Article - Remediez a l epuisement de la facturation

Article
Remédiez à
l’épuisement de
la facturation
Vos différents besoins et
exigences en matière de
facturation à la clientèle
vous empêchent de
dormir? Vous devez
souvent rester tard pour
ajuster vos factures ou
écritures? Vous essayez
de comprendre pourquoi
il y autant de retards dans
votre facturation?
Dans l’industrie des services professionnels, il arrive souvent
que les besoins de facturation soient beaucoup plus
complexes que ceux d’une entreprise de fabrication. Ceci est
généralement dû au fait que vous devez inclure beaucoup
plus de détails et de descriptions, comparativement à un
fabricant qui n’inclurait peut-être que le prix d’un article
multiplié par sa quantité.
En raison de la complexité et des particularités de la facturation
de services, une firme de services professionnels peut faire
face à de nombreux défis lors de la facturation des livrables,
du temps ou des dépenses.
Étant donné que les services sont moins tangibles, les
clients examinent normalement leurs factures de plus près.
C’est pourquoi il est important que les factures envoyées à
vos clients soient claires, concises et complétées dans les
meilleurs délais. Pour rendre cela possible, beaucoup de
temps et d’effort sont requis de la part de toute l’équipe pour
assurer que tous les détails et toutes les exigences soient
respectés.
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ARTICLE | Remédiez à l’épuisement de la facturation
Défi 1
La justification de votre temps et de vos livrables
Un des plus grands défis lors de la facturation de services est que la description du travail complété doit être beaucoup
plus détaillée comparativement à celle d’un produit. Il y a beaucoup plus de variables qui entrent en jeu et elles
pourraient être plus difficiles à justifier. Votre facture pourrait être scrutée au niveau des heures facturées versus les
heures complétées. Il pourrait également y avoir des occasions où vous devriez inclure ce qui n’a pas été chargé à
votre client.
Mettre toute cette information sur papier est possible avec Dynamics GP, mais le réel défi est la justification du temps.
Dans le cas d’une méthode de facturation de temps et de matériaux, il y a quelques différents scénarios:
Scénario 1: Respectez-vous votre budget? Si oui, vous pouvez alors facturer votre client et s’il est satisfait, vous n’aurez
généralement rien à dire de plus.
Scénario 2: Vous avez un client qui demande une justification et/ou des détails pour chaque item, comme la majorité
des agences gouvernementales. Lorsque c’est le cas, vous devez décrire de façon plus détaillée le travail ou le projet,
et c’est là où les exigences de chacun des clients peuvent varier. Certaines demandes peuvent inclure: une copie des
feuilles de temps originaux, des détails supplémentaires pour certains items dans la facture ou des copies des reçus de
dépenses. Ceci peut compliquer les choses pour l’équipe de comptabilité puisqu’elle doit se conformer aux différents
règlements et besoins de chaque client.
Intégration de votre processus de facturation de la feuille de temps à
Dynamics GP. En ayant un module de comptabilité par projet entièrement intégré à
Remédiez
à ce défi
Dynamics GP et spécialement conçu pour les entreprises qui facturent des services,
vous pouvez être assuré que toute la documentation relative au travail est complétée
et qu’elle peut être facilement incluse dans les factures à votre client.
Défi 2
Répondre aux exigences d’image corporative du client
Vous avez probablement un groupe centralisé qui s’occupe de la facturation pour plusieurs
compagnies. En plus de devoir s’assurer d’inclure tous les détails de facturation que ces
compagnies exigent, tels les majorations, descriptions et détails de recouvrement, vous devez
aussi respecter leurs couleurs, logos et polices corporatives. Ceci peut rendre la tâche plus
longue si vous devez constamment changer d’une mise en page à l’autre.
Remédiez
à ce défi
Avoir différents gabarits de facturation qui
peuvent être conçus dans Microsoft Word puis
sauvegardés et associés à un client, à une
méthode de facturation ou à une compagnie
particulière. Une fois que vous avez configuré un
gabarit de facturation (soit pour une phase ou pour
un travail ou projet complet), vous n’aurez plus à ajuster
ces factures manuellement pour votre client. Le gabarit
prendra automatiquement en compte la mise en page et
les règlements à utiliser puisqu’ils seront prédéterminés.
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Défi 3
Gérer les factures par paiement forfaitaire
Lorsque le prix ne varie pas en fonction du nombre d’heures de services fournies, il y a deux façons de facturer, par
phase ou selon l’avancement du projet. Avec une facturation par paiement forfaitaire, le processus est d’une part plus
simple car il y a moins de justifications requises par le client, mais d’autre part plus compliqué en ce qui concerne vos
règles de reconnaissance de revenus.
Avoir un processus de reconnaissance de revenus qui est flexible pour
répondre à vos règles de facturation spécifiques. Avec une intégration complète
Remédiez
à ce défi
à Dynamics GP, vous pouvez être assuré que les dates de paiement prédéterminées
seront incluses dans votre système financier ou que le calcul pour le progrès réalisé
à ce jour soit disponible en tout temps pour aider vos équipes de facturation et de
comptabilité.
imPORTANT à SAVOiR
En plus des défis à relever lors de la facturation de services, un des éléments les plus cruciaux du processus
de facturation est le délai d’envoi au client. Plus vous tardez à envoyer une facture après que les services aient
été rendus, plus vous aurez à décrire et justifier en détails les charges pour rappeler au client ce qui a été fait.
Envoyer vos factures aussitôt que possible vous évite ainsi les disputes, les retards de paiements ou les nonpaiements.
Avec un module intégré de comptabilité par projet comme SIFIA de JOVACO, vous êtes en mesure de facturer
dans les meilleurs délais puisque votre information est disponible directement dans Dynamics GP dès que les
détails sont entrés dans la feuille de temps d’une ressource.
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