Belgique Autorité contractante : Agence belge de développement

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Belgique
Autorité contractante : Agence belge de développement (CTB)
Appel à propositions dans le cadre de l’intervention :
Trade for Development Centre
Appui financier aux organisations actives dans le secteur des Métaux
Précieux équitables et/ou durables
BEL1405411
Lignes directrices à l’intention des demandeurs
Référence : BEL1405411/AP/006
Date limite de soumission des dossiers de demande de subsides :
10 juillet 2016
Appel à propositions_Métaux précieux_Lignes directrices.docx
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Table des matières
TRADE FOR DEVELOPMENT CENTRE ............................................................................................ 3
1
1.1
Contexte ................................................................................................................................................... 3
1.2
Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l'autorité contractante................................ 3
RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS......................................................3
2
2.1
Critères d’éligibilité .................................................................................................................................. 3
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
Éligibilité des demandeurs .............................................................................................................................. 4
Associés .......................................................................................................................................................... 5
Projets éligibles: pour quels projets une demande peut-elle être présentée? .............................................. 5
Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus? ................................................................................... 7
Présentation de la demande et procédures à suivre ............................................................................... 8
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Dossier de demande de subsides .................................................................................................................... 8
Où et comment envoyer les demandes? ........................................................................................................ 8
Date limite de soumission de la demande ...................................................................................................... 8
Autres renseignements sur les demandes ...................................................................................................... 8
2.3
Évaluation et sélection des demandes..................................................................................................... 9
2.4
Notification de la décision de l'autorité contractante ........................................................................... 10
2.4.1
2.4.2
2.5
Conditions de la mise en œuvre après la décision de l'autorité contractante d'attribution des
subsides .................................................................................................................................................. 11
2.5.1
3
Contenu de la décision .................................................................................................................................. 10
Calendrier indicatif ........................................................................................................................................ 10
Contrats de mise en œuvre ........................................................................................................................... 11
LISTE DES ANNEXES ....................................................................................................................12
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1
TRADE FOR DEVELOPMENT CENTRE
1.1
CONTEXTE
Le Trade for Development Centre (TDC), un programme de l'Agence belge de développement (CTB),
lutte contre la pauvreté en appuyant les producteurs et les organisations de producteurs dans leur
développement économique et social.
Le TDC ambitionne d'améliorer l'accès aux marchés (qu'ils soient locaux, régionaux ou
internationaux) d'organisations engagées dans le commerce équitable ou durable.
À travers son appui financier, le TDC entend améliorer cet accès aux organisations en renforçant
leurs capacités de gestion, de commercialisation et de communication, ainsi que des compétences
techniques et de production des producteurs.
1.2
MONTANT DE L’ENVELOPPE FINANCIÈRE MISE À DISPOSITION PAR L'AUTORITÉ CONTRACTANTE
Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s'élève à
1.000.000 EUR. L'autorité contractante se réserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds
disponibles.
Montant des subsides
Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise
entre les montants minimum et maximum suivants :
-
montant minimum de la contribution CTB : 50.000 EUR
-
montant maximum de la contribution CTB : 100.000 EUR
Le bénéficiaire contractant devra financer un minimum de 25% du budget total du projet.
Le bénéficiaire contractant doit pouvoir démontrer avoir mis en œuvre au moins un projet d’un
montant équivalent à au moins 50% du montant demandé (les références et les attestations de
bonne fin1 devront être fournies dans le dossier de demande de subsides).
2
RÈGLES APPLICABLES AU PRÉSENT APPEL À PROPOSITIONS
Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en
œuvre des projets financés dans le cadre du présent appel à propositions.
2.1
CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ
Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:
(1) Les acteurs:
le demandeur, c’est-à-dire l'entité soumettant le formulaire de demande (ci-dessous 2.1.1)
(2) Les projets :
les projets pouvant bénéficier de subsides (2.1.3);
1
Pour les projets qui ne sont pas encore clôturés, une lettre du bailleur est acceptable.
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(3) Les coûts :
les types de coûts pouvant être inclus dans le calcul du montant des subsides (2.1.4).
2.1.1
Éligibilité des demandeurs
Demandeur
(1) Pour pouvoir prétendre à des subsides, le demandeur doit satisfaire aux conditions suivantes:

