Annexe Déliberation n°2016 - l`Université Bretagne Loire
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Annexe Déliberation n°2016 - l`Université Bretagne Loire
UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Dossier de demande de passage de la communauté d’universités et établissements (ComUE) Université Bretagne Loire aux responsabilités et compétences élargies (RCE) (Sur la base du cahier des charges du MENESR, document de travail, version du 5 juillet 2016) 1 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Sommaire Table des matières 1. Introduction ................................................................................................. 4 1.1. Faciliter le passage aux RCE des ComUE : une nouvelle procédure définie par le MENESR ... 4 1.2. Le passage aux RCE : un enjeu majeur pour l’Université Bretagne Loire................................ 5 1.2.1. Procédure suivie au sein de l’Université Bretagne Loire ................................................. 6 2. La gouvernance de l’Université Bretagne Loire : une gouvernance stabilisée après un processus préparatoire qui a permis d’anticiper tous les aspects de la mise en place de ce nouvel établissement ......................................................... 7 2.1. Contexte, histoire, trajectoire : de l’Université européenne de Bretagne et l’Université Nantes Angers le Mans à l’Université Bretagne Loire : un long chemin parcouru ............................. 7 2.2. La mise en place d’une stratégie très volontariste pour développer le projet UBL ................ 8 2.2.1. Méthodologie .................................................................................................................. 8 2.2.2. Principes .......................................................................................................................... 9 2.3. Des chantiers importants conduits dès 2015 .......................................................................... 9 2.4. Les grandes dates marquant l’avancement du projet........................................................... 10 3. L’Université Bretagne Loire (UBL) : un établissement hors normes ............ 12 3.1. Qu’est-ce que l’Université Bretagne Loire ?.......................................................................... 13 3.1.1. Une vision ambitieuse et une stratégie affirmée .......................................................... 13 3.1.2. Un positionnement clair au service de la création de valeur ajoutée........................... 14 3.1.3. Une gouvernance complexe mais se voulant agile et efficace...................................... 15 3.1.4. Un fonctionnement interne gage de cohérence et de transversalité ........................... 16 3.1.5. Un fonctionnement multi-sites et un usage déjà massif de la visioconférence et des outils numériques dans le fonctionnement de l’UBL .................................................................... 17 3.1.6. Un dialogue social de qualité tout au long du processus et des instances installées ... 18 4. Présentation de l’organisation interne de l’Université Bretagne Loire ....... 20 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. L’UBL « photographie » au 1er septembre 2016.................................................................... 20 Des fonctions soutien et des fonctions support au service du projet ................................... 21 Une organisation territorialisée ............................................................................................ 21 Présentation du planning opérationnel de l’établissement pour le passage aux RCE .......... 23 5. L’analyse économique et financière de l’UBL ............................................. 25 5.1. Projet stratégique et modèle organisationnel ...................................................................... 25 5.1.1. Présentation des choix d’orientation majeurs de la ComUE......................................... 25 5.1.2. Déclinaison des compétences assumées par l’UBL en précisant le mode d’opérationnalisation .................................................................................................................... 28 5.1.3. Description de l’organisation de la ComUE : les principes clés du projet d’organisation 50 5.1.4. Les missions « opérationnelles » de l’UBL..................................................................... 53 5.1.5. Les fonctions support .................................................................................................... 53 5.2. Construction du modèle économique ................................................................................... 59 2 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 5.2.1. 5.2.1. 5.2.2. Construction du scénario global d’équilibre économique de l’Université Bretagne Loire 59 Analyse financière de la situation existante .................................................................. 63 Programmation budgétaire en GBCP ............................................................................ 65 6. La mise en place des fonctions support...................................................... 66 6.1. La fonction pilotage ............................................................................................................... 66 6.2. La fonction ressources humaines .......................................................................................... 74 6.3. La fonction gestion budgétaire et financière ........................................................................ 88 6.4. La fonction « Systèmes d’information »................................................................................ 95 6.4.1. Structuration des services en charge du système d’information .................................. 96 6.4.2. Pilotage .......................................................................................................................... 96 6.4.3. Moyens humains consacrés à la fonction ..................................................................... 98 6.4.4. Applications de gestion ............................................................................................... 100 6.4.5. Qualité et exhaustivité des données ........................................................................... 102 6.4.6. Sécurité des installations et des applications.............................................................. 103 6.4.7. Stratégie de l’établissement en matière de services .................................................. 105 6.4.8. Coûts d’équipements, de maintenance, de fonctionnement ..................................... 107 6.5. Cartographie du système d’information interne ................................................................ 108 6.6. La fonction immobilière ...................................................................................................... 109 6.6.1. Moyens humains et organisation de la fonction immobilière .................................... 109 6.6.2. Description du patrimoine immobilier ........................................................................ 112 6.6.3. Moyens financiers consacrés à la fonction immobilière ............................................. 113 6.6.4. Comptabilité patrimoniale .......................................................................................... 119 6.6.5. La stratégie patrimoniale............................................................................................. 119 3 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 1. Introduction 1.1. Faciliter le passage aux RCE des ComUE : une nouvelle procédure définie par le MENESR Sur proposition du Secrétaire d’Etat chargé de l’enseignement supérieur et à la recherche, le passage des ComUE aux RCE fait l’objet d’une procédure adaptée à leurs spécificités, ne nécessitant pas le recours à un audit préalable de l’IGAENR. Un groupe de travail réunissant les services concernés de la DGESIP, de la DAF et de la DGRH avec des présidents et directeurs généraux de ComUE est constitué pour élaborer un cahier des charges permettant aux ComUE, opérateurs publics, d’apporter les éléments garantissant leur capacité à exercer les responsabilités et compétences élargies. L’adaptation de la procédure de passage aux RCE des ComUE tient compte de la spécificité des ComUE au regard des universités et des écoles, pour lesquelles des procédures avaient été définies par l’IGAENR pour les premières et conjointement par l’IGAENR et la CDEFI pour les secondes. Un établissement d’enseignement supérieur (université ou école) définit, pilote et met en œuvre des activités d’enseignement supérieur et de recherche, en assurant lui-même leur gestion, et en développant les fonctions soutien à ces activités. Une ComUE, elle, coordonne la politique de ses membres, selon des modalités et une organisation de ses activités avec ses membres : 1- qui varient fortement d’une ComUE à l’autre ; 2- qui sont susceptibles d’évoluer rapidement au fur et à mesure de sa montée en puissance. C’est sur la base d’une analyse et d’une expertise de ce cahier des charges rempli par les ComUE souhaitant passer aux RCE que le ministère présentera la demande à la direction du Budget. Documents de référence : Guide d’auto-évaluation des écoles pour le passage aux responsabilités et compétences élargies, établi par la CDEFI et l’IGAENR, 2009 Vade-mecum du MENESR lié à la mise en place des Communauté d’universités et établissements, juin 2015 Rappel des textes : L’article L. 711-9 du code de l’éducation prévoit que les EPSCP autres que les universités peuvent demander à bénéficier, dans les conditions fixées par l’article L. 712-8, des responsabilités et des compétences élargies. L’article L. 712-8 prévoit que la demande doit prendre la forme d’une délibération du conseil d’administration, adoptée dans les conditions prévues à l’article L. 711-7, c’est-à-dire à la majorité absolue des membres en exercice du conseil (les membres en exercice étant les membres statutaires moins les sièges vacants). Il prévoit également que la délibération de l’établissement doit 4 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 être approuvée par un arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de l’enseignement supérieur. Rappel des étapes réglementaires de la procédure du passage aux RCE : 1° Consultation du comité technique de l’établissement sur le passage aux RCE. Cet avis est indispensable comme le Conseil d’Etat a eu l’occasion de le rappeler dans un arrêt du 23 décembre 2011 (CE, sct, 23 décembre 2011, Danthony, req. n°335477) ; 2° Délibération du conseil d’administration de l’établissement demandant le passage aux RCE, à la majorité absolue des membres en exercice du conseil ; 3° Arrêté conjoint du ministre chargé du budget et du ministre chargé de l’enseignement supérieur. 1.2. Le passage aux RCE : un enjeu majeur pour l’Université Bretagne Loire Dès 2014, l’enjeu du passage aux RCE de la ComUE UBL a été identifié comme un enjeu fort dans le cadre de la définition du projet stratégique de l’Université Bretagne Loire et des travaux préparatoires à sa mise en place. L’Université Bretagne Loire sollicite son passage aux RCE pour répondre à quatre objectifs majeurs au service du déploiement de son projet stratégique et de l’effectivité de son action au service de ses membres dans l’esprit de la loi du 22 juillet 2013 : 1. Disposer des leviers pertinents pour répondre aux enjeux de l’organisation et des ressources humaines de la ComUE, et permette à celle-ci de s’intégrer pleinement dans son écosystème (mobilité inter-établissement par exemple). 2. Permettre de construire un partenariat efficace avec les collectivités territoriales et permettre de se positionner sur les appels à projets, les moyens en RH constituant un effet levier indispensable pour le développement de projets (apport d’autofinancement dans le montage de projets, effet levier sur des financements en particulier les financements européens), 3. Disposer des leviers pertinents pour consolider le modèle économique de la ComUE en prenant pleinement en compte les particularités de ce modèle économique par rapport à celui des établissements. 4. Simplifier son mode de gestion pour être plus efficace : le fonctionnement même de la ComUE en mode projet nécessite au quotidien une agilité forte. La gestion directe de la masse salariale est un facteur clé de consolidation et de simplification au service des projets portés par la ComUE. 5 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Le présent dossier vise à expliciter les choix effectués et les actions mises en œuvre pour assurer une gestion responsable et efficiente de l’UBL dans le cadre de ce passage aux RCE. La Comue UBL est prête pour assumer son passage aux RCE. 1.2.1. Procédure suivie au sein de l’Université Bretagne Loire Après la publication du décret portant création de l’UBL le 6 janvier 2016, la question du passage aux RCE de la ComUE a été abordée en séminaire des membres dès le 22 février 2016, Jacques Girardeau, administrateur provisoire, ayant alors été missionné pour saisir la Dgesip d’un avant-projet de délibération à soumettre au nouveau CA issu des élections de l’UBL (courrier du 10 mars). Dès le 23 mai, date de la réunion du 1er Conseil d’administration de l’UBL ayant suivi l’élection du Président, une délibération a validé l’enclenchement du processus. Le Comité technique, réuni le 13 mai 2016 avait donné au préalable son avis favorable au passage de la Comue aux RCE. Après les propositions du Secrétaire d’Etat chargé de l’enseignement supérieur et à la recherche, l’UBL a été informée que le passage des ComUE aux RCE ferait désormais l’objet d’une procédure adaptée à leurs spécificités, ne nécessitant pas le recours à un audit préalable de l’IGAENR. Un groupe de travail a été réuni par le MENESR afin d’élaborer, en y associant des représentants de ComUE, un cahier des charges adapté, qui serait soumis au Ministère des Finances. C’est sur la base de ce cahier des charges que le présent dossier a été constitué. Après l’engagement de principe pris par le Conseil d’administration de l’UBL le 23 mai dernier, ce dossier fera l’objet d’une délibération au Conseil d’administration du 24 octobre 2016 et sera soumis en préalable au Comité technique du 21 octobre 2016. 6 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 2. La gouvernance de l’Université Bretagne Loire : une gouvernance stabilisée après un processus préparatoire qui a permis d’anticiper tous les aspects de la mise en place de ce nouvel établissement 2.1. Contexte, histoire, trajectoire : de l’Université européenne de Bretagne et l’Université Nantes Angers le Mans à l’Université Bretagne Loire : un long chemin parcouru Article L-718-2 du Code de l’éducation : « Sur un territoire donné, qui peut être académique ou interacadémique, sur la base d'un projet partagé, les établissements publics d'enseignement supérieur relevant du seul ministère chargé de l'enseignement supérieur et les organismes de recherche partenaires coordonnent leur offre de formation et leur stratégie de recherche et de transfert. A cette fin, les regroupements mentionnés au 2° de l'article L. 718-3 mettent en œuvre les compétences transférées par leurs membres. Les établissements d'enseignement supérieur relevant d'autres autorités de tutelle peuvent participer à cette coordination et à ces regroupements. » En réponse à la loi sur l’ESR du 22 juillet 2013 qui trouve sa traduction dans l’article précité du Code de l’éducation, les Pôles de Recherche et de Enseignement Supérieur (PRES) UEB (Université européenne de Bretagne), et UNAM (Université Nantes Angers Le Mans), respectivement créés en 2007 et 2009 en tant qu’Établissement public de coopération scientifique (EPCS), ont décidé d’allier leur complémentarités au niveau interrégional pour créer la Communauté d’Universités et Etablissements (ComUE) Université Bretagne Loire (UBL). Cette décision était devenue naturelle pour les acteurs académiques des régions Bretagne et Pays de la Loire compte tenu du potentiel commun, des réalisations communes, des proximités et complémentarités remarquables qu’elles mettaient œuvre dans de nombreux domaines, aussi bien en termes d’enseignement supérieur, de recherche et que de développement économique. Elle était dans la logique qui avait prévalue pour la constitution des dossiers d’initiatives d’excellences (IDEX) IC-Ouest et IC-Ouest 2 présentés en 2010 et 2011 (non retenus) qui s’appuyaient sur les réalisations et savoirs faire communs. L’objectif de l’UBL est ainsi (1) de favoriser les collaborations et les synergies entre les établissements des deux Régions et (2) de « mieux collaborer pour exister dans le concert international de la connaissance »1, pour faire du grand Ouest une force européenne incontournable à la fois en terme de masse critique et de rayonnement, en investissant sur le potentiel académique, scientifique et économique et les complémentarités2. L’ensemble de ce travail doit faire l’objet d’un projet collectif partagé, dans le cadre d’un modèle de développement fédéral organisé en réseau, ouvert au plus grand nombre. Ont ainsi été invités à la constitution de l’Université Bretagne Loire l’ensemble des établissements de l’ESR des deux régions, en particulier les universités, les grandes écoles, les organismes de recherche et les CHU déjà engagés dans les deux structures régionales préexistantes. La création de l’Université Bretagne Loire au 1er janvier 2016 est l’ultime étape de la démarche progressive et collaborative, initiée par les promoteurs du projet au second semestre 2013, et dont 1 2 Voir Document d’Orientation Stratégique (DOS UBL) de juillet 2014 Voir données Strater Bretagne-Pays de la Loire 2011 7 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 le lancement officiel s’est tenu le 5 mars 2014 à Rennes, en présence du ministère et des acteurs de l’ESR de Bretagne et des Pays de la Loire. 2.2. La mise en place d’une stratégie très volontariste pour développer le projet UBL 2.2.1. Méthodologie L’année 2014 a été consacrée à la définition et à l’écriture du projet stratégique (éléments présentés dans le DOS) et des Statuts de l’UBL. Les statuts ont été approuvés par l’ensemble des 27 établissements entre mars et juillet 2015. L’année 2015 a fait l’objet d’un important travail de réflexion ; Il a notamment permis de conduire des travaux importants d’opérationnalisation des objectifs stratégiques décrits dans le DOS dans la continuité des travaux plus conceptuels menés en 2014. L’objectif premier était de préparer la structuration et mise en place de l’UBL, non encore créée. Pour se faire, la gouvernance efficace du projet mise en place dès le printemps 2014 pour assurer la conduite des travaux via les instances suivantes a été très fortement mobilisée : Le Comité de coordination (Cocoor) a assuré le pilotage politique de la mission et rendu les arbitrages stratégiques. Composition : 7 présidents d’universités, 4 représentants des écoles, 4 représentants des organismes et les 2 présidents des ComUE UEB et L’UNAM. Il s'est réuni une fois par mois au début des travaux et 2 fois par mois à compter de septembre 2015. Chaque séance du Cocoor a fait l’objet d’un compte rendu. Le Comité de pilotage (Copil) : a été consulté sur les éléments les plus stratégiques et les éléments de gouvernance proposés par le Cocoor. Composition : l’ensemble des responsables des établissements susceptibles de participer à l’UBL (universités, grandes écoles, organismes et CHU) en première instance, puis seulement les 27 membres de l’UBL une fois les statuts approuvés. Ce comité s'est réuni tous les mois à compter du 5 mars 2014 et a mobilisé à chaque fois une quarantaine de personnes. A compter de novembre 2015, le Copil est devenu le Séminaire des membres (27 personnes), préfiguration du Conseil des Membres, et s’est réuni une fois par mois, puis une fois tous les quinze jours pendant l’administration provisoire. Chaque Comité de pilotage et Séminaire des membres a fait l’objet d’un compte rendu. Les Groupes de travail thématiques (GT) : ont été chargés de réfléchir au projet stratégique et à son opérationnabilité dans chacun des domaines de l’UBL. Les travaux ont été menés sous l’égide de Chargé-e-s de mission UBL (au nombre de 26 pour 8 groupes thématiques) désignés par le Cocoor en 2014. Ont aussi participé aux réunions organisées par ces Chargés de mission, des représentants des établissements membres, les chargés de mission UEB et L’UNAM. En tout, plusieurs centaines d’acteurs de terrain ont pris part à ces travaux. Pour parfaire ses travaux, l’UBL s’est faite accompagner de février à décembre 2015 par une Assistance à la Maitrise d’Ouvrage (AMO) qui a été financée par une subvention accordée, sous l’égide du Pôle Métropolitain Loire Bretagne, par les agglomérations du périmètre de l’UBL. Le travail avec l’AMO a conduit à mettre en place un comité supplémentaire : Le Comité exécutif (Comex) a été l’instance d’échanges et de coordination entre les deux ComUE et l’AMO pour la préparation des travaux en amont du Cocoor. Il a été mis en place fin mars 2015 et était composé des présidents de l’UEB et de L’UNAM, du Directeur exécutif et de la Secrétaire Générale de l’UEB, de la Responsable administrative et financière de L’UNAM et de son adjointe. Le Comex s’est réuni au moins une fois par semaine. 8 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Pour assurer une diffusion au plus grand nombre de l’état d’avancement des travaux réalisés, des présentations animées par les présidents de l’UEB et de L’UNAM ont été faites régulièrement devant les personnels de l’UEB et de l’UNAM, devant les établissements de l’ESR pouvant adhérer au projet en tant qu’associés ou partenaires, et devant des représentants des collectivités territoriales, en particulier les régions et les agglomérations. Des temps d’échange ont par ailleurs été organisés régulièrement avec les DGS des établissements membres pour leur présenter le travail effectué et discuter de la pertinence des propositions les concernant plus particulièrement. Les DGS ont par ailleurs été impliqués dans l’organisation des élections au CA et au CAC de l’UBL. 2.2.2. Principes L’ensemble du travail accompli n’a pu par ailleurs se faire que parce que les promoteurs du projet ont su définir les grands principes devant prévaloir pour assurer une bonne bascule de l’UEB et L’UNAM vers l’UBL et opérer pleinement la déclinaison opérationnelle des objectifs définis dans le DOS. Trois objectifs clés ont été définis et assignés aux acteurs préparant le projet : tenir les engagements de mise en place au 1er janvier 2016 ; assurer la poursuite et l’amplification des actions, la continuité de service et le transfert des activités de l’UEB et de L’UNAM vers l’UBL ; définir les conditions de mise en place de l’UBL et de la soutenabilité des actions à mener sur les volets financiers, le modèle économique, les ressources humaines et le système d’information en intégrant à la réflexion la nécessaire réalisation d’un processus de quasi-fusion des deux ComUE préexistantes. 2.3. Des chantiers importants conduits dès 2015 L’année 2015 a donc représenté un temps de très forte mobilisation des personnels de direction, ainsi que des personnels administratifs et scientifiques, mobilisation qui s’est amplifiées au cours du temps, en particulier pour les responsables des fonctions supports et missions et pour leurs équipes. En effet, en même temps qu’avançaient les travaux dédiés à la mise en place de l’UBL, l’UEB et L’UNAM ont poursuivi leurs activités scientifiques dans le cadre de leurs organisations propres, en essayant à chaque fois que possible de se rapprocher en termes de pratique pour pouvoir rentrer au mieux dans la nouvelle organisation et les nouveaux projets portés par l’UBL. Sous l'égide du Cocoor, grâce aux groupes de travail (GT) animés par les chargés de mission UBL, mais aussi par l'intensification des échanges entre les équipes de l'UEB et de L’UNAM qui ont appris à mieux se connaître et à travailler ensemble, la construction commune, élargie à un plus grand nombre d’acteurs scientifiques et administratifs, notamment des futurs établissements membres, s'est accélérée dans tous les domaines. On peut par exemple citer les travaux préparatoires à la mise en place des nouvelles écoles doctorales et des départements de recherche, et ceux ayant permis le rapprochement dans les domaines de l’Europe et de l'international ou du numérique qui ont mobilisé des centaines de scientifique pendant de longues périodes pour aboutir à de vrais projets de service. Des éléments précis correspondant à ces éléments sont fournis par la suite dans les différents chapitres de ce document. Ce volet organisationnel de l’UBL a été abordé au printemps 2015 pour poser les bases d'un modèle cohérent, viable et qui optimise les moyens existants. 9 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Le travail sur l’opérationnalisation des activités a été mené à la fois sur la partie « scientifique » de l’UBL dans le but de poursuivre, transformer et mettre en place de nouvelles actions pour répondre aux objectifs du DOS, que sur la partie organisationnelle. Il a conduit, pour ce qui concerne les points administratifs et techniques qui demandaient une attention particulière et qu’il fallait régler avant la mise en place de l’UBL, à mette en œuvre progressivement le plan de bascule3 qui avait été établi compte tenu de l’ampleur du travail à accomplir, plan qui a été respecté à plus de 80%. L‘UBL a ainsi abordé l'année 2016 avec une déclinaison encore plus forte de son projet stratégique décrit dans le DOS de juillet 2014 avec la perspective de pouvoir débuter un déploiement d’actions spécifiques dès les instances installées. Pour cela, et conformément aux procédures légales, une organisation provisoire sous la responsabilité d’un administrateur provisoire a été validée en décembre 2015 par le Cocoor pour être opérationnelle au 1er janvier. Celle-ci s’est appuyée sur les chargés de mission UBL et sur l'administration afin de préparer les réunions du Cocoor et du Séminaire des membres qui se sont réunis alternativement tous les quinze jours de janvier à fin mars. L’objectif visé était de poursuivre la structuration et les réflexions scientifiques menées par les chargés de mission, notamment pour anticiper de l’élaboration du contrat de site. Ainsi, les principaux travaux menés jusqu’à la fin 2015 ont été les suivants : déclinaison, à partir des compétences dévolues à l’UBL, de l’ambition et des objectifs du DOS en activités opérationnelles de l’UBL, élément indispensable pour poser les principes de l’organisation et travailler sur le modèle économique : cela s’est traduit par l’élaboration du Document de Structuration Opérationnelle (DSO) ; définition de l’organisation cible : déclinaison et qualification des scénarii d’organisation possibles, dimensionnement des besoins (fonctions soutien, support, missions…) ; élaboration du plan d’actions 2015-2016 pour sécuriser le chemin critique dans la mise en place de l’UBL ; élaboration d’une feuille de route système d’information (SI) claire et synthétique des projets prioritaires à moyen terme (2016) pour sécuriser l’opérationnalité de l’UBL et permettre d’assurer la continuité de ses services ; cadrage du processus de nomination des principaux responsables et de (re)positionnement des agents au sein de la structure cible pour leur donner de la visibilité au plus tôt ; nomination des responsables des écoles doctorales et des départements de recherche, éléments clés de l’UBL. 2.4. Les grandes dates marquant l’avancement du projet Les grandes étapes de la mise en place de l’UBL peuvent ainsi être résumées comme suit : 3 4 Automne 2013 : discussions au sein d’un intergroupe Bretagne – Pays de la Loire du bien fondé ou non de constituer un regroupement interrégional pour remplacer les ex PRES UEB et L’UNAM – rédaction du document « preuve de concept » ; 5 mars 2014 : lancement du projet Université Bretagne Loire devant la DGESIP, des représentants de l’ETAT, des représentants des régions Bretagne et des Pays de la Loire, des présidents de l’UEB et de l’UNAM et des chefs des établissements concernés ; Juillet 2014 : adoption par le Comité de Coordination du Document d’Orientation Stratégique (DOS) de l’UBL et du Document « Droits et Devoirs »4 ; Voir le document Plan de bascule de l’UEB-L’UNAM vers l’UBL Voir le document Droit et Devoirs de juillet 2014 10 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Décembre 2014 : envoi des Statuts de l’UBL au Ministère ; 2 mars 2015 : validation des Statuts par le Ministère ; Mars-juillet 2015 : approbation des statuts par les établissements membres ; Mars 2015 : lancement des travaux sur l’organisation fonctionnelle de l’UBL avec l’aide d’une Assistance à la Maitrise d’Ouvrage (financement agglomérations) ; Juillet 2015 : adoption du schéma d’organisation de l’UBL par le Comité de Coordination ; Septembre 2015 : lancement du Plan de bascule UEB/UNAM et premier travaux sur les élections ; Octobre 2015 : validation par le Comité de Coordination du document Principes généraux du projet de Règlement intérieur de la Communauté d’Universités et Etablissements Université Bretagne Loire (hors article 4 sur les élections) ; 19 octobre 2015 : passage des Statuts de l’UBL devant le CNESER ; 6 janvier 2016 : parution du Décret n° 2016-8 du 6 janvier 2016 portant création de la communauté d'universités et établissements « Université Bretagne Loire » et approbation de ses statuts ; 9 janvier : nomination de l’administrateur provisoire de l’UBL et mise en place de l’administration provisoire ; 11 janvier : 1er conseil d’administration de l’administration provisoire (adoption du règlement intérieur provisoire, partie électorale ; vote du budget initial…) ; 29 février : 2ème conseil d’administration de l’administration provisoire (Comptes financiers de L’UNAM et de l’UEB, Bilan social 2015) ; 15 et 16 mars : élections pour les conseils d’administration et académiques (176256 électeurs, 114 bureaux de votes, 28 circonscriptions, 80 listes…) ; 25 avril : 1er conseil d’administration de l’UBL (dédié à l’élection du Président) ; 23 mai : 2ème conseil d’administration de l’UBL (élection des vice-président-e-s notamment) ; 20 juin 2016 : installation du conseil académique (élection du président, du vice-président étudiant, installation de la commission vie étudiante…) 27 juin 2016 : 3ème conseil d’administration ; 11 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 3. L’Université Bretagne Loire (UBL) : un établissement hors normes Tout le travail engagé depuis mars 2014 a conduit à la mise en place de l’Université Bretagne Loire qui, bien qu’issu du rapprochement de l’UEB et de L’UNAM, est un nouvel établissement ayant une ambition propre, de nouveaux objectifs, une gouvernance renouvelée, un nouveau périmètre et une nouvelle organisation. La première conséquence du regroupement des ex-PRES UEB de Bretagne et L’UNAM des Pays de la Loire est que l’Université Bretagne Loire s’étend donc sur un vaste territoire ayant une superficie d’environ 200 000 km2 allant de la pointe Ouest de la Bretagne (Brest) aux extrémités Est des Pays de la Loire (le Mans, la Roche sur Yon). Son site géographique recouvre 2 régions administratives distinctes. D’un point de vue académique, l’UBL correspond à 2 académies, l’Académie de Nantes et l’Académie de Rennes, avec 6 sites principaux (Angers, Brest, Le Mans, Lorient-Vannes, Nantes, Rennes), sièges des universités publiques, et 12 sites secondaires. Roscoff . Le site de l’UBL, qui n’est pas métropolitain puisque s’étendant sur 2 régions administratives distinctes, correspondant donc à un système distribué qui requière pour ses acteurs de savoir travailler en réseau, ce qui correspond à un des objectifs affirmés dans le DOS et les Statuts. Afin de garantir le respect de l’autonomie et de l’identité des établissements l’UBL a défini les compétences qui lui étaient propres (les établissements transfèrent à la ComUE le pilotage d’une politique - prise de décision et pilotage par l’UBL comme par exemple pour a définition du projet de l’UBL), celles qu’elle entendait partager avec ses membres (les établissements s’associent pour établir une politique commune (prise de décision et pilotage conjoints comme par exemple pour la délivrance du diplôme de doctorat), et les compétences qui ne relevaient que d’une simple coordination (chaque établissement conserve son autonomie dans le cadre d’une politique d’ensemble et collaborent dans le cadre de projets comme par exemple pour la coordination de l’offre de formation). 