ETUDE DE CAS I Formation d`un marché public Suite à

Transcription

ATELIER DE FORMATION PASSATION DES MARCHES PROCEDURES FIDA
ETUDE DE CAS I
Formation d’un marché public
Suite à des pourparlers, la commune de « GAHOUA » par courrier en date du 19 juin 1990
a fait savoir à la société « GNATA » que le « programme triennal de construction de
logements sociaux « qui avait été remis constitue l’ordre de service de l’engagement de la
municipalité de « GAHOUA ».
Le maire a ensuite adressé au gérant de la société « GNATA » sur papier entête de
l’association pour la protection du patrimoine et de l’environnement de « GAHOUA » un
courrier daté du 23 octobre 1990 et intitulé « ordre de service à l’entrepreneur » l’invitant à
réaliser 50 logements sociaux pour un montant total de 723.934.500 FCFA toutes taxes
comprises.
Le 14 décembre 1990, le maire a indiqué à la même société avoir « donné toutes les
instructions pour que lui soit délivré dès aujourd’hui un permis de construire provisoire
préalable à la réalisation des lotissements ».
Le 14 décembre 1990, le maire fait parvenir une lettre à la société rédigée sur un papier
entête de l’association précitée, « certifiant » que la société « GNATA » bénéficierai « d’une
avance pour pouvoir démarrer les travaux de construction des dits logement ».
Cependant, contre toute attente, par un courrier du 21 février 1991, le maire de la
commune de « GAHOUA » indique à la société « GNATA » que, compte tenu du prix trop
élevé de ses prestations, celles-ci n’envisageait plus de lui confier la construction des
lotissements en cause.
Le gérant de la société « GNATA » vous saisi pour vous demander de condamner la
commune de « GAHOUA » à lui verser des indemnités d’un montant de 185.000.000 FCFA
représentant la somme engagée ( personnel mobilisé : 55.000.000 FCFA ; mission
commerciale effectuée à « GAHOUA » : 16.400.000 FCFA ; Etude technique : 72.100.000
FCFA, matériel de construction : 41.500.000 FCFA)
Qu’est-ce que vous répondez à la société GNATA ?
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS II
Obligation de résultats ou obligation de moyens
La Direction Régionale de l’hydraulique de la commune de « GROSYEUX » a décidée de
réhabiliter 1200 pompes à motricité humaine défaillantes relevant de sa zone géographique.
Aussi du 10 Mars 2006 au 25 Mai 2006, elle a constituée des équipes de techniciens de sa
direction chargés de faire l’évaluation des pièces défectueuses ou inexistantes sur les pompes
concernées.
La Direction Régionale de l’hydraulique a préparée et lancée une consultation pour « la
fourniture de pièce de rechange et la pose de pièces de rechange pour 1.200 pompes à
motricité humaine »
Le marché a été attribué à l’entreprise « VOICLAIR » pour un montant de 200 Millions de
francs CFA, pour une durée d’exécution de 8 mois.
A la fin des travaux au moment de la réception, il a été constaté que 800 pompes sur les
1200 ne sont toujours pas fonctionnelles malgré le remplacement des pièces défectueuses.
La Direction Régionale de l’hydraulique a adressée un ordre de service à l’entreprise
« VOICLAIR » afin de reprendre les travaux sur les 800 pompes litigieuses. Ce que refuse
l’entreprise au motif qu’elle a exécutée ses obligations telles que prévue dans le marché.
1) L’entreprise « VOICLAIR » est-elle fondée à s’opposer à l’ordre de
service ?
2) Qu’est-ce que vous en pensez ?
