Comité de Direction n°2

CPPB Auxerre
CoDir n°2 du 04/04/2014
Comité de Direction n°2
du 4 avril 2014
Présence
Sont présents : Jérôme BONIN, Louis CHEVALIER, Jean-Michel DUBUS, Emmanuelle
DUFOSSEY, Yves GESHWINE, François SEBILLAUT, Fabrice SIBELLA, Francis
TUHON.
Sont excusés : Joris JOANNES, Philippe JUBAN, Philippe (Gérard) QUIRIN, Béatrice
TINEL.
Secrétaire de séance : Jérôme BONIN.
Le président ouvre la séance à 19h17.
Ordre du jour
1.
Compte rendu du CoDir n°1 du mardi 18 février 2014
Le compte rendu de la dernière réunion du comité de direction est approuvé par les
membres présents.
2.
Maintien des séances des vendredi 2 et 9 mai
Les séances sont maintenues en remaniant les surveillances :
●
●
François SEBILLAUD remplacera Yves GESCHWINE le 2 mai,
Fabrice SIBELLA remplacera Bernard MARTIN le 9 mai.
3.
Changement du système d’entrée à la piscine
Personne n’était au courant au sein du comité de direction avant le message de Cathy.
Jean-Michel a pu avoir Pascal MAS, le directeur de la piscine, ce jour :
Le changement du système d’accès au bassin a été décidé dans l’urgence et le stade
nautique n’a pas eu le temps de prévenir les clubs.
La distribution des cartes magnétique d’accès se fera à partir de la rentrée au
moment de l’accès au bassin par notre club par le personnel de la piscine, ce sur 2
semaines. Elles seront délivrées uniquement en échange du badge à remplacer.
Du côté du club, il faut prévoir quelques personnes pour épauler le personnel de la piscine
lors des échanges. Rendez-vous est pris le vendredi 11 avril à 20h30 à l’entrée de la piscine ;
au moins 4 ou 5 membres du comité de direction confirment pouvoir être présents. Pour le
mercredi suivant, le même fonctionnement est prévu à partir de 20h00. Les enfants
n’utilisant pas leur badges mais un vestiaire collectif, il ne devraient pas être touchés par le
changement.
La communication sur ce changement passera par le site web du club, un email à tous les
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adhérents, un double affichage sur les tableau public et bassin du club. Le texte sera le
suivant :
Changement du système d’entrée au stade nautique d’Auxerre.
Les badges sont supprimés et remplacés par une carte magnétique.
Le vendredi 11 avril entre 20h30 et 21h, les personnels du stade nautique vous
donneront votre nouvelle carte indispensable pour l’accès au bassin contre votre
badge.
Le mercredi 16, l’échange aura lieu entre 20h et 20h30.
Jérôme se charge de réaliser l’affiche pour le vendredi 11 avril, de mettre à jour le site web
et d’envoyer l’email aux adhérents.
Jean-Michel confirmera auprès de Pascal MAS notre fonctionnement ; les dates du 18 et
du 23 avril pourront être ajoutées au texte ci-dessus selon son retour.
Concernant la caution du badge, n’ayant pas de détail sur la procédure mis en place par la
piscine, nous ne communiquerons pas dessus pour le moment. En cas de questionnement,
il faudra indiquer que la procédure n’est pas encore établie.
4.
Fête du club à Beffes
Il est un peu tôt pour organiser cet évènement.
Les dates sont néanmoins déjà calées : les 19 et 20 juillet 2014.
C’est Francis qui s’occupe de l’organisation avec l’aide de Louis pour la logistique. Il faut
reprendre les documents de l’année dernière.
Francis peut d’ores-et-déjà mettre l’affiche d’inscription au tableau de bassin.
Aucune date limite n’est fixée pour la fin des inscription ; il faut juste savoir une semaine
ou deux avant le nombre approximatif de participant pour les courses.
L’organisation plus détaillée est reportée à la prochaine réunion du comité de direction.
