Guide d`utilisation Réunion en ligne

DSI
Date : 09/02/2011
Guide d'utilisation
Réunion en ligne
Généralités :
Cet outil vous permet de réserver des créneaux horaires pour organiser vos réunions en
ligne avec l’application Adobe Connect.
Cas d’utilisation :
- Tous Personnels UdA : Obtenir un accès gestionnaire
-
Enseignants : Organiser une classe virtuelle (animation par webcam, chat, partage de
document en mode collaboratif, mode conférence)
-
Administratifs / enseignants : Organiser une réunion à distance, ou web conférence
Attention : L’utilisation d’un micro casque par chacun des présentateurs est obligatoire pour
obtenir une qualité d’échange satisfaisante. Il faut également être en mesure de régler les
volumes (écoute et enregistrement).
Remarques :
- L’usage d’Adobe Connect est critique dans certains enseignements. Ces
enseignements sont clairement identifiés auprès de l’Université et ils restent
prioritaires sur l’outil. En outre, il pourra être réalisé des arbitrages en cas de conflits.
- L’utilisation de conférences web est directement liée à la qualité des débits internet
de chacun des participants.
Obtenir un accès « gestionnaire »
Pré-requis : l’accès gestionnaire est restreint aux seuls personnels de l’UdA.
 Demander un accès à votre informatique de proximité
 Une fois créé dans la base Adobe Connect, votre informatique de proximité vous
donnera un feu vert pour l’utilisation et vous rappellera les règles d’usage
 Vous pouvez alors créer vous-même vos réunions
Cas particuliers :
- Vous souhaitez utiliser Adobe Connect dans votre pédagogie, donc avec un usage
critique, il vous faut le spécifier dès le départ afin que l’UdA s’assure que le nombre
de licences dont elle dispose est suffisant
- Vous souhaitez n’utiliser Adobe Connect qu’une seule fois (sans devenir
gestionnaire) : votre informatique de proximité pourra vous guider
Organiser une réunion
Pré-requis : vous devez être enregistré en tant que gestionnaire, si ce n’est pas le cas
demandez à votre informatique de proximité.
 Depuis l’ENT, entrée de menu « Bureau », sous menu « Web Conférence »
 Remplissez le formulaire à droite de l'écran : le nombre de connexions simultanées
étant limité, nous vous demandons de bien vouloir préciser le nombre exact
(maximum) de participants, et de prévoir les horaires réels nécessaires (conseil :
réservez ¼ d’heure avant le rendez-vous)
 Diffusez directement par mail le lien qui s'affiche et permet à vos invités de rejoindre
la réunion en ligne
 Cliquez sur ce lien puis connectez-vous avec votre compte universitaire (idem à l'ENT)
à l'heure choisie
 En tant que gestionnaire de la réunion, validez l'entrée des autres participants à
mesure qu’ils se connectent. Les autres participants utiliseront alors la connexion
« invité » et ne pourront utiliser leur micro / webcam que si vous leur confiez des
droits « présentateur » (pour ce faire, cliquer sur le nom de la personne).
Cas particuliers :
- L'accès à la réunion ne sera disponible que dans le créneau horaire choisi.
- L’Invitation d’une personne extérieure à l’UdA ne pose aucun souci
- Un invité arrive dans la réunion avant vous : il reste en salle d’attente, jusqu’à ce que
vous l’autorisiez à entrer
- Vous souhaitez n’utiliser Adobe Connect qu’une seule fois (sans devenir
gestionnaire) : votre informatique de proximité pourra vous guider
Récupérer les archives de réunion
Pré-requis : vous devez être enregistré en tant que gestionnaire, et avoir organisée au moins
une réunion, durant laquelle de la documentation a été partagée, ou un contenu créé en
direct durant la réunion.
Les réunions terminées sont régulièrement supprimées. Le contenu déposé est alors archivé
et reste ainsi disponible.
En cliquant sur une réunion archivée, vous avez accès aux contenus. Le système compresse
chacun des fichiers (en « .zip ») et selon les types de fichiers vous retrouverez dans l’archive :
- Soit le fichier d’origine (ex : un fichier image, word…)
- Soit le système aura transformé votre fichier en un ensemble de fichiers formant un
"mini site web" (avec une page html d’accès), permettant de visualiser la ressource
(enregistrement vidéo ou présentation powerpoint, …). Ceci n’est pas une option,
mais un fonctionnement interne à Adobe Connect.