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS III
Vous êtes une agence de passation de marchés et a ce titre le ministère des infrastructures à
signer avec votre société une convention d’internalisation de la fonction commande
publique .Le ministère vous demande de préparer son plan de passation des marchés
nécessaire à l’exécution de son budget 2011. Il vous adresse la liste de ses besoins comme
suit :
Désignation
Montant en FCFA
17 Véhicules 4x4
340.000.000
72 Véhicules de touriste
105 Motos
240 Bicyclettes
648.000.000
315.000.000
12.000.000
Etude environnementale pour la réalisation
de 810Km de route
Bitumée KPANAN-SISIKA
67.000.000
Réhabilitation des locaux de la direction
régionale des
Infrastructures du centre-nord
412.000.000
Equipement en matériel informatique de la
direction régionale
Des infrastructures du centre-nord
120.000.000
Equipement en mobilier de la direction
régionale des infrastructures du centrenord
Recrutement d’un cabinet pour la
réalisation d’un audit des états
Financiers au titre de l’année budgétaire
2011
Recrutement d’un consultant pour la
réalisation d’une étude de
Faisabilité pour la création d’un fons
d’entretien routier
Recrutement d’un consultant pour la mise
en place d’un système
Physique et électronique de classement et
d’archivage
01 – 05 Juin 2010
90.000.000
27.000.000
1000.000.000
98.000.000
Commentaire
ETUDE DE CAS IV
LES AVENANTS
Suite à un redressement judiciaire, les actifs de la société de « ATOYE » titulaire du marché
pour le reprofilage léger de 18 km de piste dans la commune «SOGOMANSANDJI » ont été
transféré à la société « M’MAKOTALA ».
1) Quel est le type d’avenant qui sera établi ?
Le maire de la commune Maître d’ouvrage de travaux a signé l’avenant évoqué.
2) Le maire pouvait-il valablement sans l’avis préalable du conseil municipal
signer cet avenant, alors que le marché initial a été approuvé par le
conseil municipal.
3) Quelle procédure aurait-il fallu adopter ?
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS V
Les effets de la réception provisoire
A la suite d’un appel à concurrence pour la réalisation de l’amphithéâtre de
l’université de « KOUGLOTEYE » la société SOGEA Construction a été
attributaire dudit marché pour un montant de 2,5 milliards de francs CFA.
Après 18 mois d’exécution des travaux, l’ouvrage a été réceptionné le 18
octobre 2008.
Le 17 avril 2009, l’université de «KOUGLOTEYE » prend possession effective
de l’ouvrage.
La société SOGEA Construction vient vous voir et prendre conseil car elle
souhaiterait réclamer le « remboursement » des charges relatives à l’ouvrage
qu’elle a assumées entre la réception de l’ouvrage par l’université et la prise de
possession effective de l’ouvrage par ce dernier.
1) Quels sont les différents problèmes soulevés par cette situation ?
2) Que pensez-vous conseillez à la société SOGEA Construction ?
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS VI
Gouvernance générale des marchés publics
Un maire décide de réhabiliter la façade de l’hôtel de ville de sa mairie.
Il lance un appel d'offres.
Trois offres sont reçues respectivement d’une firme Anglaise, Allemande et
Libanaise.
Les montants des offres sont les suivants :
L’anglais a présenté une offre qui s'élève à 3 millions de dollars ;
L’allemand a une offre d’un montant de 6 millions de dollars, et
Le Libanais propose une offre de 9 millions dollars.
Devant de telles différences, les trois entrepreneurs sont invités séparément, à
justifier et à donner le sous détail de leurs estimations respectives !
- L'Anglais dit qu'il utilise de la peinture acrylique pour extérieurs en deux
couches pour 1 million, pour les échafaudages, les brosses, équipements divers
et assurances : 1 million, et le million restant c'est la main d'œuvre.
- L'Allemand justifie son devis en disant qu'il est meilleur peintre, qu'il utilise
des peintures de polyuréthane en trois couches, dont le coût s'élève à 3 millions.
Les échafaudages et autres matériels, équipements et assurances coûtent 2
millions, et le million restant c’est la main d'œuvre.
-Le Libanais lui a donné les explications suivantes :
Monsieur le Maire : 3 millions pour vous, 3 autres pour moi, et les 3 restants,
nous les donnons à l'Anglais pour qu'il nous peigne la façade.
1) A qui selon vous doit être attribué le marché ?
2) A qui sera selon vous attribué le marché ?