5.
Inscriptions 2014/2015
Ce point est reporté à la prochaine réunion du comité de direction.
6.
Sortie Cozumel au Mexique
Jean-Michel et Yves, y ayant participé, reviennent sur cette sortie :
Tout c’est très bien passé. L’hôtel était nickel. Le club était un peu usine à plongeur mais
s’était moins sensible sur Cozumel. Il y a eu de très belles plongées et visites.
7.
Communication au sein du club
Quoi et où ?
Jérôme demande quoi communiquer où : on reçoit beaucoup d’informations des différents
organes de la FFESSM (entre autre), comment trier ce qui doit être publier sur le web, sur
Facebook, affiché au bord du bassin ou à l’affichage publique, voire envoyé par email ?
Fabrice et Jean-Michel confirment qu’on reçoit beaucoup d’informations, la FFESSM
ayant poussé au développement des activités des autres commissions que la plongée
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technique telles que l'audiovisuel, l'apnée, la biologie et l’environnement, ...
Il est arrêté que ces informations seront publiées via la page Facebook du club, les 5
derniers éléments de cette dernière s’affichant sur la page d’accueil du site web. Jérôme et
Fabrice s’en occupent déjà. Il n’est en effet pas possible de tout imprimer pour l’affichage.
Les informations club, quant à elles, seront publiées via Facebook, sur le site web via un
article si l’importance le justifie et affichées au tableau du bassin.
SMS
Jérôme signale qu’il est envisageable de mettre en place l’expédition de SMS via l’outil de
gestion des adhérents (Galette) accessible depuis le site web du club, au même titre que
pour les emails à ce jour. Cela a un coût : 0,10 € par SMS envoyé. Cette fonction
permettrait de toucher les personnes ne disposant pas d’adresse email et pourrait être
exploitée pour les messages de dernière minutes pour les sorties par exemple.
Tout le monde trouve que cette solution serait pratique mais se demande si c’est justifié. En
effet, il y a très peu de personnes qui ne disposent pas d’email à ce jour au sein du club, la
mise en place de cette solution ne serait pas rentable, tant en terme de temps que d’argent ;
les SMS de dernières minutes se faisant déjà via les abonnements personnels des
organisateurs.
8.
Point financier
Jean-Michel souhaite qu’un point financier soit fait à chaque réunion du comité de
direction. Il invite Jérôme pour ce premier point à présenter les difficultés qu’il a pu
rencontrer depuis sa prise de poste ainsi que les besoins et attentes qu’il pourrait avoir.
Prise de fonction du trésorier
Jérôme indique que la prise de fonction lui a demandé pas mal de temps pour s’approprier
les comptes et le fonctionnement du club, les périodes comptables (janvier) et saisons ne
coïncidant pas (septembre).
Il rencontre aujourd’hui quelques difficultés en matière d’accès à l’information : en effet, il
ne dispose que de très peu d’informations sur les montants et règlements, tant partenaires
que participants des sorties ; il ne peut donc pas anticiper grand chose. Ces informations
avaient certes été mentionnées lors des précédentes réunions de comité de direction, mais il
ne les avait pas notés, n’ayant alors aucune ambition pour le poste de trésorier.
Fabrice et Francis, organisateurs de sorties et présents à la réunion acquiescent et
partageront leurs documents au fur et à mesure avec Jérôme.
Règles des règlements participants pour les sorties
La discussion autour des sorties amène à réaliser qu’il n’y a pas de règle établie pour les
encaissements des règlements de participants à une sortie ; en effet, si Sylvain a déjà remis
les chèques d’acompte depuis quelques temps pour Bormes, Fabrice a gardé ceux pour
Agay.
