THE CAPER CLUB Dance Committee Guidelines V3.05 February

THE CAPER CLUB
Dance Committee Guidelines V3.05
February, 2011
PURPOSE
A small committee is appointed by the Board to supervise each dance and ensure it runs successfully.
COMPOSITION
Each dance committee is composed of two couples. According to the Caper Club bye-laws, all
members are required periodically to take part in this activity1. One couple is assigned the role of
Chair Couple and they have overall responsibility for the event.
INFORMATION
The Dance Committee (DC) will receive the following information from the Caper Club board:
 From the President: the date and venue of the evening.
 From the Locations Director: the possible menu & wine options, the name of the banquet manager of
the hotel and other logistical information as needed.
 From the Music Director: the name of the orchestra and the number of musicians.
 From the Treasurer: the dance fee for members and the additional fee for guests, as well as the list of
guests who have already attended a Caper Club dinner dance.
 From the Secretary: the Excel spreadsheet of the list of Caper Club members for the reservations, the
template for the invitations2 and the name and contact information of the printers.
NB - The Caper Directory contains the names and addresses of the Committee members.
Task List before the Event
 Consider whether you wish to have a theme for the dance and some sort of entertainment (in which
case the President should be advised) and what decorations will be provided for the ballroom and
table centres. A small amount of money3 can be made available for this purpose, to be reimbursed
after agreement with the Treasurer and on presentation of the bills. A theme is a nice touch, but not
essential, and it is often possible to negotiate the inclusion of table decorations with the hotel’s Events
Manager.
 Meet with the hotel Events Manager as necessary to discuss the choice of menu and wines, as well as
the dates by which the hotel requires to be informed of approximate and then final numbers of
participants. The final choice of menu will be transmitted to the hotel by the Locations Director after
agreement by the Board. Tables should be foreseen to seat 8 or 10 people.
 Whilst at the hotel, and in collaboration with the Locations Director, plan the room layout, including
tables and dance floor, taking into account the position of the stage for the band. Foresee the position
and availability of a table and chairs for the reception of participants. Verify that there is adequate
stage space for the band as well as power connections and place for the loud-speakers.
1
This is not very onerous. Assuming 5 dances per season, and 60 couples, one would only be requested to join a dance
committee every five or six years.
2
It may be possible in future to provide sticky labels for the name tags.
3
Typically 200CHF, but this should be confirmed with the Treasurer.
 Agree which couple will take reservations (both couples can take reservations if this is easier, but one
couple should be designated to maintain the master reservations list). Telephone numbers and email
addresses for making reservations should be agreed (and double checked).
 Prepare the invitation. This may be based on a template available from the Secretary, although the
dance committee may wish to propose something different. Details which must be included are:
o
the menu (to be printed inside the invitation on the left-hand side)
o
date and time of the event: aperitif (19.30) and dinner (20.15),
o
hotel address and telephone number,
o
name of band,
o
fees for members and guests and by when they should be paid,
Note that guests attending a Caper Club dinner dance pay CHF 40 per person for the first time,
then CHF 50 per person within each Caper Club year 4
o
contact details for reservations (telephone number and email address),
o
deadline for reservations,
o
mention that the event is “Black Tie”, RSVP even if not able to attend, and that reservations are
firm unless cancelled at least 72 hours before the event.
o
Caper Club web site address.
 Send the draft invitation to the club President and Locations Director for final checking by the Board,
and agree with the President how many invitations to print. This is normally more than the number of
member couples so that additional invitations are available for guests (e.g. ~100, or slightly more for
Christmas and June dances).
 Send an MSWord file of the invitation to the printers five weeks before the event 5. Ensure that the
printers have the current distribution list from the Secretary and sufficient payment slips (~100) from
the Treasurer. Inform the printers of the number to print as agreed above with the President.
Note that the printer handles postage and will send the bill to the Treasurer directly.
 On taking reservations, note the following:
o
any particular dietary issues (vegetarian, allergies, etc.);
o
requests as to whom they may like to sit with (including whether there is a preference as to
language).