être une personne morale; et

être une entité privée sans but lucratif2 ou une entité privée à but lucratif détenue à plus de
50% par une coopérative de producteurs ; et

être établi ou représenté3 en : Maroc, Algérie, les Territoires Palestiniens, Sénégal, Mali,
Burkina Faso, Niger, Guinée, Bénin, Ouganda, Rwanda, Burundi, Tanzanie, Mozambique,
Afrique du Sud, République Démocratique du Congo, Equateur, Bolivie, Pérou, Vietnam ; et

être directement chargé de la préparation et de la mise en œuvre du projet et non agir en
tant qu’intermédiaire ; et

extrayant, transformant et vendant des métaux précieux qui répondent aux conditions du
« commerce équitable et/ou durable »4 ou les structures d’appui direct à ces acteurs ; et

ayant la personnalité juridique depuis au moins 2 ans ; et

disposer de comptes audités la dernière année.
Le demandeur ne peut agir qu’à titre individuel (pas de consortium).
(2) Le demandeur potentiel ne peut participer à des appels à propositions ni être bénéficiaire de
subsides s'il se trouve dans une des situations suivantes :
a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement
judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont dans toute situation
analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et
réglementations nationales;
2
« sans but lucratif » doit être compris au sens de « sans maximisation de profit ». Cela sous-entend que la
finalité première n'est pas la recherche du plus grand profit en vue de rémunérer un capital, mais bien plutôt la
fourniture d'un service à ses membres ou à la collectivité, au lieu de verser le capital aux actionnaires-mêmes.
Sont donc éligibles aux subsides tous les organismes de l'économie sociale ce qui inclut les mutuelles de santé,
les associations de producteurs, les coopératives agricoles, les IMF. Toute autre structure doit démontrer
qu’elle ne vise pas la maximisation du profit.
3
L'établissement est déterminé sur base des statuts de l'organisation qui devront démontrer que l’organisation a
été créée par un acte de droit interne du pays concerné et que son siège social est situé dans un pays éligible. À
cet égard, toute entité juridique dont les statuts ont été créés dans un autre pays ne peut être considérée comme
une organisation locale éligible, même si elle est enregistrée localement ou qu'un «protocole d'accord» a été
conclu.
4
Veuillez fournir un certificat à jour, la preuve de votre affiliation ou du fait que vous êtes en cours de
certification, délivré(e) par un des organismes certificateurs du commerce équitable ou du commerce durable
(FLO-Cert, Fairmined, Oro Verde Certification, Alliance for Responsible Mining (ARM), IRMA, etc.), par des
membres de l'ISEAL Alliance ou, par des organismes certificateurs accrédités dans le domaine de
l’environnement.
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b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose
jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible) pour tout délit affectant
leur moralité professionnelle;
c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que
les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;
d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions
légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles
du pays où le marché doit s'exécuter;
e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption,
participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale;
À la section 2.6 du dossier de demande de subsides («déclaration du demandeur»), le
demandeur doit déclarer qu’il ne se trouve pas dans une de ces situations.
(3) Si le demandeur s’est déjà engagé dans un partenariat avec une organisation belge impliquée
dans la coopération au développement (ONG, universités, syndicats...), l'appui financier ne peut
pas être demandé pour des activités similaires à celles déjà financées par ladite organisation
belge.
2.1.2
Associés
Associés
D'autres organisations peuvent être associées au projet. Les associés participent effectivement au
projet, mais ne peuvent prétendre à bénéficier des subsides, à l’exception des indemnités
journalières et des frais de déplacement. Ces associés ne doivent pas répondre aux critères
d'éligibilité mentionnés au point 2.1.1.
2.1.3
Projets éligibles: pour quels projets une demande peut-elle être présentée?
Définition
Un projet comprend une série d’activités.
Durée
La durée initiale prévue d’un projet ne peut pas excéder 12 mois.
Secteurs ou thèmes
Les activités financées dans le cadre de cet Appel à Propositions doivent être liées au secteur des
métaux précieux issus du commerce équitable et/ou durable.
Couverture géographique
Les projets doivent être mis en œuvre dans un ou plusieurs des pays suivants : Maroc, Algérie, les
Territoires Palestiniens, Sénégal, Mali, Burkina Faso, Niger, Guinée, Bénin, Ouganda, Rwanda,
Burundi, Tanzanie, Mozambique, Afrique du Sud, République Démocratique du Congo, Equateur,
Bolivie, Pérou, Vietnam.
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Types de projets
Les types de projets suivants sont éligibles :
L’Objectif Général du projet doit viser à améliorer l’accès au marché (local, régional ou international)
de producteurs et organisations de producteurs inscrits dans une démarche de commerce équitable
et/ou durable.
Types d’activité
Les types d’activités suivantes sont éligibles :