Il est donc décidé le fonctionnement suivant :
●
●
Les acomptes seront encaissé à partir de la date butoir des inscriptions,
Les soldes seront quant à eux encaissé au moment de la réunion d’information pour
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la sortie (qui a lieu, en général, environ 1 mois avant)
Actes
D’autre part, Jérôme se rends compte qu’il ne connaît pas toutes les règles de
fonctionnement du club comme, par exemple, la limite de remboursement de 75 € pour les
frais moniteurs ; il demande s’il existe quelque part un recueil de ses informations.
Jean-Michel indique quels seules traces écrites sont les comptes-rendus de réunion (comité
de direction et assemblées générales). Il propose de mettre en place l’écriture d’Actes en
parallèle de ces comptes-rendus afin de retrouver plus facilement ces informations.
Un débat s’ouvre sur la façon de numéroter/classer ces actes : Jean-Michel propose un
système chronologique tandis que Jérôme s’oriente vers un système thématique. Le choix
est reporté à la prochaine réunion du comité de direction. D’ici-là, Jean-Michel se propose
de rédiger les premiers actes issus de la présente réunion.
9.
Questions diverses
Demande de mise à jour des coordonnées du club à la Mairie
La fiche est remplie par le président. Le contact donnée est Jérôme Bonin en tant que
webmaster du club.
Animations
Bowling
Louis expose les formules proposées par la structure de Monéteau. Celle à 17,50 €
Pizza-Burger + boisson + une partie retient l’attention.
Il précise que, si nous sommes suffisamment nombreux, il est possible d’avoir accès à une
zone plus ou moins privée.
Il faut en revanche donner une date de pré-réservation rapidement.
Après étude du calendrier, la date retenue est le vendredi 12 septembre 2014, après la
séance d’inscription.
Accrobranche
Louis en a déjà discuté avec Frédéric SIRE. Comme pour le bowling, il faut une date.
Après étude du calendrier, c’est le dimanche 15 juin 2014 qui est retenu.
Pour les deux sorties, il reste à organiser les inscriptions.
Organisation des surveillances de bassin
Jérôme signale qu’il a découvert récemment et un peu par hasard le cahier d’émargement
des mineurs. Étant en charge des renouvellements des cahiers, celui-ci n’avait pas été refait
et était devenu inexploitable. Si cet écueil est maintenant corrigé, cela pose plus
généralement le problème de l’organisation des séances piscine du club.
Fabrice fait remarquer que le code du sport impose en effet toute une série de choses à
mettre en place pour ce type de séances et que le club n’est, à ce jour, pas dans les clous :
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affichage des diplômes des encadrants,
Liste d’émargement des mineurs,
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Consignes de gonflage,
Personnes habilités pour rentrer dans le local de gonflage,
...
Il serait bon également de refaire une information aux surveillants de bassin.
D’autre part, les dix commandements du surveillant de bassin doivent être remis sur le
nouveau site et affiché dans le local bouteilles.
Louis se propose pour établir une liste de point à vérifier/mettre en place pour la prochaine
réunion du comité de direction.
Remise en route de la station Nitrox ?
Fabrice demande s’il est prévu de remettre en marche la station de gonflage Nitrox. En
effet, le Nitrox est de plus en plus demandé par les moniteurs et il serait intéressant de
pouvoir gonfler nous même au moins les petites bouteilles de décompression.
François indique que tout est prêt pour et qu’il ne manque plus qu’une décision. Il reste
simplement à :
●
Tirer une ligne électrique au bon endroit dans le local TIV ; Alain THIBAUT a été
contacté en ce sens.
● Acheter et installer la tuyauterie ; François et Yves peuvent s’en charger
eux-même.
D’autre part, Fabrice signale qu’il y a besoin d’adaptateur DIN pour la sortie Bormes.
François indique qu’une dizaine sont disponibles dans l’armoire du local bouteilles à la
piscine.
Prochaine réunion
La prochaine réunion du Comité de direction aura lieu :
le 16 mai 2014 à 18h30 à la piscine d’Auxerre.
La séance est levée à 22h36.
Le secrétaire de séance
Jérôme BONIN
Le président
Jean-Michel DUBUS
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