12 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 L’UBL, ce sont aussi 160 000 étudiants inscrits dans 22 établissements distincts, 865 docteurs diplômés chaque année, 20 000 personnes mobilisés pour la science et la pédagogie dont plus de 4000 chercheurs travaillant dans des labos A/A+ (données de 2012), plus de 250 laboratoires accrédités travaillant en réseau. Ces données font de l’Université Bretagne Loire la plus grande ComUE de France, les indicateurs de performance la situant en bonne position à l’échelle nationale, par exemple, 3ème rang national pour le dépôt de brevet, 4ème rang national avec plus de 4000 chercheurs dans des labos A/A+, 4ème rang national en nombre de publications scientifiques. L’ensemble de ces éléments, complétés d’autres indicateurs que le lecteur pourra trouver dans d’autres documents5, a été déterminant dans le choix de construire un regroupement bi-régional, les acteurs de l’ESR des 2 régions ayant considéré que l’espace bi-régional constituait le périmètre scientifique pertinent pour développer une université de rang mondial dans l’Ouest de la France. 3.1. Qu’est-ce que l’Université Bretagne Loire ? 3.1.1. Une vision ambitieuse et une stratégie affirmée La création de l’UBL répond aux enjeux suivants : la nécessité de s’appuyer sur les forces nombreuses et reconnues des établissements, et notamment, « de transformer les logiques de compétition en logiques de coopération pour les territoires et à l’international » ; celle de saisir les opportunités, comme par exemple pour tirer bénéfice du dynamisme des 2 régions et de « l’homologie des Stratégies for Smart Spécialisations (S3) bretonnes et ligériennes » pour saisir les leviers majeurs que procure l’espace européen ; la nécessité de transformer les risques en atouts, en organisant par exemple « de vrais espace de coopération et d’appropriation de l’UBL par l’ensemble de ses différents acteurs et en faisant que le territoire élargi de l’UBL devienne, en utilisant le numérique notamment, source d’innovation au service de tous ». L’UBL a aussi définit ses grandes ambitions, elles aussi décrites en détail dans le Document d’Orientation Stratégique (DOS), ainsi que ses grands objectifs cibles et les moyens qu’il faudrait mettre en œuvre pour les atteindre. Ces éléments sont le fruit des nombreuses réflexions qui ont prévalu préalablement à l’engagement des membres dans le projet de l’UBL et répondent à l’analyse critique de la situation de l’ESR de Bretagne et des Pays de la Loire qu’ils ont su faire. Les 8 grandes ambitions sont les suivantes : - Faire de l’UBL une université de rang mondial par l’excellence de ses formations Faire de l’UBL une université de rang mondial par l’excellence de sa recherche Faire de l’UBL un acteur majeur de l’innovation, du développement économique du territoire et un levier du transfert de la recherche vers le tissu socio-économique Faire de l’UBL un espace cohérent de vie étudiante cohérent et dynamique Faire de l’UBL un levier de promotion de l’ESR et de nos territoires à l’international Faire de l’UBL un espace ou le numérique rapproche les femmes et les hommes et est source d’innovation 5 Voir notamment les différents Strater de Bretagne et des Pays de la Loire publiés depuis 2011 et le Strater Bretagne-Pays de la Loire de 2011 13 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - Faire de l’UBL un espace de promotion sociale par les études et un outil pour l’insertion professionnelle des étudiants et l’accompagnement des citoyens tout au long de la vie Faire de l’UBL une communauté de destin 3.1.2. Un positionnement clair au service de la création de valeur ajoutée L’Université Bretagne Loire est une organisation de type fédérale ce qui se traduit par plusieurs éléments : - Elle offre à ses membres un espace de coordination stratégique et les outils nécessaires à cette fin, dans l’esprit de la loi du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur. - Dans le cadre du projet de site en cours d’élaboration, elle souhaite que cet espace de coordination vive en articulation forte et en complémentarité avec les dynamiques métropolitaines d’excellence et de différenciation (démarches menées sur les sites de Brest, Rennes et Nantes dans le cadre de l’appel à projets ISITE). - Elle positionne son action en conformité avec le principe de subsidiarité selon lequel on ne positionne au niveau de la ComUE que ce qui peut être réalisé plus efficacement en collectif, élément qui se traduit dans la définition des compétences de la ComUE mais aussi dans leur mode d’exercice, L’Université Bretagne Loire définit ainsi son action autour de deux axes forts : - Il s’agit pour l’UBL d’être un outil de mise en visibilité et d’appui des stratégies métropolitaines d’excellence et de différenciation à l’échelle nationale et internationale, - Il s’agit également d’assurer à l’échelle de l’UBL la mise en réseau et l’effet d’entraînement des compétences de recherche afin d’être garante d’une cohésion du territoire et d’un service public de qualité en particulier par l’adossement à la recherche sur l’ensemble des sites. Ces objectifs se déclineront dans chaque compétence exercée par la ComUE pour le compte de ses membres, par la priorisation des moyens et des actions. Afin d’accompagner cette stratégie, l’UBL : - mobilise par une mise en réseau les forces de la Communauté autour de champs d’innovation en recherche, en formation, en matière internationale, en numérique et en matière de développement économique et d’innovation, - utilise ses moyens propres pour accompagner ces 5 champs d’innovation par des outils communs, des expertises, des projets - intègre la nécessité de jouer un rôle de levier pour mobiliser des financements complémentaires à cette fin, - joue un rôle de fédérateur et de facilitateur auprès des acteurs du territoire. 14 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 3.1.3. Une gouvernance complexe mais se voulant agile et efficace Une capacité d’agilité pour déterminer la composition des instances de l’UBL Le 11 janvier dernier se tenait le premier CA transitoire de l’UBL, soit 2 jours après la parution du décret. Un second s’est déroulé le 29 février avec comme sujet marquant l’adoption du premier budget de l’UBL. Les membres ont fait le choix d’un Conseil d’administration restreint à 48 membres, avec une parité entre élus et nommés. D’ores et déjà, 3 CA ont été tenus, celui du 25 avril qui a élu le premier Président de l’UBL, celui du 29 mai qui a permis notamment l’élection des principaux vice-présidents et celui du 27 juin, complétant l’équipe de gouvernance et traitant des affaires courantes. Deux autres CA sont programmés : le 24 octobre 2016 (contrat de site, accréditation des ED, budget rectificatif), le 12 décembre 2016 (vote du budget et de la politique d’emploi 2017). L’UBL, un établissement qui existe par et pour ses établissements membres et doit donc veiller à un fonctionnement en réseau Les porteurs du projet ont voulu un établissement où chacun trouve sa place, dans un ensemble fédéral, s’appuyant sur une stratégie de réseau. C’est dans ce cadre que le Conseil des membres assure la cohésion de ces derniers. Chaque établissement, sans considération de son nombre d’étudiants, de personnels ou de sa géographie, dispose d’un représentant. Ce conseil sera élargi aux associés, qui disposeront de voix consultatives, lorsque ceux-ci auront été déterminés (processus en cours). Attribution notoire de ce conseil vecteur de cohésion et de confiance entre les membres, il donne un avis sur l’ensemble des délibérations avant leurs présentations devant le conseil d’administration. Il s’est donc déjà réuni à trois reprises depuis l’élection du Président, faisant suite à la tenue de 5 séminaires des membres pendant l’Administration provisoire. Visant à représenter la diversité des profils des établissements membres, dans une logique de Sénat, le Conseil Académique comprend 155 membres dont 116 correspondant à une représentation « proportionnelle » avec des sièges électifs entre établissements en fonction de leur poids dans le collège considéré. La volumétrie de ce dernier conseil permet une représentation diversifiée de la communauté de l’UBL. Le Conseil Académique a été installé le 20 juin 2016 et a élu son président, le vice-président étudiant et a validé la composition de la commission vie de l’étudiant.e. Cette dernière comprend 18 membres permanents élus (10 étudiants, 6 enseignants, enseignants-chercheurs ou chercheurs, 2 personnels technique et administratifs) et des invités (dont les collectivités territoriales et les CROUS). Les commissions recherche et formation du conseil académique seront installées ultérieurement. Le Président de l’UBL a souhaité que son équipe de direction joue un rôle important d’animateur de réseaux (Comité d’Orientations Stratégiques), visant émulation et partage de bonnes pratiques. Ainsi chaque Vice-président de l’UBL anime le réseau des personnes en charges du périmètre équivalent dans les établissements membres. A ces réseaux politiques s’ajoutent les services de l’UBL qui 15 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 s’inscrivent aussi dans un fonctionnement en réseau, sur la base d’une feuille de route validée avec les chefs d’établissement. Ces échanges permettent également un repositionnement de la gouvernance des projets qui existaient dans l’UNAM et l’UEB, appuyé sur une vision globale et des missions définies dans le schéma organisationnel de l’UBL. L’UBL s’inscrit dans son territoire et permet un dialogue au niveau interrégional, régional et au niveau des sites métropolitains et d’agglomérations Attractivités, dynamisme économique, rayonnement international… autant d’éléments qui ont conduit les porteurs du projet UBL à très vite mesurer l’importance majeure d’un tel établissement pour les territoires. S’ancrer dans les territoires, créer et cultiver une relation de confiance avec les acteurs de ces derniers est une nécessité. C’est à ce titre que les collectivités territoriales sont membres du conseil d’administration et du conseil académique. Pour affirmer cette aspiration à un travail collectif au service de l’intérêt général, les statuts ont prévu de compléter ces instances par deux conseils territoriaux (un par Région). Ces conseils, présidés par le Président de l’UBL, sont composés des collectivités territoriales, du Recteur de l’académie ou son représentant, du Délégué Régional à la Recherche et à la Technologie (DRRT) et des Vic-président-e-s de l’UBL. Permettant d’échanger régulièrement avec les différentes collectivités territoriales pour développer des projets partagés, ce sont des instances majeures de l’UBL. Leur rôle permettra une bonne articulation entre le projet stratégique de l’UBL, le contrat de site, le schéma d’amélioration de la vie étudiante et de promotion sociale, et les schémas directeurs régionaux d’enseignement supérieur, recherche et innovation de chacune des deux régions. Devant être réunis ensemble au moins une fois par an, les premiers conseils territoriaux ont été réunis les 8 et 9 septembre 2016. 3.1.4. Un fonctionnement interne gage de cohérence et de transversalité Elu le 25 avril dernier, le premier Président de l’UBL a très vite voulu installer son équipe de direction (le Bureau) et la réunir en comité de direction. Ce dernier, prévu à l’article 16 des statuts, a notamment pour rôle de préparer les réunions des instances de l’UBL et de veiller à la bonne application des décisions prises par le Conseil d’administration. Il est présidé par le Président de l’UBL et réunit les vice-présidents, le président du CAC, la directrice générale des services et le directeur de cabinet. Le Président de l’UBL a constitué cette équipe de direction avec cohérence « où chaque membre partage et porte les idéaux des fondateurs et incarne des valeurs telles que décrites dans le préambule des statuts (service publics, respect, humanisme, démocratie et esprit d’ouverture) ». Il a souhaité positionner son équipe « au service de la communauté, à son écoute et œuvrant d’abord pour l’intérêt général. » Au sein de cette équipe, le 1er Vice-président, chef d’établissement, a un rôle particulier, notamment car « il assiste le président et représente l’UBL dans toutes les instances de sa région », en l’occurrence les Pays de la Loire, puisque le Président de l’UBL est issu de la région Bretagne. 16 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Comme indiqué dans le chapitre dédié à la recherche, pour faire œuvre de cohérence sont installés dans le cadre d’une gouvernance infra, les départements de recherche et les Ecoles des Docteurs de l’UBL. Le déploiement des orientations politiques de l’UBL nécessite une Direction Générale des Services. Nommée par le Président dans les jours qui ont suivi son élection, la Directrice Générale des Services est entourée de deux adjointes en charge respectivement des finances et des ressources humaines, de la responsable de l’Antenne de Nantes, d’une Assistance juridique et d’une Assistante de direction. Le Président de l’UBL a affirmé sa volonté de clairement définir les personnes en charge d’une mission politique et les responsables administratifs. Cette organisation des services se veut éviter les travers d’un fonctionnement mal défini où les responsabilités ne sont pas correctement portées, source de confusion et de difficulté de positionnement des agents et d’incompréhension des partenaires. Le travail en silo, autre écueil que l’agencement des services permettra d’éviter. Il est donné comme objectif de favoriser la transversalité au service du projet politique. La réussite du projet passera notamment par de nombreuses interactions entre recherche/ formation/ Europe et international / numérique / innovation et développement économique et par un accompagnement efficace et réactif des fonctions support. 3.1.5. Un fonctionnement multi-sites et un usage déjà massif de la visioconférence et des outils numériques dans le fonctionnement de l’UBL L’UBL se veut ainsi une organisation agile et qui fonctionne en réseau avec ses membres et en interne. Le siège à Rennes, largement équipé en système de visioconférences, l’antenne de Nantes également équipée, permettent un fonctionnement fluide pour l’organisation des réunions, même si des améliorations sont encore attendues. Une activité soutenue est ainsi d’ores et déjà conduite via la visioconférence faisant de l’UBL une réalité : à titre d’exemple on peut citer la réunion des conseils des membres, les formations des doctorants, la réunion des responsables de mission, en passant par le conseil stratégique de valorisation. Les instances prévues par la loi sont en phase de lancement, notamment le comité technique (encore en phase transitoire) qui s’est réuni deux fois depuis l’élection du Président. Représentants du personnel et membres de la direction ont pu utiliser le système de visio-conférence dans le cadre des comités techniques, de diverses réunions d’information à destination de l’ensemble des personnels ou encore dans la préparation du processus électoral en cours (CT, CCP ANT et CHSCT). Cela, sans que le dialogue social n’en subisse de conséquence néfaste et en permettant un dialogue structuré malgré un fonctionnement multi-sites. Un autre enjeu concerne le système d’information qui doit encore être consolidé pour faire de l’UBL une communauté de travail : après la mise en place du système d’agenda/ messagerie Partage en 2015 au sein des services, l’effort doit maintenant se porter sur le partage des ressources du réseau, ainsi que sur un système de partage de documents. 17 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Dates clés de réunion des instances depuis la création de l’Université Bretagne Loire et planning pour la fin de l’année 2016 : Sous administration provisoire : - 6 janvier 2016 : publication du décret constitutif 7 janvier : conseil des membres 11 janvier 2016 : 1er conseil d’administration 8 février : conseil des membres 29 février : conseil d’administration 7 mars : conseil des membres 15 et 16 mars : élections des conseils 25 avril : installation du conseil d’administration et élection du Président Depuis l’élection du Président - 9 mai : conseil des membres 13 mai : comité technique 23 mai : conseil d’administration 6 juin : conseil des membres 20 juin : conseil académique 27 juin : conseil d’administration 8 et 9 septembre : conseils territoriaux 12 septembre : conseil des membres 19 septembre : conseil académique 26 septembre : conseil des membres 27 septembre : élections des représentants des personnels de l’UBL 10 octobre : conseil des membres 17 octobre : conseil académique 21 octobre : comité technique 24 octobre : conseil d’administration 28 novembre conseil des membres 1er décembre : comité technique 12 décembre : conseil d’administration 3.1.6. Un dialogue social de qualité tout au long du processus et des instances installées Les statuts de l’UBL prévoient la mise en place de 4 instances internes : - Le comité technique (CT) selon le décret n°2011-184 du 15 février 2011 - Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) selon les articles 16 et 17 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 - La commission consultative paritaire des agents non titulaires (CCP ANT) en référence à l’article 1-2 du décret 86-83 du 17 janvier 1986 - La commission paritaire d’établissement (CPE) selon le décret n°99-272 du 6 avril 1999 18 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Comme cela a été évoqué précédemment, les élections pour le CT et la CCPANT se sont tenues le 27 septembre. En 2015, les comités techniques de l’UEB et de l’UNAM se sont réunis 6 fois, dont 3 comités techniques exceptionnels réunissant conjointement les CT de l’UEB et de L’ UNAM. Ces CT ont été consultés sur les jalons importants de la mise en place de l’UBL : vote des statuts en Juin 2015, vote d’un processus de positionnement des personnels en septembre 2015, mise en place d’une organisation provisoire de l’UBL en décembre 2015. Depuis, le 1er janvier 2016, tel que prévu dans les statuts, c’est le CT provisoire de l’UBL réunissant les représentants du CT de l’UEB et du CT de l’UNAM qui a été consulté pour tous les sujets relevant de sa compétence (cf articles 35 et 36 du décret n°2011-184 précité). Il s’est réuni 2 fois sur le 1er semestre. Le respect des textes réglementaires et des bonnes pratiques en matière de dialogue social ont permis un partenariat très constructif sur ce premier semestre. Pour tous les sujets nécessitant des échanges approfondis, des groupes de travail issus du CT ont été menés avec la Direction : exemple de la mise en place des nouvelles instances, des élections ou du temps de travail. Les prochains comités techniques sont d’ores et déjà prévus afin que les représentants puissent démarrer leurs travaux dès leur élection. Le CHSCT sera mis en place en 2017 et sa composition émanera du CT. Il a été fait le choix d’un CHSCT distinct afin de donner toute leur place aux questions d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et le nombre de nombre de siège a été fixé à 6 afin de favoriser la représentation des différents sites de l’UBL. Les élections à la CCPANT se feront par voie de tirage au sort, aucune liste n’ayant pu être déposée. Cette CCP est obligatoirement consultée sur les décisions individuelles : - relatives aux licenciements intervenant postérieurement à la période d’essai - relatives aux sanctions disciplinaires autres que l’avertissement et le blâme. La commission paritaire d’établissement compétente à l’égard des personnels BIATSS affectés à la COMUE pour certains actes de gestion (affectation, réductions d’ancienneté, tableau d’avancement, liste d’aptitude) ne sera mise en place qu’à compter de 2018 puisque la COMUE ne compte aucun poste de titulaire affecté à ce stade. Tous les personnels titulaires détachés sur contrat sont gérés dans leur administration d’origine. 19 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 4. Présentation de l’organisation interne de l’Université Bretagne Loire 4.1. L’UBL « photographie » au 1er septembre 2016 Finances : - - - - Un budget de 14.5 M€ comprenant un Service à Comptabilité Distincte (SACD) pour la gestion du Contrat de Partenariat Public Privé UEB C@mpus Des crédits extrabudgétaires pour la gestion du Labex CominLabs (14 M€ au total) et pour le PIA Entrepreneuriat (1 M€ sur 3 ans), 75 % du budget constitué par des ressources externes (subventions, appels à projets) dont une part croissante de subventions européennes (FEDER), Un SI financier (SIFAC) utilisé à l’UEB depuis 2008 Juridique : - - 160 conventions nouvelles conclues en 2016 au 1er septembre et un total de plus de 300 conventions actives, Une activité réelle d’achats groupés pour le compte des membres : élaboration et portage de marchés de groupement de commandes et/ ou de marchés à bons de commandes pour l’équipement des pôles numériques, pour les acquisitions de documentation électronique, en matière d’équipements numériques ou de logiciels (ex anti-plagiat). Ressources Humaines : - 104 personnels (95,6 en ETPT) gérés mais compte tenu des mobilités et de la vie des projets (40 recrutements annuels et des recrutements de vacataires pour les activités du Centre de Mobilité Internationale de Rennes et de Brest) ce sont au total 197 personnels gérés annuellement, - En 2016, la moitié de la masse salariale financée sur ressources propres, - Un processus de paye préexistant à l’UEB et à l’UNAM Immobilier : - - - Pilotage du Contrat de partenariat PublicPrivé UEB C@ampus et suivi des performances du PPiste sur les volets numérique et immobilier (2 bâtiments neufs à Brest et 2 bâtiments neufs à Rennes, 54 salles ICC réparties dans les établissements bretons), Gestion de la Cité internationale de Rennes, siège de l’UBL en centre-ville de Rennes (transfert en cours de Rennes Métropole à l’Etat). Une antenne à Nantes hébergée par l’Université de Nantes, Organisation : - Des fonctions support fusionnées dès le 1er janvier 2016 à partir de l’existant de l’UEB et de l’UNAM et renforcées par 3 postes d’encadrement en finances, en RH et au plan juridique (renforcement à considérer au regard du gain d’échelle lié à la fusion avec la fusion des postes de direction), - Des fonctions soutien en cours de réorganisation, cette réorganisation devant être finalisée par un adossement au projet de site et en s’appuyant sur les 5 responsables de mission en cours de recrutement, - Une organisation territorialisée entre le siège, l’antenne de Nantes et les 6 sites de proximité avec pour objectifs une professionnalisation accrue et une qualité de services équivalentes sur les sites UBL, - Un usage massif de la visioconférence dans le fonctionnement quotidien et un fonctionnement en réseau. 20 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 4.2. Des fonctions soutien et des fonctions support au service du projet 83 % des ETPT travaillent dans le cadre des fonctions soutien aux 5 grandes missions de l’UBL (formation, recherche, numérique, international, innovation et développement économique). Les fonctions soutien se répartissent en deux catégories : - Des fonctions d’appui à la coordination et de mise en place d’outils mutualisés : en matière de recherche et de politique doctorale, de formation, de valorisation ou encore de numérique, qui représentent 15 % des effectifs et sont localisées à Rennes et Nantes, - Des fonctions d’appui, d’expertise et d’animation de proximité, les agents étant alors hébergés en proximité des acteurs de terrain directement au sein des établissements membres, majoritairement dans les universités. Ces fonctions de proximité d’animation ou d’apport d’expertise de proximité représentent 54 % des effectifs de l’UBL et concernent les champs de l’entrepreneuriat étudiant, de l’innovation pédagogique, de l’appui au montage de projets européens et de l’accueil des étudiants et chercheurs étrangers. Le portage de ces missions par l’UBL vise à assurer : o o o une dynamique d’équipe entre les sites, une professionnalisation croissante sur ces champs d’innovation, une homogénéité de service sur les différents territoires de l’UBL. On peut noter la présence suivante des agents en matière de services de proximité : Nantes : 11, Rennes : 21 (dont 7 pour le CMI de Rennes), Le Mans : 4, Angers : 4, Brest : 7 (dont 2 pour le CMI de Brest), Lorient/ Vannes : 2. 17 % des ETPT travaillent dans le cadre des fonctions support réparties en 3 axes : la gouvernance, le pilotage de l’établissement (direction, RH, budget) et l’appui aux projets puisqu’une partie importante de ces fonctions support est nécessitée du fait d’une caractéristique héritée de l’UEB et de l’UNAM, la ComUE étant une « holding de gestion de projets » pour le compte des établissements. 4.3. Une organisation territorialisée La quasi-totalité des personnels en fonction support et une partie des responsables de missions sont hébergés au siège social de l’Université Bretagne Loire situé en Bretagne, à Rennes (Cité Internationale, 1 Place Paul Ricoeur- CS 54417, 35044 RENNES Cedex) qui héberge environ 40 agents. L’antenne de l’UBL située en Pays de la Loire à Nantes (bâtiment de l’Université de Nantes IRS2 Nantes Biotech, 22 avenue Bénoni Goullin, F-44200 Nantes) accueillant environ 25 agents, les autres responsables de certaines missions et leurs fonctions soutien. 58% des personnels sont ainsi localisés sur le site de Rennes et 18% sur celui de Nantes. 21 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Le schéma ci-dessous présente les implantations territoriales de l’UBL et la localisation des services d’appui de proximité (appui au montage de projets européens, développement de l’entrepreneuriat étudiant, ingénierie pédagogique). 22 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 4.4. Présentation du planning opérationnel de l’établissement pour le passage aux RCE - Etapes réglementaires : Conformément aux étapes réglementaires prévues par les articles L.712-8 et L 711-7, le passage aux responsabilités et compétences élargies a été soumis pour avis au comité technique du 13 mai 2016 et au conseil d’administration du 23 mai 2016. Il a reçu un avis favorable en comité technique puis un avis favorable en conseil d’administration, qui a validé l’enclenchement du processus (voir détail en 1.2.1). - Calendrier pour la gestion des emplois de site : L’UBL souhaite gérer les postes alloués au titre de la politique de site dès le 1er janvier 2017. Cela ne pose en effet aucune difficulté technique dans la mesure où dans le cadre d’un dispositif dérogatoire mis en œuvre depuis 2015 : - la dotation en masse salariale attribuée à l’Université de Rennes 1 pour le compte de l’UBL n’a fait l’objet d’aucun recrutement de titulaires, cette masse financière a été totalement individualisée par l’Université de Rennes 1 qui en a assuré le reversement à l’UBL en 2016. - Dès lors, la procédure ne nécessite : - aucune négociation sur la définition du montant de la masse salariale concerné (celle-ci correspond au montant forfaitaire alloué par l’Etat), aucune procédure de droit d’option pour les personnels, - Les mesures techniques à mettre en œuvre au passage de l’UBL aux RCE concernent : - - le transfert de l’Université Rennes 1 vers l’UBL du plafond d’emploi alloué au titre des années 2015 et 2016 et de la masse salariale correspondante, l’allocation directe des emplois et de la masse salariale liée à l’UBL pour 2017. Calendrier pour la gestion des emplois précédemment accordés aux PRES UNAM et UEB L’Université Bretagne Loire bénéficie par ailleurs de postes qui avaient été attribués aux PRES UNAM et UEB lors de leur création respectivement en 2009 et 2007. Ces postes sont intégrés dans les dotations de plusieurs établissements : - Université d’Angers : 1 poste de PU, 1 poste d’IGR (ces deux postes actuellement vacants ne nécessitent pas de procédure de droit d’option) Université de Rennes 2 : 1 poste d’IGE (poste actuellement pourvu par la voie du détachement) Université de Rennes 1 : 2 postes d’IGR (1 pourvu, 1 vacant), 1 poste d’IGE (pourvu) 23 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Par ailleurs, dans le cadre de l’appel à projet BO + Bibliothèques ouvertes, l’Université Bretagne Loire s’est vu attribuer un poste de catégorie A pour accompagner la démarche qualité dans les bibliothèques dont elle demande l’attribution au 1er janvier 2017. L’UBL souhaite le transfert de ces postes : - Au 1er janvier 2017 pour les postes actuellement vacants, ne nécessitant pas de procédure auprès des personnels, soit 4 postes en supplément de la dotation du site. Dans l’idéal en 2017 pour les autres postes, l’Université Bretagne Loire s’engageant à mettre en œuvre la procédure de droit d’option en conformité avec les textes pour les agents concernés. 24 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 5. L’analyse économique et financière de l’UBL Rappel : Le modèle économique doit décrire la structure des ressources et des dépenses de l’établissement, sa capacité d’autofinancement et son plan d’investissement par types d’activités. Il établit le champ des possibles compte tenu des caractéristiques propres de l’établissement et de son environnement. Il permet de chiffrer les conséquences économiques de sa stratégie en termes d’activité, d’organisation et de partenariat. Les préalables pour apprécier l’équilibre économique d’une COMUE et caractériser économiquement ses activités consistent à identifier pour chaque activité : - son domaine ; - ses modalités d’organisation et de prise en charge entre la COMUE et ses membres ; - les inducteurs de dépenses et de recettes ; - ses spécificités pertinentes (pluri-annualité, caractère récurrent ou exceptionnel, etc.). Afin de décrire son modèle économique, la COMUE présente les informations indiquées ci-dessous 5.1. Projet stratégique et modèle organisationnel 5.1.1. Présentation des choix d’orientation majeurs de l’UBL Globalement et pour chacune des orientations stratégiques majeures que la COMUE a définies dans son contrat ou son projet stratégique par type d’activités, il lui est demandé d’apprécier les ressources ou moyens disponibles, les modalités possibles de mise en œuvre et l’effort budgétaire associé. La COMUE formulera les grands principes qu’elle se donne avec ses membres pour ajuster ses dépenses et ses recettes à l’échelle globale du budget de la COMUE. Pour chaque grande catégorie d’activités, elle identifiera ensuite les décisions du CA et les engagements qu’elle pourrait prendre pour en apprécier l’incidence éventuelle en termes de dépenses et de ressources, et son impact sur son équilibre économique global. L’Université Bretagne Loire est une organisation de type fédérale ce qui se traduit par plusieurs éléments : - Elle offre à ses membres un espace de coordination stratégique et les outils nécessaires à cette fin, dans l’esprit de la loi du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur. Dans le cadre du projet de site en cours d’élaboration, elle souhaite que cet espace de coordination vive en articulation forte et en complémentarité avec les dynamiques métropolitaines d’excellence et de différenciation. Il s’agit pour l’UBL d’être un outil de mise en visibilité et d’appui de ces stratégies de différenciation à l’échelle nationale et internationale, d’en assurer la mise en réseau efficiente afin d’être garante d’une cohésion du territoire et d’un service public de qualité. Ces objectifs se déclineront dans chaque compétence exercée par la l’UBL Comue pour le compte de ses membres, par la priorisation des moyens et des actions. 