Renforcement des capacités. Amélioration des capacités des producteurs en matière de
gestion globale et de gestion de cycle produit (production, transformation,
commercialisation)

Développement de produits. Adaptation/développement de produits pour les marchés
locaux, régionaux ou internationaux.

Qualité. Implémentation de systèmes d'amélioration et de contrôle de la qualité.

Certification. Études de faisabilité guidant les producteurs avant leur affiliation à l'un ou
l'autre programme de certification ; mise en œuvre d’activités permettant aux producteurs
d'accéder à la certification.

Études de marché. Recherches sur les marchés locaux, régionaux ou européen, y compris
études de faisabilité.

Company matching. Présentation de producteurs aux acheteurs, que ce soit à l'échelon local,
régional ou européen.

Développement d'outils promotionnels et/ou de communication (site Web, brochures
d'entreprise, catalogues, vidéos, images des produits…).

Participation à des foires commerciales. Présentation des produits lors de foires
commerciales locales, régionales et européennes.

Digitalisation. Utilisation d'applications, d'outils digitaux permettant une meilleure gestion
de l'organisation (gestion des clients...) ou l'obtention et l’utilisation de données et
d'informations de marché (big data, évolution des prix....)

Environnement. Développement de techniques qui permettent de réduire l’impact sur
l’environnement et l’écosystème.

Santé et sécurité. Soutien technique pour l’implémentation de méthodes réduisant l’impact
néfaste sur la santé des travailleurs (mercure, poussière, bruit, etc.)

Crédits carbone Fairtrade. Préparation de l'organisation à pouvoir vendre des crédits
carbone Fairtrade dans le cadre des standards "climat" développés par Fairtrade
International en collaboration avec The gold Standard.

