Pourquoi dématérialiser ses factures

Optimisez vos échanges commerciaux
avec la Dématérialisation Fiscale de Factures
Mars 2012
Sommaire
1.
Pourquoi dématérialiser les factures?
Les motivations / le ROI
2.
Dématérialiser mes factures oui, mais lesquelles et comment ?
Types de factures, les formats d’échanges
Points sur la conduite de projet, mes besoins futurs, les pièges à éviter
3.
Les bénéfices de la dématérialisation de factures
Financiers, organisationnels et concurrentiels
Fonctionnels
4.
Améliorez vos processus métier avec Use it Flow
Les bénéfices
Schéma fonctionnel
Le Saas
Factures entrantes
Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures
entrantes
France 2008 – Etude Markess
Automatisation des processus comptables et
financiers
89%
Réduction de coûts / Perspectives
d'économies financières à la clé
76%
53%
Accélération du processus de facturation
Paiement des fournisseurs dans les délais
impartis
Renforcement des contrôles internes
40%
38%
0%
20% 40% 60% 80% 100%
En Pourcentage d’Organisations interrogées (multi-réponses)
Factures sortantes
Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures
sortantes.
France 2008 – Etude Markess
74%
Réduction des coûts / Economies financières
58%
Réponse à demandes / pression des clients
49%
Avantage concurrentiel
0%
20%
40%
60%
80%
100%
En Pourcentage d’Organisations interrogées (multi-réponses)
ROI – Factures entrantes
FACTURE PAPIER ENTRANTE : 13,8 euros
0,9 €
Traitement
du courrier
1,4 €
Saisie
0€
0€
! Cout de GED à intégrer !
5,4 €
Validation
2,0 €
2,8 €
1,5 €
1,8 €
Paiement
Archivage
Gestion
des litiges
1, 1 €
0,0 €
0,9 €
FACTURE DEMATERIALISEE ENTRANTE : 4 euros (Hors GED)
estimation GS1 mars 2010
Information GS1 suite étude Arthur D.Little
Cout de gestion d’une facture entrante hors GED : - 70 %
ROI – Factures sortantes
FACTURE PAPIER SORTANTE : entre 8 et 9,5 euros
0,30 €
Préparation,
facturation,
comptabilisation
0,20 €
1,20 €
Envoi
0€
0,50 - 2 €
Rapprochement
des paiements
0,20 €
0,80 €
3,20 €
2,0 €
Archivage
Gestion
des
relances et
des litiges
Coûts de
trésorerie
0, 20 €
1,40 €
1,0 €
FACTURE DEMATERIALISEE SORTANTE : 5 euros
Information GS1 suite étude Arthur D.Little
Cout de gestion d’une facture sortante: - 37% à – 47%
Factures à dématérialiser – Les formats
Dématérialisation simple de facture
Echange électronique AVEC double papier
Dématérialisation fiscale de factures
Échange entre deux applications SANS double papier
La facture électronique fait foi d’original pour l’administration fiscale
Note :
Lorsqu’un échange de factures est réalisé avec l’étranger, c’est la règlementation du pays
d’origine qui prévaut.
Deux technologies acceptées par la DGI en France :
EDI (fichiers structurés) – format EDI, XML, CSV
pdf signé (fichier non structuré)
Points sur la conduite de projet
Les questions à se poser :
Quel document ?
Quel format ?
Avec qui ?
Quel sens (émission, réception ) ?
Quelle fréquence ?
Quel volume d’échange ?
Quel protocole de communication ?
Quelle interface avec mon SI existant ?
Quelles ressources internes (techniques et gestion) ?
Quel investissement prévoir ?
Besoins futurs
Et mes besoins futurs ?
Lister tous les types de documents qui pourraient être dématérialisés dans
l’entreprise
Quelles tâches peuvent être automatisées donc optimisées ?
Quels autres partenaires seront prêts à recevoir/ émettre des documents
dématérialisés?
Ma volumétrie d’échanges actuelle peut-elle évoluer ?