25 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - L’Université Bretagne Loire conduit dans le cadre exposé ci-dessus et à cette fin des projets et mène des activités en propre dont les membres lui ont confié la responsabilité dans les statuts tant dans le cadre des compétences propres que pour déployer des outils au service de compétences partagées ou coordonnées. Ces activités sont de type intégré. Il s’agit : o o - De fonctions à haute valeur ajoutée pour les établissements qui n’existent pas chez eux et/ou qu’ils ne peuvent réaliser seuls, avec une exigence de qualité et de professionnalisation équivalentes sur les différents sites de l’UBL, D’actions ciblées sur une exigence de valeur ajoutée et de respect du principe de subsidiarité (ce qui est confié à l’UBL l’est sur la base du fait que la mission sera exercée plus efficacement en collectif), L’Université Bretagne Loire joue à cette fin un double rôle de plate-forme de portage de services et d’effet levier en matière de financements (réponse conjointe à des appels à projets, montages de demandes de subvention auprès des collectivités, du CGI, de l’ANR, du FEDER etc..) Dans ce cadre, un des éléments essentiels de la réussite et de l’opérationnalisation du projet est bien la maîtrise de la masse salariale et d’une politique en matière de ressources humaines car : - Les moyens d’action de l’UBL se traduisent de manière prépondérante par des services en expertise, en montage et en portage de projets avec et pour le compte des membres, - Les moyens humains sont valorisables lors de recherche de financements additionnels pour effectuer un véritable effet levier. Sans passage aux RCE, le fonctionnement même de la ComUE et sa capacité d’action seraient ainsi très nettement obérés. La moitié de la masse salariale actuelle est financée sur ressources propres et on note un repositionnement des collectivités territoriales sur le financement de projets qui ne souhaitent plus y inclure le financement de masse salariale. Il y a donc une véritable nécessité de bascule de certains postes actuels sur masse salariale Etat dans le cadre du nouveau projet d’organisation tout en préservant la capacité à mettre ces postes en autofinancement dans le cadre des contractualisations avec les partenaires. - Il existe par ailleurs un enjeu fort de stabilisation de l’organisation, d’attractivité et de meilleure insertion dans l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche via une politique des ressources humaines consolidée. Les grands principes organisationnels sont les suivants : • Efficacité : structurer une organisation adaptée aux compétences et à la gouvernance cible pour optimiser la qualité du service rendu et la valeur ajoutée de l’UBL conformément au projet • Proximité : assurer l’unité du pilotage tout en garantissant un système distribué dans une logique de réseau ainsi qu’une présence sur les 6 sites pour les fonctions qui le nécessitent (notamment CMI, Doctorat, Projets européens, Entrepreneuriat,…) 26 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 • Collégialité : associer les établissements au sein de la gouvernance opérationnelle de l’UBL pour assurer une coopération étroite entre l’établissement de site et ses membres ainsi qu’un effet d’entraînement sur l’ensemble du réseau • Agilité : préserver la souplesse de l’organisation et renforcer sa transversalité (en mode projet notamment) dans un contexte de changement d’échelle • Lisibilité : nommer des pôles ou directions facilement identifiables au sein des établissements et par les partenaires extérieurs Ces principes se traduisent dans les choix suivants : 1) Cinq missions opérationnelles en appui au pilotage stratégique sur cinq champs d’innovation en formation, recherche, innovation et développement économique, numérique et Europe et international : au service d’action à haute valeur ajoutée au bénéfice de la Communauté, Evitant les travers d’un fonctionnement en silo et inscrite dans une logique de transversalité au service de la globalité du projet, Veillant à un fonctionnement en réseau permanent avec les établissements 2) Des services support en appui à un pilotage unifié et efficient de l’établissement et qui sont parties prenantes des démarches projets et d’appui à la recherche de financements, mais qui s’appuient sur les établissements membres pour un certain nombre de fonctions. Ces éléments sont explicités à la suite de la déclinaison opérationnelle des activités. 27 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Déclinaison des compétences assumées par l’UBL en précisant le mode d’opérationnalisation 5.1.2. L’établissement présente ci-dessous la façon dont les compétences qui sont les siennes dans ses statuts sont actuellement déclinées en activités. Autant que possible, il indiquera à la fois ce que les statuts prévoient, la réalité telle qu’elle se présente ce jour si elle diffère des statuts, et les perspectives éventuellement envisagées. Les éléments ci-dessous présentent par domaine, les compétences propres, partagées ou coordonnées de l’Université Bretagne Loire. Il est rappelé que la définition des compétences propres, partagées ou coordonnées concerne les modalités de prise de décision et de gouvernance. Les modalités d’opérationnalisation peuvent sur ces trois types de compétences se décliner de différentes manière : par un simple rôle de coordination et d’animation, par une délégation de maîtrise d’ouvrage d’opérations, par des mutualisations d’activités ou par une intégration d’activités ou de services. Recherche et Doctorat Compétences coordonnées Coordination de stratégies de recherche d’établissements et de mise en œuvre d’actions de recherche Délivrance du diplôme de doctorat, sur la base d’une co-accréditation avec les établissements membres ou associés Portage de l’accréditation des ED par l’UBL (création, organisation et coordination) Compétences partagées Actions communes d’appui à l’internationalisation de la recherche Elaboration d’une stratégie commune pour la création, le soutien et la mutualisation de moyens structurants de type plateformes ou services mutualisés Compétences Lancement et soutien de nouveaux programmes ou projets de recherche propres Elaboration du projet scientifique de site, y compris réponse à certains AAP d’intérêts collectifs Signature commune UBL des publications conjointement à la signature des établissements et des organismes 28 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Orientations pour le contrat de site Les enjeux et ambitions : Développer les coopérations disciplinaires et mettre en synergie les compétences complémentaires de recherche afin de créer une masse critique de recherche capable d’aborder les défis sociétaux d’envergure Favoriser les interfaces entre départements de recherche pour faire émerger des recherches originales et innovantes en renforçant et nourrissant leur dimension interdisciplinaire Exploiter les spécificités des stratégies régionales de Bretagne et des Pays de la Loire (SRDEII et S3) afin de cultiver la différenciation des défis scientifiques abordés et renforcer le lien avec l’innovation sur le territoire bi-régional. Promouvoir certains domaines et niches d’excellence, par des modalités d’accompagnement ciblé, dans le cadre de réponses à appel à projets (PIA, programmes européens (ERC, KIC, H2020,..), coopérations internationales) Faire du doctorat l’un des leviers majeurs de la promotion, l’attractivité et la visibilité internationale des acteurs de l’ESR des deux Régions Conforter et valoriser les actions en culture scientifique et technique, sur lesquels Bretagne et Pays de Loire ont fortement investi et ont une reconnaissance et visibilité indéniable. Modes d’opérationnalisation : Action 1 : Les outils et l’organisation pour Coordonner et dynamiser la Recherche sur l’inter-région: Un Comité d’Orientations Stratégiques (COS Recherche) Missions : Définition de la feuille de route stratégique pour la coordination de l’offre de recherche de l’UBL, priorisation des actions et force de propositions auprès des partenaires (collectivités territoriales, organismes nationaux de recherche, DGRI, DG Recherche,…) 11 écoles doctorales coordonnées sur le plan interrégional par l’Ecole des Docteurs de l’UBL: Missions: Offre d’une formation doctorale d’excellence, attractive, professionnalisante, reconnue et visible sur le plan international, homogène en charte, en recrutement et suivi du doctorant. 10 départements de recherche : « think tanks » scientifiques de l’UBL qui rassemblent sur une base thématique des unités et/ou des équipes du périmètre UBL Missions : Coordination des stratégies de recherche et des plateformes sur leur thématique propre, animation et prospective scientifique, définition des priorités d’actions et de financements, construction de programmes inter-disciplinaires, amélioration du positionnement européen et international, expertise scientifique Complétés par des dynamiques transversales inter-départements : Missions : coordination de plates-formes technologiques, visant la constitution de grandes infrastructures de recherche (contributions aux TGIR nationales ou européennes) , coordination scientifique inter-structures de recherche (ex: MSHs) 29 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Action 2: Renforcer l’internationalisation de la recherche Chaires internationales Objectif : accroitre la notoriété de la Recherche en Bretagne et Pays de la Loire en favorisant l’attractivité internationale sur chaires scientifiques à thématique scientifique innovante (cf prospective des départements de recherche) Colloques internationaux Objectif : accroitre la notoriété de la Recherche en Bretagne et Pays de la Loire, favoriser l’émergence de nouvelles collaborations et favoriser l’insertion professionnelle des docteurs Mobilité internationale Objectif: favoriser l’émergence de nouvelles collaborations scientifiques internationales par l’insertion des doctorants dans la communauté scientifique internationale (bourses de mobilité sortante) Action 3: Valoriser le doctorat Organisation des Doctoriales Le concept des Doctoriales® est de favoriser la diversité et la pluridisciplinarité des doctorants et des intervenants, au service d’un rapprochement du monde de la recherche et de la sphère socio-économique. Objectif : développer une connaissance croisée des environnements respectifs de travail entre doctorants et professionnels du milieu socio-économique Portage par l’UBL des formations transversales pour les doctorants : L’Ecole des Docteurs de l’UBL accompagne les politiques de professionnalisation du doctorat tout en suivant l’impact sur l’insertion professionnelle Objectif : proposer des formations génériques et nouvelles telles que celle à l’éthique et l’intégrité scientifique, sensibiliser à l’esprit d’entreprendre et à l’innovation (Regard Neuf) et à la culture scientifique et technique (MT180s) Portage par l’UBL de l’ Observatoire inter-régional de l’insertion professionnelle des docteurs: Objectif: Etre un outil de diagnostic et d’aide à la décision d'une information territoriale partagée concernant l’insertion des docteurs sur le plan national comme international, au sein des structures publiques et privées Action 4: Amplifier l’impact de la formation doctorale par le numérique Appui sur le Campus Numérique de l’UBL: Offre de formations génériques et professionnalisantes en multi-sites pour la formation doctorale Diffusion de séminaires scientifiques d’envergure intéressants la communauté de recherche inter-régionale Mise à disposition de l’outil AMETHIS : Outil d’Accès Multi-Etablissements aux Thèses, à l’International et au Suivi des doctorants et docteurs développé par le Consortium AMETHIS issu du partenariat des COMUEs UBL, USPC et UCLDV Missions : outil de gestion administrative et de valorisation des études doctorales Mise à disposition de l’outil Thesesenbretagneloire : plateforme de diffusion des offres de thèses ; 30 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Missions : dématérialiser les dépôts de sujets de thèses et des candidatures des futurs doctorants pour l’ensemble des 11 Ecoles Doctorales Typologies et caractérisation des activités UBL - Mission Recherche › Elaboration et suivi du projet scientifique de site en lien avec les établissements et les départements › Appui à la signature commune des publications › Appui à la visibilité nationale et internationale des activités de recherche, notamment par la cartographie des compétences des laboratoires de recherche (outil Plug in Labs Ouest) › Coordination, voire gestion de plateformes partagées (eg. Biogenouest) ; articulation des 2 MSH pour constituer une plateforme commune à même de promouvoir l’interdisciplinarité entre les SHS et les autres champs scientifiques UBL – Départements de recherche › Elaboration de propositions au CAC pour la définition de la stratégie scientifique d’ensemble de l’UBL › Coordination des stratégies de recherche des unités › Animation scientifique de leur communauté › Lancement et gestion d'AAP ou d’autres modalités de financement de projets de recherche internes au département › Prospective, identification et promotion de la recherche effectuée au sein de l’UBL › Coordination de plates-formes de recherche, d’expérimentation et d’observation relevant de leur domaine › Articulation avec les Ecoles doctorales et les actions de formation et de valorisation de l’UBL › Construction de programmes et de réponses communs aux appels à projets nationaux, européens et internationaux › Promotion et soutien de recherches communes avec d’autres départements de recherche de l’UBL Politique doctorale : une organisation à trois niveaux dans une logique fédérale et dans le cadre de la co-accréditation du doctorat : l’Ecole des Docteurs, les Collèges Doctoraux de Site et les Ecoles Doctorales. Ecole des Docteurs, portée par l’UBL › Définition de procédures de gouvernance et de fonctionnement communes (Charte des thèses, règlement intérieur, conventions,…) › Définition d'une carte de formations transversales commune et mise en œuvre en lien avec les collèges de site ; définition et certification de parcours de formation « type » ; gestion et évaluation de ces formations en lien avec les Collèges Doctoraux de site et les ED 31 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 › › › › › › Promotion avec les Collèges Doctoraux de site et les ED des compétences des doctorants et docteurs auprès des milieux socio-économiques et des acteurs de l’insertion Elaboration d’éléments d’information et de formation vers les encadrants (« HDRiales », en lien avec les Collèges doctoraux de site) Développement d'un outil de suivi des doctorants (inscription, formation, soutenance) et des docteurs (insertion professionnelle) Organisation du suivi de l’insertion professionnelle des docteurs (en lien avec les ED), via un Observatoire de l’insertion professionnelle des docteurs Coordination des actions internationales de la formation doctorale (conventions, co-tutelles…) Elaboration de documents de communication Collèges Doctoraux de site › › › › › Gestion coordonnée de la formation doctorale, transversale et disciplinaire, sur chacun des 6 sites géographiques Animation et organisation d’événements transversaux réunissant les doctorants des différentes ED Mise en œuvre de l’offre de formation transversale Suivi administratif de proximité des doctorants/docteurs Promotion des compétences des doctorants/docteurs auprès des milieux socio-économiques Ecoles Doctorales › › › › › › Mise en œuvre d’une politique de choix des doctorants fondée sur des critères explicites et publics ; Organisation de l’attribution des financements Garantie de la qualité de l’encadrement par les laboratoires ; Mise en œuvre de la charte des thèses Organisation des échanges scientifiques et intellectuels entre doctorants Définition d’un dispositif d’appui à l’insertion professionnelle des docteurs Organisation du suivi de l’insertion professionnelle Contribution à l’ouverture européenne et internationale Caractérisation des activités de la mission recherche : Volet d’activité Animation Portage de projet Expertise Appui à la coordination X X X Ecole des Docteurs X X X Appui de proximité 32 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Besoins spécifiques identifiés en termes de fonctions support › › › › Finances : gestion financière de projets et de dispositifs (appels à projets) Système d’information : Améthis, Plug-in-labs Observatoire et Indicateurs : Suivi de l’insertion professionnelle des docteurs ; Signature scientifique unique Communication : Création et maintenance des sites internet de l’Ecole des Docteurs et des ED ; Evénementiel (Doctoriales, MT180, forums docteursentreprises,…) ; Action de communication autour de Plug-in-Labs Modèle économique : Socle de base intégré dans le modèle économique de la Comue Ressources externes RH Autofinancement Mission Recherche Equipe de la mission Fonctionnement de l’équipe Financements des collectivités territoriales (colloques..) Départements de recherche Appui de l’équipe de la mission recherche Animation des départements Appels à projets européens et autres Outils de travail (cartographie) Communication Ecole des Docteurs Equipe doctorat Appui mission numérique et fonctions support (communication, observatoire, finances…) Formations transversales : organisation et financement Outils mis à disposition et financés par la Comue (Améthis, etc..) Financements des collectivités territoriales (mobilité internationale des doctorants..) Appels à projets européens et autres 33 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Information scientifique et technique Compétences • Promotion et diffusion de la culture scientifique, technique et industrielle coordonnées • Politique coordonnée de gestion de la documentation, y compris numérique Compétences partagées • Mise en œuvre d’une plateforme d’archives ouvertes en interopérabilité avec les autres plateformes existantes Typologie d’activités et caractérisation Mise en œuvre d’une politique volontariste d’archives ouvertes › Mise en place d’une plateforme d’archives ouvertes et formations en interopérabilité avec les autres plateformes existantes › Acculturation et formations pour une généralisation du dépôt › Diffusion des collections sous une bannière commune › Gestion des entrepôts de données Valorisation de la CSTI du patrimoine scientifique › Identification des corpus et portage de réponses aux AAP › Gestion commune des problématiques d’archivage › Mise en œuvre d’outils pour la valorisation des corpus numérisés Politique d’achat mutualisé de ressources électroniques › Cartographie des ressources › Mutualisation pragmatique des achats Evolution vers un système de gestion de bibliothèque mutualisé › Définition des modalités pour un éventuel système commun › Veille concernant le projet de SGBm porté par l’ABES Développement de services et d’outils communs › Facilitation des accès et des usages › Formations documentaires mutualisées › Accompagnement des chercheurs (bibliométrie, signature…) › Déploiement sur les Pays-de-la-Loire de l’outil Form@doct 34 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Innovation et développement économique Compétences • coordonnées Compétences Promotion de la valorisation de la recherche en lien avec la SATT et d’autres structures • Promotion de la CSTI • Stratégie de valorisation commune avec l’appui de la SATT et des autres partagées dispositifs existants • Stratégie commune de développement de relations avec le monde socioéconomique Compétences • Soutien au développement de l’entrepreneuriat étudiant • Portage, en tant qu’établissement actionnaire de la SATT, d’une stratégie de propres valorisation et de transfert commune aux universités et écoles concernées • Portage et mise en œuvre de PEPITE • Actions de soutien au développement de l’entrepreneuriat étudiant et des personnels Orientations du contrat de site Les enjeux et les ambitions : Créer une relation pérenne avec les acteurs du monde socio-économique, particulièrement les PME, dans un esprit d’anticipation et de co-construction en articulation avec les enjeux sociétaux des territoires Renforcer le transfert de technologies par une stratégie mutualisée et globale de valorisation à l’échelle du territoire; développer la mise en relation entre plateformes technologiques, plateaux techniques, halles technologiques, FabLab… et les besoins des entreprises, notamment les TPE-PME-PMI Valorisation des savoir-faire académiques et diffusion des connaissances dans la société par une cartographie des compétences des laboratoires à l’échelle des territoires Favoriser la culture de l’innovation et la culture d’entreprendre dans la société en dynamisant la création d’entreprise par un meilleur fonctionnement en réseau des structures existantes (SATT OV, incubateurs « Allègre », divers dispositifs d’incubation et filiales de valorisation, pépinières, FrenchTech, etc.); construire une offre de formation à disposition des créateurs d’entreprise; développer le statut « d’étudiant/doctorant-entrepreneur » et promouvoir le diplôme d'établissement UBL pour les étudiants entrepreneurs. Modes d’opérationnalisation envisagés Action 1 : Club des partenaires de l’UBL Création du « think tank » de l’UBL, lieu d’échange et d’expression des attentes des acteurs socioéconomiques vis-à-vis de l’enseignement supérieur Action 2 : actionnaire majoritaire de la SATT ouest valorisation 35 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Portage, en tant qu’établissement actionnaire de la SATT, OV d’une stratégie de valorisation et de transfert commune aux universités et écoles concernées Action 3 : faire de l’UBL un territoire de créateurs Promouvoir et développer l’entrepreneuriat des étudiants et doctorants - Sensibilisation - Formation et pré-accompagnement - Mise en réseau Action 4 : plug in labs : promotion des compétences scientifiques de l’UBL Plateforme de recherche de compétences visant à faciliter et à accélérer les mises en relation et partenariats socio-économiques Modèle économique : Socle de base intégré dans le modèle économique de la Comue Ressources externes RH Autofinancement Animation du réseau des partenaires économiques Equipe mission IDE Animation Financements des collectivités et des entreprises Portage des dispositifs PEPITE en matière d’entrepreneuriat étudiant Equipes dédiées à Pépite Fonctionnement de l’équipe hors dépenses subventionnées Subventions du programme d’action (Régions, FEDER, partenaires publics et privés) Actions d’innovation dans le cadre du PIA Entrepreneuriat (Appels à projets) Stratégie de valorisation Agent en charge de la valorisation : suivi de la SATT et animation des membres autour de la stratégie en matière de valorisation Fonctionnement de l’équipe Financements d’appui aux actions de la SATT (collectivités) 36 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Formation et vie étudiante Compétences • Coordination de l’offre de formation coordonnées • Développement de l’e-pédagogie • Politique et projet d’amélioration de la qualité de vie étudiante et de promotion sociale permettant d’offrir aux étudiants des services efficaces en matière de politique sociale, de logement, de transport, de santé, d’activités culturelles et sportives, sociales et associatives Compétences • Actions communes d’appui à l’internationalisation (recherche et formation) partagées • Actions de soutien au développement de l’entrepreneuriat étudiant et des personnels Orientations pour le contrat de site Les enjeux et les ambitions : « Devenir un réseau d’intelligence collective reconnu pour l’excellence de ses formations et un espace de vie étudiante cohérent et dynamique » dans le contexte : - De la construction d’un espace européen de l’enseignement supérieur, - D’un environnement socioéconomique, source de défis (massification, diversité des profils, insertion professionnelle) - D’une transformation pédagogique : transmission des savoirs apprentissage des étudiants & numérique Objectifs : - - Préparer l’accès à l’enseignement supérieur des lycéens Sécuriser et rendre plus lisibles les parcours de formation Anticiper l’évolution des formations et favoriser la diversité des parcours S’adapter aux nouveaux besoins en innovant, notamment avec le déploiement de nouveaux outils numériques Développer une ingénierie pédagogique innovante pour l’élaboration de parcours individualisés, plus accessibles à des publics salariés ou demandeurs d’emploi (RE, VAE) & mettre l’accent sur l’alternance Améliorer l’attractivité des formations, notamment à l’international Anticiper l’évolution des formations Améliorer les conditions de formation et de la vie des étudiants Renforcer l’offre de service pour l’accueil des étudiants en mobilité Axes d’intervention de la Comue : - Coordination de l’offre de formation Transformation pédagogique Démarche qualité au service de la réussite Plan d’amélioration de la qualité de vie étudiante et de promotion sociale 37 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Modes d’opérationnalisation envisagés • • Action 1 : Coordination de l’offre de formation Elaboration d’une cartographie • lisible (objectifs, passerelles, orientation bac -3/+3) • pertinente (compétences, insertion) • dynamique • concertée > Mise en place de collèges de mentions de master • construction de l’offre « de demain », en prise avec les territoires et la recherche Action 2 : Accompagner et soutenir la transformation pédagogique Mise en place d’une communauté des services d’appui à la pédagogie • état des lieux, information, formation et accompagnement, soutien des innovations, recherche > Développement d’une ingénierie de formation • adaptée aux différents profils des apprenants (FI, alternance, reprise d’études, VAE…) • dans une optique affirmée de convergence FI – FC vers une FTLV > Intégration la transformation numérique dans la pédagogie • formation aux outils numériques • accompagnement à la création de ressources en ligne • service d’appui au développement des apprentissages (issu de UTICE & PIXA) Action 3 : Démarche qualité Mise en place d’une méthodologie commune, intra- et inter-établissement, d’amélioration continue de la qualité des formations, des enseignements et des apprentissages • cohérence au niveau formation (profil du diplômé acquis d’apprentissage formation) • dialogue entre les équipes pédagogiques, les étudiants et les représentants du monde socioéconomique (collèges de mentions, conseils de perfectionnement) • développement professionnel des enseignants > Emergence de nouvelles formations interdisciplinaires • lien formation – recherche, adossement aux départements > Internationalisation des formations Action 4 : Qualité de vie étudiante > Elaboration en 2016-2017, avec les CROUS et les collectivités territoriales, du schéma d’amélioration de la vie étudiante et de promotion sociale • santé et prévention • logement, restauration et transport • vie quotidienne : culture, sport, vie associative, lutte contre l’isolement • promotion sociale : réussite étudiante, lutte contre les inégalités, insertion professionnelle, handicap > Amélioration des conditions de vie étudiante, facteur de réussite > Promotion et facilitation de la mobilité étudiante, facteur d’enrichissement personnel et professionnel 38 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Typologies et caractérisation des activités : Coordination et suivi de l’offre de formation dans le respect de l’autonomie des établissements › Etablir une cartographie de l’offre de formation › Favoriser les échanges et la concertation au sein et entre les thématiques de formation de l’UBL (ALL, SHS, DEG, Santé, ST, MEEF…) › Renforcer la concertation autour de la gestion des flux d’étudiants › Enrichir l’offre en créant des formations co-accréditées › Favoriser la coordination des stratégies d’internationalisation des formations pour les établissements qui le souhaitent › Mettre en place des dispositifs d’appui aux établissements pour le suivi et l’évaluation des formations et des enseignements, l’accompagnement des étudiants dans leur parcours de formation (conseil d’orientation, identification des passerelles intra et inter établissements) › Mettre en contact les responsables des cycles L et M des établissements afin de coordonner les actions visant à favoriser l’insertion professionnelle › Coordination des activités des établissements membres liées à la formation professionnelle (notamment représentation au sein des CREFOP) › Favoriser la convergence des études (grands cadres de modalités de contrôle des connaissances et des compétences, calendriers universitaires, dates d’examens, régimes spéciaux d’études, modalités d’inscription communes,…) entre les établissements qui le souhaitent Développement de la pédagogie universitaire, structuration et coordination des SUP › Proposer un catalogue de ressources en termes d’accompagnement pédagogique › Favoriser l’échange d’expériences et des solutions innovantes et la connaissance mutuelle des pratiques pédagogiques › Assurer une veille pédagogique commune et informer et animer la communauté universitaire autour de grands thèmes de réflexion sur la pédagogie (évaluation, compétences,…) › Mettre en place des actions coordonnées de formation des enseignants du supérieur › Développer des collaborations avec les laboratoires sur les questions de pédagogie dans le supérieur Ingénierie pédagogique / TICE › Soutien des dispositifs de formation commun › Formation des acteurs à l’utilisation du numérique dans le cadre d'une pédagogie moderne et innovante › Sélection, adaptation et soutien à l’usage d’applicatifs pédagogiques › Appels à projets innovants en faveur de l’utilisation du numérique dans le cadre d'une pédagogie moderne et innovante › Adossement des activités à la recherche et développement professionnel › Activités optionnelles : Appui à la mission de la coordination de l’offre de formation ; Coordination des services d’appui à l’enseignement 39 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Dynamisation de l’espace de vie étudiante › Harmoniser les politiques sociales (en lien avec les CROUS) › Partager les bonnes pratiques, notamment associatives, sportives et de santé (avec les CROUS) ainsi que les informations et les initiatives développées dans les établissements par les associations étudiantes › Favoriser l’échange d’expérience et les bonnes pratiques afin de former des étudiants responsables ayant conscience des enjeux du développement durable, dans le cadre du Plan Vert CGE-CPU. › Mutualisation d’outils de diffusion/promotion › Mise en place d'un espace partagé des ressources disponibles dans les différents établissements Caractérisation des activités de la mission formation Volet d’activité Coordination l’offre formation de de Pédagogie du supérieur et usages numériques pour la pédagogie Animation Portage projet de Expertise X X X X X X Appui proximité de X Besoins spécifiques en termes de fonctions support › › › › › › Ressources humaines : horaires élargis, formation Finances : report potentiel d’actions de production de ressources Système d’information : outil de cartographie, interopérabilité des plateformes, applicatifs pédagogiques, SI formation, etc. Observatoire et Indicateurs : formations et insertion professionnelle, lien avec l’observatoire des créations d’entreprise, indicateurs U-TICE Communication : évènementiel, outils web et supports print Juridique : normalisation des conventions avec les partenaires 40 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Modèle économique : Socle de base intégré dans le modèle économique de la Comue Ressources externes RH Autofinancement Coordination de l’offre de formation Mission formation Fonctionnement de la mission, outils de cartographie Soutien de projets par les collectivités ou autres Appui à l’innovation pédagogique Mission formation Fonctionnement de la mission Soutien de projets par les collectivités ou autres Outils numériques Organisation d’évènements Réponse à des appels à projets (PIA, AMI) Dynamisation de l’espace de vie étudiante Mission formation Fonctionnement de la mission Fonctionnement en réseau avec les Observatoires des CT Partenariats et projets à monter 41 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Numérique Compétences • Développement de l’e-pédagogie • Définition des conditions d’une interopérabilité entre les SI des cordonnées Compétences partagées Compétences établissements et de l’UBL • propres Elaboration d’une stratégie commune du numérique et d’un SD du numérique • Portage de projets immobiliers propres à l’UBL (campus numérique notamment) répondant aux besoins de tout ou partie de ses membres Orientations du contrat de site Les enjeux et les ambitions : Proposer à chacun, étudiants, personnels et chercheurs, des outils/actions adaptés à ses attentes, permettre l’accès à des ressources au-delà de son domaine propre pour favoriser l’interdisciplinarité, faciliter le travail collaboratif et créer de nouvelles opportunités de partenariats socio-économiques Modes d’opérationnalisation Action 1 : TERRITOIRE D'APPRENTISSAGES CONNECTES ET DE RECHERCHES COLLABORATIVES Penser la communauté universitaire interrégionale comme un Campus d’@venir. Afin de démultiplier les collaborations interrégionales, nationales et internationales entre des sites d’enseignement supérieur et de recherche, l’UBL a vocation à finaliser une démarche permettant de déployer une Infrastructure de Communication Collaborative (ICC) de qualité sur l’ensemble de son périmètre. Action 2 : INTEROPERABILITE DES SYSTEMES D’INFORMATION Favoriser l’ouverture des contenus et services . Afin de faciliter la diffusion et l’appropriation collective des projets mutualisés (Formation, Recherche, International, Numérique et IDE) , il est essentiel de créer des plateformes d’échanges via une interopérabilité adaptée des systèmes d’information Action 3 : RESEAUX TRES HAUT DEBIT, STOCKAGE, ARCHIVAGE Garantir la cohérence territoriale dans en ce qui concerne le RTHD et les Datacenters . Sur l’ensemble du territoire interrégional, le très fort accroissement des besoins en ressources de calculs, en stockage de volumes de données et en accès à l’information performants, rend indispensable pour l’UBL de s’inscrire activement dans les études préalables engagées dans les régions. 