All reservations, including any special requests, should be confirmed by Email and entered into the
master reservations list.
 Liaise with the Treasurer to find out who has paid and enter details on the reservation list so that it is
clear who has yet to pay. Check that they have paid the correct amount (errors have been known to
occur).
 Draw up a seating plan, based on the size of the tables being provided by the hotel, the number of
participants, and any particular requests received at the time of reservation 6.
4
This may change with the new Bye-Laws.
At some future date it may be agreed to distribute invitations by Email, in which case this could be done by the
secretary. The very few members without Email would need to be sent a paper copy.
6
This task may have pitfalls if some guests prefer not to sit with others, but that depends on how well one knows the
people concerned and/or whether any members of the Board can help.
5
2
 Print out name tags for all the couples who will attend, as well as table identification names or
numbers. The name tags must specify on which table the couple will sit.
 By the agreed date, usually 4 or 5 days preceding the dance, inform the President and Locations
Director of the approximate number of participants so that the hotel can be informed.
 By the agreed date, usually by Thursday or Friday preceding the dance, inform the President and
Locations Director of the final number of participants who have registered as well as how many have
not yet pre-paid. The President and Locations Director must then decide what number should be
passed on to the hotel in order to avoid a problem with possible “no-shows”.
 Inform the hotel of any special menu requests and ask for confirmation by Email.
Task List on the Day
 Print out the final reservation list and seating plan.
 Arrive at the venue well in advance of the agreed starting time to ensure that everything is in order.
The tables should be correctly set out and decorated, the dance floor correctly laid and positioned (if
the room is carpeted). Find out where the cloakrooms are situated as somebody is bound to ask.
 Set up a reception desk and chairs at a suitable position in front of the entrance to the ballroom and
set out the name tags.
 As guests arrive, check them off the printed version of the reservation list and provide the gentlemen
with their name tags if they have pre-paid. Any couples who have not paid should pay before being
issued with tags and then the payment should be ticked off. The Treasurer will have a cash box and
some change.
 Check the amount of cash received and hand to the Treasurer. (As most people now pre-pay, this
should be a small amount).
3
Checklist with Key Dates
Date of event:
__________________________________________
Hotel and name of Events Manager:
__________________________________________
1.
Set up initial D.C. planning meeting
8 weeks before event.
Date: ____.____.____
2.
Advise president if theme proposed
7 weeks before event.
Date: ____.____.____
3.
Meet Hotel Events Manager
7 weeks before event.
Date: ____.____.____
4.
Send draft invitation to Board
6 weeks before event.
Date: ____.____.____
5.
Final invitation & PTT forms to Printers 5 weeks before event.
Date: ____.____.____
6.
Obtain Excel reservations spread sheet 4 weeks before event.
Date: ____.____.____
7.
Obtain list of previous guests
4 weeks before event.
Date: ____.____.____
8.
Submit approx numbers to L. D.
1 week before event.
Date: ____.____.____
9.
Submit final numbers to L. D.
2 days before event.
Date: ____.____.____
10. Finalise table plan
2 days before event.
Date: ____.____.____
11. Special menu requests to hotel
2 days before event.
Date: ____.____.____
12. Print name tags & table IDs
1 day before event.
Date: ____.____.____
13. List to Treasurer of those yet to pay
1 day before event.
Date: ____.____.____
4
LE CLUB CAPER
Dance Committee - cahier des charges7 V3.05
Février 2011
BUT
Un Dance Committee est nommé par le Comité pour s'assurer du suivi des inscriptions, de
l'organisation et de la décoration des tables
COMPOSITION
Chaque Dance Committee est composé de deux couples. Selon les statuts du Caper Club, tous les
membres sont tenus périodiquement de prendre part à cette activité. Le rôle de "Chair Couple" est
assigné à un couple qui aura la responsabilité globale de la gestion de l'événement.
INFORMATION
Le Dance Committee (DC) recevra les informations suivantes du Board :
 Du Président: la date et le lieu de la soirée.
 Du Directeur Hôtels : les options pour le menu et les vins, le nom du gestionnaire de banquet de
l'hôtel et d'autres informations logistiques nécessaires.