Déterminer le mode d’archivage le plus adéquate à mes besoins et à mes
contraintes juridiques et organisationnelles (externalisé ou pas)
Pièges à éviter
C’est un projet d’entreprise : bien identifier les ressources métiers
impactées
Bien estimer les interfaces et le mapping
Impliquer les opérationnels dans le suivi du projet
S’assurer de la traçabilité des échanges (certification ?)
S’assurer de la valeur probante de l’archivage
Choisir une solution évolutive (suivi des normes exigées ? Comment ?)
Avoir des exigences de sécurité
S’assurer de l’interopérabilité et de la réversibilité des plates-formes SaaS
Les bénéfices
Que ce soit une démarche subie ou choisie, les bénéfices que les entreprises
peuvent en attendre :
Des avantages financiers
Diminution de coûts directs : impression, frais postaux, archivage papier,…
Amélioration de la trésorerie
Des avantages organisationnels
Réduction des cycles commande à paiement
Suppression des erreurs de resaisie
Meilleure traçabilité des documents et des produits
Meilleur partage des informations pour une collaboration inter-entreprises
optimisée
Des avantages concurrentiels
Un service à valeur ajoutée pour vos clients et fournisseurs
Une fidélisation clientèle accentuée
L’amélioration de votre flexibilité et de votre réactivité
Les bénéfices fonctionnels
Des bénéfices fonctionnels importants :
Etre toujours conforme aux règlementations en vigueur
Intégrer simplement les échanges à mon SI existant
Optimiser mon ERP déjà en place en automatisant les échanges de données
Sécuriser mes échanges et les authentifier
Utiliser des échanges normés et standardisés
Accroitre la traçabilité et la confidentialité de mes données échangées
Assurer l’archivage de mes données : à long terme et selon la
règlementation
Pouvoir faire évoluer ma solution en place selon mes besoins
Dématérialisation
des factures
Améliorez vos processus métier !
Productivité accrue
• Réduction des
coûts
Réduction des coûts
Echanges normés EDI ou PDF signé
Respect de la législation
• Suppression des
erreurs
Traçabilité des flux de facturation
Archivage électronique
• Respect de la
législation
Les bénéfices avec Use it Flow
Pour répondre à vos attentes en matière de dématérialisation de factures,
notre solution Use it Flow vous offre de nombreux avantages :
Amélioration de la productivité
Automatisation des tâches du processus de facturation
Utilisation des derniers protocoles de communication
Gestion fine des droits d’accès à l’interface web 2.0 de Use it Flow
Amélioration de la sécurité de vos échanges
Intégration parfaite dans votre SI existant
Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de
contrôle, de dématérialisation et de restitution des factures
Module certifié GS1
Amélioration de vos relations commerciales
Flexibilité et évolutivité de la solution
Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)
Dématérialisation de factures
avec Use it Flow
Module Certifié
Le Saas
Simplicité
• Solution accessible de partout
• Externalisation des process
Efficacité
• Mise en place rapide et sans
contrainte
• Solution évolutive
automatiquement selon les
normes en vigueur
Sécurité
• Echanges sécurisés
• Traçabilité des échanges
Economies
• Suppression des coûts de
traitement
• Facturation à la consommation
Le Groupe Prologue
Expert en édition et services depuis 1986
Côté en Bourse depuis 1998
Certification ISO 9001
Certification GS1
EANCOM V2 et V3
Implantations
France : Ile de France et Région PACA
Espagne : Madrid et Albacete
Etats-Unis : New Hampshire
Pologne et Amérique du Sud
230 collaborateurs
Chiffres d’affaires 2011 : 22,5 M€
Partenariats Prologue
Une expertise prouvée et certifiée :
Use it Flow est certifié GS1 EANCOM V2 et V3 en conformité avec la
réglementation de la DGI pour garantir à ses utilisateurs l’interopérabilité
avec les solutions de ses partenaires et le respect des règles fiscales
Contacts
Nous sommes à votre disposition pour tout
complément d’information au
01.69.29.40.01
ou [email protected]
Notre site web : www.prologue.fr
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