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS VII
Services de Consultants
CHOIX DES PROCEDURES SUR LA NEGOCIATION
Suite à un processus de sélection de consultant, il a été obtenu les résultats
répertories dans le tableau ci-joint :
Etant donné que les prix proposés par les consultants respectifs (en dollars US) sont
les suivants :
A = 1, 200 000
B=
800,000
C = 2, 780,000
D = 1, 350,000
E = 3, 250,000
F=
950,000
01 – 05 Juin 2010
-
Le score technique ainsi requis est de 70 points
-
La pondération :
80% = score technique
20% = score financier
1- Calculez le score financier pour chaque consultant.
2- Calculez la note technique et financière pondérée combinée de chaque
consultant.
3- Quel est le consultant qui sera invité à négocier le contrat selon que la méthode
retenu selon est :
i.
Sélection fondée sur la qualité et le coût
ii.
Sélection fondée sur la qualité
iii.
Sélection avec enveloppe budgétaire (ou généralement appelée dans le
cadre d’un budget déterminé)
iv.
Sélection du moins-disant
01 – 05 Juin 2010
FIRMES
SCORES
TECHNIQUES
SCORES
FINANCIERS
/ 100
/100
A
72
B
70
C
69,50
D
93,50
E
84,70
F
59,39
01 – 05 Juin 2010
SCORE COMBINE
PONDERE
ETUDE DE CAS VIII
CONNAITRE SON STYLE DE NEGOCIATEUR
Il est important de connaître son style de négociateur, son style dominant, son ou ses
styles de rechange car au cours d’une négociation il peut devenir très important d’en
changer, de passer ou de prendre la main.
Quel est votre style de négociateur ?
Lisez les 5 phrases :

Envisagez chacune comme une description possible de vous-même.

Inscrivez un 5 pour la phrase qui vous semble le mieux vous décrire (concernant
votre Moi réel et non votre Moi idéal).

Soyez honnête avec vous-même. (sinon le test ne sert à rien).

Inscrivez un 4 pour la phrase qui se rapproche le plus de vous aussitôt après.
Ensuite continuer à classer les autres phrases : 3 pour la 3ème, 2ème pour la 4ème
et 1 pour la 5ème. Vous notez 1 en regard de la phrase la plus éloignée de vous.
Il ne peut y avoir d’ex aequo.
01 – 05 Juin 2010
Elément 1 : Décision.
A1 : Je tiens à obtenir des décisions claires, créatrices, qui soient comprises et
acceptées.
B1 : Je recherche des décisions applicables, sinon parfaites, de la part de mes
interlocuteurs et des autres, y compris moi-même.
C1 : J’attache une grande importance au maintien de bonnes relations.
D1 : Je tiens à obtenir une décision sensée.
E1 : J’accepte la décision des interlocuteurs et ou/des autres.
EL1-A1:
B1:
C1:
D1:
E1:
Elément 2 : Convictions.
A2 : J’écoute et je recherche les idées, opinions et attitudes différentes des miennes.
Je suis convaincu de ce que je pense mais suis sensible à des idées saines, et disposé à
changer d’avis.
B2 : Lorsque surgissent des idées, opinions ou attitudes différentes des miennes, je
propose un compromis.
C2 : Je suis les opinions, les attitudes et les idées de mes interlocuteurs et des autres,
ou j’évite de prendre position.
D2 : Je préfère accepter les opinions, les attitudes des mes interlocuteurs et autres
plutôt que d’avancer les miennes.
E2 : Je défends mes idées, opinions, attitudes aux dépens des autres s’il le faut.
EL2-A2:
01 – 05 Juin 2010
B2:
C2:
D2:
E2:
Elément 3 : Enthousiasme.
A3 : Je fais des suggestions positives pour que les choses continuent d’avancer.
B3 : Je fais ce que je veux et presse les autres d’accepter.
C3 : J’aide, j’encourage et complimente les autres pour ce qu’ils font ou veulent faire.
D3 : Je canalise la totalité de mon énergie dans ce que je fais et les autres sont
entrainés.
E3 : Je fais juste ce qu’il faut pour m’en sortir ou pour que l’on s’en sorte.
EL3-A3:
B3:
C3:
D3:
E3:
Elément 4 : Conflit.
A4 : Dans un conflit, j’essaie d’être neutre ou je reste à l’écart.
B4 : Lorsqu’un conflit éclate, je tente pour le résoudre d’en découvrir l’origine en
remontant aux causes sous-jacentes.