 Du directeur musical: le nom de l'orchestre, le nombre de musiciens.
 Du trésorier: la taxe de danse pour les membres et la taxe supplémentaire pour les clients, ainsi des
informations sur la liste des invités qui ont déjà assisté à un dîner-dansant.
 Du secrétaire : la feuille de réservation pour la soirée, et les coordonnées de l'imprimeur pour les
invitations et un modèle pour l'invitation8.
NB - L'annuaire Caper contient les noms et adresses des membres du Comité.
Liste des tâches avant l'événement
 Déterminer s'il serait approprié d'avoir un thème pour la danse ou des divertissements (dans ce cas,
le président devrait être conseillé) et des décorations seront fournis pour la salle de bal et les tables.
Une petite somme d'argent peut être mise à disposition à cet effet (Les fonds engagés peuvent
également être remboursés, après accord avec le Trésorier et sur présentation des factures). Un
thème est une belle touche, mais pas indispensable, et il est souvent possible de négocier les
décorations de table avec le directeur de l'hôtel ou la personne qui s'occupe des événements.
 Rencontre avec le responsable des événements de l’hôtel que nécessaire pour discuter du choix de
menu et les vins, ainsi que les dates auxquelles l'hôtel exige d'être informé des chiffres approximatifs,
puis définitive des participants. Le choix final du menu sera transmis à l'hôtel par le Directeur Hôtels.
Les tableaux doivent être prévus pour accueillir 8 ou 10 personnes.
 En collaboration avec le Directeur des Hôtels, concevoir le plan d'aménagement de la salle, y compris
les tables et le plancher de danse, en tenant compte de la position de la scène pour le groupe. Prévoir
la mise à disposition, et l'endroit pour une table et des chaises afin d'accueillir les invités. Vérifiez que
l'espace réservé à l'orchestre est suffisant et que les connexions pour l’alimentation et la place pour
les haut-parleurs sont correctes.
7
8
Originale Anglais
Peut être possible à l'avenir de fournir des étiquettes autocollantes pour les porte-noms.
5
 Sous toutes réserves, deux couples peuvent prendre les réservations si cela est plus facile, mais un
couple doit être désigné pour maintenir la liste principale de celles-ci. Les numéros de téléphone et
adresses e-mail pour les réservations doivent être validés après vérification.
 Préparer l'invitation. Cela peut être basé sur un modèle disponible à partir du Secrétaire, bien que le
comité puisse proposer quelque chose de différent. Les détails qui doivent être inclus sont:
o
le menu (à imprimer à l'intérieur de l'invitation sur le côté gauche)
o
la date et l'heure de l'événement: apéritif (19h30) et dîner (20.15),
o
adresse de l'hôtel et numéro de téléphone,
o
nom de l'orchestre,
o
Prix à payer pour les membres et invités et la date du paiement,
Notez que les invités qui viennent pour la première fois de chaque année doivent payer un
supplément de CHF 40, mais par la suite ils doivent payer un supplément CHF 50.
o
les coordonnées pour les réservations (numéro de téléphone et adresse e-mail),
o
date limite pour les réservations,
o
mentionner que l'événement est «Black Tie»,
o
RSVP même s'ils ne viennent pas mentionner que les réservations sont fermes sauf si
annulation au moins 72 heures avant l'événement.
o
Caper Club adresse du site web.
 Envoyer l'invitation papier au président et Directeur des hôtels pour le contrôle final par le Board, et
en accord avec le Président déterminer le nombre d'invitations à imprimer. Ce chiffre doit être
légèrement supérieur à celui de l'effectif des membres du Caper car il faut tenir compte des invités
(par exemple, ~ 100, soit un peu plus pour les diners dansants de décembre et juin).
 Envoyer l'invitation sous forme de fichier Word à l'imprimerie cinq semaines avant l'événement.
Assurez-vous que l'imprimeur a reçu la dernière liste d'adresses des membres par le Secrétaire et
aussi a reçu du Trésorier suffisamment des bulletin des versements. Communiquer le nombre
d'invitations à envoyer à l'imprimerie.