42 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Action 4 : ANIMATION DES RESEAUX DE DIFFUSION DE RESSOURCES NUMERIQUES Participer activement à la diffusion de la culture scientifique. Depuis plusieurs années des acteurs de la ComUE UBL sont engagés dans des dispositifs de médiatisation de ressources. Ces initiatives sont au service de la CSTI (Culture scientifique, technique et industrielle) Typologies d’activités et caractérisation Pilotage et coordination de la politique numérique de l’UBL › Pilotage du volet numérique du projet UEB Campus › AMOA et mise en œuvre pour les projets inscrits dans le schéma directeur numérique de l’UBL › AMOA et éventuellement MOE des services numériques mutualisés (SVI, Moodle, RRTHD…) › Autres activités : AMOA et éventuellement MOE du SI interne à l’UBL Pôle PPP UEB C@mpus (ingénierie de contrat) › Assurer le déploiement des équipements numériques et la construction des 4 bâtiments inclus dans le périmètre du projet › Suivi de la phase exploitation immobilière des 4 Pôles Numériques › Mise en œuvre et suivi de la gestion financière des usages et recettes annexes des salles ICC Volet d’activité Portage Animation de projet Expertise Pilotage et coordination de la politique numérique X X X Gestion des SI de gestion et des services numériques internes X X X Appui de proximité 43 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Besoins spécifiques en termes de fonctions support › Ressources humaines : formations à la gestion de projet et à l’élaboration et au suivi de contrats de service › Finances/Juridique : marchés publics, gestion de contrats type CPER et FEDER › Observatoire et Indicateurs : suivi des contrats de service, reporting aux financeurs › Communication : avancement et évolution des projets Modèle économique : Socle de base intégré dans le modèle économique de la Comue RH Autofinancement Pilotage et coordination de la politique numérique Mission formation Fonctionnement de la mission et outils de travail Gestion des SI de gestion et des services numériques internes Mission numérique Fonctionnement de la mission Ressources externes Soutien de projets par les collectivités ou autres Outils numériques 44 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Europe et International Compétences • coordonnées Compétences coordonnant et soutenant les initiatives • partagées Compétences Promotion des actions nationales et inter-nationales des Membres en Déploiement d'actions communes d’appui à l’internationalisation de la recherche et de la formation • Promotion du développement international de l’UBL • Renforcement de l’offre de service pour l’accueil et la préparation à la propres mobilité internationale (étudiants, doctorants et chercheurs) • Création d’un pôle inter-régional d’ingénierie de projets européens et internationaux Orientations du contrat de site Enjeux et ambitions : doter l’UBL d’un cap stratégique ambitieux • • • Faire de l’UBL « une machine à projets » Coopérer sur des ambitions d’attractivité Promouvoir l’UBL et ses acteurs à l’international Afin de : • • • • Accroître la participation aux programmes européens et internationaux Capter des financements externes (H2020, Erasmus+, autres programmes internationaux) Favoriser les synergies interrégionales Inscrire l’UBL comme leader de projets Modes d’opérationnalisation envisagés Action 1 : Création d’un pôle Europe interrégional • • • Rapprochement des deux plateformes Europe PDL et BZH Montée en puissance des savoir-faire par le partage d’expérience et la mutualisation (y compris avec les organismes) Une référence au niveau national Un levier d’attractivité pour de nouveaux talents et partenaires Une responsabilité de premier ordre pour l’UBL sur des compétences et expertises qui n’existent pas dans les établissements Action 2 : Favoriser les coopérations interrégionales • • Formaliser une alliance inter-établissement sur le sujet de l’international Créer un appel à projet structurant de type « stratégie internationale » 45 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 • • Amener les établissements à co-construire sur des sujets d’intérêt commun, comme par exemple : Ecoles d’été, Réponse collective au PIA3 ou autre appel d’offre, Appui auprès les ambassades (e.g. contrat avec China Scholarship Council), Cabinets de traduction ou formation à l’enseignement en anglais, Accueil des étudiants réfugiés. Leviers: mesures d’amorçage en faveur d’un plus fort rayonnement, financement de mobilités à l’international, aide aux colloques internationaux, développer des supports de communication sur la base d’une stratégie d’image et de marque UBL Action 1 + 2 = Faire de l’UBL « une machine à projets » • Aider la communauté à répondre aux AAP H2020 et Erasmus+ • Rôle central du pôle Europe (de l’information jusqu’à la soumission) • Travailler en transversalité avec les autres missions UBL (e.g. départements de recherche) • Poursuivre la construction d’un schéma de mutualisation avec le CNRS à l’échelle interrégionale (et d’autres organismes) UBL, un partenaire à part entière – Opportunités à saisir, travail de veille nécessaire • Projet Tempus (Erasmus+, action clés 2) • Projet co-fund (H2020 pilier 1 Marie Curie) ou Era-Net Cofund (H2020 pilier 3) • Autres projets (dont FEDER) Action 3 : Coopérer sur des ambitions d’attractivité • Au niveau doctorat, imaginer des outils de type FADEX® (« French-American Doctoral Exchange »). Rencontre entre doctorants locaux et étrangers – par exemple financer une cohorte de doctorants/thématique/an) – Proposer un cahier des charges • Au niveau master, identifier des passerelles entre établissements membres (y compris entre universités et écoles) pour élaborer des parcours d’enseignement intégrés breton-ligériens complètement en anglais – Etude de faisabilité/action pilote • Au niveau politique (i.e. soutenir une politique d’intégration des initiatives UBL dans les villes), coopérer avec les collectivités pour communiquer massivement et collectivement et pour mieux accueillir le public étranger sur les sites universitaires – Faire converger les intérêts et soutenir l’ancrage territorial Action 4 : Préparation à la mobilité internationale • Mettre en réseau les centres d’accueil sur site • Séminaire interrégional • Dialogue entre les sites qui disposent d’une maison/cité internationale • Coordination à installer et animer - Travailler sur les plus-values UBL: • Formation des personnels • Procédure qualité • Outils de communication En lien avec la mission observatoire UBL : s’intéresser aux flux entrant et sortant, être mieux informer des bénéfices de la mobilité (e.g. articulation R et F) avec un enjeu de fidéliser les partenariats 46 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Typologies et caractérisation des activités Création d’un pôle inter-régional d’ingénierie de projets européens et internationaux › Veille, sensibilisation et détection de projets en lien avec les services concernés › Aide au montage de projets H2020 et Erasmus Plus: recherche de partenaires, organisation du travail au sein du consortium, aide à la rédaction des propositions de projets, montage budgétaire et aide à la soumission en ligne › Lobbying auprès des instances de la commission européenne › Conseil pour la conclusion des accords de subvention et pour le suivi des projets financés › Animation de réseaux à l’échelle interrégionale (membres de la ComUE et structures interfaces avec le monde socio-économique) › Contribution aux activités des réseaux nationaux › Recensement de la participation aux programmes européens dédiés à la recherche et à l’enseignement supérieur Coordination des centres dédiés à la mobilité internationale › Mutualisation des formations au bénéfice du personnel des centres › Promotion de l’offre de formation FLE existante › Analyse des flux (réservoir commun de données) › Assistance à la communication interne des centres › Développement d’un plan de communication externe conjoint › Fourniture de solutions techniques pour une mise en œuvre de proximité Pilotage d’un cadre de coordination pour la mise en œuvre d’outils et d’actions communes en faveur de partenariats internationaux de recherche et de formation › › › › › › › Mise en réseau des directions internationales Mise en réseau des directions internationales en vue du développement d’actions communes Soutien financier aux mobilités sortantes pour accompagner l’ouverture à l’international Elaboration d’une stratégie pour une présence sur les zones géographiques stratégiques, définies en coordination avec les instances territoriales, voire créer une ou des alliance(s) entre établissements et collectivités en matière de relais actionnables à l’étranger Développement des formations en langues étrangères en présentiel ou à distance Générer/créer des vecteurs de visibilité et de nouveaux partenariats internationaux Accompagnement/Gestion des dispositifs régionaux de soutien financier aux porteurs de projets européens faisant appel, le cas échéant, à des expertises externes 47 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Volet d’activité Animation Portage de projet Ingénierie de projets européens et internationaux X X Appui aux partenariats internationaux X X Appui à la coordination des CMI X Appui de proximité Expertise X X X X X Besoins spécifiques en termes de fonctions support › › › › › › Ressources humaines : formations Finances : gestion financière de dispositifs régionaux, européens et des fonds FEDER, renouvellement des conventions Logistique : modalités d’hébergement sur les différents sites Observatoire et Indicateurs : internationalisation des activités de recherche et des parcours de formation Communication : communication interne et externe, magazine Chercheurs européens Juridique : portage de projet(s) FEDER vis-à-vis de 2 autorités de gestion › › Modèle économique : Socle de base intégré dans le modèle économique de la Comue Ressources externes RH Autofinancement Ingénierie de projets européens et internationaux Une partie de l’équipe Dépenses de fonctionnement non éligibles (ex renouvellement informatique) Contractualisations régionales et européennes sur l’équipe Appui aux partenariats internationaux A venir Fonctionnement de la mission Soutiens en subventions et délégations de dispositifs Appui à la coordination des CMI A venir Soutien des collectivités territoriales 48 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Axe transverse au service du projet : Faire vivre une communauté de destin VERS UNE COMMUNAUTE DE DESTIN… «Développer les espaces d’appropriation de l’UBL et de construction du sentiment d’appartenance est la 2è clé de la réussite de l’UBL » Créer une communauté qui saura s’identifier, s’engager dans une construction partenariale permanente, fédérer avec l’ensemble de ses acteurs, étudiants, personnels enseignants et chercheurs, personnels BIATSS. Faire de l’UBL un lieu d’élévation collective, par appropriation et adoption de pratiques améliorées. Remporter l’adhésion de tous les personnels, développer le sentiment d’appartenance grâce à une communication qui diffuse au plus près de tous les membres. Création de réseaux par thématique « métiers » … PAR LA PROMOTION SOCIALE Favoriser l’échange d’expériences, de pratiques améliorées et/ou innovantes et assurer la connaissance mutuelle des pratiques métiers entre personnels Promouvoir : la lutte contre toutes les formes de discriminations, l’accueil et l’insertion des personnels en situation de handicap, la responsabilité sociale des établissements et d’environnement social du travail Mobilité des personnels au sein du périmètre UBL Déceler et proposer les opportunités de mobilité, en faciliter la mise en œuvre par mise en place d’une plateforme de « bourse à l’emploi » UBL. … PAR LE DEVELOPPEMENT DU SENTIMENT D’APPARTENANCE Mise en place d’une communication adaptée qui se prolonge dans les établissements Co-construire avec les établissements une carte de formation à destination des personnels sur le territoire UBL Coordonner et faciliter l’accès à la formation pour tous les personnels de l’UBL notamment via un catalogue de formations sur le périmètre UBL Aller à la rencontre des établissements membres Co-organiser un événement annuel à destination de tous les personnels Essaimer l’actualité, les orientations et actions de l’ensemble des missions de l’UBL vers les établissements 49 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 5.1.3. Description de l’organisation de la ComUE : les principes clés du projet d’organisation Des travaux approfondis menés en 2015 L’année 2015 a été mise à profit pour réfléchir à l’organisation des services de l’UBL. Il peut paraître surprenant que ce sujet de l’organisation ait été travaillé aussi tôt alors même que l’établissement UBL n’était pas encore créé. Plusieurs éléments expliquent cela : - une dotation en postes importante (mais insuffisante) attribuée par l’Etat à l’UBL avec une première tranche dès 2015 obligeant à de 1ères décisions d’octroi et avec une obligation de jalons et de reporting sur la trajectoire du site, - des effectifs existants à l’UBL et à l’UNAM également importants, avec un enjeu de repositionnement dans ce nouvel établissement et en prenant en compte aussi le fait qu’une partie importante de ces postes était financée par des ressources propres obligeant, en particulier avec les collectivités territoriales, à un dialogue sur la trajectoire de financement, - la volonté de se mettre immédiatement en perspective du nouvel établissement en poursuivant les réflexions menées avec les chargés de mission UBL autour de la stratégie, - la volonté de progressivement construire un nouveau modèle économique, la masse salariale Etat représentant une nouvelle donne dans cet équilibre. C’est dans ce cadre que s’est inscrite la mission de l’AMO entre avril et décembre 2015 autour des axes suivants : › Déclinaison des activités opérationnelles de l’UBL à partir des compétences dévolues à l’UBL et dans le cadre du Document de structuration opérationnel (DSO) › Définition de l’organisation cible : Décliner et qualifier des scénarios d’organisation possibles et dimensionner les besoins par fonctions soutien et support › Elaboration d’un modèle économique viable, robuste et efficace pour sécuriser l’équilibre financier de l’UBL et lui permettre de remplir ses différentes missions › Elaboration du Plan d’action 2015-2016 pour baliser et sécuriser le chemin critique dans la mise en place de l’UBL › Elaboration d’une Feuille de route SI claire et synthétique des projets prioritaires à moyen terme (2016) pour sécuriser la mise en place de l’UBL et lui permettre d’assurer la continuité de ses services › Etablir des éléments de cadrage du processus de nomination des principaux responsables et de (re)positionnement des agents au sein de la structure cible 50 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Le Document de structuration opérationnelle, élément clé pour construire l’organisation Avant de commencer à poser des principes de structuration de services, il a semblé essentiel de réfléchir aux modalités selon lesquelles les compétences de l’UBL allaient pouvoir se décliner de manière concrète et de les caractériser. Un travail approfondi a ainsi été conduit par domaine afin d’envisager les typologies d’actions attendues de la part de l’UBL et leur traduction opérationnelle. Ces travaux ont été menés avec les chargés de mission UBL et sous la responsabilité politique du Cocoor qui a validé les différentes avancées du document. Ces travaux ont permis d’appréhender les différences entre les actions déjà menées par l’UEB et l’UNAM et celles qui représentaient des défis nouveaux ou des besoins d’accompagnement différents. C’est cette base qui permet d’appréhender les besoins nouveaux en termes d’organisation de service, de repositionnement de projets, d’accompagnement en formation des personnels. Il est important en effet de ne pas sous-estimer le changement de modèle de la ComUE et les défis qui y sont liés en termes d’organisation. Des principes clés d’organisation qui se sont traduits dans l’organigramme cible validé en juillet 2015 Plusieurs principes clés ont ainsi été dégagés de ce travail : • Efficacité : structurer une organisation adaptée aux compétences et à la gouvernance cible pour optimiser la qualité du service rendu et la valeur ajoutée de la ComUE conformément au projet • Proximité : assurer l’unité du pilotage tout en garantissant un système distribué dans une logique de réseau ainsi qu’une présence sur les 6 sites pour les fonctions qui le nécessitent (notamment CMI, Doctorat, Projets européens, Entrepreneuriat,…) • Collégialité : associer les établissements au sein de la gouvernance opérationnelle de l’UBL pour assurer une coopération étroite entre l’établissement de site et ses membres ainsi qu’un effet d’entraînement sur l’ensemble du réseau • Agilité : préserver la souplesse de l’organisation et renforcer sa transversalité (en mode projet notamment) dans un contexte de changement d’échelle • Lisibilité : nommer des pôles ou directions facilement identifiables au sein des établissements et par les partenaires extérieurs 51 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Une organisation au service des ambitions de l’UBL et qui doit répondre au défi de la logique matricielle des activités de soutien aux métiers dans l’ESR une organisation spécifique qui ne cherche pas à copier l’organisation des établissements et qui tient compte de ses particularités : appui stratégique, logique de projets, services de proximité, une organisation qui conjugue fonctions de centralité et services de proximité des fonctions support mutualisées totalement engagées sur des objectifs de service aux missions opérationnelles, en mesure d’assurer une polyvalence et une adaptabilité à l’évolution du portefeuille des projets : ainsi le choix est fait de service mutualisant le soutien aux différentes missions de l’UBL en matière financière, de communication par exemple. Caractéristiques clés de l’organisation cible à partir des travaux sur le DSO Une structure de gouvernance et de coordination stratégique Une structure de services pour la mise en œuvre des orientations politiques : animation, expertise, déploiement d’actions communes Une structure de portage de projets et de gestion de financements (appels à projets) Une structure de mise en réseau pour faciliter les échanges d’expérience et la détection d’actions à mener en commun Capacités clés à anticiper Une capacité d’animation renforcée pour le fonctionnement des conseils de l’UBL Des capacités de coordination stratégique notamment autour de la recherche et de la formation (Contrat de site) Une capacité de montage et de portage de projets communs en collaboration étroite avec les établissements Une capacité de mise en réseau et de partage des expertises des établissements membres Des capacités de gestion ajustées aux besoins (plateformes, services mutualisés) 52 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Un organigramme cible validé en juillet 2015 5.1.4. Les missions « opérationnelles » de l’UBL Les services de l’UBL s’organisent ainsi en 5 grandes missions au service du projet stratégique : recherche, formation, international, numérique, innovation et développement économique. Ces 5 grandes missions offrent un cadre de mise en cohérence pour l’atteinte des objectifs stratégiques de l’UBL. Ainsi, les services dédiés à l’innovation pédagogique et aux TICE sont-ils positionnés dans l’ensemble formation : ce sont bien les objectifs stratégiques liés aux enjeux définis dans le cadre de la coordination de la formation qui permettront de déterminer des priorités d’action en matière d’accompagnement des nouveaux usages. Les responsables de mission, qui doivent être désignés en 2016, auront ainsi un rôle important à jouer, sous l’autorité de la DGS et en lien étroit avec un-e ou plusieurs Vice-Président-e-s : - Celui d’animer le travail interne à la mission pour assurer la cohérence de la mise en œuvre du projet stratégique, Contribuer à l’animation de réseau avec les établissements en appui aux Vice-Présidents, Celui d’assurer un travail en transversalité avec les autres missions de l’UBL Celui d’assurer un fonctionnement efficace de la mission, de contribuer aux objectifs de pilotage de l’établissement (suivi des projets, reporting, préparation budgétaire, pilotage en matière de RH) 5.1.5. Les fonctions support Les fonctions support de l’UBL ont été organisées à partir des fonctions existantes de l’UEB et de l’UNAM. 3 postes ont été créés pour bénéficier d’une expertise d’encadrement sur les fonctions RH et finances ainsi que sur le volet juridique pour accompagner la mise en place des instances et du processus électoral. Il faut préciser que les deux PRES préexistants disposaient chacun de postes de direction et de secrétariat général et que la fusion des deux structures a permis de gagner en fonction 53 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 pilotage et de réorienter ces moyens sur la professionnalisation des fonctions support pour faire face aux chantiers en cours et notamment du fait de la nouvelle nature d’EPCSCP de la Comue, et pour se placer dans la perspective du passage aux RCE. Ces fonctions support comprennent les pôles suivants : - - Finances, Ressource humaines, Juridique et instances : cellule rattachée à la direction générale Patrimoine et logistique : ce volet est intégré dans les missions de l’équipe en charge du pilotage du PPP UEB C@mpus, Communication, Observatoire et indicateurs : cette cellule intègre l’appui au suivi de l’insertion professionnelle des doctorants et a vocation à prendre une dimension transversale au bénéfice du suivi du contrat de site et des indicateurs clés de l’UBL, travail à mettre en réseau avec les observatoires des collectivités territoriales, Système d’information interne : ce volet est intégré dans la mission Numérique de l’UBL. Principes clés de l’organisation des fonctions support : - Permettre à l’établissement de piloter ses ressources dans le cadre de la mise en œuvre du projet stratégique, Permettre un accompagnement réactif des projets (gestion des appels à projets, gestion des subventions, réactivité dans les recrutements), Disposer d’un socle de base pour faire face à la nouvelle nature d’EPCSCP de la ComUE, et de ses responsabilités de pilotage en finances et en RH S’appuyer autant que possible sur les compétences des établissements, la ComUE n’ayant pas les forces pour reconstituer certaines fonctions pointues et inscrire la ComUE dans un fonctionnement en réseau. Il est à noter que le travail mené sur la déclinaison des activités opérationnelles de la ComUE (voir précédemment) a pleinement intégré les besoins en fonctions support pour chaque mission compte tenu des particularités de chacun. On constate donc que les fonctions support se répartissent en 3 domaines d’intervention : - la gouvernance de l’UBL (Présidence, fonctionnement des instances) (4% des effectifs), le pilotage de l’établissement (direction, RH, budget) (10 %) l’appui aux projets (mise en œuvre financière et administrative, communication, appui immobilier, observation) puisqu’une partie importante de ces fonctions support est nécessitée du fait d’une caractéristique héritée de l’UEB et de l’UNAM , la ComUE étant une « holding de gestion de projets » pour le compte des établissements. Ce dernier axe d’accompagnement direct des projets en fonctions support représente 15 % des effectifs. Le rôle général de ces fonctions supports est ainsi de fournir un service homogène à toutes les missions à chaque fois que nécessaire en étroite collaboration avec leurs services de proximité. Il est aussi de fournir un accompagnement optimal pour faciliter les échanges et permettre une mise en œuvre rapide et efficace des orientations politiques et des projets arrêtés par le conseil d’administration. Dans ce cadre il faut noter la particularité de la fonction financière et du pilotage budgétaire, les ¾ du budget étant constitués de ressources propres et de plans de financement parfois très complexes, ce qui induit un fonctionnement très particulier en termes de pilotage, cela étant accru dans le contexte de la réforme GBCP. 54 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 La nouvelle organisation mise en place pour répondre au nouveau projet de l’UBL et son nouveau périmètre implique notamment plus de professionnalisation de la part des personnels, et un besoin de formation, en particulier pour bien prendre ne compte les contraintes nouvelles de l’établissement liées par exemple à sa nouvelle nature juridique d’EPCSCP, à la nécessité de présenter le budget en mode de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et à celle de passer rapidement aux Responsabilités et Compétences Elargies (RCE) (notamment pour la gestion de la masse salariale qui se fait en interne), ce qui a été acté par le CA du 23 mai de l’UBL. Chacun des pôles constitués est dirigé par un Chef de pôle qui est sous la responsabilité de la directrice générale des services (DGS). Les compétences déclinées en activités opérationnelles permettent ensuite de définir le projet d’organisation de la COMUE et de définir les besoins spécifiques de fonctions support. La COMUE renseignera les tableaux ci-dessous relatifs à ses emplois. 55 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 ETPT / Missions / Services GOUVERNANCE Fonctionnaires Total A B C 1,00 1,00 Contractuels Budget Etat Total A B C 0,67 1,5 2,17 Contractuels Ressources Propres Total A B C 0 RECHERCHE 0 0,17 0,17 Coordination de la recherche Doctorat FORMATION Développement de la pédagogie du supérieur et des usages numériques INTERNATIONAL 0 0 0 2 1 0,17 2 1 0,17 3,21 6,5 3,21 6,5 0 1 1 0 0,25 0,17 0,5 0,17 6,97 6,97 0 0 1 0 1 0 2,83 0,17 0 2,83 0,17 2 13,32 2,83 2,53 2,53 1 0 0,17 8,56 0 0 0,67 Accueil Chercheurs et étudiants Appui aux projets européens NUMERIQUE Pilotage et coordination de la politique numérique de l'UBL 0 2,83 0 0 0 0 0 Entrepreneuriat étudiant Projets spécifiques APPUI AUX MISSIONS Gestion financière des projets Communication Observatoire Patrimoine PILOTAGE 0,58 0 Direction 1,75 TOTAUX GENERAUX 3,17 0 12,88 8,64 IST IDE Communication SI RH Finances TOTAUX 1,08 0 0 1,33 0 0,5 1,33 0,67 1 1 0,67 1 1,5 11,49 3,67 0,67 0,25 0,17 6,86 1,7 1,53 0,25 2,5 1,67 2,42 1,78 2,5 1,67 0 0 1,74 1,75 5,5 1,78 0,25 0,62 0,75 1 7,5 15,1 0 26,60 1 7,20 0,67 0 1,99 1,75 0 12,47 0,62 0 0 1,75 0 0,4 0,4 0 1 1 1,17 2,75 0 0 0 0 0 0,67 2 2,5 1 1 1,17 1 1,75 15,83 25,33 7,13 0,25 32,71 37,91 9,15 0 47,06 10,73 13,91 95,60 56 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Plus 7,39 ETPT de MAD (Président compris) 102,99 57 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Prévisionnel au BUDGET ETAT En % 31/12/2016 BUDGET En % Total Ressources Propres Nombre d'ETPT 47,1 45,7% 55,9 54,3% 103,0 49,2% 4 717 080 € rémunérés Montant des dépenses 1 991 366 € 2 221 281€ chargées de personnel (en €, hors vacations) Montant des dépenses 50,8% 176 200 € 328 233 € chargées de personnel (en €, MAD) 58 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 5.2. 