C4 : J’évite de susciter des conflits, mais lorsqu’ils éclatent je tente d’apaiser les
passions et de maintenir la cohésion du groupe.
D4 : Lorsqu’un conflit éclate j’essaie d’être juste mais ferme et d’obtenir une solution
équitable.
E4 : Lorsqu’un conflit se déclare je tente de l’étouffer ou d’imposer mon point de
vue.
EL4-A4:
B4:
01 – 05 Juin 2010
C4:
D4:
E4:
Elément 5 : Maîtrise de soi.
A5 : En raison du trouble que les tensions peuvent engendrer, je réagis avec chaleur et
sympathie.
B5 : En cas de crise, je ne sais pas de quel côté me tourner ou qui suivre pour éviter
que la tension ne persiste.
C5 : Lorsque les choses ne vont pas comme je le voudrais, je me défends, résiste, ou
propose des contre-arguments.
D5 : En restant neutre, je suis rarement troublé.
E5 : Lorsque je suis provoqué, je me contiens, bien que mon impatience soit visible.
EL5-A5:
B5:
C5:
D5:
E5:
Elément 6 : Sens de l’humour.
A6 : Mon sens de l’humour vise à être persuasif pour me faire accepter avec mon point
de vue.
B6 : Mon sens de l’humour vise à entretenir de bonnes relations ou, lorsque des
tensions se produisent, il faut oublier le caractère sérieux de la situation.
C6 : Mon sens de l’humour s’adapte aux circonstances et redonne aux choses leur juste
valeur. Je conserve mon sens de l’humour en cas de conflit.
D6 : Pour les autres, mon sens de l’humour est déplacé.
E6 : Mon humour est caustique.
EL6-A6:
B6:
C6:
D6:
E6:
Ce tableau va vous aider à récapituler vos notes afin de répondre à la question :
Quel style vous ressemble le plus? Reporter les notes sur colonnes et totaliser :
01 – 05 Juin 2010
Nom & Prénom :
Elément
1. Décisions
A1 :
B1 :
C1 :
D1 :
E1 :
2. Convictions
A2 :
B2 :
C2 :
D2 :
E2 :
3. Enthousiasme
A3 :
B3 :
C3
D3 :
E3 :
4. Conflit
A4 :
B4 :
C4 :
D4 :
E4 :
5. Maîtrise de soi
A5 :
B5 :
C5 :
D5 :
E5 :
6. Sens de l’humour
A6 :
B6 :
C6 :
D6 :
E6 :
Elément
Style
1/1
1/9
5/5
9/1
9/9
1. Décisions
E1 :
C1 :
B1 :
D1 :
A1 :
2. Convictions
C2 :
D2 :
B2 :
E2 :
A2 :
3. Enthousiasme
E3 :
C3 :
A3
B3 :
D3 :
4. Conflit
A4 :
C4 :
D4 :
E4 :
B4 :
5. Maîtrise de soi
D5 :
A5 :
B5 :
C5 :
E5 :
6. Sens de l’humour
D6 :
B6 :
A6 :
E6 :
C6 :
Total
STYLE
1. Dominant
2. Rechange
3. Réfractaire
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS IX
A partir de cette lettre d’invitation à négocier, nous vous invitons à :
9 Faire tous les commentaires possibles sur les insuffisances, les absences et les incohérences
éventuelles ;
9 Proposer ou à reformuler un lettre d’invitation que vous estimer plus complète.
DEBUT
Bamako, le 27 octobre 2009
PRAGMATIQUE
28008, C/Quintana n°2
New York-USA
Objet: Etudes de faisabilité du transfert de la capitale politique dans la région « zone verte »
– Invitation à négocier
Messieurs,
Nous avons le plaisir de vous inviter aux négociations relatives au dossier cité en objet.
Ces négociations auront lieu, le 02 novembre 2009, à partir de 11 heures dans la salle de
conférence de notre organisme sis à Hamdallaye ACI 2000, Avenue du Mali.
Veuillez nous informer à l’adresse suivante que vous avez reçue cette lettre d’invitation :
[email protected].