L’imprimerie envoie les invitations par la poste et la facture sera réglé directement par le trésorier.
Lors de la prise de réservations, noter les points suivants:
o
des questions particulières alimentaires (végétarien, allergies, etc.);
o
avec qui le couple désire être assis (y compris s'il ya une préférence pour Anglais ou Français)
Toutes les réservations, y compris les demandes spéciales, doivent être confirmées par e-mail et
Saisies dans la feuille de réservation.
 Assurer la liaison avec le Trésorier pour savoir qui a payé et entrer les détails sur la liste de
réservation, afin de savoir qui n'a pas encore payé. Assurez-vous que le montant exact a été réglé (il
y a déjà eu des erreurs).
 Elaborer un plan de table, basé sur la taille des schémas fournis par l'hôtel, le nombre de participants
et les éventuelles demandes particulières reçues au moment de la réservation.
 Imprimer les fiches d'identification pour tous les couples qui seront présents. Sur ces fiches seront
mentionnées le nom, le prénom ainsi que le numéro de la table ou le couple est assis.
 À la date convenue, généralement 4 ou 5 jours précédant la dîner, informer le président et le
Directeur Hôtels du nombre approximatif de participants qui en informeront l'hôtel.
6
 À la date convenue, généralement le jeudi ou le vendredi précédant la danse, informer le président et
Directeur Hôtels du nombre de participants qui se sont inscrits, ainsi que le nombre de ceux qui n'ont
pas encore réglé. Le président et Directeur Hôtels doivent alors décider du nombre qui devra être
transmis à l'hôtel afin d'éviter un problème de surcoût.
 Informer l'hôtel de toute demande de menu spécial et demandez une confirmation par e-mail.
Liste des tâches la Journée de l’Evénement.
 Imprimer la liste de réservation définitive et le plan de salle.
 Arriver sur les lieux bien avant l'heure convenue de départ pour s'assurer que tout est en ordre. Les
table doivent être correctement réglées et décorées, le plancher de danse correctement fixé et
positionné (si la salle est recouvert de moquette). Trouver où sont situés les vestiaires.
 Mettre en place un bureau de réception à un endroit approprié (en face de l'entrée de la salle de bal
par exemple) et arranger les porte-noms.
 Pendant que les invités arrivent, les noter sur la version imprimée de la liste de réservation et donner
aux messieurs leur porte-nom si le diner a été payé. Tout couple qui n'a pas payé doit effectuer le
règlement avant de recevoir son porte-nom (le paiement sera mentionné sur la liste). Le trésorier aura
une caisse avec un peu d’argent.
 Vérifier le montant d’argent reçus et le donner au trésorier. (Normalement ce doit être une petite
somme puisque les gens sont supposé avoir payé au préalable).
7
Liste des dates clés
Date de l'événement:
__________________________________________
Hôtel et le nom du Gestionnaire d'événements:
__________________________________________
1.
Mettre en place la première réunion de planification DC 8 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
2.
Informer le président si un thème est proposé
7 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
3.
Rencontrez Hôtel Events Manager
7 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
4.
Envoyer l’ invitation au board
6 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
5.
Invitation finale et formes PTT pour Imprimerie
5 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
6.
Obtenir le fichier de réservations Excel
4 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
7.
Obtenir une liste des invités précédents
4 semaines avant l'événement.
Date: ____.____.____
8.
Envoyer le nombre environ au LD
1 semaine avant l'événement.
Date: ____.____.____
9.
Soumettre les chiffres définitifs au LD
2 jours avant l'événement.
Date: ____.____.____
10. Finaliser le plan de table
2 jours avant l'événement.
Date: ____.____.____
11. Demandes des menus spéciaux à l'hôtel
2 jours avant l'événement.
Date: ____.____.____
12. Imprimer les porte-noms et IDs table
1 jour avant l'événement.
Date: ____.____.____
13. Informer le trésorier des impayés
1 jour avant l'événement.
Date: ____.____.____
8