CA Procès Verbal - Association de Ultimate de Montréal

 RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’AUM Date/Heure : Lieu : Mardi, le 8 juin 2010 @18H30 Bureau de l’AUM 2194 Avenue De la Salle #210 Montréal (Québec) H1V 2K8 Présences : Administrateurs : Jacques Cantin, Steve Fiset, Marie‐Christine Picard, Judith Michaud, Manouanne Beauchamp, Julie Belley‐Perron Invités : Christiane Marceau, Jean‐Lévy Champagne, Maxime Gleeton Absences : Jean‐Sébastien Chouinard, Jonathan Munn PROCÈS VERBAL (ouverture 18h43) 1. Adoption de l’ordre du jour et du procès­verbal [18h45] Adoption de l’ordre du jour Proposé par : Marie‐Christine Appuyé par : Jacques Cantin Adopté à l’unanimité Adoption du procès‐verbal (PV) de la réunion du 29 avril 2010, avec modifications de la numérotation des propositions. Proposé par : Julie Belley‐Perron Appuyé par : Jacques Cantin Adopté à l’unanimité ACTION 1[JS] : Lancer une réflexion pour proposer une solution pour la distribution des messages et documents du CA (groupe yahoo, groupe google, autre). Association de Ultimate de Montréal
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2. Suivi des ACTIONS des réunions précédentes [18h53] Échéance
Origine
avril 2010
mars 2010
Action #
Qui
Action
Présenter le plan d’action du CE
JLC
complété au prochain CA.
Définir les objectifs de croissance de la
ligue (membres, qualité, ligues). Le
CPS demande plus de précisions au
CPS CA en regard avec cette action. Le CA
souhaite avoir une analyse de l'impact
des ligues régionnales sur les membres
actuels et sur la croissance de la ligue.
mai 2010
décembre 2008
juin 2010
avril 2010
Action 1
juin 2010
avril 2010
Action 2
juin 2010
avril 2010
Action 4
Créer la section Temple de la
CM renommée sur le site incluant les
images des plaques.
Mandater le CRA d’extraire de la base
de données du site les
renouvellements et les nonCM renouvellements de membres et
d’équipes de l’AUM. L’objectif est de
remettre aux employés de l’AUM un
rapport tendanciel.
Résultat à l'échéance prévue
Remis
Remis, le CA souhaite avoir une
analyse de l'impact des ligues
régionnales sur les membres actuels et
sur la croissance de la ligue.
Christiane va contacter Mike pour
avoir les fichiers des plaques.
La CRA travaille déjà sur le sondage
des ligues interieures.
Jacques Cantin devra nous envoyer le
JC PV de l'AGA 2010 corrigé énumérant
Fait
chaque proposition et action.
3. Rapport des employés [19h30] 3.1. Rapport des employés Les points suivants sont présentés par les employés : Ligue d’été (rapport de Christiane) Ligue de Laval et Longueuil (rapport de Maxime) Ligue de printemps ok Tournois MUCC Déclic Loisirs Médias Site web Partenaires 3.2. La fédération québécoise de ultimate (FQU) La fédération et sa gouvernance est présentée aux nouveaux administrateurs. Association de Ultimate de Montréal
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4. Comité Finances et Trésorière [20h46] 4.1. Commis­comptable Charte :
12.3. Le Conseil choisit annuellement la personne responsable de la tenue de livres de
l’Association, qui est appelée « commis-comptable » et qui se rapporte au
trésorier.
Proposition 4.1 : Il est proposé que Chantal Paquin soit nommée « commis‐comptable » de l’association en plus du mandat de trésorière tel que voté le 29 mars 2010. Proposé par : Jacques Cantin Appuyé par : Manouane Beauchamp Adopté à l’unanimité 4.2. États financiers trimestriels En résumé : les résultats sont comparables à l’an passé bien que les revenus soient supérieurs les dépenses le sont aussi. Proposition 4.2 : Les surplus de 2009 sont de 62 603$ et les revenus de 446 073$. En conséquence, il est proposé d’affecter 45 000$ des surplus de 2009 au fond de développement et acquisition des terrains. Proposé par : Jacques Cantin Appuyé par : Julie Belley‐Perron Adopté à l’unanimité 4.3. Diffusion des États financiers vérifiés aux membres À l’AGA, nous avons exprimé notre volonté de transparence et affirmé que les membres qui en font la demande auraient accès aux états financiers de l’association. Sous quelle forme croyez‐vous qu’il soit préférable de le faire? Proposition 4.3 : Vu les enjeux stratégiques entourant la diffusion d’un tel document et dans le but de protéger les intérêts des membres de l’AUM, il est proposé que les états financiers soient disponibles pour consultation uniquement au bureau de l’AUM et en présence d’un employé qui pourra répondre aux questions d’un membre en règle. Proposé par : Julie Belley‐Perron Appuyé par : Manouane Beauchamp Adopté à l’unanimité Association de Ultimate de Montréal
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5. Conseil d’administration 2010­2011 [21h33] 5.1. Comités du CA (peuplement) Comité de direction – Jacques Comité exécutif – Marie‐Christine Comité ressources humaines – Judith Comité dévelopement et acquisition de Terrains – Julie Comité finances – Steve Comité direction – Steve 5.2.Objectifs du CA 2010­2011 Le Conseil a débattu de ses objectifs et en a énuméré six potentiellement intéressants. ACTION 2 [Steve] : Envoyer les objectifs énumérés à tous pour les rendre SMART (ou SMATIES) en vue de les adopter à la réunion de juillet. ACTION 3 [tous les administrateurs] : Relire le plan stratégique. 5.3. Planification des réunions pour l’année Le calendrier des réunions jusqu’en mars 2011 est adopté. Proposé par : Jacques Cantin Appuyé par : Judith Michaud Adopté à l’unanimité 6. Varia Mila Oh : le conseil est attristé par la nouvelle du décès de Mila Oh. Le CA tient à noter que des suivis aux demandes au sujet du prix spirit et activités à la mémoire de Mila seront faits dans un délai approprié suite au départ de Mila. Le Comité du temple de la renommée se penchera sur la question après un délai raisonnable. Formation des administrateurs : Jacques propose une rencontre de formation pour passer à travers des documents du manuel des administrateurs et aider les nouveaux administrateurs à mieux comprendre le fonctionnement de l’AUM. 7. Fermeture de la réunion [22h24] Proposé par : Manouane Beauchamp Appuyé par : Marie‐Christine Picard Adopté à l’unanimité Association de Ultimate de Montréal
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