Recevez, Messieurs, nos salutations distinguées,
Cœur Vaillant
Administrateur Général
FIN
01 – 05 Juin 2010
ETUDE DE CAS X
(Pays)
(Projet)
(Désignation de la mission)
NEGOCIATION DU CONTRAT
Projet d’Agenda
1. Présentation des équipes de négociations, de
l’Observateur et du personnel d’appui au processus de
négociation.
2. Conditions préalables aux négociations.
¾ Vérification du mandat d’habilitation du Représentant du Consultant à négocier
et à conclure un Contrat
¾ Confirmation ou non de la disponibilité de tout le personnel clé prévu dans la
proposition technique
3. Négociations Techniques.
Préliminaires
¾ Exposé sur la compréhension de la vision globale de la mission par le consultant.
¾ Présentation par l’organisme des structures et des divers acteurs impliqués dans
l’exécution du Projet.
Points de précisions et de clarifications
¾ Activités de réinstallation des populations
¾ Activités de formation
¾ Indicateurs de Suivi – Evaluation
01 – 05 Juin 2010
¾ Programme de Subvention de la Recherche Agricole Appliquée et de la
Technologie
Méthodologie et Plan de Travail
¾ Incidence du redimensionnement des activités du Compact et des contraintes
budgétaires y afférents sur la méthodologie et le Plan de Travail.
¾ Pré-installation (contexte, contraintes et perspectives)
¾ Post-installation (approche)
Etablissement des rapports
¾ Adaptation des livrables au contexte et contraintes évoqués ci-dessus
Aspects Logistiques (intrants et moyens matériels)
¾ Préciser les dispositions prévues dans les TDRs ou éventuellement les
aménagements à apporter
4. Négociations Financières
¾ Incidences financières des modifications convenues sur les aspects techniques
(méthodologie, plan de travail, durée et intensité des efforts requis)
¾ Détermination et accord (éventuel) sur le montant du Contrat
¾ Obligations Fiscales
5. Conclusion des Négociations
¾ Examen du Projet de contrat
¾ Signature du PV des négociations et paraphe du projet de contrat négocié
FIN DES NEGOCIATIONS
01 – 05 Juin 2010
REPUBLIQUE PRAGMATIQUE ETUDE DE CAS XI
UNITE DE GESTION DU FONDS D’AUDIT DES MARCHES PUBLICS SELECTION D’UN CONSULTANT POUR LA REALISATION D’UN AUDIT EXTERNE DES MARCHES PUBLICS JEU DE ROLES NEGOCIATION DES MARCHES PUBLICS Mai 2010 01 – 05 Juin 2010
I.
CONTEXTE Pour la mise en œuvre de son plan d’action relatif à la qualification de la
gestion de la dépense publique, le gouvernement de la République de Guinée a
entrepris une réforme en profondeur du système de passation des Marchés
Publics. Cette première phase de la réforme se fera à travers un Audit externe
des procédures de passation des marchés des années 1999 - 2000 et 2001.
Eu égard à l’ampleur et à la complexité de la tâche, les autorités ont décidé
d’inscrire cette réforme du système des marchés publics parmi les mesures
prioritaires à mettre en œuvre visant entre autres, au renforcement de la bonne
gouvernance et à la lutte contre la corruption. Pour y arriver, un ensemble de
textes juridiques et réglementaires ont été pris visant tous d’une part, à garantir
grâce à une réalisation efficace de la commande publique, la bonne gestion des
fonds publics et, d’autre part, permettre aux dépenses publiques d’avoir un impact
effectif sur le développement socio-économique et la lutte contre la pauvreté.
II.
OBJECTIFS DE LA MISSION Cet audit qui sera réalisé par des Cabinets indépendants a pour objectif de
permettre aux autorités compétentes d’évaluer le respect des procédures de
passation des marchés, de se faire une opinion sur la pertinence de ces procédures
et des mécanismes de contrôle interne mis en place par l’Administration dans la
gestion des marchés publics, enfin de s’assurer que les fonds mis à la disposition
des entités contractantes ont été utilisés exclusivement aux fins pour lesquelles ils
étaient prévus.
III.