5.2.1. Construction du modèle économique Construction du scénario global d’équilibre économique de l’Université Bretagne Loire La question du modèle économique est une préoccupation prioritaire de l’Université Bretagne Loire. Dans le cadre de la fusion de l’UEB et de l’UNAM, les deux PRES ont souhaité au préalable tirer les enseignements de leur expérience passée et ces réflexions ont été intégrées d’emblée dans les travaux de mise en place de la Comue. Pour l’élaboration de son modèle économique l’Université Bretagne Loire est ainsi partie de grandes hypothèses de coûts et de recettes en tenant compte d’une analyse approfondie des particularités de la structure budgétaire de la Comue et de l’importance de ses ressources fléchées sur projet : a) Les coûts sont de 4 types : fonctionnement récurrent, fonctionnement d’intervention, investissement et frais de personnel. - Fonctionnement récurrent Ce sont les coûts dérivant des activités récurrentes de l’UBL et ceux liés aux fonctions support. Les dépenses permettant à l’UBL de fonctionner normalement (charges liées aux bâtiments occupés, dotation en petit équipement des personnels, logistique…..) - Fonctionnement d’intervention Ces coûts correspondent à toutes les dépenses nécessaires aux activités de recherche et de formation dans le cadre des missions de l’UBL. Les dépenses permettant de mener à bien les différents projets de l’établissement ayant fait l’objet d’une contractualisation avec un partenaire financeur. - Investissement Les coûts de mise en place de la ComUE, les acquisitions de matériels, d’équipement et de postes informatiques. Les dépenses d’immobilier et d’équipement dans le cadre du partenariat public privé du numérique. - Frais de personnel Ils comprennent les dépenses de masse salariale UBL, en identifiant le remboursement des mises à disposition aux établissements, et les diverses dépenses liées à la masse salariale (formation, indemnitaire, politique sociale et GVT) 59 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 b) Les recettes sont de 2 types : les recettes stables et les recettes d’intervention ° Les recettes stables la subvention du Ministère pour financer la masse salariale, L’allocation du Ministère est progressive de 2015 à 2018, la dernière année elle atteindra les 6 451K€ Les postes font l’objet d’une attribution par le Ministère par année universitaire, le financement correspond à 4 mois d’exercice pour les postes alloués au 1er septembre, l’allocation sera complète sur l’exercice budgétaire 2018. Nbre Emplois 2015 Emplois 2016 Emplois 2017 Total - 2015 29 36 43 108 2016 2017 2018 875 104 1 732 170 1 086 336 875 104 2 818 506 1 732 170 2 150 280 1 297 568 5 180 018 1 732 170 2 150 280 2 568 390 6 450 840 Les cotisations des membres de l’UBL votées par le conseil d’administration et appelées, elles représentent un montant global de 1 155K€. Les cotisations des établissements sont déterminées selon la typologie des membres (fondateurs, associés, organismes) En 2016, année de fusion, seules les cotisations des établissements membres ont été votées Cotisations 2016 2017 2018 2019 Universités (7) 840 000 840 000 840 000 840 000 Ecoles (15) 315 000 315 000 315 000 315 000 Organismes Néant A déterminer A déterminer A déterminer Associés et partenaires déclarés Néant A déterminer A déterminer A déterminer 1 155 000 1 155 000 1 155 000 1 155 000 TOTAL L’adhésion des membres associés sera actée après analyse des candidatures, et approbation du conseil d’administration Les cotisations des membres associés et des organismes feront l’objet d’une décision en conseil d’administration et viendront abonder les recettes budgétaires 2017. ° Les recettes d’intervention Les recettes propres sur projet proviennent de partenaires différents et sont allouées en fonction des projets soumis aux partenaires et des appels à projets. Les financements ainsi collectés émanent en grande partie des collectivités locales, des fonds européens et des établissements membres pour leur participation à certains services spécifiques (CMI, PPP). - En 2016, année de fusion des deux ComUE, les régions Bretagne et Pays de Loire ont maintenu un socle de ressources permettant à l’Université Bretagne Loire de poursuivre les actions engagées dans le cadre de ses missions. 60 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Pour les années suivantes, en accord avec le contrat de site de l’UBL, les régions devront se prononcer sur le niveau de leurs financements et les actions soutenues ainsi que le type de dépenses. - Les recettes à envisager pour consolider ce modèle économique, pourraient comprendre les frais de gestion sur projets, les facturations de services complémentaires aux membres (hors cotisations) ou aux partenaires extérieurs. Une fois les coûts et les recettes déterminés, la notion du volume de fonds de roulement nécessaire à la bonne santé financière de l’Université Bretagne Loire est à définir. La diversité des financements et la spécificité des projets gérés de façon extrabudgétaire, tels les Investissements d’Avenir, nécessite une trésorerie stable et suffisante pour effectuer l’avance des fonds avant de recevoir les ressources contractualisées qui sont versées à postériori, sur présentation des états de dépenses. Une analyse des années antérieures permet de mettre en exergue la problématique des anciens PRES dont le fonctionnement ne pouvait se financer que par ponction sur la dotation d’amorçage, ne permettant pas d’autofinancer certains projets et limitant les PRES dans leur rôle moteur par une impossibilité à se positionner sur certains appels à projets ou appels à manifestation d’intérêt. Le modèle économique doit donc être robuste et efficace pour sécuriser l’équilibre financier de l’UBL en lui permettant de remplir ses différentes missions. L’Université Européenne de Bretagne et L’Université Nantes Angers Le Mans ont fait appel en 2015, dans le cadre d’une mission d’AMO, au cabinet Kurt Salmon afin de définir en collaboration avec les instances politiques des deux entités une construction de la nouvelle comUE Université Bretagne Loire. Cette nouvelle comUE se devait de s’exonérer des limites des anciens PRES et de se construire sur un modèle économique viable et pérenne. Dans ce cadre, des principes ont été dégagés pour l’équilibre économique de la ComUE : - - - Prise en compte nécessaire des impacts liés à l’importance des ressources propres dans le budget, l’objet même de la ComUE étant de contribuer aux effets leviers sur projet, et donc la nécessité d’un abondement au fonds de roulement et de sécurisation de la trésorerie, Nécessité d’avoir une double approche : soutenabilité globale et équilibre par mission de l’UBL, Prise en compte du fait que seules les ressources stables de l’UBL permettront de dégager un équilibre (ou un excédent) de fonctionnement qui maintiendra (ou alimentera) un fonds de roulement : ce principe est posé comme un préalable aux exercices de construction budgétaire dès à présent et pour les années à venir. Nécessité de maîtrise de la masse salariale et de son évolution avec un principe de précaution de ce point de vue par une non-saturation de la masse salariale, Ces éléments ont été traduits dans le schéma suivant qui a fait l’objet d’une présentation au Conseil d’administration du 23 mai lors du vote de la délibération concernant l’enclenchement de la procédure de passation aux RCE. 61 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 L’intervention de la masse salariale Etat doit ainsi permettre à la Comue de trouver son équilibre économique par une articulation agile avec les cotisations des membres. Ces deux sources de financement stables, qui permettront d’atteindre 8 M€ à l’horizon 2018, doivent permettre : 62 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - De sécuriser le financement des charges de structure, De consolider le socle de base de l’organisation, D’équilibrer le budget de chaque mission afin de couvrir les charges non prises en compte par les financements externes, De jouer le rôle d’effet levier sur les financements externes, A partir de l’expérience des PRES, et compte tenu des modalités d’intervention de celle-ci et des ambitions dans le cadre du prochain projet de site, on peut même dire que le « non-passage aux RCE » pourrait constituer un risque réel pour l’équilibre économique de la ComUE. 5.2.1. Analyse financière de la situation existante a) bilan de la qualité des prévisions antérieures Seules les données de l’année 2015 sont reprises dans l’analyse, en raison de la fusion des 2 ComUE au 1er janvier 2016. EXECUTION BUDGETAIRE ( 2 Budgets Rectificatifs pour chaque entité) En K€ Dépenses Fonct. Budget Initial 2015 UEB L'UNAM 3 824 1 569 dont personnels en MAD Dépenses Personnel Dépenses Invest. Total Dépenses Recettes Fonct. Recettes Invest. Total Recettes Exécution 2015 UEB L'UNAM 5 097 1 913 261 1 970 3 885 9 679 6 718 3 885 10 603 803 23 2 395 1 846 1 846 2 378 3 669 11 144 9 078 4 696 13 774 Ecart % UEB 33 Ecart % L'UNAM 22 Ecart % Global 30 Budget global 2015 Taux Exécution 2015 Taux Ex. UEB L'UNAM UEB L'UNAM Global 5 360 2 019 95,09 94,75 95 407 855 20 2 788 2 419 2 419 - 21 6 15 35 21 30 - 6 13 16 31 - 17 6 15 34 21 30 2 521 4 217 12 098 8 907 4 217 13 124 1 073 93 3 185 2 567 2 567 94,33 87,00 92,11 101,92 111,36 104,95 79,68 21,51 87,54 94,23 94,23 90 86 91 100 111 103 Le nombre de budgets rectificatifs (3) en 2016 se justifie par la difficulté à appréhender le fonctionnement de l’établissement lors de l’année de fusion/création ainsi que les moyens alloués par les partenaires financiers, particulièrement par les conseils régionaux des Pays de Loire et de Bretagne, leurs critères d’attribution pouvant être différents. c) principaux indicateurs Une analyse rétrospective des 2 établissements sur la période 2012 à 2015 permet de mettre en exergue la problématique économique des anciens PRES et de comprendre la baisse structurelle des fonds de roulement. Ce fonctionnement des PRES avec pour seule ressource le fonds d’amorçage ne pouvait être viable sans le soutien des partenaires locaux, d’où la mise en place du plan de redressement de l’UEB en 2015 avec un soutien accru de la Région Bretagne et par des contributions exceptionnelles des établissements membres. Les prévisions 2016 sont celles retracées dans le Budget Rectificatif n°2 et sont susceptibles d’être modifiées lors du vote du BR3, budget rectificatif nécessaire à la suite des ajustements opérés par les 2 régions sur les financements alloués à l’UBL en 2016 et l’organisation des missions de la ComUE. Les principaux indicateurs 2015/2016 démontrent la capacité de l’Université Bretagne Loire à dégager un fonds de roulement et une trésorerie suffisante pour couvrir les dépenses décaissables, en 2016 le ratio est de 73 jours pour le fonds de roulement et de 69 jours pour la trésorerie. 63 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Les charges globales de personnel représentent moins de 40% des charges décaissables, ce qui démontre une faible rigidité des charges de la ComUE. Pour la partie recettes la comUE ne reçoit que 22% de recettes au titre de la subvention du MENESR par rapport au total de ses recettes encaissables, la situation financière de l’établissement est donc saine. En 2016, la capacité d’autofinancement de l’Université Bretagne Loire couvre 16% des investissements de l’année, sachant que des financements ont été comptabilisés en 2015 pour des dépenses exécutées en 2016 (CREAMOOC et 1er équipement des pôles numériques) à hauteur de près d’1M€, ce qui explique le fonds de roulement mobilisable fin 2015. Prévisions UBL (BR3) INDICATEURS 2012-2015 (UEB+L'UNAM) EQUILIBRE FINANCIER 2012 2013 2014 2015 2016 RESULTAT NET COMPTABLE en K€ -2145 -4785 -1574 1254 278 CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT en K€ -1749 -4413 -1399 1418 323 -24 -76 -12 13 3 6 676 2253 875 3300 2 489 270 79 25 118 73 6 676 2253 853 2281 2 187 270 79 24 82 64 CAF/PRODUITS ENCAISSABLES FONDS DE ROULEMENT GLOBAL FONDS DE ROULEMENT en jours FONDS DE ROULEMENT MOBILISABLE FONDS DE ROULEMENT MOBILISABLE en jours en % en K€ en jours en K€ en jours CYCLE D'EXPLOITATION BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT Part du BFR dans la Trésorerie 2012 en M€ TRESORERIE EN JOURS -915 2015 2016 1511 784 129 48 63 19 5 5 760 4 342 2 386 4 085 2 360 270 79 67 146 69 en jours FINANCEMENT DE L'ACTIVITE 2014 2088 en % en M€ TRESORERIE 2013 2012 2013 2014 2015 2016 CHARGES DECAISSABLES / PRODUITS ENCAISSABLES en % 124 176 112 88 99 DEPENSES TOTALES DE PERSONNEL / CHARGES DECAISSABLES en % 32 32 27 39 37 DEPENSES DE PERSONNEL MS / PRODUITS ENCAISSABLES en % 31 45 25 28 34 DEPENSES TOTALES DE PERSONNEL/PRODUITS ENCAISSABLES en % 40 57 30 34 36 MENESR SCSP / PRODUITS ENCAISSABLES en % AUTOFINANCEMENT DES INVESTISSEMENTS CAF / ACQUISITIONS D'IMMOBILISATIONS (hors intégrations) en % 0 0 0 8 22 2012 2013 2014 2015 2016 ns ns ns ns 16 Les indicateurs de 2015, exercice intégrant le plan de redressement de l’Université Européenne de Bretagne, et de 2016 démontrent que la ComUE a pris en compte les dérives des années « PRES » et a mis en place une gestion financière qui lui donne une latitude suffisante au vue de la faible rigidité de ses charges et de sa faible dépendance à la SCSP du Ministère. La trésorerie prévisionnelle de l’exercice 2016 permet l’avance des dépenses contractuelles en attente de l’encaissement des recettes à justifier par des bilans financiers, à condition de prévoir une marge de sécurité avec par exemple les avances sur contrats et conventions. Les recettes de la ComUE, comme précisé précédemment, sont constituées de ressources stables (dotation en masse salariale du MENESR et cotisations des membres) et de ressources d’intervention provenant de la contractualisation de l’UBL avec différents partenaires financeurs pour différents types de projets au sein de ses 5 missions. 64 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 TYPOLOGIE et MONTANT DES RECETTES 2016 - UBL RECETTES BUDGETAIRES Prévisions 2016 En € Recettes UBL (hors PPP) PIA EUROPE FEDER Régions 136 650 643 253 1 428 263 1 013 997 1 155 000 3 848 070 1 106 350 510 000 0 494 849 2 534 613 1 523 997 1 155 000 4 342 919 Recettes du PPP Numérique RECETTES TOTALES RECETTES NON BUDGETAIRES Membres Autres Membres Participatio MENESR collectivités Cotisations ns 136 650 643 253 ANR AUTRES 1 071 600 99 532 2 755 850 0 2 755 850 1 071 600 EMPRUNT ANR PIA 211 746 8 416 703 1 365 894 400 000 311 278 8 416 703 1 365 894 400 000 Dans le cadre du plan de partenariat public privé c@mpus numérique de Bretagne, le remboursement des loyers des dépenses d’investissement (entrées dans le patrimoine) au partenaire privé Breizh Connect sont retracés en comptabilité comme un remboursement d’emprunt. Le partenariat prévoyait également le versement d’un surloyer dès les 4 bâtiments numériques livrés à la ComUE. Pour assurer le paiement de ce surloyer, l’UBL a contracté un emprunt équivalent auprès de la Direction des Fonds d’Epargne (DFE) au sein de la Caisse des Dépôts et Consignations. Ces 2 emprunts ont été contractés pour une durée de, ils se termineront en 2039, l’Etat a pris un engagement sous forme d’autorisation d’engagement à hauteur de 41, M€ en date du 5.2.2. Programmation budgétaire en GBCP L’Université Bretagne Loire a présenté son budget 2016 en mode GBCP, comme la réglementation le prévoit. Pour la 1ère année des réunions pré-budgétaires ont été organisées avec les services du Rectorat et de la DRFIP. Ce budget 2016 a été construit avec la connaissance des éléments UEB et L’UNAM de l’année 2015 avec une attente de la stabilisation des ressources apportées par les financeurs régionaux et en particulier avec les Régions Bretagne et Pays de Loire. Les documents budgétaires en mode GBCP tels que prévus par l’arrêté du 18 décembre 2015 en application des articles L711-1, L719-4 et suivant, R 719-48 et suivants ont été présentés au conseil d’administration provisoire pour vote et pour information dès le 11 janvier, alors même que le décret de création de l’Université Bretagne Loire datait du 6 janvier 2016. 65 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6. La mise en place des fonctions support Le passage de la COMUE aux RCE a une incidence sur les quatre fonctions support que sont : - le pilotage (aide au pilotage, contrôle de gestion, communication, etc.), - la gestion des ressources humaines, - la fonction budgétaire, - les systèmes d’information (SI). Il peut également concerner la fonction immobilière. La prise en charge de chacune de ces fonctions support peut être assumée : - par un ou des établissements membres de la COMUE, - pour partie par la COMUE et pour partie par un ou plusieurs de ses établissements membres, - en propre par la COMUE. Il est proposé que pour chacune de ces fonctions les items listés dans le Guide d’auto-évaluation des écoles pour leur passage aux RCE (cf. documents ci-joints), fassent l’objet d’un diagnostic, lorsqu’ils sont pertinents pour les COMUE. Ces diagnostics s’appuieront sur les indicateurs et les tableaux que ce guide d’auto-évaluation associe à ces items. 6.1. La fonction pilotage La fonction « pilotage » vise à : - permettre à l’établissement de fonder ses décisions importantes (au regard de leur montant financier, de leur caractère pluriannuel ou de leur dimension stratégique pour la réalisation du projet de la COMUE) sur une appréciation objective de ses besoins et une évaluation de l’incidence (notamment financière) de ses choix ; - mettre l’établissement en mesure de fournir des informations objectives sur sa situation et sa gestion, afin de rendre compte notamment de la mise en œuvre du contrat pluriannuel d’établissement. Il est proposé que pour chacun des items listés dans les préalables au passage à l’autonomie (cf. Guide d’auto-évaluation des écoles pour leur passage aux RCE), la COMUE établisse une fiche de synthèse par item selon le modèle établi ci-dessous : 66 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction Pilotage – Fiche de synthèse Item 1 - Structuration de la gouvernance de l’établissement - Cartographie de l’équipe de direction et des instances en charge de la politique d’établissement avec leurs compétences respectives - Analyse de l’organisation politique et fonctionnelle de la gouvernance Données : - Le Président a été élu le 25 avril 2016 Les Vice-Présidents ont été élus le 23 mai 2016 : M. Olivier LABOUX, 1er Vice-président (Président de l’Université de Nantes) M. Michel EVAIN, Vice-président « Formation » (Université de Nantes) M. Claude LABIT, Vice-président « Recherche » (INRIA) Mme Françoise GROLLEAU, Vice-présidente « Europe & International » (Université d’Angers) M. Jean LE TRAON, Vice-président « Innovation et Développement Economique » (Télécom Bretagne) M. Patrice ROTURIER, Vice-président « Numérique » (Université de Rennes 2) M. Thierry GUILLAUDEUX, Vice-président délégué à la Valorisation (Université de Rennes 1) Mme Virginie DUPONT, Vice-présidente déléguée à la Cohésion (Université Bretagne Sud) Mme Virginie LESVENAN, Vice-présidente déléguée aux personnels BIATSS (ENIB) - Cette équipe a été complétée par des Vice-Présidents délégués le 27 juin dernier : Mme Karine LE RUDULIER, vice-présidente déléguée à l’entreprenariat étudiant (Université de Rennes 1) M. Michel BENEY, vice-président délégué à la pédagogie du supérieur (Université de Bretagne Occidentale) - - Le Président du Conseil académique, Rachid El Guerjouma (Président de l’Université du Maine) a été élu le 20 juin dernier Constat : Equipe de direction : Une équipe de direction installée et fonctionnelle qui se réunit chaque lundi dans le cadre du Comité de direction prévu par les statuts de l’UBL. Une équipe de direction représentative de la diversité de l’UBL avec un fort niveau d’engagement dans le projet et suffisamment étoffée pour prendre en charge la diversité des dossiers et animer le travail en réseau souhaité avec les établissements. Une lettre de mission écrite pour chaque VicePrésident. Instances : Des instances : Conseil des membres, Conseil académique et Conseil d’Administration pleinement opérationnels. Des délais d’envoi des documents conformes aux statuts qui nécessitent un rétroplanning rigoureux pour l’équipe de direction et les services. Principes du fonctionnement en réseau avec les établissements - - Un recensement de tous les réseaux métiers à activer dans le cadre de la Comue a été fait par la VP Cohésion et a fait l’objet d’une validation des chefs d’établissement en conseil des membres Chaque mission de l’UBL disposera d’un « Conseil d’orientation stratégique » associant les VP thématiques des établissements membres Les personnalités extérieures ont été désignées dans les Conseils 67 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - Le Président a recruté un Directeur de Cabinet qui vient donc en appui du fonctionnement de l’équipe de direction, du lien avec les chefs d’établissement et de la préparation des instances Préconisations : - Echéancier : Un renforcement des outils de travail collaboratif est attendu pour favoriser le travail d’équipe et les interactions avec les établissements - Courant 2017 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 2 Cible 2 68 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction Pilotage – Fiche de synthèse Item 2 – Soutien au pilotage et moyens humains associés - Profil des personnels affectés au pilotage (hors équipe de direction) - Cartographie des compétences métiers présentes dans l’équipe de direction - Expliciter l’adéquation entre le potentiel humain (effectifs et qualification) et les besoins de l’établissement Données : Constat : Organisation de la Direction générale des services : - Une DGS et deux ajointes en charge des fonctions RH et financières - Une juriste rattachée à la DG - La responsable de l’antenne de Nantes, en responsabilité de l’organisation des instances également rattachée à la DG Animation des équipes : - Une réunion hebdomadaire des responsables de services opérationnels - Des réunions bimensuelles des responsables des fonctions support - Des réunions bimensuelles de l’équipe de la DG L’organisation souhaitée par la DGS vise à : - Assurer un lien fluide entre la dimension politique et les services de la ComUE : disposer d’une vision globale sur les dossiers et les échéances afin de permettre un pilotage politique et administratif de l’établissement, - Disposer des outils de pilotage en RH et en Finances via des tableaux de bord et un reporting régulier - Assurer une très bonne articulation entre la vie des missions opérationnelles et leur accompagnement par les fonctions support - Sécuriser le budget constitué aux ¾ par des ressources propres (nécessité d’assurer l’éligibilité des dépenses a priori) - Sécuriser le financement de la masse salariale dont les sources de financements sont diverses avec dès lors une nécessité d’une articulation parfaite entre le suivi des conventions financières et les RH, - Anticiper les dossiers à présenter aux instances et sécuriser la prise de décision L’équipe de la DGS travaille dans le cadre de ce modèle spécifique de la ComUE afin : - D’assurer un accompagnement efficient et réactif des projets et afin de mobiliser les forces d’ingénierie de la ComUE à cette fin, notamment dans le cadre de montages de projets financiers, - D’assurer dans ce cadre une organisation et un fonctionnement efficient des services en évitant les travers des cloisonnements 69 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - - D’assurer la soutenabilité de l’établissement et une articulation parfaite entre la fonction financière et la fonction RH, D’accompagner la chaîne décisionnelle et la présentation des dossiers devant les instances Echéancier : - Nécessité ressentie de développer les outils de travail collaboratifs pour faciliter les travaux en particulier à distance - Dernier trimestre 2016 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 1 Cible 2 Cartographie des compétences métiers dans l’équipe de direction Directrice générale des services : Administratrice territoriale Maîtrise de droit Université de Nantes DEA Droit des Communautés européennes (Strasbourg) Master en droit européen (Collège d’Europe de Bruges) 18 ans d’expérience en collectivités territoriales et dans des établissements d’enseignement supérieur dont 12 années à des postes de direction et de direction générale (DGA d’une Université en charge du SI et des fonctions soutien, Secrétaire générale de l’UEB en 2014) Expériences en organisation et réorganisation de services Mise en place de la piste d’audit pour la gestion des fonds européens (74 M€) en subvention globale dans un Conseil régional. Conduite de projets importants mobilisant de nombreux partenaires y compris à l’international. Adjointe à la DGS en charge des Finances et de la politique d’achats : Inspectrice des Finances Publiques 23 ans d’expérience dans le réseau des finances publiques Expérience d’agent comptable en Université et dans une Ecole d’ingénieur Expérience de responsable du service financier et agent comptable secondaire au CNRS Adjointe à la DGS en charge des Ressources Humaines et des sites distants : Master en gestion des ressources humaines Master en management des organisations et des projets IEP Rennes 13 années d’expérience en RH dont 10 sur des postes à responsabilités au sein d’un établissement d’enseignement supérieur. Juriste : Attachée territoriale Master 1 Droit Public Université de Rennes 1 Master 2 Droit, administration et gestion financière des collectivités territoriales, Université Paris 1 70 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 10 ans d’expérience en tant que juriste en collectivités territoriales (fonction juridique et marchés publics) puis dans le domaine ESR. Responsable des Instances et de l’Antenne de Nantes : Attachée de direction (IRD) 28 ans d’expérience dans le secteur privé et public en tant qu’assistante de direction Divers postes au sein de l’IRD depuis 1993 au sein de la Direction générale, la Direction des affaires juridiques, la Délégation à l’Outre-Mer. 71 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Contrôle interne Le dispositif de contrôle interne est à mettre en place au sein de l’Université Bretagne Loire, par l’élaboration dans un 1er temps de la cartographie des risques, d’ores et déjà la démarche de contrôle interne a été initiée au sein de l’établissement par la désignation d’un référent du contrôle et par la mise en place de procédures et de règles internes sur l’achat et les missions. Les recettes de l’établissement représentant près de 75% du budget, leur suivi est une des préoccupations majeures des acteurs financiers et reste prioritaire lors de la mise en œuvre du budget, de son exécution et des reportings à destination de la Direction. Même si la cartographie des risques n’a pas été dessinée, les services de l’UBL ont identifié deux domaines à risques et à ce titre ont pris des mesures de suivi et mis en place les outils idoines pour le suivi des recettes, le suivi de la masse salariale. Fonction Pilotage – Fiche de synthèse Item 3 – Etat d’avancement du dispositif de pilotage et audit interne6 Données : Constat : L’Université Bretagne Loire, nouvelle entité créée par la fusion de 2 EPSCP, par décret de janvier 2016, a pour préoccupation première la sécurisation de son mode de fonctionnement en particulier en matière de ressources humaines et de finances. A ce titre un service budget-pilotage fait un suivi et reporting régulier de l’exécution budgétaire de l’UBL, son rôle étant d’alerter dès que le rythme des dépenses devient incohérent avec les demandes des responsables de service ou de missions exprimées lors du dialogue budgétaire. De plus la désignation d’un ETP de catégorie A au sein du pôle finances, chargée de la qualité, des conventions et de l’achat a pour objectif de garantir l’UBL dans ses diverses contractualisations avec les partenaires et de dessiner les contours d’une politique d’achat en déterminant une règlementation interne de l’achat garantissant l’éligibilité des dépenses financées par des tiers (FEDER, ANR, Régions…) L’écriture et la formalisation de procédures dans ces 2 domaines est une des priorités de l’année 2016, cette étape se déroule en concertation avec l’agent comptable chargé des contrôles et du respect des règles publiques. Au vu du volume représenté par les recettes propres de l’UBL, et leur typologie, l’axe prioritaire déterminé pour la mise en œuvre des contrôles est celui du suivi de ces recettes (titrages, encaissements, pièces justificatives). Autre sujet identifié comme à risque par l’UBL, au vu des enjeux financiers et humains, le suivi de la masse salariale. Dans ce domaine le service des ressources humaines a su mettre en place de nombreux outils de cadrage et de reporting. Une procédure d’intégration de la paie dans l’outil financier Sifac prévoit une collaboration resserrée entre le service budget-pilotage et le service ressources humaines. 6 En qualité d’opérateur de l’Etat, la COMUE doit notamment mettre en place un dispositif de contrôle interne comptable et financier et, à ce titre, désigner un référent contrôle interne et renseigner l’enquête annuelle (prochaine enquête prévue en octobre 2016). 