Autres. Leur pertinence sera évaluée par le jury, mais à l'instar de toutes les activités
précitées, elles doivent aussi contribuer à améliorer l'accès aux marchés.
Soutien financier à des tiers
Les demandeurs ne peuvent pas proposer de soutenir des tiers financièrement.
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Visibilité
Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la visibilité du
financement ou cofinancement par la coopération belge, la CTB et le programme TDC.
Nombre de demandes et de conventions de subsides par demandeur
Le demandeur ne peut pas soumettre plus de 1 demande par lot dans le cadre du présent appel à
propositions.
Le demandeur ne peut pas se voir attribuer plus de 1 convention de subsides par lot au titre du
présent appel à propositions.
2.1.4
Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?
Coûts éligibles
Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par des subsides. Les types de coûts éligibles et
inéligibles sont indiqués ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un
plafond global des «coûts éligibles».
Le remboursement des coûts éligibles peut être basé sur une des formes suivantes, ou toute
combinaison de celles-ci:
-
les coûts directs effectivement supportés par le bénéficiaire-contractant ;
Pour être éligibles aux fins de l’appel à propositions, les coûts doivent respecter les conditions
prévues à l'article 4 du modèle de Convention de Subsides (voir annexe F des présentes lignes
directrices).
-
les frais de structure : ceux-ci sont de maximum 7% du montant total des subsides.
Les frais de structure sont calculés sur la base de dépenses réelles encourues et éligibles. Une fois
acceptés les frais de structure sont forfaitaires et ne doivent pas être justifiés. Les coûts éligibles et
non éligibles comme frais de structure sont repris à l’article 4.1 de la convention de subsides (annexe
F des présentes lignes directrices).
Coûts inéligibles
Les coûts suivants ne sont pas éligibles :
– les dettes et la charge de la dette (intérêts);
– les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
– les coûts déclarés par le bénéficiaire-contractant et financés par un autre projet bénéficiant d'une
subvention ou pris en charge par un autre bailleur;
– les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre
directe du projet, auquel cas leur propriété doit être transférée aux bénéficiaires finaux au plus
tard à l’issue du projet ;
– les pertes de change;
– les crédits à des tiers ;
– le coût des salaires du personnel de l’administration nationale ;
– les apports en nature5.
5
Par «apports en nature», il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie au
bénéficiaire-contractant. Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour le bénéficiaire-contractant, ils
ne constituent pas des coûts éligibles.
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2.2
PRÉSENTATION DE LA DEMANDE ET PROCÉDURES À SUIVRE
Pour les appels à propositions ouverts le demandeur transmet en une fois le dossier de demande de
subsides complet, soit le formulaire de demande accompagnés des annexes requises.
2.2.1
Dossier de demande de subsides
Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de
présentation et le formulaire complémentaire de demande contenu dans le dossier de demande de
subsides annexé aux présentes lignes directrices (annexe A).
Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français, anglais ou espagnol.
Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés dans les instructions pour
l'élaboration de la note succincte de présentation ou toute incohérence majeure dans le formulaire
de demande (par exemple si les montants mentionnés dans les feuilles de calcul du budget ne
correspondent pas) peut conduire au rejet de la demande.
Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et
empêchent donc l'autorité contractante de réaliser une évaluation objective.
Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.
Il est à noter que seuls le formulaire de demande et les annexes publiées qui doivent être complétées
(budget, cadre logique) seront évalués. Il est par conséquent très important que ces documents
contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant le projet.
2.2.2
Où et comment envoyer les demandes?
Les demandes doivent être soumises en version électronique. Le dossier de demande de subsides
doit être complet et comporter l’ensemble des annexes (budget, cadre logique, attestations,
comptes audités, etc.) :
Adresse électronique : [email protected]
Les demandeurs doivent s’assurer que leur dossier de demande de subsides est complet. Les
demandes incomplètes peuvent être rejetées.
2.2.3
Date limite de soumission de la demande
La date limite de soumission des demandes est fixée au 10 juillet 2016 à 23h59, tel que prouvé par la
boite de réception de l’adresse électronique susmentionnée. Toute demande soumise après la date
et heures limites sera automatiquement rejetée.
2.2.4
Autres renseignements sur les demandes
Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours
avant la date limite de soumission des demandes, à l'/aux adresse(s) figurant ci-après, en indiquant
clairement la référence de l’appel à propositions :
Adresse de courrier électronique : [email protected]
L'autorité contractante n'a pas l'obligation de fournir des éclaircissements au sujet des questions
reçues après cette date.
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Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes.
Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'autorité contractante ne peut pas
donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un projet ou d'activités spécifiques.
Les questions pouvant présenter un intérêt pour les autres demandeurs, ainsi que les réponses à ces
questions seront envoyées à tous les demandeurs.
2.3
ÉVALUATION ET SÉLECTION DES DEMANDES
Les demandes seront examinées et évaluées par l'autorité contractante avec l’aide, le cas échéant,
d'assesseurs externes. Tous les projets soumis par les demandeurs seront évalués selon les étapes et
critères décrits ci-après.
Si l'examen de la demande révèle que le projet proposé ne remplit pas les critères d'éligibilité décrits
au point 2.1.4, la demande sera rejetée sur cette seule base.
Les éléments suivants seront examinés:
Ouverture :

Respect de la date limite de soumission. Si la date limite n’a pas été respectée, la demande
sera automatiquement rejetée.
Vérification administrative et de l’éligibilité

La demande répond à tous les critères spécifiés dans les lignes directrices.