PROCESSUS DE SELECTION
Pour la réalisation des prestations une présélection avait été effectuée conformément aux procédures définies dans le code des marchés publics de la République de
Guinée et aux directives concernant la sélection de fournisseurs de services de
consultant du FIDA.
01 – 05 Juin 2010
Pour ce faire, une sollicitation de manifestation d’intérêts a été lancée le 1er septembre 2003, publiée à travers les organes de presse suivants : ‐ HOROYA n° 6155 du 4/09/03 ‐ LYNX n° 598 du 8/09/03 ‐ INDEPENDANT n° 544 du 11/09/03 et dans certaines Ambassades. Les six (6) Cabinets ayant satisfait aux critères de présélection, ont été retenus pour la constitution de la liste restreinte. Ce sont : 1‐ FFA‐ ERNST & YOUNG‐ ASSOCIE à FINORG International, (Guinée) ; 2‐ MAZARS et GUERARD, (France) ; 3‐ TAFSIR CONSEIL et AUDIT Guinée (Guinée) ; 4. Bureau National d’Etudes Techniques et de Développement (BNETD), (Côte d’Ivoire) ; 5. PYRAMID ‐ Group. (Sénégal) ; 6. DELOITTE ET TOUCHE (Côte d’ivoire). Sur les six (06) Cabinets consultés, seul le Cabinet PYRAMID-GROUP. (Sénégal) n’a
pas répondu.
A l’issue de processus de sélection, le cabinet MAZARS et GUERARD, (France) ayant obtenu le score technique et financier combiné le plus élevé a été invité à des négociations. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES ¾ La durée des prestations est de six mois à compter du 2 avril 2010 (date prévue pour le démarrage). 01 – 05 Juin 2010
¾ La formation est un élément essentiel de cette mission. DISPOSITION PRATIQUE POUR LE JEU 1/ Constitution de 2 groupes 9 Groupe 1 = équipe de négociation du Client (Autorité Contractante) 9 Groupe 2 = équipe de négociation du cabinet de consultant MAZARS et GUERARD 9 Deux observateurs (formateur + un participant) = Observateurs (chargés d’évaluer et d’analyser les résultats de la négociation menée par chaque partie) Chaque groupe trouvera des informations dans une enveloppe qui lui sera remise et dont le contenu ne sera pas connu de l’autre groupe. Ces différentes enveloppes seront les conducteurs qui aideront chaque groupe à préparer et à conduire sa négociation. 2/ Déroulement du Jeu 9 Les travaux en groupe (préparation de la négociation) 9 Séance en plénière de la négociation entre les deux parties. 3/ Informations communes 9
9
9
9
Prix proposé de la proposition financière = 200 mille dollars US Contrat à prix forfaitaire Le montant du contrat est hors taxes Durée prévue des négociations deux (02) jours La loi de finance 2010 prévoit que tous les contrats signés pendant l’année budgétaire concerné dont le montant est supérieur à l’équivalent de 100 mille dollars US, se verront appliquer une taxe de 0, 2% du montant hors taxe (jusqu’à un montant de 1 million de dollar au‐delà la taxe ne sera que de 0,05%)
01 – 05 Juin 2010
Enveloppe A Evaluation financière Tableau 1 Récapitulatifs des coûts POSTE COÛT PRIX 200 000 Coût total de la proposition financière MONNAIE USD Tableau 2 ELEMENTS DU COUT Rémunération Frais remboursables Total COÛT PRIX 178 000 22 000 200 000 MONNAIE USD USD USD Note : ‐
L’activité proposition de la mise en place d’un système de classement des
dossiers de la passation des marchés, ne figure pas dans la proposition
technique mais a été pris en compte dans l’offre financière pour 7 mille USD
01 – 05 Juin 2010
Enveloppe B Etendue des prestations 1)
Vérification physique quantitatif et qualitatif1
2)
Formation des cadres de l’autorité de contrôle
3)
2
Aspects logistique
Pas de mise à disposition de véhicule
Bureau mis à disposition mais les commodités ne sont pas précisées
1
Avec des sites à visiter à l’intérieur du pays Sur ce point les TDRs ne précisent pas qui prend en charge la session de formation prévus et le consultant a considéré que cela relevait du client 2
01 – 05 Juin 2010