « Grands Stades » maximum (selon le contexte
local) ;
er
3- Présence des villages ou espaces « VIP », « partenaires », « 1 pas »
4- Présence d’un village pour une présentation du matériel et des modalités de pratique « Handball 1
er
pas »
5- Un temps de jeu minimum et le respect de jeu sur un vrai terrain de mini hand ;
6- Obligation d’organiser une cérémonie d’ouverture et de clôture ;
7- Obligation d’offrir à chaque enfant un tee-shirt, un gymbag, passeport, un autocollant ;
Le candidat qui obtiendra le label rentrera dans l’opération nationale « Grands Stades 2013 » et
bénéficiera d’un soutien matériel de la FFHB, de supports de communication et d’un accompagnement
financier.
9 - Principe de l’aide fédérale :
A l’issue du dépôt des dossiers à la fédération (dans le temps réglementaire), seuls les dossiers répondant
au cahier des charges pourront être retenus pour l’opération « Grands Stades 2013 ». La
commission de développement, validera les meilleurs dossiers, aucune réclamation ne sera prise
en compte.
10 - Echéancier :
 15 février 2013 : Mise en ligne sur le site de la FFHB du dossier de candidature pour
l'organisation des Grands Stades 2013.
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11
 15 mars 2013 : Retour des candidatures par les ligues à la FFHB (tous les dossiers doivent
être validés et signés par les présidents de ligues).
 23 mars 2013 : Communication des candidats retenus pour l’opération « Grands Stades 2013 ».
 29 mars 2013: Réunion des organisateurs des sites retenus dans les locaux de la FFHB et retour
de l’attestation de mise à disposition du stade organisateur à la FFHB et point individuel sur
chaque dossier.
 Mars à Mai-Juin 2013 : Des points réguliers sur le suivi du projet avec le référent fédéral devront
être organisés.
 Septembre 2013 : Bilans et débriefing (pour la programmation 2014)
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Annexe 1 : Contacts FFHB
Service développement : [email protected]
Coordination générale :
Nathalie DELORD
Tél : 01.46.15.74.57 / @ : [email protected]
Collaborateur associé :
Hugues AUGIER
Tél : 01.46.15.03.74 / @ [email protected]
Administratrice en charge du dossier :
Odile DUBUS
@ : [email protected] / [email protected]
CTN en charge du dossier :
Thierry GAILLARD
@ : [email protected]
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13
Annexe 2 : Charte Graphique
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cahier des charges grands stades 2003

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