Si une information fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule
base et elle ne sera pas évaluée.
Evaluation
Les demandes satisfaisant aux conditions du premier contrôle administratif et de l’éligibilité seront
évaluées au regard de la pertinence et de la conception du projet proposé.
Les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection et critères d’attribution.
Les critères d’évaluation visent à assurer que les demandeurs :

disposent de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir leur activité tout
au long du projet proposé et, si nécessaire, pour participer à son financement;

disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles
requises pour mener à bien le projet proposé.
Les critères d’évaluation aident également à évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs
et priorités fixés, et d’octroyer les subsides aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à
propositions. Ils aident à sélectionner les demandes qui assurent à l'autorité contractante le respect
de ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence du projet et sa cohérence avec les objectifs
de l’appel à propositions, la qualité, l'effet escompté, la durabilité du projet ainsi que son efficacité
par rapport aux coûts.
Sélection provisoire
Après l’évaluation, un tableau sera établi, reprenant l’ensemble des demandes classées d’après leur
score et dans les limites des fonds disponibles. Une liste de réserve sera en outre établie suivant les
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mêmes critères à utiliser si davantage de fonds deviennent disponibles pendant la période de validité
de cette liste.
Suite à la sélection provisoire, la CTB se réserve le droit d’organiser des visites de terrain (Due
Diligence) afin de confirmer la recevabilité des dossiers ou de récolter des informations
complémentaires en vue d’une prise de décision du jury.
2.4
2.4.1
NOTIFICATION DE LA DÉCISION DE L'AUTORITÉ CONTRACTANTE
Contenu de la décision
Le demandeur sera avisé par écrit de la décision prise par l'autorité contractante au sujet de sa
demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.
Lorsqu'un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité prétendument commise dans le
cadre d’une procédure d’octroi ou estime que la procédure a été entachée par un acte de mauvaise
administration, il peut introduire une plainte auprès du pouvoir adjudicateur.
Dans ce cas, la plainte sera adressée à la personne qui a pris la décision contestée qui s'efforcera
d'instruire la plainte et d'y répondre dans un délai de 15 jours ouvrables. Alternativement ou en cas
de réponse considérée non-satisfaisante par le demandeur, ce dernier pourra s'adresser au Directeur
Operations compétent au siège, via le mailbox [email protected].
Cfr. http://www.btcctb.org/fr/gestion-plaintes
Les plaintes liées à des questions d'intégrité (fraude, corruption,...) doivent être adressées au bureau
d'intégrité à travers l'adresse http://btcctbintegrity.org
La plainte ne peut avoir pour objet la demande d'une seconde évaluation des propositions sans
autres motifs que le désaccord du demandeur avec la décision d'octroi.
2.4.2
Calendrier indicatif
Date
Date limite pour les demandes d'éclaircissements au
TDC
19/06/2016
Dernière date à laquelle des éclaircissements sont
donnés par l'autorité contractante
29/06/2016
Date limite de soumission des dossiers de demande
de subsides
10/07/2016
Information des demandeurs sur l'ouverture, les
vérifications administratives et l'évaluation de la
note succincte de présentation (étape 1)
22/07/2016
Information des demandeurs concernant l'évaluation
du formulaire complémentaire de demande (étape 2)
29/07/2016
Notification de l'attribution (après vérification de
l'éligibilité) (étape 3)
05/08/2016
Visite de terrain éventuelle (Due Diligence)
09/2016
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Signature de la convention
10/2016
Ce calendrier indicatif peut être mis à jour par l'autorité contractante au cours de la procédure
2.5
CONDITIONS DE LA MISE EN ŒUVRE APRÈS LA DÉCISION DE L'AUTORITÉ CONTRACTANTE D'ATTRIBUTION
DES SUBSIDES
À la suite de la décision d’attribution des subsides, les bénéficiaires-contractants se verront proposer
une convention basée sur le modèle de convention de subsides de l'autorité contractante (annexe F
des présentes lignes directrices). Par la signature du formulaire complémentaire de demande
(annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs acceptent, si les subsides leur sont
attribués, les conditions contractuelles du modèle de convention de subsides.
2.5.1
Contrats de mise en œuvre
Lorsque la mise en œuvre d’un projet nécessite la passation de marchés par le/les bénéficiaire(s)contractant(s) le marché doit être attribué conformément à l’annexe VIII du modèle de convention
de subsides.
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3
LISTE DES ANNEXES
DOCUMENTS À COMPLÉTER
ANNEXE A : DOSSIER DE DEMANDE DE SUBSIDES
ANNEXE B : BUDGET
ANNEXE C : CADRE LOGIQUE
DOCUMENTS POUR INFORMATION
ANNEXE D : MODÈLE DE CONVENTION DE SUBSIDES
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