72 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Préconisations : Echéancier : Etablir une cartographie exhaustive des risques à l’UBL Mettre en place des outils collaboratifs entre services RH-Finances et l’Agence Comptable Formaliser un plan de contrôle 2017 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 1 2 73 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.2. La fonction ressources humaines La fonction Ressources humaines de la COMUE : Enjeux et particularités de l’UBL. Les 2 PRES préexistants à la ComUE (l’UEB et L’UNAM) disposaient déjà d’une fonction Ressources humaines qui traitait des questions d’administration du personnel et de paye pour 50 personnels au sein de l’UEB et pour 20 personnels au sein de l’UNAM. Pour atteindre l’objectif de création de l’UBL au 1er janvier 2016, le travail entre fonction RH de l'UNAM et fonction RH de l'UEB s'est intensifié au cours de l'année 2015 avec une nouvelle équipe RH qui s’est mise en place à compter du 1er septembre 2015. Une orientation stratégique a clairement été donnée à cette fonction avec le recrutement de profils spécialisés en ressources humaines. La fonction RH de l’UBL a donc débuté sur un certain nombre d’acquis en matière de gestion de la masse salariale et de suivi des emplois sur ressources propres. La fonction RH pré-existait à l’UBL : La sécurisation des financements n’est donc pas un enjeu nouveau, mais il a fallu faire monter en puissance le pilotage de la masse salariale et des ETPT, notamment par la mise en place d’un reporting et l’organisation d’un suivi étroit entre pôle RH et pôle Finances. Dès le 1er janvier 2016, la fonction RH s’est professionnalisée et dû monter en puissance du fait de l’augmentation du nombre de personnels à gérer, de la complexité des nouveaux projets et des enjeux du projet de l’UBL. Une des caractéristiques des ressources humaines de l’UBL reste le nombre important de contrats sur ressources propres (la moitié de l’effectif en prévisionnel au 31/12/2016 malgré la bascule d’un nombre important de poste sur masse salariale Etat en 2016). Cela implique une gestion de flux important, notamment liée à la durée des contrats calée sur les projets. Ainsi, sur l’année 2016, 46 procédures de recrutement ont été engagées dans des délais contraints pour répondre aux impératifs des projets. Une procédure systématique a été suivie avec une analyse de besoin, la rédaction d’une annonce, un appel à candidature et l’organisation d’un jury de recrutement. Les flux RH de l’UBL sont nombreux, ce qui nécessite une GRH professionnalisée, souple et réactive. L’UBL compte 110 personnels mais ce sont 197 dossiers d’agent gérés sur l’année. Le choix d’organisation se caractérise par les éléments suivants : - Les ressources humaines se répartissent entre fonctions soutiens distribuées sur le territoire et directement liées aux projets et fonctions supports centralisées au siège, qui assurent un pilotage au service du projet global de la COMUE. - L’UBL a fait le choix d’un pilotage unifié garant de la cohérence et de l’homogénéité de pratique. - La fonction RH assure centralisation et fonction de proximité car il n’existe pas de fonction RH intermédiaire. Les 3 personnels du pôle RH assurent donc un accompagnement direct des 74 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 personnels. Le relais managérial sur la fonction RH est un axe qui sera travaillé dans le cadre d’une formation management dont le cahier des charges est actuellement en cours de rédaction. - Les fonctions supports doivent relever le défi d’un reporting compris par toutes les partiesprenantes afin de garantir un pilotage éclairé : les travaux sur les outils de gestion et les tableaux de bord ont débuté dès le 1er janvier 2016. Les ressources humaines se caractérisent par les grands traits suivants : - Une majorité de personnels contractuels du fait du modèle économique de la ComUE qui ne dispose pas encore de postes affectés et de la politique RH du Président de l’UBL visant à structurer la ComUE tout en n’obérant pas l’avenir par des prises de décision difficilement réversibles. - Une pyramide inversée concernant les catégories A, B et C comparativement aux établissements : compte-tenu des missions de la ComUE, l’expertise est forte. La question de la trajectoire professionnelle de ces cadres est un point important pour poursuivre le développement de la ComUE et préserver ses capacités d’innovation. - Une moyenne d’âge jeune (36 ans) Une cellule RH propre à l’UBL et professionnalisée était indispensable pour garantir une équité de traitement des agents de la ComUE, un pilotage et une vision globale. Cela permet également d’être le point d’entrée pour les échanges avec les Etablissements en réseau. Des réflexions sont par ailleurs engagées sur la répartition des compétences entre COMUE et Etablissements concernant certains aspects spécifiques de la gestion administrative tels que l’organisation des concours ou la gestion de la carrière des personnels titulaires (Cf : PDF intitulé « 6. Répartition des compétences entre ComUE et Etablissements ») Quelques chiffres sur les personnels de la ComUE (prévisionnel au 31/12/2016) Répartition géographique et par missions de l’effectif physique : Mission Appui aux missions Formation Gouvernance IDE International Numérique Pilotage Recherche Total général Angers Brest 1 1 1 3 5 5 0 6 La Roche S/ Yon Le Mans Lorient 1 1 1 1 2 1 1 4 2 Nantes 3 1 6 8 3 1 1 23 13 Total général 13 7 4 5 12 4 16 8 69 14 5 15 30 7 17 9 110 Rennes 75 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 35 30 25 12 Rennes Nantes 20 Lorient Le Mans 15 La Roche S/ Yon 8 5 Brest 7 10 2 13 5 0 Appui aux missions Angers 16 6 3 1 1 1 1 1 1 1 1 4 1 Gouvernance 5 4 3 3 International 8 1 1 0 Pilotage Répartition par catégorie et par statut : en ETP Catégorie A Catégorie B Catégorie C TOTAL Contractuels 65 22 79,1% 17 4 19,1% 1 1 1,8% 83 27 100,0% Titulaires détachés En % du total Retour sur la préparation de l’UBL : Les enjeux majeurs pour la fonction ressources humaines en 2015. L’année 2015 et le tout début de l’année 2016 ont été marqués par des enjeux majeurs pour la fonction ressources humaines : 1) La préparation d'un plan de bascule, quasi-fusion, pour une opérationnalité au 1er janvier 2016 : un processus spécifique de paye a été organisé, une analyse comparative des deux structures RH a été engagée pour une future harmonisation des pratiques au sein de l'UBL, les dossiers des personnels ont été centralisés et les outils de gestion adaptés. 2) La définition d'un processus de positionnement et la mise en œuvre d'un processus de transition pour les personnels avec deux enjeux fondamentaux : - assurer une continuité de service pour les missions de la future UBL, - ne pas prendre de décision impactant les marges d’actions nécessaires à la mise en œuvre des décisions politiques de la future gouvernance. 80 entretiens de positionnement ont été menés dans ce cadre. 3) La participation active au chantier organisationnel de préparation de l'UBL, avec notamment, la mise en œuvre immédiate de la mutualisation des moyens en fonction support. 76 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 4) La production de tableaux de suivi permettant aux instances de gagner en lisibilité et de faciliter le pilotage de la masse salariale Etat attribuée à l'UEB et à L'UNAM à compter du 1er septembre 2015. 5) L'intégration de nouveaux personnels avec une priorité donnée aux deux jalons 2015 fixés pour l’UBL : l’entrepreneuriat et le modèle économique. 36 procédures de recrutement ont été menées en 2015. Le bilan social 2015 en annexe reprend les principales données sociales de l’année pour l’UEB et pour l’UNAM. Les grands chantiers 2016 et à venir : Au-delà de l’harmonisation et de la convergence des pratiques RH entre l’UEB et L’UNAM, la mise en place de l’UBL soulève de nombreux enjeux structurants au sein de l’établissement, avec notamment : Un accroissement de la taille moyenne des équipes, un nombre d’implantations plus important et le déploiement progressif de postes de titulaires, ce qui constituent trois défis majeurs en termes de management et de cohésion du corps social ; Un fort turn over parmi les agents qui caractérise l’ensemble des ComUE et nécessite à la fois de renforcer les compétences, d’accompagner les trajectoires individuelles et de capitaliser les connaissances ; Une gestion en mode projet qui nécessite un travail sur les identités professionnelles au sein de la ComUE et sur les parcours professionnels en lien avec les Etablissements (allers/retours) ; La mise en œuvre de nouvelles compétences et de nouvelles activités, qui suppose d’acquérir les expertises et les savoir-faire nécessaires. Au regard de ces enjeux, quatre axes de développement prioritaires ont été identifiés pour les années à venir : Développer les compétences de management pour aider les responsables administratifs à animer leurs équipes, renforcer leur coordination et améliorer leurs interactions avec les responsables politiques (formations au management, séminaires de direction,…) Renforcer les capacités à travailler en mode projet nécessaires pour à un fonctionnement en réseau, nécessitant une forte réactivité des équipes (formation à la conduite de projet, élaboration d’une méthode projet,…) Renforcer les dispositifs d’accompagnement des agents dans leur trajectoire professionnelle pour les aider à s’approprier le changement, organiser l’intégration des nouveaux arrivants, développer la culture de la fonction publique au sein de la structure (formations, temps de rencontre avec les personnels, communication interne) Formaliser les processus RH en collaboration avec les responsables de mission et de service pour homogénéiser et professionnaliser les pratiques et améliorer leur qualité et leur transparence 77 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Item Une politique RH au service du projet UBL Réalisations 2016 Politique RH Une première campagne de renouvellement des CDD a été mise en place selon des modalités présentées dans les instances (vote à l’unanimité par le comité technique et avis favorable du conseil d’administration). Pilotage RH Ce premier semestre 2016 a surtout permis la mise en place des outils de pilotage en lien avec le pôle finances : suivi des ETPT, des emplois par source de financement, du pilotage de la masse salariale. L’UBL a ainsi pu remplir les premiers documents prévisionnels de gestion (DPG) et rendre compte aux différentes instances ainsi qu’au Ministère de l’utilisation de la masse salariale état et du pilotage sur ressources propres. Chantier à mener - Rédaction des premiers éléments relatifs à la politique d’emploi de l’UBL et détermination des 1ères ouvertures au concours pour 2017. - Travail sur la GPEC avec en premier lieu une cartographie des métiers de l’UBL (lien à faire avec le répertoire REFERENS tout en identifiant les spécificités métiers de la COMUE). - Rédaction d’un protocole plus large de gestion pour les contractuels. - Travail sur la politique de rémunération, indemnitaire et de promotion. - Structuration d’un plan de formation en s’appuyant sur les Etablissements membres. - Le protocole relatif au temps de travail est à finaliser - Le CHSCT sera mis en place en 2017 - Les procédures de GRH sont à formaliser Organisation de l’UBL - Le pôle finances a été réorganisé avec le renouvellement et la restructuration des équipes pour gagner en expertise. - Lancement du recrutement des responsables de mission Une fonction RH professionnalisée : Formation : - Mise en œuvre du suivi et la gestion des formations sur budget Etat et sur ressources propres Instances et élections Le CT provisoire s’est réuni 2 fois au cours du 1er semestre 2016. Les élections professionnelles ont été organisées, le nouveau CT et la CCPANT pourront siéger à compter du 30 septembre. Groupe de travail Un groupe de travail composé des représentants des personnels et de la Direction s’est réuni pour traiter la question du temps de travail et définir les premières modalités d’organisation du temps de travail. Un groupe de travail a également été constitué (avec une composition représentants et direction) en vue de préparer la mise en place des instances. Recrutement 46 procédures de recrutement seront menées en 2016. Les responsables de mission seront auditionnés courant Octobre. 78 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Gestion RH Tous les dossiers de personnel ont été repris et le pôle RH assure une gestion et un accompagnement pour chaque agent sur l’ensemble des aspects de la GRH. Médecine préventive Une convention a été signée avec la médecine préventive d’un établissement. Faire de l’UBL une communauté de travail Des premières procédures ont été formalisées (Formation, CET, Recrutement etc.) Un séminaire des personnels a été organisé en décembre 2015 pour organiser la bascule des 2 PRES ver l’UBL. Un séminaire a également été organisé suite à l’élection du Président et le prochain se tiendra le 14/10/2016. Harmonisation des conditions de travail : Une convention CROUS Bretagne et Pays de Loire vient d’être signée pour permettre un égal accès aux restaurants CROUS pour les personnels répartis sur le territoire. - Développer la communication interne et mettre en place un intranet - Un kit d’intégration est à travailler pour développer la culture partagée de l’UBL et pour favoriser le sentiment d’appartenance - Rendre les agents acteurs de l’UBL et cultiver la proximité - Définir sociale - Mettre en place le réseau des DRH Mettre en œuvre l’articulation de la gestion RH entre ComUE et Etablissement Définition des premiers éléments sur la qualité de vie au travail. une politique d’action Accueil des nouveaux arrivants : Une procédure d’accueil des nouveaux arrivants a été mise en place afin d’assurer une cohérence des données en entrée et en sortie pour l’ensemble des fonctions supports. L’outil OS congés permet une gestion du temps de travail à distance avec une validation du hiérarchique direct. L’UBL au service de la communauté Mise à disposition du site de l’UBL pour le recrutement des Etablissements Les offres d’emploi sont publiées et l’UBL assure le suivi en lien avec les DRH d’Etablissement. Travaux engagés entre pôle RH et VP cohésion et VP BIATSS de l’UBL pour mettre en place le réseau des DGS et réfléchir sur l’UBL en tant que communauté de destin. L’UBL poursuit donc une structuration en profondeur de sa fonction RH en gardant à l’esprit les attendus pour cette fonction : 79 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - Une fonction adaptée au mode projet, ADN de la ComUE : agile, réactive, force de proposition Une fonction qui accompagne l’innovation Une fonction de réseau pour travailler autant que possible avec les établissements et assurer le lien. Organigramme du pôle RH de l’UBL Adjointe à la DGS - RH et lien avec les sites distants - Emilie REAU Catégorie A 13 ans d'expérience en RH Gestionnaire RH - Valérie DELAPORTE Chargée des RH - Margaux MACEL Catégorie B Catégorie A 20 ans d'expérience en RH 2 ans d'expérience en RH 80 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction RH – Fiche de synthèse Item 1 – Organisation, structuration des services en charge des RH, moyens humains consacrés, outil de gestion, pilotage de la politique RH Données : Constat : Composition de l’équipe L’équipe des ressources humaines est composée de 3 personnes à temps plein : 2 A et 1 B. Ce pôle assure : La gestion opérationnelle des ressources humaines de l’UBL : Gestion administrative de la carrière des personnels de leur arrivée à leur départ de la ComUE Information des personnels Paye des personnels Conditions de vie au travail et santé au travail Le Pilotage des RH Elaboration des tableaux de bord de suivi des ressources humaines Suivi des emplois et de la masse salariale en lien avec le pôle Finances Elaboration et analyse du bilan social Le Développement RH Recrutement Formation Suivi et analyse des évaluations professionnelles Accompagnement des agents dans la construction et l’évolution de leur trajectoire professionnelle Accompagnement de la Direction pour adapter l’organisation au projet de la ComUE : structuration et management de proximité tenant compte de la spécificité du mode distribué, accompagnement au changement pour les personnels Une équipe professionnelle composée d’agents spécialisés sur le domaine des ressources humaines. La responsable justifie de 13 années d’expérience en RH dont 10 sur des postes à responsabilités au sein d’un établissement d’enseignement supérieur. Elle est diplômée d’un master en gestion des ressources humaines et d’un master en management des organisations et des projets. La gestionnaire RH justifie de 20 années d’expérience professionnelle en RH au sein de diverses collectivités territoriales. Elle est diplômée d’un Bac en comptabilité et gestion. La Chargée des RH justifie de 2 ans d’expérience professionnelle dans le secteur privé et dans le secteur public. Elle est diplômée d’un Master en management des ressources humaines. L’équipe a été constituée en septembre 2015. Ces recrutements, suite à un appel à candidature, ont été réalisés en tenant compte de la complémentarité dans les profils, du sens du service et de la sensibilité à la gestion de projet. Le Dialogue social Organisation des élections Préparation et suivi des instances Animation des groupes de travail Organisation du travail : La polyvalence est de rigueur au sein de cette petite équipe afin d’assurer une continuité de service en cas d’absence (polyvalence immédiate sur les domaines de la paye, de l’administration du personnel et du pilotage). Des réunions hebdomadaires sont tenues pour le relais d’information et assurer un contrôle des données de suivi. 81 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 La responsable du pôle, adjointe à la DGS, est également associée à toutes les réunions de pilotage et aux réunions de direction. Les outils de gestion : Winpaie pour la paye Harpège : point d’entrée dans le SI OS congés Préconisations : Echéancier : L’outil de suivi et de pilotage reste majoritairement excel, une réflexion sur le SIRH est à engager. Un travail est engagé avec les établissements membres de proximité sur le renouvellement du SIRH avec un souhait d’une solution intégrée. L’objectif est la réalisation d’un cahier des charges en début d’année 2017 pour un choix d’outil en 2018. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 1 Cible 2 Synthèse : La fonction ressources humaines est montée en puissance et s’est professionnalisée dans cette première année de mise en place de la COMUE. Fonction centralisée, elle assure également une gestion de proximité au service du projet. Le travail de structuration des outils et des procédures doit se poursuivre. La question du SIRH est particulièrement importante, tant en terme de pilotage quotidien des ressources humaines (gain de temps et possibilité de développer le contrôle de gestion sociale), que d’interconnexion envisageable ensuite avec une partie des Etablissements membres. Sur les questions relatives à la gestion administrative, la COMUE a engagé des réflexions avec l’un de ses établissements membres afin que ce dernier puisse assurer l’organisation des concours et la gestion de carrière des personnels titulaires de la COMUE. Cette association pourrait prendre la forme d’une prestation de service. Les réflexions vont se poursuivre avec l’ensemble des Etablissements. 82 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction RH – Fiche de synthèse Item 2 – Prise en charge de la paye des agents transférés (ratios d'efficience...) Données : Constat : Les PRES UEB et L’UNAM pré-existants à la COMUE UBL assuraient déjà la paye de leurs personnels. Un processus spécifique de paye a été mis en place en Janvier 2016 suite à la fusion de l’UEB et de l’UNAM. Le processus de paye à façon est parfaitement opérationnel, les liens sont quotidiens avec la DRFIP. Fonction RH et agence comptable : Le pôle RH et l’agent comptable ont mis en place un système de fichier partagé afin d’assurer un contrôle commun des pièces justificatives. Des échanges réguliers se tiennent entre agence comptable et pôle RH. Formation des équipes : Les deux agents de l’équipe RH ont été formés aux outils de paye dans le cadre d’une formation en Etablissement et également sur une journée spécifiquement dédiée à l’UBL. L’intégration de différents profils de paye n’a pas posé de difficulté. La paye des agents titulaires détachés sur contrat ainsi que le versement des charges afférentes est maitrisée. Lors de la création de l’UBL, les payes ont pu être versées sans difficulté. Pour ce faire, le pôle RH a piloté un groupe projet durant le dernier trimestre 2015 constitué des finances, de l’agence comptable, de la DRFIP et du système d’information. Pas de difficulté identifiée sur le processus de paye mais un outil (Winpaie) qui rencontre des limites. Une convention de paye à façon avec la DRFIP existait depuis l’UEB. Elle a été mise à jour avec l’UBL. Un suivi partagé entre pôle RH et pôle Finances a été mis en place afin de sécuriser la prise en charge des personnels sur masse salariale Etat et sur ressources propres (cf Fiche n°3 sur le pilotage de la masse salariale et des emplois). L’intégration de la Paye dans SIFAC est réalisée par le pôle Finances avec un contrôle de cohérence par le pôle RH. Mises à disposition au sein de la COMUE : Pour les personnels non payés par la ComUE (Mises à disposition), un suivi des conventions est réalisé en lien étroit avec les établissements. L’UBL émet en moyenne 96 bulletins et 6 acomptes par mois (Tableau 2.2 du fichier Excel RCE RH UBL). Cette donnée ramenée à 1 ETPT complet équivaut au traitement de 255 payes par mois/ETPT. Préconisations : Echéancier : L’un des enjeux à venir sera l’intégration de la paye des personnels titulaires. La paye des titulaires sera intégrée à compter de septembre 2017. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 2 Cible 2 83 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Synthèse : Le processus de paye est maîtrisé, il n’est pas identifié de risque lié au passage aux RCE. Les premiers personnels titulaires affectés arriveront au 1er septembre 2017, le pôle RH va travailler dès le début de l’année 2017 sur la manière dont ils vont être intégrés dans ce processus de paye. Fonction RH – Fiche de synthèse Item 3 – Pilotage de la masse salariale, analyse de l'évolution des dépenses, évaluation de la capacité de suivi de la masse salariale (sur budget propre et après transfert) Données : Constat : 3 principaux outils de suivi et de pilotage : - Le tableau des postes - Le tableau de suivi de la masse salariale et des ETPT - Le tableau de l’état des effectifs. Les outils de suivi des postes permettent aujourd’hui une gestion fine et donc très adaptée à la ComUE et à son financement par projet. Le suivi sur Excel connaît cependant ses limites et, comme cela a été évoqué dans la fiche N°1 une réflexion sur le SIRH s’engage. Le tableau des postes permet de stabiliser les postes ouverts au sein de l’UBL en identifiant leur source de financement entre collectivités, autres ressources propres et masse salariale Etat. Il est directement lié au budget. Ce tableau sert de base à toutes les études prospectives et aux projections. Il est enregistré chaque mois pour suivre les évolutions de la structure des postes. Le tableau de suivi de la masse salariale (MS) et des ETPT est directement issu de la paye et permet de suivre mensuellement le consommé en MS et en ETPT. La répartition de la masse salariale entre MS Etat et MS sur ressources propres est maîtrisée par un suivi cohérent entre les outils de gestion et les dossiers de personnels (eotp figurant dans les contrats de travail par exemple) pour une parfaite cohérence entre GRH et budget. L’organisation de la direction générale des services avec les 2 piliers RH et Finances facilite ce bon fonctionnement et permet la sécurisation des financements en matière de ressources humaines du début à la fin de la chaîne. Le tableau de l’Etat des effectifs est un tableau de suivi administratif qui permet toute l’administration du personnel et les analyses relatives au développement RH. Pour rappel : La masse salariale Etat attribuée à l’UBL est aujourd’hui affecté à un Etablissement (Rennes 1) qui transfère ensuite cette masse via une convention de reversement. Préconisations : Mise en place d’un tableau des emplois de fonctionnaire dès que les premiers supports permettront d’accueillir des titulaires par voie de mutation ou de détachement. Echéancier : Décembre 2016 84 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 1 Cible 2 Synthèse : Il n’est pas identifié de risque prévisible lié au passage aux RCE, l’UBL assurant d’ores et déjà (et ce, depuis 2007) la gestion de sa masse salariale et le pilotage de ses postes. La fonction RH s’est organisée pour assurer une gestion de flux important, avec des arrivées et des départs de personnel en fonction des projets, et pour piloter ses emplois pour moitié sur ressources propres et pour moitié sur masse salariale Etat. Le pilotage des ressources humaines de l’UBL reste par ailleurs volontairement prudent, pour ne pas gager l’avenir et assurer une montée en compétence progressive, structurée et soutenable de la COMUE sur la base d’un modèle organisationnel préalable. 85 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction RH – Fiche de synthèse Item 4 – recrutements, promotions, gestion des carrières et mise en place des instances et comités requis (cf. fiche COMUE n°6) Données : Constat : La gestion opérationnelle des RH de l’UBL : - Le pôle RH assure la gestion de la carrière des personnels et fait le lien avec la paye - Une CCPANT est mise en place pour les agents non titulaire mais il n’existe pas encore de CPE dans la mesure où l’UBL ne compte pas encore de titulaire affecté. - Mise en place de groupe de travail en préparation des instances avec les représentants du personnel (exemple en cours de finalisation le protocole ARTT de l’UBL). - L’UBL a conventionné avec un Etablissement pour la médecine préventive Le comité technique et la commission consultative paritaire des agents non titulaires (CCPANT) seront élus le 27/09. Le CHSCT restera à mettre en place en 2017. Le Développement RH : - L’UBL dispose d’une procédure de recrutement systématisée avec une analyse de besoin, la rédaction d’une fiche de poste précise, une publication et l’organisation d’une commission de recrutement. Cette procédure est valable quel que soit le support d’emploi. - Des protocoles de gestion (issus de conseils d’administration de l’UEB et de l’UNAM) ont été repris dans l’UBL tels que le déroulement de carrière des agents non titulaires - Une évaluation annuelle est menée par le hiérarchique direct pour chaque personnel quel que soit son statut et son support d’emplois accompagnée de la fixation des objectifs de l’année à venir - Des entretiens de positionnements ont été menés par le pôle RH pour travailler sur la trajectoire professionnelle des agents - Les personnels ont tous une fiche de poste, même si une réactualisation est parfois nécessaire Sur les questions relatives à la gestion administrative, la COMUE a engagé des réflexions avec l’un de ses établissements membres afin que ce dernier puisse assurer l’organisation des concours et la gestion de carrière des personnels titulaires de la COMUE. Cette association pourrait prendre la forme d’une prestation de service. Les réflexions vont se poursuivre avec l’ensemble des Etablissements. En matière de politique RH au service du projet de l’UBL, les chantiers à mener sont les suivants : - Organisation de l’UBL : cartographie des métiers et poursuite des travaux sur l’organisation - Politique de rémunération, de régime indemnitaire et de promotion - Protocole de gestion des personnels contractuels et titulaires à approfondir - Gestion des CDIsations - Formation : rédaction d’un plan de formation monté avec le réseau des Etablissements Faire de l’UBL une communauté de destin : - Intégration et accueil au sein de l’UBL - Rendre les agents acteurs de l’UBL et cultiver la proximité - Action sociale (politique d’action sociale, harmonisation des conditions de travail) En matière de formation, un cahier des charges est en cours de rédaction pour une formation en management de l’ensemble des personnels en situation d’encadrement 86 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - - Formation : mise en place et suivi de formations essentiellement issues des demandes des agents et de leurs responsables. Organisation de séminaire des personnels (2 par an) afin de favoriser la communication interne, le sentiment d’appartenance et développer la culture de projet au service des Etablissements Gestion de carrière des personnels titulaires : Harpège est actuellement utilisé comme point d’entrée dans le système d’information. Il pourra à compter de septembre 2017 assurer la gestion du personnel titulaire affecté à la COMUE. Les personnels du pôle RH ont été formés à cet outil. Harpège est toutefois limité et en fin de fin de vie en 2020. Le nouveau SIRH aura vocation à le remplacer sur l’ensemble de ses fonctionnalités. Préconisations : Echéancier : Importance de mettre en place un plan de formation plus stratégique, définit par la Direction en lien avec les responsables. Ce plan de formation pourra être mis en œuvre en lien avec les plans de formation des Etablissements. Mise en place de la formation management dès le début de l’année, le cahier des charges est en cours de rédaction. Mise en place d’un plan de formation en lien avec les établissements pour la rentrée 2017. Nécessité de déterminer les champs d’action de Les réflexions sur la gestion de carrière déléguée la COMUE et des Etablissements membres en à un Etablissement sont déjà engagées et matière de gestion de carrière et de promotion. devront aboutir avant l’été 2017. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel 1 Cible 2 Synthèse : L’UBL a mis en place les comités et les instances nécessaires pour la gestion de carrière actuelle du personnel (contractuel ou détaché sur contrat). Les réflexions sont engagées sur la gestion de carrière du personnel titulaire. Les politiques de rémunération, régime indemnitaire et promotion seront travaillées en 2017. La procédure de recrutement est systématisée quel que soit le support d’emploi afin de garantir l’égalité des chances dans l’accès aux postes et la lutte contre toutes les formes de discrimination. Une ouverture large systématique permet également d’accéder aux compétences pointues nécessaires à la COMUE. Les commissions de recrutement enfin garantissent l’impartialité des choix qui sont opérés. A noter que sur les recrutements de haut niveau tels que les responsables de mission ou les responsables de fonction support, les commissions sont composées de membres internes et externes. 87 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.3. La fonction gestion budgétaire et financière L’Université Bretagne Loire porteuse de nombreux projets avec diverses typologies de financements a opté pour la prise en charge complète de la gestion budgétaire et financière. En effet les ressources propres de la comUE représentant près de 75% du budget, il a semblé opportun d’organiser et de renforcer le pôle finances dans tous les aspects (budget-pilotage-gestion des projetscomptabilité) en s’appuyant sur des personnels recrutés en fonction de leur expérience et après entretiens de recrutement organisés par le service des ressources humaines. POLE FINANCES Au 1er septembre 2016, le pôle finances organisé autour de deux services Budget-Pilotage et GFIPRO, et d’une chargée de qualité, est composé de 10 personnes représentant 9.4 ETP. CHARGEE QUALITE SERVICE BUDGET PILOTAGE SERVICE GFIPRO ORGANISATION PÔLE FINANCES Organisé autour d’une responsable (1 ETP A) le pôle finances est composé d’une cellule qualité, d’un service budget-pilotage et d’un service GFIPRO. - Chargée de la qualité, des procédures et de l’achat Un ETP de catégorie A est en charge de contrôler la qualité des contractualisations et des conventions de l’UBL. Cette chargée des procédures et de l’achat a pour rôle également d’écrire et de formaliser les procédures financières en collaboration et en lien avec les responsables de services et de missions. Elle met en œuvre la politique achat de l’établissement, dans un 1er temps par la mise en place de règles internes de l’achat confortant les opérations de dépenses dans le cadre des projets financés par des fonds européens. - Service du Budget et du Pilotage Composé de 3 ETP (1A et 2B) est en charge de l’élaboration budgétaire, du suivi de l’exécution budgétaire et de la gestion de l’outil informatique SIFAC. 