Procédure de distribution de la documentation

Procédure de distribution de la
documentation
Date création procédure :
06/03/2014
Diffusion : Pôles Communication &
développement, Publication, Accueil
Information
Rédaction : Johanna Vitrant
Resp. des Editions
Date et historique de révision
Référence de la procédure :
COM/PRO/04
Version 1
Validation :
Florian Raoux
Chemin d’accès :
\\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE
TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES
COMMUNES
Vérification:
Sandrine Nguyen
Objet :
Cette procédure a pour objectif de définir les modalités de distribution de la documentation chez les prestataires.
Les étapes :
1) Les distributeurs récupèrent leur pochette de distribution auprès de la Responsable des Editions selon le planning
de distribution édité ainsi que les clés des box du Couloubrier (remplir la fiche de prise de clés Box du Couloubrier) à
la Villa Bellevue ou à l’espace d’accueil si plusieurs équipes de distribution.
2) Les distributeurs chargent aux box du Couloubrier les cartons de guides dans un véhicule de la SEMA et notent les
quantités prises sur le planning de distribution / suivi des stocks (document collé sur la pochette de distribution) sans
oublier d’indiquer la date, ses noms et prénoms.
1 Procédure de distribution de la documentation_COM/PRO/04_V1
3) La fiche de distribution (jointe dans la pochette de distribution)
Chaque fiche de distribution indique les éléments nécessaires à la diffusion de la documentation : noms des
établissements à desservir, noms, quantités…
Les distributeurs indiquent en haut de la fiche de distribution leur nom et la date.
Approvisionnement de tous les établissements indiqués sur les fiches de distribution avec les éditions concernées.
Face au nom de l’entreprise, mettre la quantité de guides distribués pour chaque édition concernée (ou simplement
une croix pour les fiches de distribution 7, 8, 9 et 10).
Si l’entreprise refuse un ou plusieurs supports, mettre « Non » dans les colonnes concernées par les guides refusés.
Si l’entreprise demande des supports non prévus par la fiche de distribution, lui donner les guides de son choix et
reporter la quantité donnée dans la colonne correspondant à l’édition concernée
Si l’entreprise est fermée, déposer dans sa boite aux lettres une enveloppe avec le nom de l’entreprise indiquée
dessus comprenant un exemplaire du courrier « Diffusion des éditions de l’Office de Tourisme de Sainte-Maxime »
ainsi qu’un exemplaire de chaque guide prévu par la distribution, puis indiquer « BAL » dans la colonne « Fermé »
sur la fiche de distribution (ne pas appliquer cette étape pour les fiches 7,8,9 et 10).
Si l’entreprise est fermée et n’a pas de boite aux lettres visible, mettre un « F » dans la colonne « Fermé » sur la fiche
de distribution.
Si l’entreprise est trop éloignée de Sainte-Maxime (plus de 20 km), indiquer « Courrier » dans la colonne « Fermé »
de la fiche de distribution (pour les fiches 7, 8, 9, et 10 ne pas tenir compte de l’élément boite aux lettres visible ;
mettre « F » si l’entreprise est fermée).
A la fin de la distribution, les distributeurs signent les fiches de distribution effectuées et les remettent à la
Responsable des Editions pour l’enregistrement. Ils remettent également les clés des box du Couloubrier au Pôle
Accueil à l’Office de Tourisme ou au Pôle Publication à la Villa Bellevue (remplir la fiche de remise de clés box du
Couloubrier).
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