88 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Ce service exécute également le budget pour les centres financiers de la gouvernance, du fonctionnement général et de la masse salariale (directe et MAD). Un référent SIFAC est identifié au sein de ce service et vient en appui à tous les gestionnaires financiers dans l’utilisation de l’outil et la résolution des problèmes fonctionnels. - Service de Gestion Financière des Projets (GFIPRO) Composé de 4,4 ETP (1A, 2,4 B et 1C), il est chargé d’exécuter les projets contractualisés au sein des 5 missions de l’UBL, du bon de commande à la remontée du justificatif des dépenses aux financeurs et à l’émission des recettes correspondantes. Une gestionnaire (0,4 ETP) est localisée à l’antenne de Nantes et est chargée du traitement de toutes les missions et déplacements des personnels en activité sur le périmètre des Pays de Loire. AGENCE COMPTABLE Comme tout établissement public, un comptable public (agent comptable) tient la comptabilité de l’Université Bretagne Loire et établit son compte financier. Conseiller du président ou du directeur en matière financière et comptable, il apporte son aide dans le pilotage de l'établissement et contribue à la prise de décision. Il est un des acteurs de la modernisation de la politique budgétaire et financière de l'établissement. L’agence comptable est localisée au siège de l’UBL, avec un ETP de catégorie B, et travaille en étroite collaboration avec le pôle finances. Des réunions d’échanges sont organisées en tant que de besoin avec les équipes avec pour objectif le respect des règles de comptabilité publique avec le maintien d’une fluidité dans les flux financiers et leur dénouement. a) Procédure d’allocations des crédits Le budget 2016 de l’Université Bretagne Loire traduit la poursuite des activités de l’UEB et de L’UNAM, il a été construit en décembre 2015 sur les bases des actions récurrentes des 2 ComUE, en collaboration avec leurs responsables de missions par l’intermédiaire de fiches navettes complétées au besoin par des échanges avec les équipes. Ce budget devait être prêt dès le 11 janvier 2016 pour présentation au Conseil d’Administration provisoire. Pour l’élaboration des budgets rectificatifs, une procédure de dialogue budgétaire a été mise en œuvre, avec une programmation des réunions avec les services et les missions. Ce dialogue débute par la transmission des éléments de consommation budgétaire et des données par éléments d’OTP à chaque responsable de mission et chef de service. Les réunions budgétaires s’organisent autour de la Direction, du pôle finances et des responsables des différents centres financiers (missions et services). Ces réunions permettent d’échanger sur les projets en cours mais également sur les projets en formation qui feront l’objet de prochains montages et dépôts auprès des financeurs. La comUE et son organisation étant également en phase de « calage », ces échanges contribuent à parfaire les modalités de fonctionnement entre services ou entre services et missions afin de faciliter, fiabiliser et fluidifier les opérations financières. 89 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Pour 2017, une procédure budgétaire avec des documents mieux ciblés a été formalisée, un retro planning a été établi (comme au BR3) pour faciliter les prises de rendez-vous budgétaires auxquels sont associés les vice-présidents en charge des missions faisant l’objet du dialogue. A l’issue du cycle de réunion, le service budget-pilotage du pôle finances établit la synthèse de tous les éléments collectés dans une présentation Excel reprenant l’arborescence telle qu’elle apparaît dans l’outil informatique (SIFAC) avec les divers éléments analytiques (eOTP) par missions. La DRH complète ce dispositif par la communication des éléments chiffrés en terme de masse salariale. Ce document permet au Président, conseillé par ses services en Direction d’arbitrer et de fixer les objectifs suivant ses orientations politiques. Le calendrier budgétaire tient compte du calendrier des instances et permet de respecter les contraintes de transmission des documents aux différents conseils ainsi qu’aux tutelles pour pré-visa. Le vote du budget 2017 est prévu au conseil d’administration du 12 décembre 2016 afin de le publier dans les délais réglementaires pour une mise en exécution dès le 2 janvier 2017. 90 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction budgétaire et financière – Fiche de synthèse Item 1 – Procédure d’allocation des crédits : permet-elle de mobiliser pleinement les marges de manœuvre de l’établissement ? Données : Constat : Le budget initial de l’UBL a été élaboré courant décembre 2015 à l’aide de fiches navettes transmises aux responsables de services et de missions afin de pourvoir présenter un budget au vote du CA provisoire dès le 11 janvier 2016. Cette procédure n’a pu intégrer des échanges type dialogues budgétaires mais cette carence a été comblée dès le budget rectificatif. L’objectif prioritaire de ce budget initial était de permettre la continuité des activités des ex UEB et L’UNAM au sein de l’UBL nouvellement créée. Les dialogues budgétaires sous forme de réunions fixées en amont avec une transmission également en amont des documents budgétaires nécessaires aux échanges avec les responsables sont indispensables à la bonne connaissance des projets en cours d’exécution comme ceux en cours de montage ou de dépôts auprès des financeurs. Préconisations : Echéancier : Mettre en place et formaliser une procédure budgétaire intégrant un calendrier sous forme de rétro planning et une organisation des dialogues de gestion avec les responsables de missions et leurs vice-présidents Procédure formalisée en septembre 2016 avec un calendrier reprenant les différentes étapes jusqu’au vote du budget par le conseil d’administration de l’UBL. Une organisation entre le service budgetpilotage et le secrétariat qui permet la prise de rendez-vous avec les différents intervenants et les réservations de salles de réunion Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) La procédure budgétaire ainsi formalisée pour 2017 est sans doute perfectible et fera l’objet d’ajustements si besoin dès le BR1 Actuel Cible 2 2 91 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 b) Pilotage de l’exécution budgétaire L’UBL de par son organisation maîtrise le processus d’exécution du budget, en effet seuls les services budget-pilotage et GFIPRO (Gestion Financière des Projets) sont habilités à utiliser l’applicatif comptable SIFAC et ils sont seuls à pouvoir engager les crédits votés. Les services ou missions demandent aux gestionnaires financiers du pôle finances de passer les commandes après mise en concurrence (devis, marché) auprès des fournisseurs retenus, ces commandes font état de l’eOTP à mouvementer et à tout moment le gestionnaire peut alerter sur le manque de crédits ou pour le service GFIPRO le risque de non éligibilité de la dépense pour le financeur du projet. L’organisation de la fonction financière s’approche d’une organisation en service facturier, même si les missions sont sur plusieurs sites, toutes les factures sont transmises au siège de l’UBL et sont centralisées au pôle finances qui en opère le traitement. La dématérialisation est habituelle au sein de la comUE et le deviendra dans les échanges financiers dès janvier 2017 avec la mise en œuvre du portail Chorus Pro. A partir de janvier, certains fournisseurs de l’UBL devront déposer leurs factures sous forme dématérialisée sur ce portail mis à disposition par l’Etat. Certains gestionnaires du pôle finances ont été habilités pour pouvoir télécharger et déposer des factures sur ce portail. L’exécution des recettes budgétaires fait également l‘objet d’un suivi particulier à l’aide d’outils type tableaux Excel, outil de suivi des conventions à flux financiers et outil de suivi des recettes attendues, à titrer, titrées, à encaisser….. En 2016, un changement d’agent comptable, a permis de mettre en place une procédure recettes élaborée en septembre 2015, respectant la constatation des droits de l’UBL ainsi que le bon rattachement des produits à l’exercice comptable. 92 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction budgétaire et financière – Fiche de synthèse Item 2 – Pilotage de l’exécution budgétaire Données : Constat : Un reporting régulier par extractions de données dans SIFAC est mis en place pour le suivi de l’exécution du budget et Communiqué aux responsables de services et de missions autant que de besoin et au minima pour la préparation des réunions budgétaires. Actuellement les reporting se font presque qu’essentiellement pour préparer les réunions budgétaires des budgets rectificatifs et ne font mention que des engagements. Un reporting permettant une lecture rapide des crédits disponibles serait plus utile aux responsables. Ce reporting précise au jour donné la situation de chaque centre financier ou eOTP en engagé, par déduction les crédits disponibles ou les recettes restant à titrer. Des reporting plus fréquents (mensuels) sont nécessaires à l’appropriation des techniques budgétaires par chaque donneur d’ordre. Une intégration plus rapide des chiffres de paies dans Sifac est à organiser pour fiabiliser les reporting Préconisations : Echéancier : Le pôle finances prévoit une « automatisation » de ces reporting vers les responsables de missions et de services chaque début de mois. Des reporting ponctuels sur demande viendront compléter cette automatisation. Un suivi de l’exécution budgétaire en dépenses et en recettes permet de fiabiliser les données du plan de trésorerie. La mise en place d’un calendrier d’intégration de la paie dans Sifac est à construire avec la DRH/Budget-Pilotage. Dès l’intégration du budget 2017 dans l’outil et prise en main de SIFAC en mode GBCP par les gestionnaires, une 1ère automatisation début avril permettrait de communiquer les chiffres de l’exécution jusqu’au 31 mars 2017. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) En 2016 les reporting ont été jugés suffisants par les différents intervenants mais avec la professionnalisation des équipes et la nomination des vice-présidents par mission il est nécessaire d’améliorer les restitutions sur ‘exécution budgétaire. Actuel Cible 1 2 93 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 c) Capacités de prévision pluriannuelle, capacité à présenter le budget de la ComUE en mode GBCP En 2016, année de création de l’Université Bretagne Loire et de transition budgétaire, les opérations inscrites au budget étaient essentiellement annuelles, hormis les opérations du c@mpus numérique de Bretagne faisant l’objet d’un partenariat public privé. Ces opérations ont été retracées dès 2016 au sein d’un service à comptabilité distincte pour les isoler des autres opérations moins spécifiques. Ce PPP Numérique retracé sous forme d’opérations fléchées en 2016 est une opération pluriannuelle qui sera décrite comme telle dès la présentation du budget 2017. Afin de retracer dans l’applicatif comptable les opérations pluriannuelles, le module « conventions » de SIFAC sera mis en œuvre en 2017 à l’UBL dès que les formations à l’AMUE auront été suivies par les gestionnaires en charge du suivi des projets pluriannuels. Fonction budgétaire et financière – Fiche de synthèse Item 3 – Capacités de prévision pluriannuelle, capacité à présenter le budget de la ComUE en GBCP Données : Constat : Le budget de la comUE a été présenté en mode GBCP en 2016 avec un service à comptabilité distincte retraçant le partenariat public privé du c@mpus numérique de Bretagne et ses opérations fléchées. La pluriannulalité du c@mpus numérique n’a pas été décrite dans le budget 2016 mais le sera dans le budget 2017 avec les autres projets pluriannuels de l’UBL (nouveaux dépôts FEDER) Le 1er budget (2016) de l’UBL ne retrace que des opérations annuelles en raison de l’attente de contractualisation avec les différents financeurs, l’année 2016 étant une année de transition permettant d’organiser les instances, de nommer les vice-présidents et de recruter les responsables des 5 missions. Seule l’opération du partenariat public privé du c@mpus numérique est identifiée en opération pluriannuelle Préconisations : Echéancier : Prise en compte dans le budget 2017 des opérations identifiées comme pluriannuelles dès signature des contrats ou conventions de cette nature. Dès la formalisation des projets pluriannuels et leur acceptation par les divers financeurs Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 1 2 94 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4. La fonction « Systèmes d’information » - - La COMUE prend-elle en charge ou prévoit-elle de prendre en charge la fonction « systèmes d’information » dans chacun de ses aspects ? La COMUE confie-t-elle ou envisage-t-elle de confier la prise en charge de certains des volets de cette fonction par un ou plusieurs établissements membres ? (sachant que la compétence demeure dans tous les cas à la COMUE) La COMUE délègue-t-elle ou entend-elle déléguer la prise en charge de cette fonction dans tous ses volets à un ou plusieurs établissements membres ? (sachant que la compétence demeure dans tous les cas à la COMUE) Le diagnostic de la fonction systèmes d’information comportera un état des SI dont la COMUE dispose, ainsi qu’un état des SI utilisés par celui ou ceux de ses membres au(x)quel(s) elle confie ou prévoie de confier la prise en charge de telle ou telle facette de cette fonction. Il est proposé que, pour chacun des items listés dans les préalables au passage à l'autonomie (cf. Guide d’auto-évaluation des écoles pour leur passage aux RCE), la COMUE établisse une fiche de synthèse pour chaque item suivant lorsqu’il concerne une facette de la fonction SI qu’elle prend directement en charge : L’UBL a fait le choix d’organiser sa fonction système d’information en cohérence avec ses compétences et missions de mutualisation selon deux axes : - s’appuyer sur un même service à la fois pour le pilotage et la mise en œuvre de son système d’information et pour ses actions mutualisées : la mission numérique et son pôle numérique. s’appuyer autant que faire se peut sur des établissements membres de la Comue pour mettre en œuvre des briques de son SI, de façon à pouvoir se consacrer prioritairement à ses missions de mutualisation. Ce choix permet à l’UBL de disposer d’une vision consolidée de ses activités numériques, tant externe qu’internes. Les modalités de pilotage et de mise en œuvre peuvent différer en fonction des activités : Comité de Pilotage du SI interne Comité d’Orientation Stratégique du Numérique et groupes projets ad hoc pour les actions mutualisées. La stratégie est donc clairement identifiée de positionner la Mission Numérique prioritairement en AMOA, pilotage de MOE et non en MOE, sauf sur un cas particulier. - 95 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4.1. Structuration des services en charge du système d’information La COMUE UBL a fait le choix d’une organisation en 5 missions répondant à ses politiques et avec l’appui de plusieurs pôles support. L’une des missions rassemble les forces nécessaires pour conduire les enjeux du Numérique, le pôle Numérique de la Mission Numérique. Ses missions : Pilotage et coordination de la politique numérique de l’UBL › › › › › Pilotage du Schéma Directeur du Numérique AMOA et mise en œuvre pour les projets inscrits dans le Schéma Directeur du Numérique de l’UBL AMOA et éventuellement MOE des services numériques mutualisés (SVI, RRTHD…) AMOA et éventuellement MOE des applicatifs pédagogiques (Moodle …) Pilotage du volet numérique du Contrat de partenariat Campus numérique Gestion des SI de gestion et des services numériques internes de l’UBL › › AMOA et éventuellement MOE du SI interne à l’UBL Le support de proximité aux agents de l’UBL pour la mise en œuvre du SI interne. L’UBL a fait le choix de ne pas créer de pôle SI interne dans les fonctions support, la gestion du SI Interne a été confiée à la Mission Numérique qui s’est donc structurée pour permettre un pilotage efficient des 2 volets, SI interne et SI mutualisés. La Mission Numérique s’appuie sur des établissements ou des prestataires externes pour mettre en œuvre les briques du SI (cf paragraphe adhoc). 6.4.2. Pilotage Le pilotage du pôle numérique de la Mission Numérique est actuellement porté par les anciens responsables des systèmes d’informations de L’UNAM et de l’UEB en attendant la nomination du Responsable de Mission. Des réunions régulières entre les deux co-responsables assurent une gestion opérationnelle efficace et coordonnée. Des réunions régulières ont lieu avec le VP Numérique pour les aspects SI mutualisés et avec la Directrice Générale des Services pour le volet SI interne. Des outils ont été mis en place de pilotage et de priorisation pour faciliter le suivi des dossiers. Des réunions des services supports sont mises en place avec la participation de la Mission Numérique pour le SI interne. La MN est sollicitée par les missions et les services supports pour assurer sa mission d’assistance à maitrise d’ouvrage voir de maitrise d’œuvre dans les domaines aussi vastes que les RH, les finances, la communication, les instances, le doctorat, l’entrepreneuriat. L’objectif est d’accompagner les équipes de l’UBL dans leur besoin d’outils numériques. 96 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Les premiers mois d’activité de la Mission Numérique de l’UBL permettent déjà d’identifier des axes d’évolution de son organisation : Dans son rôle d’expertise, de conduite de projet, d’animation de réseaux d’experts dans les établissements, d’AMOA dans des projets complexes, les compétences méthodologiques (ITIL, conduite de projet,…) de la Mission Numérique doivent être valorisées et étendues de façon à l’identifier naturellement comme un acteur de référence « crédible » auprès des établissements et des experts avec qui elle est en contact (DSI, VP, spécialistes techniques de tels ou tels domaines). Cette montée en compétence bénéficiera à son activité sur le SI interne de l’UBL. Si la valeur ajoutée forte de la Mission Numérique est dans sa mission d’AMOA (expertise méthodologique), une autre valeur ajoutée forte qu’il faut développer réside dans sa capacité à piloter et réaliser des développements d’applications. Les compétences techniques nécessaires passent par le renforcement de l’équipe de développement d’application d’une part, et d’exploitation du système d’information d’autre part. Un pôle de « R et D » pourra ainsi devenir un centre d’expertise et de ressources en MOE pour les projets mutualisés (expertise technique, développement d’applications aux bénéfices des établissements), avec des impacts positifs sur le SI interne en terme de capacité à opérer directement une partie du SI. Il s’agit de la seule activité de MOE que l’UBL doive assumer. L’instance de pilotage du SI interne est à mettre en place, elle devra associer la direction de l’UBL et les différents services (Mission et services supports) de façon à ce que les grandes orientations stratégiques et choix d’outils soient effectués après échanges entre acteurs techniques et fonctionnels. - - - Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 1 – Structuration des services en charge du système d’information Données : Constat : Préconisations : Echéancier : - - Finaliser un schéma directeur Finaliser les outils de pilotage et de reporting Doter de capacités MOE supplémentaire en développement d’application, administration de SI Finaliser la structure de pilotage du SI interne Prendre en compte les aspects fonctionnels et techniques dans les choix (cohérence du SI) 97 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 6.4.3. Moyens humains consacrés à la fonction Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 2 – Moyens humains consacrés à la fonction - Décompte en ETP des effectifs totaux consacrés à la fonction informatique - Profil des personnels affectés à ces fonctions - Cartographie des compétences métiers présentes dans les services informatiques - Adéquation entre le potentiel humain (effectifs et qualification) et les besoins de l’établissement Données : Constat : Les effectifs complets du pôle numérique sont de 8 ETP : - - - - - - - Au regard de l’augmentation du périmètre et des besoins de l’UBL et afin d’assurer la prise en charge de briques de SI interne complexes et 2 co-responsables de mission assurant le nombreuses, il a été proposé le recrutement de pilotage et le suivi de plusieurs projets 2 profils complémentaires : (interne et/ou mutualisé), ingénieur de recherche titulaire en situation de - Ingénieur en développement et détachement déploiement d’application 1 ingénieur AMOA chef de projet - Ingénieur en MOE SI : administration (interne et/ou mutualisé), ingénieur système, administration des différents d’étude contractuel éléments constitutifs de l’architecture du SI 1 ingénieur AMOA système interne, suivi et lien avec les différents d’information (interne et/ou mutualisé), prestataires techniques, administration ingénieur d’étude contractuel applicative (SIFAC, messagerie). 1 ingénieur AMOA infrastructure (interne et/ou mutualisé), ingénieur d’étude contractuel Il est à noter que la période 2015-2016 de 1 chef de projet en développement et préparation puis de création de l’UBL a déploiement d’application : chef de projet Améthis (système d’information fortement sollicité la MN dans la mise en place de gestion des doctorants, projet d’un nouveau SI interne, encore en phase mutualisé), ingénieur d’étude d’évolution, issu de la fusion des SI des deux contractuel PRES UEB et LUNAM. 1 ingénieur en développement et déploiement d’application : développeur sur le projet Améthis (outil pour le doctorat) 1 technicienne dédiée au support utilisateur pour le SI interne, titulaire en situation de détachement 98 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 La logique d’utiliser les compétences présentes a donné lieu à une répartition des activités liées au SI interne en fonction des profils des acteurs. Les effectifs sont répartis sur les 3 sites principaux de l’UBL, le siège (Cité Internationale), le Pôle Numérique de Rennes Beaulieu (PNRB), l’antenne de Nantes. Les moyens numériques de visioconférence (ceux du Campus Numérique de Bretagne, ponts de visioconférence Renater, et matériels en propres) en particulier sont très utilisés pour favoriser le pilotage. La répartition géographique des équipes n’est pas un frein à la qualité du service rendu. Préconisations : Echéancier : Le calibrage de l’équipe doit être précisé au regard des chantiers en cours et de la nécessaire coexistence de l’accompagnement des projets mutualisés et des projets liés au SI Interne. Avant fin 2016 Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 1 2 99 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4.4. Applications de gestion Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 3 – Applications de gestion - Recensement des différentes applications utilisées par l’établissement Examen de l’adaptation et du niveau d’utilisation de chaque application de gestion Identification des modes de pilotage de ces différentes applications Appréciation par les gestionnaires de l’efficacité des logiciels et de leur adaptation aux besoins - degré d’interopérabilité des différentes applications - L’établissement a-t-il créé un entrepôt de données ? Utilise-t-il des dispositifs d’identification unique via un LDAP construit à partir de ses applications de gestion ? - Appréciation de la cohérence de l’ensemble Données : Constat : Concernant les applications de gestion de l’UBL, plusieurs sont actuellement en place : - - - - SI RH : logiciel de gestion du personnel « Harpège », instance propre à l’UBL hébergée à l’Université de Rennes 1 qui en assure la maintenance et l’exploitation technique. Logiciel de paye : « Winpaie » instance propre l’UBL hébergée à l’Université de Rennes 1 qui en assure la maintenance et l’exploitation technique. SI Finances : « SIFAC » hébergé et opéré dans la cadre de l’offre d’infogérance de l’AMUE. A terme (printemps 2017) l’hébergement et l’exploitation technico-fonctionnelle en sera confiée à l’Université de Rennes 2. Logiciel de gestion de Congés : « OS congés » hébergé et opéré par un prestataire. - - - - Les procédures d’entrée dans le SI ont été clairement formalisées en lien avec la mise en place de l’Harpège UBL en 2016, Plusieurs services ont dû, du fait des exigences de fonctionnement de la ComUE, être proposés par des prestataires différents, sans lien avec l’annuaire LDAP ou la Fédération d’Identité La ComUE s’est intégrée dans la réflexion menée par plusieurs établissements rennais concernant l’évolution du SI RH vers un SI intégré, La ComUE, après une étape d’infogérance du SIFAC UBL va évoluer vers un hébergement par un établissement afin de concentrer ses forces sur la dimension métier Le pilotage de chacune de ces applications est assuré par un chef de projet technique au sein de la Mission Numérique avec l’appui d’un correspondant fonctionnel au sein des services ad hoc. La Mission Numérique coordonne les besoins des services UBL avec les prestataires ou établissements en charge de la délivrance du service. La mise en place d’un Harpège UBL a permis la mise en place d’une branche UBL au sein de 100 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 l’annuaire LDAP permettant l’accès aux autres outils proposés aux utilisateurs via un identifiant unique (liste de diffusion, ENT…). Il existe ainsi une articulation forte en Harpège et les procédures de créations-gestion-suppressions de comptes informatiques : elle sert de référentiel. L’UBL est membre de la fédération d’identité de Renater et dispose de son propre fournisseur d’identité, hébergé et maintenu par l’Université de Rennes1. Préconisations : - - Echéancier : Automatiser la création de compte et la création de BAL Rechercher le plus possible des services numériques raccrochés à l’annuaire LDAP ou compatibles avec la fédération d’identité Si un changement de SI RH est envisagé, anticiper largement les travaux nécessaires d’ajustement des procédures de créations des comptes informatiques, adossées à Harpège et sous MOE Rennes1. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 2 2 101 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4.5. Qualité et exhaustivité des données Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 4 – Qualité et exhaustivité des données - Apprécier la qualité des informations contenues dans le système d’information Apprécier si l’établissement a engagé une démarche visant à favoriser l’interopérabilité de ses applications Examiner le degré d’homogénéité dans l’utilisation des applications par les services Données : Constat : Le SI RH étant le point d’entrée pour la création des comptes informatiques des personnels UBL, un soin particulier a été donné à l’exhaustivité des données saisies. Des procédures sont en place ou sont en cours de définition. Exemple voir ci-dessous la procédure d’accueil des nouveaux arrivants. Préconisations : Echéancier : Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 102 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Procédure relative aux nouveaux arrivants : Dans le cadre de cette procédure, l’activation du compte informatique est notée dans un ticket et déclenche la création manuelle d’une boîte aux lettres de messagerie. 6.4.6. Sécurité des installations et des applications Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 5 – Sécurité des installations et applications Données : Niveau de sécurité des applications de gestion : - Constat : - RSSI en cours de désignation PSSI à définir Deux des applications de gestion, SI RH Harpège et Winpaie, sont hébergées et maintenues par la DSI de l’Université Rennes1 dans le cadre d’une convention globale pour le SI de l’UBL, en cours de réécriture. Les deux sites rennais de l’UBL (siège et PNRB) sont connectés sur 103 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - l’infrastructure réseau métropolitaine de Rennes 1 dans le cadre de la même convention. Le réseau interne UBL sur Rennes bénéficie donc de la même sécurité que celui de l’université. L’accès à ces deux applications de gestion transite uniquement par le réseau interne. SIFAC est hébergé par un prestataire dans le cadre de l’offre d’infogérance proposée par l’AMUE. Les accès des gestionnaires sont réalisés via des liaisons sécurisées (clients VPN) installées sur les postes de travail. Courant 2017 l’hébergement et la maintenance technico-fonctionnelle de SIFAC sera confiée à l’Université de Rennes 2. Préconisations : Echéancier : Un RSSI est en cours de désignation. Avant fin 2016 Une PSSI UBL doit être définie. Compte tenu de la stratégie d’appui de l’UBL sur des établissements pour certains volets de son SI, une partie des missions du RSSI consistera à assurer la cohérence de la PSSI UBL avec celles des établissements concernés. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 104 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4.7. Stratégie de l’établissement en matière de services Historiquement le PRES UEB était hébergé au sein du système d’information de l’Université Rennes 1. L’UBL a maintenu cet état des choses tout en développant significativement son SI interne et en diversifiant les prestataires sur lesquels elle s’appuie, dans une stratégie clairement identifiée de positionner la Mission Numérique prioritairement en AMOA, pilotage de MOE et très ponctuellement en MOE. Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 6 – Sous-traitance Appréhender la stratégie de l’établissement en matière de services, de développement d’application, de maintenance des installations Données : Ainsi sont confiés à l’université Rennes1 Constat : et sa DSI : - - - - - - - L’hébergement et l’exploitation des instances UBL Harpège et Winpaie. L’hébergement et l’exploitation d’un annuaire LDAP contenant l’ensemble des personnels UBL (dans une branche spécifique), directement alimentés par la base Harpège. La création d’un compte informatique (« Sésame ») pour un personnel passe obligatoirement par la saisie de son dossier dans Harpège. La fourniture et l’exploitation de l’infrastructure réseau (réseau informatique, téléphonie sur IP) pour les sites rennais. Le service de gestion de parc informatique et de support utilisateur de niveau 2 pour les sites rennais. Le support utilisateur de niveau 1 est assuré par la Mission Numérique. Un Helpdesk est accessible aux personnels UBL depuis l’ENT UBL. L’hébergement et l’exploitation d’un ENT UBL, restant à finaliser et à personnaliser aux couleurs UBL. L’hébergement et l’exploitation des différents espaces de stockage sur le réseau interne, qu’ils soient partagés entre les différents services et missions de l’UBL ou individuels pour chaque personnel UBL. L’hébergement et l’exploitation d’un fournisseur d’identité UBL au sens de la fédération d’identité de Renater. Il est à noter que l’UBL dispose de son agrément Renater. L’hébergement et l’exploitation d’un serveur de listes de diffusion (Sympa). Le nombre de prestataires relativement élevés nécessitent un lourd travail de suivi et surtout d’harmonisation des procédures et des pratiques. Exemples : o o la gestion du parc informatique UBL nécessite d’adapter finement le contenu standard d’un poste en fonction du réseau local où il sera déployé et de l’établissement qui opère ce réseau (Nantes, Rennes, Brest, Angers, Le Mans etc...) le nombre de marchés et conventions à suivre ou à lancer nécessite un travail conséquent (rédaction de cahier des charges, analyses des offres). - Une dépendance forte vis-à-vis des capacités d’actions des établissements pour répondre aux besoins UBL dans les temps et les délais attendus par l’UBL. - Certains services ou applications ne s’appuient pas sur l’annuaire LDAP contenant les comptes des utilisateurs. La conséquence en est la création de comptes applicatifs spécifiques. C’est bien sûr classiquement le cas pour les applications de gestion Harpège, SIFAC, Winpaie, mais également pour Os 105 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Pour sa messagerie, l’UBL a fait le choix de s’abonner à la plateforme de messagerie, agenda, contacts « Partage » de Renater. Trois personnes de la MN ont été formées au module d’administration de Partage pour pouvoir réaliser certaines opérations (création de BAL principalement, modifications de profils utilisateurs). Congés ou pour les services d’accès au réseau local (ouverture de session sur le poste de travail et accès aux imprimantes pour les sites hors Rennes). - La fédération d’identité de Renater est un des moyens privilégiés pour le choix des services à utiliser à l’UBL, avec ses limites : cela ne concerne que les ressources de type web, et les services ne sont pas nombreux à ce jour. - Nombre de prestataires élevés Parfois pas de lien avec le SI (comptes applicatifs indépendants du SI) Dépendance forte vis-à-vis des établissements pour des volets importants : contraintes de délais et de ressources L’UBL a confié à la DSI de l’Université de Nantes la fourniture du service réseau et téléphonie de son antenne de Nantes. Cette politique volontariste d’appui sur des établissements ou des prestataires extérieurs a des impacts sur la cohérence du système d’information : Préconisations : - Echéancier : Dans sa stratégie de choix des services numériques à déployer pour son SI interne l’UBL devrait considérer la cohérence du SI (appui sur l’annuaire LDAP ou sur la fédération d’identité) à poids égal avec les aspects fonctionnels recherchés, cette exigence devant cependant se concilier avec celle de l’opérationnalité d’un établissement en cours de mise en place. Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 106 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.4.8. Coûts d’équipements, de maintenance, de fonctionnement Systèmes d’information – Fiche de synthèse Item 7 – Coûts d’équipement, de maintenance et de fonctionnement Données : Constat : Préconisations : Echéancier : Degré de maîtrise (0 : rien d’engagé ; 1 : en cours de réalisation ; 2 : objectif atteint) Actuel Cible 107 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.5. Cartographie du système d’information interne 108 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.6. La fonction immobilière 6.6.1. Moyens humains et organisation de la fonction immobilière La fonction immobilière et logistique dans son ensemble est confiée à la partie de l’équipe en charge du plan campus « C@mpus numérique de Bretagne » (ex-UEB C@mpus) sous les aspects direction de projet, gestion et volet immobilier (hors volet numérique). Cette équipe de 3 ETP est complétée par 1 ETP en charge de l’accueil du siège de la ComUE et de la logistique de ce site. L’ensemble de ces moyens humains (4 ETP) est rassemblé et organisé au sein du pôle patrimoine et logistique défini à la fois comme une fonction support de la ComUE, et comme un service d’appui aux missions sur le volet du C@mpus numérique de Bretagne. Service Total Effectifs (en ETPT) Catégorie A Catégorie B T echnique Budget Etat Travaux & patrimoine Administratif titulaires sur budget établissement Hors statuts 0,3 0,7 Budget Etat titulaires sur budget établissement T echnique Hors statuts Budget Etat titulaires sur budget établissement Catégorie C Administratif Hors statuts Budget Etat titulaires sur budget établissement T echnique Hors statuts Budget Etat titulaires sur budget établissement Administratif Hors statuts Budget Etat titulaires sur budget établissement Hors statuts 1 0,4 Accueil & gardiennage 1 1,4 0 Ménage 0,3 Hygiène & sécurité 0,3 0 A compléter si nécessaire Pilotage fonction immobilière et gestion plan campus 0,6 0,7 1,3 0 0 Total ETPT Services Techniques 1 1 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 2 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 1 4 1 4 1 4 Tableau 3 - Structure du personnel au sein des fonctions immobilières Service Agent DELAUNAY Céline Pôle patrimoine et logistique Accueil secrétariat Catégorie Ancienneté au 31 Aout 2016 (A/B/C) ou ETPT Fonction (Année Mois Jours) équivalent pour les contractuels Directrice du pôle, en charge du pilotage de la A 1 4 ans 6 mois fonction immobilière Directrice du plan campus MANGEMATIN Jacques A 1 5 mois QUONIAM Marie-Laure B 1 1 an ZOUBIRI Julien 1 4 mois C Ingénieur immobilier en charge du volet immobilier (bâtiments plan campus et hors plan campus) Assistante projet plan campus en charge de la valorisation des usages et de la gestion du plan campus Agent d'accueil au siège de la ComUE Tableau 4 - Personnel du service en charge du patrimoine La mission du pôle patrimoine et logistique créé le 01/01/2016 est double : garantir la mise en œuvre du Contrat de Partenariat relatif au C@mpus numérique de Bretagne, mission complexe et globale comportant la conception, le financement, la construction, l’entretien, et la maintenance : o d’une Infrastructure de Communication Collaborative hébergée dans 33 établissements de la ComUE o et de quatre bâtiments dédiés aux activités numériques. 109 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Assurer la gestion du patrimoine bâti dans les domaines de compétences suivants : PatrimoineSécurité-Accessibilité ; Energies-Fluides ; Environnement- Développement durable tout en observant un pilotage fin de la fonction immobilière élargie tant en prévision et suivi budgétaire qu’en mise à disposition d’indicateurs ad hoc. Plus précisément, sur l’immeuble Cité internationale, siège de la ComUE, les activités du pôle sont les suivantes : Mise en place des contrats de maintenance et contrôles réglementaires Suivi de la gestion des parties communes de l’AFUL confiée à un syndic Pilotage des prestations de services et d’exploitation (nettoyage, gardiennage, mobilier, parc de véhicules…) Mise en place du volet sécurité des personnes (commissions de sécurité, plans d’organisation de la sécurité, exercices d’évacuation…) Mise en place du tri et collecte des déchets Conduite du bâtiment à l’aide de la GTB (températures de consignes de chauffage…) Gestion des accès et intrusion Au niveau des Pôles numériques construits dans le cadre du plan campus (Contrat de Partenariat), les activités principales sont : Gestion du Contrat sur le volet maintenance / gros entretien renouvellement. Suivi des travaux modificatifs Suivi des interventions dans la GMAO avec les établissements (y compris suivi du traitement des points faisant l’objet de la Garantie de Parfait Achèvement) Suivi de la GTB et remontée des informations de consommations sur les écrans de communication pour sensibilisation Mise en place des contrôles programmés et inopinés Vérification de la bonne exécution du Contrat et application intéressement / pénalités Suivi des indicateurs énergétiques de ces bâtiments de référence et vérification du respect des engagements de performance énergétique Animation de comités d’exploitation mensuels avec les établissements Coordination avec les établissements du volet sécurité des personnes (commissions de sécurité, plans d’organisation de la sécurité, exercices d’évacuation…) et du volet tri et collecte des déchets Pour l’ensemble des immeubles, le pôle a la charge du dossier assurances (dommages et biens et bris de machines) en ce compris la déclaration des sinistres et leur suivi. Enfin, au titre de la direction du plan campus, les activités s’étendent également à : certaines activités du volet numérique du contrat de partenariat en lien avec la mission numérique de la ComUE : o Accompagnement aux usages des salles numériques et services pour l’ensemble des établissements de la ComUE o Mise en place du dispositif de location de salles numériques et espaces de rencontres en coordination avec le prestataire et les établissements qui assurent des services (connexion visio, gardiennage, nettoyage). o Gestion du Contrat sur le volet maintenance / gros entretien renouvellement - évolutivité 110 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 o Suivi des travaux modificatifs sur le volet numérique certaines activités du volet gestion du contrat de partenariat en lien avec le pôle finances de la ComUE : o Demandes de crédits et suivi des recettes aux financeurs Etat, Région et collectivités, et établissements de la ComUE sur le périmètre breton o Suivi des dépenses de loyers indexés o Suivi du budget dédié, de type SACD (Société à comptabilité distincte) o Suivi de l’emprunt avec la Caisse des Dépôts et des loyers associés En synthèse, la fonction immobilière de la ComUE est structurée et organisée pour répondre à des fonctions de pilotage et de gestion, en vue d’une externalisation par la ComUE. Dans le cas du bâti construit dans le cadre du plan campus, ce pilotage s’accompagne d’une gestion partagée avec l’établissement occupant de chacun de ces bâtiments, et parfois d’un transfert des charges à ces dits-établissements (nettoyage, gardiennage) qui externalisent dans la majorité des cas. Les tableaux au §II.4 présentent pour chaque immeuble l’ensemble des postes de la fonction immobilière, ainsi que le mode d’action retenu : régie / externalisation ou transfert aux établissements pour régie ou externalisation. Les outils suivants sont utilisés pour faciliter la gestion immobilière : Fonction Services utilisateurs Périmètre Logiciel GMAO Pôle patrimoine ComUE 4 Pôles numériques (plan campus) Supervision GTB Société de projet Breizh Connect 4 Pôles numériques (plan campus) Supervision GTB Pôle patrimoine ComUE Cité internationale Plan GER (suivi excel) Société de projet Breizh Connect / Pôle patrimoine ComUE 4 Pôles numériques (plan campus) Portail de réservation des 54 salles numériques mutualisées tous les enseignants-chercheurs et personnels de la communauté universitaire 4 Pôles numériques + 33 salles numériques hébergées dans les établissements (plan campus) Interface avec… Annuaire des établissements Tableau 7 - Principales applications informatiques utilisées pour la gestion immobilière 111 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.6.2. Description du patrimoine immobilier Quantitativement Elément du patrimoine Surfaces en m² SP Surfaces en m² SUB Propriétaire Conditions de partage avec d’autres établissements 1700 896 Etat -> UBL 3258 1876 Association Foncière Urbaine Libre (AFUL) Parties communes techniques avec le CROUS et la Ville de Rennes gérées dans le cadre d'une Association Foncière Urbaine Libre (AFUL) Tantièmes UBL : 177/1000ème soit 332m² UBL Antenne de Nantes 283 195 Université de Nantes Convention de mise à disposition entre Université de Nantes et UBL Pôle Numérique Rennes Beaulieu 3 703 2 115 UBL Convention d'occupation et d'usage entre UBL et Université de Rennes 1 Pôle Numérique Rennes Villejean 3 875 2 365 UBL Pôle Numérique Brest Bouguen 1 510 787 UBL Pôle Numérique Brest Iroise 1 780 1 126 UBL Existence d’un arrêté d’affectation (et date) Nature de l'utilisation Bâtiments Cité internationale Paul Ricoeur Rennes (Siège UBL) Elément du patrimoine Administratif : siège UBL En attente de la convention Centre de mobilité internationale : Accueil d'utilisation entre l'Etat et - guichet unique pour les étudiants et l'UBL chercheurs étrangers (antenne préfecture et divers organismes) Acte notarié de cession à titre gratuit entre Rennes Locaux techniques et espaces à usage Métropole et AFUL du commun 12/09/2016 En attente de la convention d'utilisation entre l'Etat et Administratif l'Université de Nantes Formation, Entrepreunariat étudiant, Cafétéria, administratif Sans objet. Convention de Convention d'occupation et d'usage entre programme global pour la UBL et Université Rennes 2 souscription et la mise en œuvre d'un contrat de Convention d'occupation et d'usage entre partenariat public-privé UBL et Université de Bretagne Occidentale relatif au "projet UEB C@mpus" Convention d'occupation et d'usage entre UBL et Université de Bretagne Occidentale Surfaces en m² Propriétaire 1806 Association Foncière Urbaine Libre (AFUL) dans laquelle siège l'Etat représenté par l'UBL 3508 UBL 2979 UBL 3535 UBL 3454 UBL Conditions de partage avec d’autres établissements Formation (initiale et continue), Entrepreunariat étudiant Formation, Administratif, Cafétéria Formation, Administratif, Cafétéria Existence d’un arrêté d’affectation (et date) Terrains Cité internationale Paul Ricoeur Rennes (Siège UBL) Rennes Beaulieu (Terrain du Pôle numérique) Rennes Villejean (Terrain du Pôle numérique) Brest Bouguen (Terrain du Pôle numérique) Brest Iroise (Terrain du Pôle numérique) Acte notarié de cession à titre Foncier cédé par Rennes gratuit entre Rennes Métropole Métropole à l'AFUL et AFUL du 12/09/2016 Convention d'utilisation n°352014-0147 en cours de signature Convention d'utilisation n°352014-0146 en cours de signature En attente de la convention d'utilisation entre l'Etat et l'UBL Acte notarié entre UBL et Brest Métropole Océane Tableau 8 - Caractéristiques du parc immobilier - Tableau 12 - Régime de propriété des biens immobiliers 112 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Qualitativement Bâtiment Cité internationale Paul Ricoeur Rennes (Siège UBL) UBL Antenne de Nantes Pôle Numérique Rennes Beaulieu Pôle Numérique Rennes Villejean Pôle Numérique Brest Bouguen Pôle Numérique Brest Iroise Surface en m² SP Etat déclaré dans le contrat quadriennal (A/B/C/D/E) date du dernier passage de la commission de sécurité Avis de la commission de sécurité (favorable/défavorable) Date de réalisation du diagnostic accessibilité Servitudes liées à l'utilisation 1700 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet 283 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet 3 703 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet 3 875 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet 1 510 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet 1 780 A 2016 Favorable Sans objet Sans objet Tableau 15 - Etat du bâti 6.6.3. Moyens financiers consacrés à la fonction immobilière 1 - Coûts d’investissement fonctionnement supportés par la ComUE Les moyens financiers de la ComUE consacrés à la fonction immobilière concernent les immeubles hors plan campus. L’année 2016 est exceptionnelle puisqu’elle marque la création de la ComUE Université Bretagne Loire. Cela s’est traduit par des coûts spécifiques de fonctionnement liés aux déménagements, des dépenses d’investissement liées à l’aménagement audiovisuel et au premier équipement non inclus dans l’opération de construction. Pour l’année prochaine et les années suivantes, il est prévu : - En investissement : une enveloppe de 5 k€ pour les travaux d’adaptation ; - En fonctionnement : des charges récurrentes pour les fonctions de maintenance, exploitation, fluides, services gardiennage, nettoyage… s’élevant à 184 k€. 113 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Dépenses annuelles engagées en matière immobilière Année 2016 Détail année 2016 Domaine d'intervention Dépenses d'investissement / fonctionnement Travaux et patrimoine Adaptation fonctionnelle non incluse dans l'opération de construction : installations audiovisuelles 74 788 € 0€ 0€ 74 788 € 0€ 5 000 € 1er équipement Mobiliers non inclus dans l'opération de construction 39 306 € 0€ 0€ 39 306 € 0€ 0€ sous-total investissement Petits mobiliers et équipements Travaux et patrimoine Fluides Maintenance & Entretien Loyers Accueil et gardiennage Ménage Loyers des immeubles Laënnec, Manny et IRS-2. Cité internationale : Honoraires syndic de gestion et part UBL des charges communes Taxes foncières. Loyers parking. Copieurs Assurances Véhicule Opérations spécifiques : Déménagement 0€ Immeuble Manny Nantes du 01/01 au 30/06 0€ 114 094 € 21 395 € 582 € 0€ 4 844 € 3 899 € 945 € 0€ Prévision Immeuble Cité Immeuble IRS- Année 2017 Internationale 2 Nantes du Rennes du 13/06 au 01/04 au 31/12 31/12 0€ 20 813 € 5 000 € 0€ 15 000 € inclus dans le inclus dans le loyer loyer 0€ inclus pour inclus dans le inclus dans le une partie loyer loyer dans le loyer inclus dans le loyer 12 000 € 125 384 € 27 679 € 54 500 € 26 142 € 17 063 € 62 808 € Prestations 11 738 € 5 534 € inclus dans le loyer 6 204 € inclus dans le loyer 11 844 € Prestations + fournitures sanitaires 29 481 € 3 542 € 2 191 € 23 748 € inclus dans le loyer 24 000 € 1 900 € 0€ 111 € 1 789 € inclus dans le loyer 1 800 € Hygiène et sécurité Téléphonie 114 094 € Immeuble Laennec Rennes du 01/01 au 15/04 Téléphonie fixe : abonnement et consommations 7 644 € 7 800 € Locations + consommations 30 438 € Dommages aux biens Bris de machines pour les équipements numériques du plan campus 11 075 € 11 075 € 7 940 € 8 000 € Location + frais connexes Prestations de déménagement. Opérations incluant frais de nettoyage de sortie des lieux et d'entrée dans les lieux. 26 598 € 9 607 € 21 051 € 6 106 € 1 002 € 8 624 € 4 545 € 6 101 € 0€ 30 000 € 0€ sous total fonctionnement 251 839 € 50 843 € 63 853 € 87 320 € 23 164 € 184 327 € Total 365 933 € 50 843 € 63 853 € 201 414 € 23 164 € 189 327 € Tableau 1 - Attributions et dépenses des services en charge de la fonction immobilière 114 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 2 - Bâti hors plan campus : Coûts de fonctionnement immobilier par bâtiment Les tableaux ci-après dressent, pour chacun des immeubles bâtis, hors plan campus : - Cité internationale (siège UBL) à Rennes - Antenne de l’UBL à Nantes un état précis des dépenses récurrentes annuelles quel que soit le mode d’intervention choisi : régie ou externalisation. Tableau 5 - Fonctions, prestations réalisées par l'établissement / externalisées, contrats et prestations de maintenance Cité internationale Paul Ricoeur RENNES (siège de la ComUE) Type bâtiment : Construction neuve réceptionnée en mars 2016 - Entrée dans les lieux de l'UBL le 01/04/2016 Usage : Le bâtiment abrite plusieurs entités : la Ville de Rennes pour la partie Salles de sport et l'Etat avec opérateur CROUS pour la partie résidences/cafétéria et opérateur UBL pour la partie tertiaire (bureaux, salles de réunions). Statut : Ces entités sont regroupées au sein d'une Association Foncière Urbaine Libre (AFUL) propriétaire des parties communes (dans laquelle siègent la Ville de Rennes et les 2 opérateurs de l'Etat : CROUS et UBL). La gestion des espaces communs et des équipements techniques qui y sont implantés (production chauffage, CTA, poste haute tension...) est confiée à un syndic de gestion. Fonctions / Equipements Nettoyage Gardiennage Part de l'UBL relative à l'exploitation maintenance immobilière des installations communes de l'immeuble gérées par un syndic : CTA, production chauffage, poste HT, panneaux photovoltaïques, GTB, contrôles d'accès, abonnement et consommations élec, eau…, honoraires syndic unité retenue m² SP m² SP m² SP Pilotage ComUE ComUE Association Foncière Urbaine Libre (AFUL) dans laquelle siège la ComUE Gestion confiée à un syndic prestations externalisées Mode d'action (régie / externalisation) % externalisé Externalisation Externalisation 100% 100% Externalisation 100% surface concernée 1 700 1 700 1 700 Cout annuel TTC 31 749 11 844 18 726 Cout €/m² 18,68 6,97 11,02 Exploitation maintenance immobilière des installations techniques propres à la partie UBL : (ascenseur, sécurité incendie et extincteurs, multitechnique…) m² SP ComUE Externalisation 100% 1 700 11 900 7,00 Assurances (dommages aux biens) m² SP ComUE Externalisation 100% 1 700 453 0,27 Autres : loyers parkings, taxes m² SP foncières, téléphonie de sécurité ComUE Externalisation 100% 1 700 8 831 5,19 83 503 49 Total fonction immobilière sur l'immeuble (hors masse salariale) Nom du prestataire PHP+ CITEDIA COFELY pour le contrat multitechnique existence d'un contrat d'entretien oui/non oui oui oui : plusieurs contrats (multitechniques, contrôles réglementaires, toitures végétalisées…) passés par le syndic AXIO Gestion pour le compte de l'AFUL (personne morale des parties communes) Bâtiment sous garantie de parfait achèvement jusqu'en mars 2017. Prestataires des contrats Une consultation est en UGAP cours avec l'UGAP pour contrat d'entretien et contrôles réglementaires à partir de mars 2017. MMA --------------Antenne de l'Université Bretagne Loire NANTES Type bâtiment : Construction neuve réceptionnée en mars 2016 - Entrée dans les lieux de l'UBL le 01/06/2016 Usage : Le bâtiment IRS-2 a été construit dans le cadre d'ue opération CPER de l'Université de Nantes pour ses besoins de recherche. Il abrite également un plateau de 195 m² de bureaux et salle de réunion pour l'antenne de l'UBL à Nantes. Statut : Une convention de mise à disposition est en cours de signature entre l'Université de Nantes et l'UBL 115 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 prestations externalisées Fonctions / Equipements unité retenue [1] Nettoyage Gardiennage Exploitation maintenance m² SP immobilière Fluides (abonnements et consommations) Assurances (dommages aux m² SP biens) Total fonction immobilière sur l'immeuble (hors masse salariale) Pilotage Mode d'action (régie / externalisation) % externalisé Université de Nantes Externalisation 100% 283 29 288 103,45 ComUE Externalisation 100% 283 99 0,35 29 387 104 surface concernée Cout annuel TTC Cout €/m² Nom du prestataire existence d'un contrat d'entretien oui/non oui MMA 3 - Bâti du plan campus : Coûts de fonctionnement immobilier par immeuble Les tableaux en annexe présentent pour les 4 immeubles construits dans le cadre du plan campus « C@mpus numérique de Bretagne » l’ensemble des postes de la fonction immobilière, ainsi que le mode d’action choisi : régie / externalisation ou transfert aux établissements pour régie ou externalisation. Quel que soit le mode d’action retenu pour chaque fonction, la gestion de l’ensemble est assurée et coordonnée par la ComUE. Les coûts de fonctionnement immobilier pour les 4 immeubles s’élèvent à 45-48 € TTC/ m² de surfaces de plancher, selon l’immeuble. Ces coûts incluent le nettoyage, le gardiennage, l’exploitation maintenance, les fluides et les assurances. 116 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 4 - Les opérations de construction et les mises en sécurité L’ensemble du patrimoine bâti de la ComUE, y compris plan campus, a été construit et réceptionné en 2016. L’ensemble est en très bon état et ne nécessite pas de mise en sécurité à court et moyen termes. Aucune construction complémentaire n’est à ce stade envisagée. Par ailleurs, le Gros entretien renouvellement est assurée pour les 4 Pôles numériques par le partenaire privé Breizh Connect. Période de référence : à compter du 01/01/2016 : création ComUE UBL Bâtiment Cité internationale Paul Ricoeur Rennes Destination des bâtiments [2] Siège UBL Surface de plancher UBL : 1700 Ensemble immobilier : 6403 Date de mise en service Coût de construction M€ TTC € / m² 2016 16,07 2 546 3 703 2016 12,20 3 296 3 875 2016 10,75 Formation, Administratif, Cafétéria 1 510 2016 5,55 3 675 Formation, Pôle Numérique Brest Iroise Administratif, Cafétéria 1 780 2016 6,20 3 485 Pôle Numérique Rennes Beaulieu Pôle Numérique Rennes Villejean Pôle Numérique Brest Bouguen Total Formation, Entrepreunariat étudiant, Cafétéria, administratif Formation (initiale et continue), Entrepreunariat étudiant 10 868 34,71 Financement Etat Région 3,00 M€ Remboursement prêts bancaires soit 44,24 M€ TTC par 96 échéances de 2 775 loyers Remboursement prêt Caisse des Dépôt soit 11,16 M€ TTC par 96 échéances de loyers 3,058 M€ Métropole Autres FEDER : 2,48 M€ CROUS : 2,00 M€ 4,375 M€ Départ. : 0,7 M€ Ressources propres : 0,1 M€ Maîtrise d’ouvrage Dépassem ents de coûts Dépassements de délais Rennes Métropole oui oui : réception en mars 2016 au lieu de nov 2015 non non : réception le 09/02/2016 conforme à l'engagement contractuel non non : réception le 29/01/2016 conforme à l'engagement contractuel non non : réception le 18/11/2015 conforme à l'engagement contractuel non non : réception le 15/01/2016 conforme à l'engagement contractuel Société de projet Breizh Connect dans le cadre d'un contrat de partenariat Société de projet Breizh Connect dans le cadre d'un contrat de partenariat Société de projet Breizh Connect dans le cadre d'un contrat de partenariat Société de projet Breizh Connect dans le cadre d'un contrat de partenariat 55,03 5 - La politique en matière d’assurance La ComUE a contracté une assurance dommage aux biens pour l’ensemble des immeubles. Le coût de revient annuel est de 0,508 € / m². Pour les 4 Pôles numériques, la ComUE a également signé un contrat bris de machines avec MMA pour l’ensemble des équipements numériques acquis dans le cadre du contrat de partenariat. 6 - Coûts complets de la fonction immobilière par bâtiment En additionnant le coût de la masse salariale dédiée à la fonction immobilière aux coûts d’investissement et de fonctionnement de l’ensemble de l’immobilier (plan campus compris), on peut déterminer le coût complet au m² de surfaces de plancher qui s’élève à 67 € TTC. 117 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 Fonction Type d’opérations effectuées dépenses réalisées année 2016 Immobilier hors plan campus Cf. coûts investissement / fonctionnement tableau 1 (hors frais de véhicules) 176 327 € Immobilier du plan campus Cf. coûts fonctionnement tableaux 5 Dépenses de personnel de l'établissement Masse salariale Budget de Etat l'établissement 32 200 € 153 000 € TOTAL (coût complet de la fonction immobilière) 494 683 € 0€ 856 210 € Dépenses au m² SP Cité internationale : 1700 IRS-2 Nantes : 283 Soit 1983 m² SP PNRB : 3703 PNRV : 3875 PN2B : 1510 PNBI : 1780 Soit 10 868 m² SP 67 € 118 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 6.6.4. Comptabilité patrimoniale La ComUE s’est fait accompagner par le Cabinet Mazars pour l’analyse comptable du Contrat de partenariat, la consultation technique a permis de déterminer les modalités de comptabilisation des 4 bâtiments numériques et des terrains d’assiette, des équipements numériques, des différents loyers, des emprunts et des divers financements attachés. En parallèle une consultation auprès du cabinet Deloitte, assisté du cabinet Roux, a été conduite pour identifier l’inventaire physique et juridique de l’ensemble des biens. Cet inventaire concerne les ouvrages liés au Contrat de Partenariat sur les volets mobilier et numérique (Pôles numériques du plan campus), ainsi que tous les biens acquis dans le cadre de l’opération de premier équipement des Pôles numériques financée par : - subvention de la Région Bretagne pour un montant de 573 000 € ; subvention de Rennes Métropole pour un montant de 1 550 000 €. Cet inventaire a été élargi aux différentes implantations de la ComUE : - au siège de l’UBL à la Cité internationale de Rennes : à l’antenne de l’UBL à Nantes ainsi qu’à toutes les implantations des personnels UBL dans les établissements : Pôle projets européens à la Présidence de Rennes 1, Centre de mobilité internationale à la Cité internationale de Brest, Ingénierie pédagogique à Vannes, à Nantes, au Mans et à Angers… La ComUE dispose dès à présent d’un état de son patrimoine, tant immobilier que mobilier, tous les biens mobiliers ont fait l’objet d’une identification par étiquette « code barre » permettant leur localisation. Le rapprochement entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable est prévu pour début 2017. Une procédure entrée / sortie est en cours d’élaboration en interne à la ComUE pour systématiser le processus, d’ores et déjà les biens immobilisés font l’objet d’un étiquetage systématique lors de leur réception. 6.6.5. La stratégie patrimoniale L’opération « C@mpus numérique de Bretagne » a été conçue dans une logique de mutualisation des espaces. Ainsi, toutes les salles numériques de l’infrastructure de Communication Collaborative (ICC) sont réservables par l’ensemble des établissements bretons de la ComUE, que ces salles soient implantées dans les Pôles Numériques ou qu’elles soient hébergées dans les établissements. Cette logique s’applique également aux halls des pôles numériques qui sont utilisés comme espaces de rencontres. Les taux d’occupation sont une préoccupation et sont suivis trimestriellement dans le cadre du Contrat de Partenariat. La première année d’utilisation commence en septembre 2016, mais d’ores et déjà, sur 119 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 le trimestre mai à juillet 2016, le taux était de 5% pour les télé-amphithéâtres et de 26% pour les salles de téléprésence immersive (en considérant l’année complète). La ComUE valorise les salles numériques de l’infrastructure de Communication Collaborative (ICC) en proposant aux partenaires (dont les collectivités financeurs du projet) et aux tiers un usage des salles. Une tarification a été adoptée par délibération du Conseil d’Administration de la ComUE en date du 16/06/2016, pour chaque catégorie d’usager (partenaire ou tiers) et pour chaque type de salle (cf délibération en annexe). Des reversements aux établissements occupants sont également prévus pour tenir compte des coûts de gardiennage et fluides qui leur incombent. Enfin, le ratio d’utilisation sur les 4 Pôles numériques et sur les 2 immeubles de la ComUE est évalué à 9,98 m² (surface utile nette / nombre d’agents ETP). 120 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 IV – Calibrage de la masse salariale Etat des COMUE à l’occasion du passage aux RCE Le ministère a accompagné la constitution des COMUE en attribuant des emplois sur le titre 2 du budget de l’Etat au titre de la politique de site depuis le 1er janvier 2014. Le transfert et le calibrage de la masse salariale Etat des COMUE à l’occasion du passage aux RCE porte uniquement sur ces emplois. Ne sont pas concernés les emplois de contractuels financés sur ressources propres. Le transfert de la masse salariale des emplois attribués au titre du contrat de site sera effectué sur la base du coût budgétaire La procédure simplifiée de passage aux RCE des COMUE appelle également une procédure simplifiée de transfert de la masse salariale. Pour mémoire, le financement associé aux créations d’emplois pluriannuelles était de 59 000 € en 2014, 59 730 €7 en 2015 et en 2016. Plusieurs cas de figure pourront se présenter : 1) les emplois attribués au titre des créations pluriannuelles ont été créés sur le titre 2 : le transfert sera réalisé sur la base du coût budgétaire associé à chaque emploi. 2) les emplois attribués au titre des créations pluriannuelles ont été transférés à un établissement membre RCE : - - le transfert pourra être réalisé soit sur la base du coût budgétaire associé à chaque emploi : dans cette hypothèse, si l’emploi était rémunéré au-delà du coût budgétaire financé initialement par le ministère en raison d’une politique en matière de ressources humaines favorable de l’établissement d’accueil, le ministère ne financera pas le surcoût induit. le transfert pourra être réalisé sur la base des données communiquées par les établissements (COMUE et établissement d’accueil), il s’agira alors d’ajuster les subventions des deux établissements à partir des données communiquées par les établissements concernés. En sus du transfert budgétaire des emplois de site, le socle de masse salariale comprendra également : - les points de nouvelle bonification indemnitaire liée aux emplois fonctionnels (directeur général des services, agent comptable) bien que compris dans les coûts moyens ; - la prime d’administration accordée aux présidents de COMUE – décret n° 20151144 du 15 septembre 2015 et l’arrêté du 15 septembre publiés au journal officiel du 17 septembre 2015 ; - les crédits au titre de l’enveloppe indemnitaire calibrée par la direction des affaires financières qui comprennent les indemnités propres aux emplois fonctionnels (adjonction de service,…) - un abondement forfaitaire de 25 000 € destiné à prendre en charge les dépenses induites par l’octroi d’un congé formation pour les personnels non enseignants au titre du congé formation ; 7 Coût métropole 121 UBL – Version de travail au jeudi 6 octobre 2016 - une dotation forfaitaire de 139,45 € (dont 17 € au titre de l’action sociale facultative), destinée à assurer le financement de toutes les autres dépenses de prestations sociales transférées par emploi délégué sur le titre 2. 122